《管理文秘教程》課件PPT第01講 你適合做文秘嗎

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1、1 管理文秘教程管理文秘教程2課前語(yǔ)課前語(yǔ)二、為什么要選這門課二、為什么要選這門課（一）修滿學(xué)分（一）修滿學(xué)分（二）掌握本領(lǐng)（二）掌握本領(lǐng)（三）考公務(wù)員（三）考公務(wù)員（四）市場(chǎng)的需求和同學(xué)們的現(xiàn)狀（四）市場(chǎng)的需求和同學(xué)們的現(xiàn)狀 3課前語(yǔ)課前語(yǔ)三、課程介紹三、課程介紹（一）性質(zhì)和任務(wù) 本課程的教學(xué)目的在于通過(guò)教與學(xué)，使學(xué)本課程的教學(xué)目的在于通過(guò)教與學(xué)，使學(xué)生正確理解與掌握管理文秘的基本理論、生正確理解與掌握管理文秘的基本理論、基本知識(shí)與基本技能，初步具有科學(xué)研究基本知識(shí)與基本技能，初步具有科學(xué)研究的能力和實(shí)踐操作能力，既滿足學(xué)生進(jìn)一的能力和實(shí)踐操作能力，既滿足學(xué)生進(jìn)一步深造學(xué)習(xí)從事管理文秘理論研

2、究的要求，步深造學(xué)習(xí)從事管理文秘理論研究的要求，又為學(xué)生走出社會(huì)從事管理文秘工作打下又為學(xué)生走出社會(huì)從事管理文秘工作打下良好的基礎(chǔ)。良好的基礎(chǔ)。4具體任務(wù)具體任務(wù)n學(xué)會(huì)如何保持專業(yè)形象及商務(wù)禮儀n掌握溝通、時(shí)間管理、緩解工作壓力等職業(yè)技巧n掌握公文寫(xiě)作、會(huì)議籌劃與管理的基本方法n學(xué)會(huì)如何高效處理辦公室事務(wù)5課課前語(yǔ)前語(yǔ)三三、課程介紹、課程介紹（二）教學(xué)內(nèi)容及特點(diǎn)（二）教學(xué)內(nèi)容及特點(diǎn) 根據(jù)培養(yǎng)根據(jù)培養(yǎng)“創(chuàng)業(yè)型創(chuàng)業(yè)型”人才的人才的“寬口徑寬口徑”特點(diǎn)和特點(diǎn)和學(xué)生將來(lái)的實(shí)際需要，管理文秘課程的教學(xué)內(nèi)容，學(xué)生將來(lái)的實(shí)際需要，管理文秘課程的教學(xué)內(nèi)容，是全日制高等院校文秘專業(yè)的是全日制高等院校文秘專業(yè)的現(xiàn)

3、代秘書(shū)學(xué)、公文寫(xiě)現(xiàn)代秘書(shū)學(xué)、公文寫(xiě)作與處理作與處理兩門課程基本知識(shí)和基本技能的綜合。這兩門課程基本知識(shí)和基本技能的綜合。這樣便于突出實(shí)用性，貫徹樣便于突出實(shí)用性，貫徹“少而精少而精”的原則，使學(xué)的原則，使學(xué)生能夠真正做到學(xué)有所得，學(xué)以致用。生能夠真正做到學(xué)有所得，學(xué)以致用。同時(shí)，同時(shí)，“公文寫(xiě)作與處理公文寫(xiě)作與處理”知識(shí)點(diǎn)又是國(guó)家公知識(shí)點(diǎn)又是國(guó)家公務(wù)員錄用考試內(nèi)容。學(xué)好這門課，也為同學(xué)們以后務(wù)員錄用考試內(nèi)容。學(xué)好這門課，也為同學(xué)們以后參加國(guó)家公務(wù)員錄用考試打下基礎(chǔ)。參加國(guó)家公務(wù)員錄用考試打下基礎(chǔ)。6國(guó)家公務(wù)員錄用暫行規(guī)定國(guó)家公務(wù)員錄用暫行規(guī)定指出指出:對(duì)公務(wù)員的錄用采取筆試和面試兩種方式，考對(duì)

4、公務(wù)員的錄用采取筆試和面試兩種方式，考查應(yīng)試者的公共基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)水平以查應(yīng)試者的公共基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)水平以及其他適應(yīng)職位要求的一般素質(zhì)與能力。及其他適應(yīng)職位要求的一般素質(zhì)與能力。筆試階段進(jìn)行的考試分為：筆試階段進(jìn)行的考試分為：1.1.行政職業(yè)能力傾向測(cè)驗(yàn)行政職業(yè)能力傾向測(cè)驗(yàn) (A(A、B)B)(1)(1)數(shù)量關(guān)系數(shù)量關(guān)系(2)(2)判斷推理判斷推理 (3)(3)常識(shí)常識(shí) (4)(4)言語(yǔ)理解與表達(dá)言語(yǔ)理解與表達(dá)(5)(5)資料分析資料分析 72.2.申論申論“申論申論”一詞，語(yǔ)出孔子的一詞，語(yǔ)出孔子的“申而論之申而論之”?！吧晟辍弊钟凶钟小罢f(shuō)明說(shuō)明”、“申述申述”之意，如之意，如“三令

5、五申三令五申”、“重申前令重申前令”、“申明立場(chǎng)申明立場(chǎng)”等，都取此意。這是等，都取此意。這是“申申”字的基本義項(xiàng)，字的基本義項(xiàng)，也也 是其常用義。是其常用義。而而“申論申論”一詞，除了一詞，除了“說(shuō)明說(shuō)明”、“申述申述”之之外，還要進(jìn)行外，還要進(jìn)行“論說(shuō)論說(shuō)”、“論述論述”和和“論論證證”，亦即對(duì)事件、材料、問(wèn)題、現(xiàn)象、事，亦即對(duì)事件、材料、問(wèn)題、現(xiàn)象、事理等進(jìn)行分析和說(shuō)明。理等進(jìn)行分析和說(shuō)明。在在“申論申論”試卷中，是要求考生就所給定的背試卷中，是要求考生就所給定的背景材料，通過(guò)仔細(xì)閱讀和系統(tǒng)分析，形成自景材料，通過(guò)仔細(xì)閱讀和系統(tǒng)分析，形成自己的看法和觀點(diǎn)，展開(kāi)有理有力有節(jié)的論述，己的看法

6、和觀點(diǎn)，展開(kāi)有理有力有節(jié)的論述，從而論證自己的見(jiàn)解和主張。從而論證自己的見(jiàn)解和主張。8課前語(yǔ)課前語(yǔ)三三、課程介紹、課程介紹（三）教學(xué)用書(shū)（三）教學(xué)用書(shū) 管理秘書(shū)實(shí)務(wù) 趙鎖龍編著，中國(guó)人民大學(xué)出版社趙鎖龍編著，中國(guó)人民大學(xué)出版社20042004出版出版 9課前語(yǔ)課前語(yǔ)三、課程介紹三、課程介紹（四）推薦參考書(shū)（四）推薦參考書(shū)1.1.秘書(shū)工作案例及分析秘書(shū)工作案例及分析（孟慶榮主編，清華大學(xué)（孟慶榮主編，清華大學(xué)出版社出版社20072007，定價(jià)，定價(jià)2323元）；元）；2.2.秘書(shū)學(xué)概論秘書(shū)學(xué)概論(常崇宜主編，線裝書(shū)局常崇宜主編，線裝書(shū)局20002000年出版年出版)3.3.現(xiàn)代公文寫(xiě)作與公文處理

7、新編（修訂本）現(xiàn)代公文寫(xiě)作與公文處理新編（修訂本）(裴傳裴傳永、李曉波主編，中共中央黨校出版社永、李曉波主編，中共中央黨校出版社20022002年年9 9月出月出版版)4.4.文秘寫(xiě)作文秘寫(xiě)作（孫春旻、趙文彤編著，西北大學(xué)出（孫春旻、趙文彤編著，西北大學(xué)出版社版社20022002年年8 8月第月第1 1版）版）5.5.公文處理新規(guī)范公文處理新規(guī)范（傅西路主編，中國(guó)城市出版（傅西路主編，中國(guó)城市出版社社20012001年年4 4月第月第1 1版）版）10課前語(yǔ)課前語(yǔ)三三、課程介紹、課程介紹（五）課時(shí)安排（五）課時(shí)安排 本課程的課時(shí)總數(shù)為本課程的課時(shí)總數(shù)為4848個(gè)學(xué)時(shí)，每周個(gè)學(xué)時(shí)，每周3 3個(gè)學(xué)

8、時(shí)，分個(gè)學(xué)時(shí)，分1616周學(xué)完（實(shí)際是周學(xué)完（實(shí)際是1515次課，最后次課，最后1 1次是隨堂開(kāi)卷考試）。課程總學(xué)分次是隨堂開(kāi)卷考試）。課程總學(xué)分3 3個(gè)。個(gè)。（六）授課形式（六）授課形式 講授為主，討論為輔。學(xué)生以組為單講授為主，討論為輔。學(xué)生以組為單位，每組請(qǐng)一位學(xué)生講一個(gè)專題。位，每組請(qǐng)一位學(xué)生講一個(gè)專題。11課前語(yǔ)課前語(yǔ)四、要求四、要求（一）到課率（一）到課率 一門課，一門課，1616次，希望同學(xué)們每次都到。次，希望同學(xué)們每次都到。如果同學(xué)確有不能來(lái)上課的事，也請(qǐng)事如果同學(xué)確有不能來(lái)上課的事，也請(qǐng)事先履行請(qǐng)假手續(xù)，最好要有書(shū)面的請(qǐng)假條。先履行請(qǐng)假手續(xù)，最好要有書(shū)面的請(qǐng)假條。如遇生病住院

9、之類的突發(fā)事件，至少也如遇生病住院之類的突發(fā)事件，至少也應(yīng)該給我發(fā)一條手機(jī)信息。應(yīng)該給我發(fā)一條手機(jī)信息?？傊?，強(qiáng)調(diào)到課率也是從這門課的完整總之，強(qiáng)調(diào)到課率也是從這門課的完整性、系統(tǒng)性來(lái)考慮的。也體現(xiàn)老師對(duì)同學(xué)們性、系統(tǒng)性來(lái)考慮的。也體現(xiàn)老師對(duì)同學(xué)們是負(fù)責(zé)任的。是負(fù)責(zé)任的。12課前語(yǔ)課前語(yǔ)四、要求四、要求（二）平時(shí)分（二）平時(shí)分 平時(shí)分主要是和到課率、作業(yè)情況、課平時(shí)分主要是和到課率、作業(yè)情況、課堂表現(xiàn)掛鉤。堂表現(xiàn)掛鉤。到課率高的、作業(yè)完成質(zhì)量?jī)?yōu)的、課堂到課率高的、作業(yè)完成質(zhì)量?jī)?yōu)的、課堂表現(xiàn)好的，平時(shí)分將能獲得表現(xiàn)好的，平時(shí)分將能獲得2020分的滿分。分的滿分。若總?cè)闭n次數(shù)（包括病假、事假）多于

10、若總?cè)闭n次數(shù)（包括病假、事假）多于5 5次，將不能獲得期末考試資格次，將不能獲得期末考試資格(這是學(xué)校的這是學(xué)校的規(guī)定規(guī)定)。13課程簡(jiǎn)介課程簡(jiǎn)介n第一講 管理文秘概論n第二講 行政文秘人員職業(yè)形像設(shè)計(jì)n第三講 現(xiàn)代商務(wù)禮儀n第四講 溝通技巧訓(xùn)練n第五講 文秘的時(shí)間管理n第六講 如何緩解工作壓力n第七講 辦公室事務(wù)n第八講 口才訓(xùn)練與電話技巧n第九講 會(huì)議的籌劃與管理n第十講 公文寫(xiě)作技巧n第十一講 辦公室溝通n第十二講 接待工作技巧14第一講第一講 管理文秘概論管理文秘概論15課程內(nèi)容課程內(nèi)容一、基本概念q管理的含義q秘書(shū)的含義q文秘職能及文秘管理原則q管理與文秘的關(guān)系q管理文秘的特點(diǎn)；q管

11、理文秘的作用；q管理文秘的分類。二、實(shí)踐思考二、實(shí)踐思考q 什么樣的人員適合做行政文秘人員什么樣的人員適合做行政文秘人員q 行政文秘人員需要具備什么樣的能力行政文秘人員需要具備什么樣的能力q 行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能q 行政文秘人員的主要工作行政文秘人員的主要工作16n管理的含義n泰勒：確切知道要?jiǎng)e人去干什么，并指導(dǎo)他們用最好最經(jīng)濟(jì)的方法去做。n孔茨：管理就是設(shè)計(jì)和保持一種良好環(huán)境，使人在群體里高效率地完成既定目標(biāo)。17n秘書(shū)的含義n美國(guó)的定義：具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)敦促即能主動(dòng)負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷地在授權(quán)范圍內(nèi)作正確決定的經(jīng)理助手。n日本的

12、定義：是幫助與處理各種事務(wù)的工作人員。n中國(guó)：秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手。18辦公室人員是一群怎樣的人辦公室人員是一群怎樣的人讓讓光明日?qǐng)?bào)光明日?qǐng)?bào)告訴你告訴你 辦公室工作人員辦公室工作人員 =牛牛+狗狗+兔子兔子+王八王八19讓讓光明日?qǐng)?bào)光明日?qǐng)?bào)告訴你告訴你 n四種動(dòng)物描畫(huà)四種動(dòng)物描畫(huà)“辦公室精神辦公室精神”：要像牛一樣干活。要像牛一樣干活。要像狗一樣看家。要像狗一樣看家。要像兔子一樣奔跑。要像兔子一樣奔跑。要像王八一樣憋氣。要像王八一樣憋氣。20所謂所謂“行政文秘人員行政文秘人員”n包括機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)責(zé)包括機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、文秘管理、服務(wù)工作的行

13、政人員、文秘人員等。人員等。n主要工作主要工作：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。為各部門服務(wù)。為各部門服務(wù)。為人民群眾服務(wù)為人民群眾服務(wù)21文秘職能 古時(shí)君王視秘書(shū)為股肱之臣。當(dāng)今領(lǐng)導(dǎo)古時(shí)君王視秘書(shū)為股肱之臣。當(dāng)今領(lǐng)導(dǎo)人用秘書(shū)如左膀右臂。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)人的智人用秘書(shū)如左膀右臂。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)人的智囊和助手。他輔助領(lǐng)導(dǎo)人從事各項(xiàng)管理工囊和助手。他輔助領(lǐng)導(dǎo)人從事各項(xiàng)管理工作，負(fù)有參政設(shè)謀，協(xié)調(diào)綜合，督促檢查，作，負(fù)有參政設(shè)謀，協(xié)調(diào)綜合，督促檢查，拾遺補(bǔ)缺等重大責(zé)任。拾遺補(bǔ)缺等重大責(zé)任。就其總體職能而言，可簡(jiǎn)單地概括為就其總體職能而言，可簡(jiǎn)單地概括為參與政務(wù)與處理事務(wù)兩大項(xiàng)。這兩大職能參與政務(wù)與處理事務(wù)兩大項(xiàng)。這兩

14、大職能具有相互聯(lián)系的辯證關(guān)系：辦事是參謀的具有相互聯(lián)系的辯證關(guān)系：辦事是參謀的基礎(chǔ)，參謀融匯于辦事過(guò)程之中?；A(chǔ)，參謀融匯于辦事過(guò)程之中。22職能：職能：n行政事務(wù)管理行政事務(wù)管理包括規(guī)章管理、辦公環(huán)包括規(guī)章管理、辦公環(huán)境管理、會(huì)議管理、信息管理、內(nèi)部監(jiān)察境管理、會(huì)議管理、信息管理、內(nèi)部監(jiān)察以及企業(yè)股份管理等內(nèi)容。以及企業(yè)股份管理等內(nèi)容。n辦公事務(wù)管理辦公事務(wù)管理包括日常辦公事務(wù)管理、包括日常辦公事務(wù)管理、公關(guān)事務(wù)管理、辦公物品管理、文書(shū)資料公關(guān)事務(wù)管理、辦公物品管理、文書(shū)資料管理、財(cái)產(chǎn)管理、生活福利管理以及安全管理、財(cái)產(chǎn)管理、生活福利管理以及安全衛(wèi)生管理等內(nèi)容。衛(wèi)生管理等內(nèi)容。23文秘管理的

15、基本原則文秘管理的基本原則n從實(shí)際出發(fā)，按客觀規(guī)律辦事的原則從實(shí)際出發(fā)，按客觀規(guī)律辦事的原則n分工協(xié)作，統(tǒng)一指揮的原則分工協(xié)作，統(tǒng)一指揮的原則n依法管理的原則依法管理的原則n注重效率的原則注重效率的原則n公私分離原則公私分離原則n技能轉(zhuǎn)移原則技能轉(zhuǎn)移原則n彈性例外原則彈性例外原則n前提：符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策，前提：符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策，符合有關(guān)的法律、法規(guī)。符合有關(guān)的法律、法規(guī)。24新形勢(shì)下辦公室工作的新形勢(shì)下辦公室工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變四個(gè)轉(zhuǎn)變”從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀劃策。從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀劃策。從單純收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。從單純收

16、發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。25n管理與文秘的關(guān)系n在管理學(xué)的視野下考察秘書(shū)行為活動(dòng)，從計(jì)劃、組織、監(jiān)督、控制和協(xié)調(diào)的角度去探討秘書(shū)實(shí)務(wù)活動(dòng)。26n管理文秘的特點(diǎn)和作用n一、特點(diǎn)：從屬性、事務(wù)性、輔助性、被動(dòng)性、隱匿性n二、作用：樞紐作用、參謀作用、助手作用、協(xié)調(diào)作用、耳目作用、門面作用27游戲：心目中的你游戲：心目中的你n請(qǐng)?jiān)u出我們班里你認(rèn)為最適合做請(qǐng)?jiān)u出我們班里你認(rèn)為最適合做行政文秘人員的同學(xué)行政文秘人員的同學(xué)n至少列出五條原因至少列出五條原因28什么樣的人適合做行政文

17、秘人員什么樣的人適合做行政文秘人員n個(gè)人條件個(gè)人條件n個(gè)性要求個(gè)性要求n品質(zhì)要求品質(zhì)要求29（一）個(gè)人條件（一）個(gè)人條件n學(xué)歷學(xué)歷n性別性別n年齡年齡n外貌外貌n體質(zhì)體質(zhì)n視力視力n聽(tīng)力聽(tīng)力30n比爾蓋茨：第一任秘書(shū)：21歲，不多入就換了42歲。31男人適合做行政文秘工作嗎？討論：討論：32WH0WH0規(guī)定了衡量一個(gè)人是否健康的十大準(zhǔn)則：規(guī)定了衡量一個(gè)人是否健康的十大準(zhǔn)則：1.1.有充沛的精力，能從容不迫地?fù)?dān)負(fù)日常生有充沛的精力，能從容不迫地?fù)?dān)負(fù)日常生活和繁重工作，而且不感到過(guò)分緊張與疲活和繁重工作，而且不感到過(guò)分緊張與疲勞。勞。2.2.處事樂(lè)觀，態(tài)度積極，樂(lè)于承擔(dān)責(zé)任，處事樂(lè)觀，態(tài)度積極，樂(lè)

18、于承擔(dān)責(zé)任，事無(wú)大小不挑剔。事無(wú)大小不挑剔。3.3.善于休息，睡眠好。善于休息，睡眠好。4.4.應(yīng)變能力強(qiáng)，能適應(yīng)外界環(huán)境的各種變應(yīng)變能力強(qiáng)，能適應(yīng)外界環(huán)境的各種變化。化。5.5.能夠抵抗一般性感冒和傳染病。能夠抵抗一般性感冒和傳染病。336.6.體重適當(dāng)，身體勻稱，站立時(shí)，頭、肩、體重適當(dāng)，身體勻稱，站立時(shí)，頭、肩、臂位置協(xié)調(diào)。臂位置協(xié)調(diào)。7.7.眼睛明亮，反應(yīng)敏捷，眼瞼不易發(fā)炎。眼睛明亮，反應(yīng)敏捷，眼瞼不易發(fā)炎。8.8.牙齒清潔，無(wú)齲齒，不疼痛；牙齦顏色牙齒清潔，無(wú)齲齒，不疼痛；牙齦顏色正常，無(wú)出血現(xiàn)象。正常，無(wú)出血現(xiàn)象。9.9.頭發(fā)有光澤，無(wú)頭屑。頭發(fā)有光澤，無(wú)頭屑。10.10.肌肉豐滿

19、，皮膚有彈性。肌肉豐滿，皮膚有彈性。34n形式：自由組合，兩組辯論形式：自由組合，兩組辯論n時(shí)間：時(shí)間：3-5分鐘分鐘n步驟：步驟：n自愿組合成自愿組合成“正方正方”與與“反方反方”n先請(qǐng)雙方各派代表闡述論點(diǎn)先請(qǐng)雙方各派代表闡述論點(diǎn)n然后，雙方自由辯論然后，雙方自由辯論n每人發(fā)言時(shí)間限制在每人發(fā)言時(shí)間限制在2-3分鐘分鐘討論討論35（二）個(gè)性要求（二）個(gè)性要求n守時(shí)守時(shí)n謹(jǐn)慎謹(jǐn)慎n熱情熱情n合群合群n服從服從n自信自信n機(jī)智機(jī)智n勤快勤快n整潔整潔n自制自制n興趣興趣36（三）品質(zhì)要求（三）品質(zhì)要求n忠誠(chéng)忠誠(chéng)n負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)n正派正派n廉潔廉潔n誠(chéng)實(shí)誠(chéng)實(shí)n謙遜謙遜n敏感敏感37行政文秘人員需要具備什

20、么樣的能力行政文秘人員需要具備什么樣的能力n辦事能力辦事能力n溝通能力溝通能力38（一）辦事能力（一）辦事能力n操作能力操作能力n寫(xiě)作能力寫(xiě)作能力n閱讀概括能力閱讀概括能力n編輯校對(duì)能力編輯校對(duì)能力n統(tǒng)計(jì)分析能力統(tǒng)計(jì)分析能力39（二）溝通能力（二）溝通能力n交際能力交際能力n口頭表達(dá)能力口頭表達(dá)能力n協(xié)調(diào)能力協(xié)調(diào)能力n組織能力組織能力40行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表一）行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表一）序號(hào)序號(hào)專業(yè)技能名稱專業(yè)技能名稱具體解釋具體解釋1 秘書(shū)必須掌握的最基本的技能，是使用打字機(jī)秘書(shū)必須掌握的最基本的技能，是使用打字機(jī)或電腦等設(shè)備的必備能力?；螂娔X等設(shè)備的必備能力。2

21、用各種記音符號(hào)和縮寫(xiě)符號(hào)代替字母、詞或短用各種記音符號(hào)和縮寫(xiě)符號(hào)代替字母、詞或短語(yǔ)迅速記錄語(yǔ)言的一種方法。語(yǔ)迅速記錄語(yǔ)言的一種方法。3 是秘書(shū)必須掌握的一種最重要的技能?？梢泽w是秘書(shū)必須掌握的一種最重要的技能?？梢泽w現(xiàn)秘書(shū)的文字功底和駕馭語(yǔ)言的能力。現(xiàn)秘書(shū)的文字功底和駕馭語(yǔ)言的能力。4 在文稿正式付印之前對(duì)文稿做的各種整理和加在文稿正式付印之前對(duì)文稿做的各種整理和加工工。5 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。打字打字速記速記寫(xiě)作寫(xiě)作編輯編輯歸檔歸檔41行政文秘人員需

22、要掌握的專業(yè)技能（表二）行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表二）序號(hào)序號(hào)專業(yè)技能名稱專業(yè)技能名稱具體解釋具體解釋6 運(yùn)用定量研究的方法，其中包括運(yùn)用數(shù)字來(lái)說(shuō)運(yùn)用定量研究的方法，其中包括運(yùn)用數(shù)字來(lái)說(shuō)明問(wèn)題。明問(wèn)題。7 處理書(shū)面信息經(jīng)常需要若干份副本，所以要求處理書(shū)面信息經(jīng)常需要若干份副本，所以要求秘書(shū)掌握此項(xiàng)技能。秘書(shū)掌握此項(xiàng)技能。8 主要指使用電話、電傳和傳真設(shè)備主要指使用電話、電傳和傳真設(shè)備。9 使用辦公領(lǐng)域最先進(jìn)、最重要的設(shè)備的能力，使用辦公領(lǐng)域最先進(jìn)、最重要的設(shè)備的能力，主要用于處理信息。主要用于處理信息。統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì) 復(fù)制復(fù)制使用電信設(shè)備使用電信設(shè)備操作電腦操作電腦42行政文秘人員的主要工作

23、行政文秘人員的主要工作n輔助決策工作輔助決策工作n信息工作信息工作n文書(shū)工作文書(shū)工作n會(huì)務(wù)工作會(huì)務(wù)工作n文書(shū)立卷和檔案管理工作文書(shū)立卷和檔案管理工作n查辦工作查辦工作n行政事務(wù)工作行政事務(wù)工作n上司交辦的其他工作上司交辦的其他工作43行政文秘人員的主要工作（表一）行政文秘人員的主要工作（表一）工工 作作具具 體體 內(nèi)內(nèi) 容容輔助決策輔助決策決策是上司的責(zé)任，秘書(shū)不可替代，但是在上司決策過(guò)程中，決策是上司的責(zé)任，秘書(shū)不可替代，但是在上司決策過(guò)程中，秘書(shū)要發(fā)揮輔助作用。秘書(shū)要發(fā)揮輔助作用。信息工作信息工作秘書(shū)必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣秘書(shū)必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通

24、的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對(duì)信息及時(shí)整理、篩選、加工、利用和泛地從多方面收集信息，并對(duì)信息及時(shí)整理、篩選、加工、利用和儲(chǔ)存。儲(chǔ)存。文書(shū)工作文書(shū)工作文書(shū)是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，文書(shū)是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是秘書(shū)重要的經(jīng)常性工作，包括收文的處理和發(fā)文的撰擬。也是秘書(shū)重要的經(jīng)常性工作，包括收文的處理和發(fā)文的撰擬。會(huì)務(wù)工作會(huì)務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會(huì)議，都有大量的會(huì)務(wù)工作，通常由秘書(shū)部門承辦。凡有一定規(guī)模的會(huì)議，都有大量的會(huì)務(wù)工作，通常由秘書(shū)部門承辦。大型會(huì)議則可設(shè)專門的會(huì)議機(jī)構(gòu)，原有的秘書(shū)部門參與其中，常成大型會(huì)議則可設(shè)專

25、門的會(huì)議機(jī)構(gòu)，原有的秘書(shū)部門參與其中，常成為會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。為會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。公關(guān)工作公關(guān)工作這是一項(xiàng)直接與人打交道的工作，包括來(lái)信的處理，來(lái)訪的接待，這是一項(xiàng)直接與人打交道的工作，包括來(lái)信的處理，來(lái)訪的接待，對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、投訴、建議的處理等。對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、投訴、建議的處理等。44工工 作作具具 體體 內(nèi)內(nèi) 容容檔案工作檔案工作 單位的重要文書(shū)，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的單位的重要文書(shū)，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書(shū)，經(jīng)過(guò)立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。文書(shū)，經(jīng)過(guò)立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。查辦工作查辦工作單位的重要文書(shū)，處理完畢后都要立卷歸

26、檔。已經(jīng)處理完畢的單位的重要文書(shū)，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書(shū)，經(jīng)過(guò)立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。文書(shū)，經(jīng)過(guò)立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。行政事務(wù)工行政事務(wù)工作作包括財(cái)務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、車輛管理及接待工作。包括財(cái)務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的上司交辦的其他工作其他工作這種工作帶有臨時(shí)性和偶發(fā)性，有時(shí)也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找這種工作帶有臨時(shí)性和偶發(fā)性，有時(shí)也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問(wèn)生病員工，了解、處理某些臨資料，代表上司接待客人，探望、慰問(wèn)生病員工，了解、處理某些臨時(shí)任務(wù)等。這也是秘書(shū)

27、的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。時(shí)任務(wù)等。這也是秘書(shū)的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。行政文秘人員的主要工作（表二）行政文秘人員的主要工作（表二）45小測(cè)試：你適合做行政文秘嗎？（表一）小測(cè)試：你適合做行政文秘嗎？（表一）序序號(hào)號(hào)檢測(cè)內(nèi)容檢測(cè)內(nèi)容良良一一般般差差1良好的文字處理能力，字體優(yōu)美，書(shū)寫(xiě)工整。良好的文字處理能力，字體優(yōu)美，書(shū)寫(xiě)工整。2良好的口頭表達(dá)能力，如得體地應(yīng)對(duì)電話。良好的口頭表達(dá)能力，如得體地應(yīng)對(duì)電話。3善于與人溝通。善于與人溝通。4隨機(jī)應(yīng)變能力強(qiáng)。隨機(jī)應(yīng)變能力強(qiáng)。5能嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件。能嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件。6能準(zhǔn)確理解上司的意圖。能準(zhǔn)確理解上司的意圖。7能

28、沉著處理緊急事件。能沉著處理緊急事件。46小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表二）小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表二）序序號(hào)號(hào)檢測(cè)內(nèi)容檢測(cè)內(nèi)容良良一一般般差差8能代表經(jīng)理出席員工大會(huì)并講話，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)啬艽斫?jīng)理出席員工大會(huì)并講話，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)經(jīng)理的意見(jiàn)。表達(dá)經(jīng)理的意見(jiàn)。9 10經(jīng)理外出時(shí)能主動(dòng)主持辦公室工作。經(jīng)理外出時(shí)能主動(dòng)主持辦公室工作。11良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心。良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心。12精力充沛。精力充沛。13良好的安排時(shí)間的能力（如出差計(jì)劃與安排）良好的安排時(shí)間的能力（如出差計(jì)劃與安排）14良好的記憶力，尤其對(duì)人名、地名、電話號(hào)碼良好的記憶力，尤其對(duì)人名、地名、電話號(hào)碼反應(yīng)迅速。反

29、應(yīng)迅速。及時(shí)將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。及時(shí)將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。47小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表三）小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表三）序序號(hào)號(hào)檢測(cè)內(nèi)容檢測(cè)內(nèi)容良良一一般般差差15有組織觀念和團(tuán)隊(duì)精神。有組織觀念和團(tuán)隊(duì)精神。16與同事及上司能融洽相處，并能從中協(xié)調(diào)作用。與同事及上司能融洽相處，并能從中協(xié)調(diào)作用。17能參與企業(yè)具體項(xiàng)目的開(kāi)展。能參與企業(yè)具體項(xiàng)目的開(kāi)展。18積極主動(dòng)而非被動(dòng)工作。積極主動(dòng)而非被動(dòng)工作。19懂辦公室內(nèi)財(cái)務(wù)管理。懂辦公室內(nèi)財(cái)務(wù)管理。20知錯(cuò)能及時(shí)糾正。知錯(cuò)能及時(shí)糾正。21知道何時(shí)征求上司的意見(jiàn)和給上司建議。知道何時(shí)征求上司的意見(jiàn)和給上司建議。48小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表四）小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表四）序序號(hào)號(hào)檢測(cè)內(nèi)容檢測(cè)內(nèi)容良良一一般般差差22能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找）能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找）23有一定數(shù)學(xué)頭腦。有一定數(shù)學(xué)頭腦。24會(huì)多種語(yǔ)言并且能適應(yīng)多國(guó)文化環(huán)境。會(huì)多種語(yǔ)言并且能適應(yīng)多國(guó)文化環(huán)境。25求知欲強(qiáng)。求知欲強(qiáng)。26掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用。掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用。27能代替上司處理日常事務(wù)。能代替上司處理日常事務(wù)。28獨(dú)立工作能力強(qiáng)。獨(dú)立工作能力強(qiáng)。49行政文秘行政文秘年輕貌俊身體年輕貌俊身體好好能干會(huì)說(shuō)不貪能干會(huì)說(shuō)不貪功功50你適合做文秘嗎？謝謝大家！