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1、辦公室檔案文件管理制度檔案管理
一、檔案管理
〔一〕凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必需及時(shí)歸檔，確保完整無缺。
〔二〕文檔管理員必需保持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
〔三〕檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
〔一〕歸檔范圍
1、行政綜合類：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。
2、組織人事\教育培訓(xùn)類：員工變動(dòng)表、花名冊、
2、教育培訓(xùn)卡。
3、會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。
4、質(zhì)量管理類：質(zhì)量管理方面的制度。
5、技術(shù)類：產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。
6、銷售紀(jì)事類：公司大規(guī)模的銷售活動(dòng)紀(jì)事。
〔二〕文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復(fù)，分類一起排列，不得分開。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃
3、，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會(huì)議文件，歸在會(huì)議召開的年度立卷。
三、歸檔時(shí)間
公司經(jīng)營管理活動(dòng)中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表，依據(jù)各自不同的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門暫時(shí)保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
〔一〕借閱檔案必需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時(shí)歸還。
〔二〕會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特別必需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)
4、公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如必需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。
〔三〕定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單，對失去儲(chǔ)存價(jià)值的檔案，登記造冊，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時(shí)必需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。
一般人事檔案主要分為十大類，具體分類包括〔1〕履歷材料；〔2〕自傳材料；〔3〕鑒定、考核、視察材料；〔4〕學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料〔包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績審批材料〕；〔5〕政治歷史狀況的檢察材料〔包括鑒別、復(fù)查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時(shí)間等問題的檢察材料〕；〔6〕參
5、加材料；〔7〕獎(jiǎng)勵(lì)材料〔包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、英雄模范先進(jìn)事跡〕；〔8〕處分材料〔包括鑒別、復(fù)查材料，免于處分的處理看法〕；〔9〕選用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、出國、退〔離〕休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料；〔10〕其他可供組織上參照的材料。
考核和培訓(xùn)檔案要單獨(dú)建檔，不能歸于人事檔案中
一、檔案管理人員使命
1、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積存、保管和整理歸檔工作，確保歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
2、保持平常整理。依據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
3、歸檔案卷做到頁號編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷
6、標(biāo)題簡明扼要。
4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、按要求對檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應(yīng)要求快速、準(zhǔn)確地查詢所必需檔案。
二、收集歸檔范圍
本公司在各項(xiàng)工作中形成的具有儲(chǔ)存價(jià)值的，或者相關(guān)政府部門送來的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會(huì)議、合同、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊、獎(jiǎng)品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。
1、股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議。
2、各種工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。
3、公司發(fā)出的各類工作計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡報(bào)、通知等文件。
4、各項(xiàng)規(guī)章制
7、度。
5、向上級請示的文件，以及上級批復(fù)的各類文件。〔不包括項(xiàng)目審批文件〕
6、各種綜合的或?qū)ｎ}的可行性研究、視察等報(bào)告。
7、工程建設(shè)底圖、藍(lán)圖及文字材料。
8、經(jīng)批復(fù)的工程制定圖紙及文字材料。
9、各種報(bào)表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。
10、宣揚(yáng)或反映本公司重要活動(dòng)的影像音資料。
11、本公司獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。
12、各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)權(quán)利證實(shí)、憑證，各種證實(shí)存根，各項(xiàng)許可證。
13、本公司編輯、出版的刊物。
14、本公司招聘、試用轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類人事資料。
15、有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。
16、銷售合同及銷售客戶資料。
三、歸檔要求
1、凡公司發(fā)出的文件，由管理部的有關(guān)人員收集，交由檔案專管員歸檔。
2、一項(xiàng)工作已完成時(shí)，由經(jīng)辦人員將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動(dòng)送交專管員歸檔。
3、編制交接表，一項(xiàng)資料由經(jīng)辦人交專管員歸檔時(shí)，應(yīng)登記并雙方簽名。
4、每年三月進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理。
5、正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。
6、歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，一般不用復(fù)制件。應(yīng)注意：檢查應(yīng)蓋公章是否已蓋，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、
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