董事會、股東大會、監(jiān)事會召開業(yè)務(wù)流程

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1、 1、股東大會會議召開流程 獨(dú)立董事、監(jiān)事會或者合并持有 10%以上股東提議召開臨時股東大會 董事會召集股東大會 董事會決議公告股東大會召開通知、投票委托征集函公告（如有）年度會議提前 20 天通知 臨時會議提前 15 天通知 會議準(zhǔn)備 通知見證律師、保薦機(jī)構(gòu)（如有）申請股東名冊 股權(quán)登記日向中國結(jié)算申請股東名冊（會議召開前不少于 7 個工作日）決議文件下發(fā)執(zhí)行、公告文件上傳公司網(wǎng)站 股東大會決議公告（登報上網(wǎng)）、法律意見書（上網(wǎng)，如有否決議案需登報）會議召開（現(xiàn)場+網(wǎng)絡(luò)）股東表決（現(xiàn)場+網(wǎng)絡(luò)投票），累積投票分開進(jìn)行 主持人介紹會議情況、內(nèi)容 股東審議（討論）議案 統(tǒng)計表決結(jié)果（現(xiàn)場+網(wǎng)絡(luò)）律

2、師現(xiàn)場見證，并出具意見 董監(jiān)事、會議記錄人在股東大會決議及記錄上簽字 根據(jù)規(guī)則要求 會議資料存檔 獨(dú)立董事述職（如有）股權(quán)登記，并提醒參會時間及注意事項 次日下載股東名冊（網(wǎng)絡(luò)投票方式召開，將股東名冊傳信息平臺）根據(jù)登記情況，統(tǒng)計參會人數(shù)，并印刷會議資料 會前2個工作日 不停牌，特殊情況事先申請停牌 接待、簽到 確認(rèn)董事、監(jiān)事、高管，聘請的律師等參加會議 單獨(dú)或合并持有 3%以上股東臨時提案（召開 10 天前），召集人發(fā)出臨時股東大會補(bǔ)充通知；變更、取消股東大會；取消提案 股東大會提示性公告（如有）2、董（監(jiān)）事會會議召開流程 代表 1/10 以上表決權(quán)股東、1/3 以上董事或監(jiān)事會，可以提議

3、召開董事會臨時會議；監(jiān)事提議召開監(jiān)事會臨時會議 董事長（監(jiān)事會主席）召集 董（監(jiān)）事會會議通知 董事會會議需提前 10 天通知；監(jiān)事會會議通知時間由公司章程或議事規(guī)則規(guī)定 董（監(jiān)）事會召開固定會議 董（監(jiān)）事會會議會中工作 其他會議材料 董（監(jiān)）事會決議、記錄（董（監(jiān)）事簽字確認(rèn)）準(zhǔn)備會議審議議案（初稿）根據(jù)規(guī)則要求 董（監(jiān)）事會會議決議公告、審議事項達(dá)到披露標(biāo)準(zhǔn)需單獨(dú)披露 董（監(jiān)）事會召開臨時會議 根據(jù)業(yè)務(wù)備忘錄編制 現(xiàn)場，授權(quán)委托（如需）定期報告 根據(jù)章程或議事規(guī)則規(guī)定時間通知 準(zhǔn)備全套會議資料 接待、簽到 獨(dú)立董事意見（如需）保薦機(jī)構(gòu)核查意見（如需）律師意見（如需）會計師意見（如需）決議

4、文件下發(fā)執(zhí)行、公告文件上傳公司網(wǎng)站 董事、高管對定期報告意見 監(jiān)事會對定期報告意見 會議資料存檔 溝通 介紹議案內(nèi)容 審議并表決 股東大會會議通知 3、董事會審計委員會會議召開流程 審計委員會的籌備、召開 定期會議(現(xiàn)場、年報)現(xiàn)場聽取審計計劃 現(xiàn)場聽取公司經(jīng)營匯報 參觀考察公司 審計進(jìn)場前出具意見 溝通、督促審計進(jìn)度 審計初審意見 與會計師見面會 審計后出具意見 編制全套會議資料 發(fā)出通知(規(guī)則要求時間)根據(jù)參會人數(shù)印刷會議資料 做好會前工作 獨(dú)董安排 會議室安排 授權(quán)委托(如有)簽字資料定稿 做好會中工作 接待、簽到 召開并記錄 審議并表決 委員簽署文件、蓋章 做好會后工作 會議資料存檔

5、臨時會議(通訊、其他)編寫全套會議資料 發(fā)出通知(規(guī)則要求時間電話或現(xiàn)場溝通 會議召開日表決意見簽署、傳真 整套會議資料整理蓋章 存檔 定期會議(季報、半年報)提交董事會編制定期報告或備案 4、董事會薪酬與考核委員會會議召開流程 薪酬與考核委員會的籌備、召開 定期會議(現(xiàn)場年報)編制全套會議資料 發(fā)出通知(規(guī)則要求時間)根據(jù)參會人數(shù)印刷會議資料 做好會前工作 獨(dú)董安排 會議室安排 授權(quán)委托(如)簽字資料定稿 做好會中工作 接待、簽到 召開并記錄 審議并表決 委員簽署文件、蓋章 做好會后工作 會議資料存檔 臨時會議(通訊)編寫全套會議資料 發(fā)出通知(規(guī)則要求時間)電話或現(xiàn)場溝通 會議召開日表決意

6、見簽署、傳真 整套會議資料整理蓋章 存檔 高管述職報告溝通 提交董事會審議或備案 5、董事會提名委員會、戰(zhàn)略委員會會議召開流程 提名、戰(zhàn)略委員會的籌備、召開 定期會議(現(xiàn)場、年度)編制全套會議資料 發(fā)出通知(規(guī)則要求時間)根據(jù)參會人數(shù)印刷會議資料 做好會前工作 獨(dú)董安排 會議室安排 授權(quán)委托(如有)簽字資料定稿 做好會中工作 接待、簽到 召開并記錄 審議并表決 委員簽署文件、蓋章 做好會后工作 會議資料存檔 臨時會議(通訊)編寫全套會議資料 發(fā)出通知(規(guī)則要求時間)電話或現(xiàn)場溝通 會議召開日表決意見簽署、傳真 整套會議資料整理蓋章 存檔 提交董事會審議批準(zhǔn)或備案 6、信息披露管理工作流程 橫店

7、東磁信息披露事務(wù)管理模板工作流程查閱信息披露公告文件與報備資料的披露要求準(zhǔn)備信息披露公告文件與報備資料資料合規(guī)性審核公司領(lǐng)導(dǎo)審批登錄“上市公司”業(yè)務(wù)專區(qū)創(chuàng)建新的信息披露申請?zhí)砑舆x擇公告類別確認(rèn)披露要點(diǎn)和提交材料、完成填報數(shù)據(jù)項上傳公告文件和報備資料提交申請符合直通披露標(biāo)準(zhǔn)上市公司董秘復(fù)核提交媒體披露業(yè)務(wù)專區(qū)自動發(fā)送給指定媒體查詢信息披露結(jié)果指定媒體刊載公告轉(zhuǎn)發(fā)董事、監(jiān)事高管向監(jiān)管部門報備（如需）文件及公告稿存檔不符合直通披露標(biāo)準(zhǔn)深交所監(jiān)管員復(fù)核溝通修改（如需）深交所反饋審查通過上市公司人員確認(rèn)提交媒體業(yè)務(wù)專區(qū)自動發(fā)送給指定信息披露媒體轉(zhuǎn)發(fā)董事、監(jiān)事高管向監(jiān)管部門報備（如需）文件及公告稿存檔指定

8、媒體刊載公告獲悉需對外披露的信息內(nèi)幕信息管理及責(zé)任追究（如有）內(nèi)幕信息管理及責(zé)任追究（如有）7、內(nèi)部重大信息管理工作流程 報告責(zé)任人上報重大信息 臨時信息、宣傳性文件 定期 整理分析、核實(shí) 存檔 需走流程 材料準(zhǔn)備 董（監(jiān)）事會 股東大會 決議 存檔 跟蹤項目進(jìn)展 月度 季度 半年度 年度 10 日 10 日 7 月 30 日前 1月31日前 整理分析 主要經(jīng)營數(shù)據(jù)匯總 主要經(jīng)營內(nèi)容匯總 編制季報 存檔 整理分析 半年度計劃和總結(jié)匯總 編制半年報、年報 專項存檔 年度計劃和總結(jié)匯總 如需 事發(fā) 24 小時內(nèi) 如需 信息披露 董事會秘書審核 存檔 8、股權(quán)管理工作流程 股東股權(quán)登記 股權(quán)管理流程

9、 IPO 股權(quán)登記、上市，辦理限售 中國結(jié)算網(wǎng)站下載(每月)股東大會名冊 股東溝通 股票買賣流程 董監(jiān)高買賣股票報備 向深交所和結(jié)算公司申報身份信息 初始股份登記 信息變更登記 離任申報 報備書面計劃 買賣公司證券復(fù)函 確認(rèn)，指定網(wǎng)站公告 向深交所辦理加、解鎖委托書 買賣中小心操作 謹(jǐn)防誤操作引起短線交易(6 個月)謹(jǐn)防超買超賣 謹(jǐn)防不符上市條件 持股 5%，變動 5%控股變動 1%股東買賣股票信息披露 臨時公告 收回違規(guī)收益 持股5%權(quán)益變動報告書 控股變動 1%定期報告披露 董監(jiān)高股份變動 股票期權(quán) 限制性股票變動 年內(nèi)股份增減變動 董監(jiān)高股份轉(zhuǎn)讓制度 每年不超 25%上市 1 年內(nèi)不轉(zhuǎn)讓

10、 離職后半年內(nèi)不轉(zhuǎn)讓 離任后 7-18 個月轉(zhuǎn)讓不超過 50%（中小板適用）董監(jiān)高持股變動 2 日內(nèi) 股東名冊保管 股份異動時申請 新股、可轉(zhuǎn)債發(fā)行登記、上市 限售股上市流通 謹(jǐn)防窗口期買賣 股份質(zhì)、解押 5%以上 9、董事、監(jiān)事、高管人員事務(wù)管理模板工作流程 任職離職 準(zhǔn)備有關(guān)材料 董監(jiān)高事務(wù)管理模板 日常工作 買賣股份 信息傳遞 獨(dú)立董事候選人聲明 獨(dú)立董事提名人聲明 獨(dú)立董事履歷表 獨(dú)立董事資格證書 董事詳細(xì)簡歷 董秘資格證書 深交所報備，獨(dú)立董事無異議 深交所網(wǎng)站公示 董（監(jiān)）事選舉、高管聘任 聘任一個月內(nèi)簽署聲明和承諾 聲明和承諾交易所報備（系統(tǒng)）每年修改一次簡歷 二年一次參加培訓(xùn)

11、董（監(jiān)）事連選可連任 獨(dú)董任期二屆（不超六年）辭職應(yīng)提交書面報告 離職生效符合規(guī)則要求 參加公司三會會議 參加公司專門委員會會議 參加年度經(jīng)營情況匯報會 獨(dú)立董事不少于十天在公司工 就重要事項發(fā)表獨(dú)立意見 對公司運(yùn)作、發(fā)展提建議 年報審計溝通，發(fā)表意見 參加證券相關(guān)知識培訓(xùn) 配合公司和監(jiān)管部門其他工作 窗口期知會 買賣計劃申請書 報深交所備案 買賣問詢函 買賣確認(rèn) 臨時公告稿轉(zhuǎn)發(fā) 季度報告，半年度、年度報告 年度經(jīng)營情況匯報 月度信息內(nèi)容、行業(yè)信息 公司重大事項，重大新聞等 投資者對公司要求、希望、建議 監(jiān)管部門要求 證券市場法律法規(guī)、信息匯編 規(guī)范運(yùn)作案例 10、直通車披露業(yè)務(wù)流程示意圖 是

12、 否 否 上市公司創(chuàng)建信息披露申請 專區(qū)判斷是否同時滿足下列條件：1、公司是否屬于“直通披露公司”2、公告類別是否屬于“直通披露公告類型”傳統(tǒng)事前審查流程 提交時校驗：1、公告日期大于或等于當(dāng)日，且小于或等于下一披露日 2、提交日期為交易日 3、文件至少有一個選擇了“登報”或“上網(wǎng)”不符合，給出提示 是 是 1、業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收申請后，自動產(chǎn)生事后審查的事件，同時發(fā)送信息披露結(jié)果指令給專區(qū) 2、專區(qū)收到指令后顯示信息披露結(jié)果，此時確認(rèn)并提交媒體狀態(tài)為“系統(tǒng)自動確認(rèn)”11：30、15：30 產(chǎn)生開閘指令，信息披露結(jié)果將發(fā)送給媒體專區(qū) 上市公司與指定媒體確認(rèn)接收 指定網(wǎng)站媒體立即在網(wǎng)站披露直通披露信息

13、，指定報刊在次日報刊上登載直通披露信息 結(jié)束 11、大股東問詢溝通工作流程 股東信息溝通 指定專人，確定聯(lián)系方式 大股東問詢與溝通 公司信息溝通 有重大事項時配合上市公司履行信息披露義 股價異動時配合監(jiān)管部門和公司問詢，及時答復(fù) 權(quán)益變動時知會上市公司 股東及其一致行動人增減持預(yù)溝通(增減 1%)上市公司股東及其一致行動人增持情況報備表 上市公司內(nèi)幕信息知情人員檔案 股權(quán)質(zhì)押（1 天內(nèi)）其他事項 信息問詢 公司重大投資預(yù)溝通 三會運(yùn)作 專門委員會運(yùn)作 公司信息披露 公司戰(zhàn)略發(fā)展 規(guī)范運(yùn)作相關(guān)資料 控股股東參加監(jiān)管部門培訓(xùn)、會定期：每月一次 臨時：重大事項 投資者關(guān)系管理工作 投資者來訪預(yù)約 預(yù)

14、溝通調(diào)研提綱 做好調(diào)研接待計劃 簽署承諾書 溝通、參觀 會議記錄整理 記錄上傳深交所互動易、向高層匯報 投資者檔案建立 資料存檔 網(wǎng)上業(yè)績說明會 發(fā)出通知 年報披露后10日內(nèi) 準(zhǔn)備模擬問題和主持稿 與信息公司預(yù)溝通 通知參會董、高 說明會、接待召開 溝通資料下載 分析整理重點(diǎn)匯報 存檔 網(wǎng)上投資者接待日 如有 公司投資者接待日 發(fā)出通知 材料準(zhǔn)備 做好接待計劃 簽署承諾書 座談溝通、參觀工廠（如需）會談記錄整理 記錄上傳深交所互動易、向高層匯報 投資者檔案建立 資料存檔 網(wǎng)站建設(shè) 公告信息上傳 投資者問答回復(fù) 常見問題Q&A專題文章 郵件 投資者組件建立 公告速遞 參會邀請 節(jié)日問候 收郵件

15、回復(fù) 整理存檔 路演 編制路演計劃 資料準(zhǔn)備 機(jī)構(gòu)預(yù)約 實(shí)施路演 路演總結(jié) 互動平臺 收到信息 查看問題 回復(fù) 整理存檔 電話接待 電話接待記錄登記 編制問答手冊 來訪 即時 24小時 24小時 1 次/日 2 次/日 24小時 半年 1 次 1 次/日 走訪機(jī)構(gòu) 確定走訪對象 走訪預(yù)約 實(shí)地走訪 會談紀(jì)要 資料存檔 投資機(jī)構(gòu)策略報告會 篩選擬參加會議 提出申請 資料準(zhǔn)備 參加策略會 與機(jī)構(gòu)投資者溝通 參會總結(jié) 資料存檔 資料存檔 邀請機(jī)構(gòu)參加 資料整理存檔 半年 1 次 研報轉(zhuǎn)發(fā) 年報寄送 2 個工作日 檢查信息 核實(shí)知會文件 12、投資者關(guān)系管理工作流程 公司年報披露時間預(yù)計劃 年報安排及

16、會議計劃 深交所年報披露預(yù)約通知 審計委員會、獨(dú)立董事年報工作 公司預(yù)約年報披露時間 審計委員會與會計師溝通審計時間收集匯總法規(guī)、通知 戰(zhàn)略、提名、薪酬會議 業(yè)績預(yù)告或修正 董（監(jiān)）事會會議通知 公司發(fā)出編制通知 審計計劃 專題培訓(xùn) 年報工作分解 年報編制 收集公司信息資料 審計委員會會議 參觀企業(yè) 聽取經(jīng)營匯報 外審進(jìn)場前對會計報表意見 外審進(jìn)場 督促、與會計師溝通 董（監(jiān)）事會會議 對會計報表發(fā)表意見 業(yè)績快報或修正 披露年報 會計政策等 利潤分配方案 每股收益 募集資金 內(nèi)部控制 網(wǎng)上說明會 2 日內(nèi) 10 日 1 月 31 日 2 月 28 日前 經(jīng)營計劃、目標(biāo) 證券投資 社會責(zé)任報告 關(guān)聯(lián)方 對外擔(dān)保 董事、高管書面特殊業(yè)務(wù)和行業(yè) 監(jiān)事會意見 其他 非經(jīng)常性損益 獨(dú)立董事述職 內(nèi)幕信息管理 13、年度報告編制工作流程