股東大會(huì)會(huì)議工作流程 (1)

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1、股東大會(huì)會(huì)議工作流程 （內(nèi)部適用） 時(shí)間 工作安排 注意事項(xiàng) 完成情況 10 收集會(huì)議議題 確定會(huì)議議題、制作議案 本月工作總結(jié)、上報(bào)本月工作計(jì)劃及預(yù)算 預(yù)定會(huì)議室 根據(jù)可能參加會(huì)議的人數(shù)，預(yù)定合適的會(huì)議室。 預(yù)約見(jiàn)證律師、保薦機(jī)構(gòu) 提醒律師，股東大會(huì)需由兩名律師見(jiàn)證。 董事會(huì)審議通過(guò)關(guān)于召開(kāi)股東大會(huì)會(huì)議的通知 對(duì)外公告會(huì)議通知和議案 通常和董事會(huì)決議一起公告； 會(huì)議通知應(yīng)確定股權(quán)登記日及會(huì)議登記日。 安排制作會(huì)議禮品或紀(jì)念品（如需要） 申請(qǐng)截止日的股東名冊(cè) 在股權(quán)登記日之前向中登公

2、司申請(qǐng) 15 參會(huì)人員的會(huì)前提醒 1、電話提醒董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦人會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)； 2、確定出席會(huì)議的股東、董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦機(jī)構(gòu)等人員； 3、將議案發(fā)給律師，并提醒律師準(zhǔn)備好法律意見(jiàn)書的簽字蓋章頁(yè)（兩名見(jiàn)證律師及事務(wù)所負(fù)責(zé)人簽字，加蓋公章）。 提前安排外地股東、董事、高管行程 1、給在外地的股東、董事、高管預(yù)定機(jī)票、酒店、安排接送司機(jī)（如需要）； 2、確定在外地的股東、董事、高管的行程，并提醒做好相關(guān)接待及后勤工作；將相關(guān)安排通知外地股東、董事、高管。 20 停牌申請(qǐng) 通過(guò)業(yè)務(wù)專區(qū)，向交易所提交停牌申請(qǐng)

3、 會(huì)議資料準(zhǔn)備 1、制作會(huì)議PPT；準(zhǔn)備股東名冊(cè)； 2、準(zhǔn)備簽字筆、紙、名牌。 準(zhǔn)備以下會(huì)議資料： 1、會(huì)議通知； 2、會(huì)議議案、附件資料； 3、會(huì)議議程、規(guī)則； 4、簽到表； 5、表決票； 6、會(huì)議決議（草稿）； 7、會(huì)議紀(jì)要（草稿）； 8、公告（草稿）。 會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議室提前調(diào)試 1、通知行政部采購(gòu)水果、茶點(diǎn)； 2、領(lǐng)取瓶裝水； 3、準(zhǔn)備投票箱。 調(diào)試會(huì)議室：調(diào)試空調(diào)、音響、投影儀、電子牌。 25 會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議安排 提醒司機(jī)接送參會(huì)人員（如需要） 1、打開(kāi)空調(diào)、音響、投影儀、電子牌； 2、擺放好會(huì)議資料、茶點(diǎn)、水果、水。

4、 資料準(zhǔn)備 會(huì)前資料準(zhǔn)備：PPT、通知、議程、表決票、決議、紀(jì)要的簽名頁(yè)。 股東簽到 1、仔細(xì)核對(duì)身份證和股東代碼卡； 2、授權(quán)委托的，需核對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書、法人代表證明書、股東卡等資料。 統(tǒng)計(jì)到會(huì)股東人數(shù)及股份數(shù)額 會(huì)議開(kāi)始前統(tǒng)計(jì)完成股東人數(shù)、持股數(shù)、持股比例等并提交給主持人宣布 分發(fā)表決票 將表決票發(fā)給參會(huì)股東 紀(jì)要 紀(jì)要股東發(fā)言要點(diǎn) 收取表決票 投票箱 計(jì)票、監(jiān)票、統(tǒng)計(jì)票數(shù) 注意股東簽到人數(shù)和表決票數(shù)及總股份數(shù)是否相符 完成決議、紀(jì)要、法律意見(jiàn)書 完成會(huì)議決議、紀(jì)要、法律意見(jiàn)書 主持人宣讀決議并詢問(wèn)股東是否

5、有異議 見(jiàn)證律師宣讀法律意見(jiàn)書 董事在決議、紀(jì)要上簽字 仔細(xì)檢查簽字文件，看是否存在漏簽 會(huì)場(chǎng)清理 刪除重要電子文件等 26 會(huì)后重要事項(xiàng) 完成公告，并上傳至交易所。 27 會(huì)議資料整理歸檔 會(huì)議資料內(nèi)容包括： 1、會(huì)議審批單；通知郵件；非直接送達(dá)電話確認(rèn)情況表； 2、會(huì)議通知； 3、會(huì)議議案、附件資料； 4、簽到表； 5、表決票；表決票統(tǒng)計(jì)表； 6、會(huì)議決議（6份）； 7、會(huì)議紀(jì)要（2份）； 8、法律意見(jiàn)書（2份）； 9、股東資格的相關(guān)資料（身份證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、股東卡復(fù)印件以及法人代表證明書） 10、授權(quán)委托資料（身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書，如有）。 決議執(zhí)行情況跟蹤 1、制作會(huì)議決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表； 2、將會(huì)議決議送達(dá)給相關(guān)執(zhí)行部門、執(zhí)行人，并由其在決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表上簽收。 1、跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度； 2、記錄決議執(zhí)行結(jié)果。 特別注意事項(xiàng)： 1、 議案名稱與投票順序應(yīng)保持一致； 2、 提醒所有董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員必須參加會(huì)議；