會(huì)議策劃與會(huì)議管理

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1、 / 更多資料請(qǐng)?jiān)L問(wèn) .（ ） / 第六講會(huì)議策劃與管理 回顧 ：會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理的主要工作有哪些？ 知識(shí)窗 ：會(huì)議簡(jiǎn)介 1 .會(huì)議的英文名稱（附件 1 ） 2 .會(huì)議的種類（附件 2 ） 導(dǎo)入新課： 會(huì)展包括會(huì)議和展覽。通常一個(gè)大型會(huì)展都存在有會(huì)議項(xiàng)目，良好的會(huì)議策劃是會(huì)議成 功開(kāi)端， 一個(gè)高質(zhì)量的會(huì)議也通常能和會(huì)展成功相輔相成。 另外， 會(huì)議秘書(shū)工作是秘書(shū)部門(mén) 的一項(xiàng)基本職能。秘書(shū)要做的工作很多，概括起來(lái)就是辦文、辦事。會(huì)議秘書(shū)工作既辦文， 又辦事，是一項(xiàng)綜合性的工作， 又是經(jīng)常性的工作。這里有大量的文字工作，組織協(xié)調(diào)工作 和事務(wù)性工作要做， 是對(duì)秘書(shū)人員能力水平的

2、檢驗(yàn)， 如果能把會(huì)議組織好協(xié)調(diào)好， 這說(shuō)明你 這個(gè)秘書(shū)是合格的。 -- 綜合 會(huì)議策劃者一般可分為協(xié)會(huì)會(huì)議策劃者、公司會(huì)議策劃者兩大類。有些會(huì)議策劃者最開(kāi) 始是從事公司的行政管理工作， 主管會(huì)議的策劃。 另一些則是協(xié)會(huì)管理公司的雇員， 負(fù)責(zé)某 個(gè)協(xié)會(huì)的會(huì)議策劃工作。 會(huì)議策劃者是會(huì)議產(chǎn)業(yè)的買家， 他們負(fù)責(zé)租用會(huì)議所需的場(chǎng)地和簽 約相關(guān)的服務(wù)。 會(huì)展業(yè)是一個(gè)年輕的行業(yè)，對(duì)會(huì)議、活動(dòng)和展覽會(huì)的研究才剛剛起步，前后才不過(guò) 50 年，所以會(huì)議策劃者的出身也各不相同。 許多會(huì)議策劃者的前身是公司或協(xié)會(huì)某負(fù)責(zé)人的私人助理或秘書(shū)，該負(fù)責(zé)人分管會(huì)議和 展覽會(huì)方面的工作， 如召集總經(jīng)理年度大會(huì)

3、或股東年度大會(huì)。 這些負(fù)責(zé)人一般會(huì)把這項(xiàng)工作 交由私人助理具體負(fù)責(zé)。 隨著私人助理對(duì)會(huì)議策劃的了解和熟悉， 他們逐漸開(kāi)始負(fù)責(zé)策劃更 多的會(huì)議，最終，會(huì)議策劃就成了他們的全職工作。 還有一些會(huì)議策劃者的職業(yè)生涯起始于公司的旅游部門(mén)。出于偶然的機(jī)會(huì)，這個(gè)部門(mén)的 一名工作人員被要求負(fù)責(zé)策劃某一公司的所有會(huì)議， 因?yàn)檫@樣可以使公司降低成本。 目前隨 著會(huì)展業(yè)的迅速發(fā)展， 一些專門(mén)的會(huì)議公司、 會(huì)展公司應(yīng)運(yùn)而生， 他們擁有一批訓(xùn)練有素的 職業(yè)策劃人 ，為會(huì)議提供一攬子全程服務(wù)。 會(huì)議業(yè)有哪些供應(yīng)商 會(huì)展行業(yè)的供應(yīng)商很多。 供應(yīng)商是指能提供場(chǎng)所、 地點(diǎn)、 會(huì)展中心、 目的地、 交通工具、 食

4、品及飲料、酒店住宿、娛樂(lè)等會(huì)議所需服務(wù)的個(gè)人或公司。 供應(yīng)商通?？梢苑譃槿箢悾? A、場(chǎng)所 B、目的地 C、其他 場(chǎng)所 場(chǎng)所包括酒店、會(huì)展中心、會(huì)議中心、學(xué)院、大學(xué)、學(xué)術(shù)中心、市政廳或民政中心，當(dāng) 然還包括一些獨(dú)有的場(chǎng)所。其中酒店占絕大部分， 特別是對(duì)于公司會(huì)議而言。此外，雖然現(xiàn) 在許多酒店內(nèi)部都設(shè)有會(huì)議中心， 但有些會(huì)議規(guī)模較大， 可能同時(shí)需要一個(gè)會(huì)展中心和數(shù)家 酒店。 目的地 目的地供應(yīng)商的范圍較廣，一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)城市都有場(chǎng)所可供會(huì)議使用。在美國(guó)，很 多目的地設(shè)有會(huì)議和旅游者管理局（簡(jiǎn)稱 CVB ）幫助會(huì)議策劃者選擇合適的開(kāi)會(huì)地點(diǎn)。沒(méi) 有會(huì)議和旅游者管理局的目的

5、地則會(huì)聘請(qǐng)當(dāng)?shù)氐纳虝?huì)來(lái)做這項(xiàng)工作。 會(huì)議競(jìng)標(biāo)已成為很多目 的地的大宗生意，并受到政府關(guān)注。 其他 會(huì)展業(yè)必須依靠很多供應(yīng)商提供不同的服務(wù)來(lái)滿足會(huì)議策劃者的需要。其他的供應(yīng)商包 括： A、運(yùn)輸（飛機(jī)、出租車、巴士） B、電信公司 C、視聽(tīng)設(shè)備公司 D 、娛樂(lè)機(jī)構(gòu) E、發(fā)言人 F、花商 G、目的地管理公司 H 、活動(dòng)策劃?rùn)C(jī)構(gòu) I、會(huì)議承包商 J、貨物運(yùn)轉(zhuǎn)運(yùn)商 K、裝飾商等等 會(huì)議策劃人應(yīng)達(dá)到哪些要求？ 會(huì)議籌劃者的角色是多面的， 他們要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。 具體來(lái)說(shuō)， 他們應(yīng)具備 以下特點(diǎn)： A、善于與人共事 B、善于解決問(wèn)題 C、善于注意小節(jié) D 、

6、善于與人協(xié)商 E、能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜 F、熟悉酒店運(yùn)作 G、能夠安排恰倒好處的菜單 H 、能夠熟練操作電腦 I、能夠熟練地與視聽(tīng)服務(wù)公司打交道 J、能妥善接待貴賓和外國(guó)客人 K、熟知各種禮儀 L、行事果斷、執(zhí)著 會(huì)議策劃人的任務(wù)有哪些？ 一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議策劃人需要做以下工作： A、制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo) B、制定會(huì)議議程 C、了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況 D 、選擇或提議合適的場(chǎng)所 E、檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施 F、安排交通事宜 G、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng) H 、招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員 I、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算

7、安排有關(guān)工作 J、確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排 K、視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施 L、與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運(yùn)輸公司、旅行社、視聽(tīng)服務(wù)公司） M 、確定印刷公司 N 、安排食品、飲料有關(guān)事宜 O 、討價(jià)還價(jià) P、同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系 會(huì)議工作流程 會(huì)前 A、與會(huì)議主辦方洽談 B、提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息。并制定完備的會(huì) 議預(yù)案書(shū)給會(huì)議方 C、派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂(lè)等相關(guān)方面的情 況。 D 、確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。 會(huì)中 A、會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、

8、會(huì)議室擺 放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。 B、會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。 C、會(huì)議場(chǎng)所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。 D 、會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問(wèn)是否有特殊要求。 E、會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。 F、會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。 G、會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。 H 、會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。 會(huì)后 A、結(jié)賬：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)賬

9、 B、資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。 第一節(jié)會(huì)議策劃 課堂分析： 會(huì)議的策劃必須反映出會(huì)議目標(biāo)及與會(huì)者的特點(diǎn)。雖然這里看似理所當(dāng)然，但是會(huì) 議主辦者卻往往從策劃開(kāi)始入手。 主辦者準(zhǔn)備開(kāi)某個(gè)會(huì)議， 覺(jué)得該會(huì)議很有意義， 于是要求 承辦者策劃出一個(gè)方案， 因?yàn)椴邉潟?huì)議需要做很多工作， 而一個(gè)人是不能獨(dú)立完成的。 那么 策劃這個(gè)會(huì)議的成員一定要求有豐富的經(jīng)驗(yàn)、策劃能力和清醒的頭腦來(lái)完成這個(gè)策劃項(xiàng)目。 一、理解會(huì)議策劃的要素 會(huì)議策劃要明確 5w1h 方法： 5W1H 分析法也叫六何分析法，是一種思考方法，也可以說(shuō)是一種創(chuàng)造技法。是對(duì)選定 的項(xiàng)目、工序

10、或操作，都要從原因（ why ） 、對(duì)象（ what ） 、地點(diǎn)（ where ） 、時(shí)間（ when ） 、 人員（ who ） 、方法（ how ）等六個(gè)方面提出問(wèn)題進(jìn)行思考。這種思考辦法，可使思考的內(nèi) 容深化、科學(xué)化。 取消 就是看現(xiàn)場(chǎng)能不能排除某道工序，如果可以就取消這道工序。 合并 就是看能不能把幾道工序合并，尤其在流水線生產(chǎn)上合并的技巧能立竿見(jiàn)影地改善 并提高效率。 改變 如上所述，改變一下順序，改變一下工藝就能提高效率。 簡(jiǎn)化 將復(fù)雜的工藝變得簡(jiǎn)單一點(diǎn)，也能提高效率。 無(wú)論對(duì)何種工作、工序、動(dòng)作、布局、時(shí)間、地點(diǎn)等，都可以運(yùn)用取消、合并、改 變和簡(jiǎn)化四種

11、技巧進(jìn)行分析，形成一個(gè)新的人、物、場(chǎng)所結(jié)合的新概念和新方法。 情景設(shè)置 :根據(jù)小組展覽主體，策劃一個(gè)相關(guān)會(huì)議。 二、會(huì)議策劃的主要內(nèi)容和要求 --- 分析策劃書(shū)（附件 3 ） 策劃書(shū)的基本格式 一、策劃書(shū)名稱 盡可能具體的寫(xiě)出策劃名稱，如“X年X月XX活動(dòng)策劃書(shū)”，置于頁(yè)面中央，當(dāng)然可以寫(xiě)出正標(biāo)題后將此作 為副標(biāo)題寫(xiě)在下面。 二、活動(dòng)背景： 這部分內(nèi)容應(yīng)根據(jù)策劃書(shū)的特點(diǎn)在以下項(xiàng)目中選取內(nèi)容重點(diǎn)闡述；具體項(xiàng)目有：基本情況簡(jiǎn)介、主要執(zhí)行 對(duì)象、近期狀況、組織部門(mén)、活動(dòng)開(kāi)展原因、社會(huì)影響、以及相關(guān)目的動(dòng)機(jī)。其次應(yīng)說(shuō)明問(wèn)題的環(huán)境特征， 主要考慮環(huán)境的內(nèi)在優(yōu)勢(shì)、弱點(diǎn)、機(jī)會(huì)及威脅等因素

12、，對(duì)其作好全面的分析 （SWOT 分析 ） ，將內(nèi)容重點(diǎn)放 在環(huán)境分析的各項(xiàng)因素上，對(duì)過(guò)去現(xiàn)在的情況進(jìn)行詳細(xì)的描述，并通過(guò)對(duì)情況的預(yù)測(cè)制定計(jì)劃。如環(huán)境不 明，則應(yīng)該通過(guò)調(diào)查研究等方式進(jìn)行分析加以補(bǔ)充。 三、活動(dòng)目的、意義和目標(biāo)： 活動(dòng)的目的、意義應(yīng)用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言將目的要點(diǎn)表述清楚；在陳述目的要點(diǎn)時(shí)，該活動(dòng)的核心構(gòu)成或策 劃的獨(dú)到之處及由此產(chǎn)生的意義（經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)利益、媒體效應(yīng)等）都應(yīng)該明確寫(xiě)出?；顒?dòng)目標(biāo)要具體 化，并需要滿足重要性、可行性、時(shí)效性 四、資源需要： 列出所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，如教室或使用活動(dòng)中心都詳細(xì)列出。可以列為已有資源 和需要資源兩部分

13、。 五、活動(dòng)開(kāi)展： 作為策劃的正文部分，表現(xiàn)方式要簡(jiǎn)潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫(xiě)出每一點(diǎn)能設(shè)想 到的東西，沒(méi)有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當(dāng)加入統(tǒng)計(jì)圖表等；對(duì)策劃的各工 作項(xiàng)目，應(yīng)按照時(shí)間的先后順序排列，繪制實(shí)施時(shí)間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動(dòng)對(duì)象、相 應(yīng)權(quán)責(zé)及時(shí)間地點(diǎn)也應(yīng)在這部分加以說(shuō)明，執(zhí)行的應(yīng)變程序也應(yīng)該在這部分加以考慮。 這里可以提供一些參考方面：會(huì)場(chǎng)布置、接待室、嘉賓座次、贊助方式、合同協(xié)議、媒體支持、校園宣傳、 廣告制作、主持、領(lǐng)導(dǎo)講話、司儀、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、電子背景、燈光、音響、攝像、信息聯(lián)絡(luò)、技術(shù)支持、秩 序維持、衣著、

14、指揮中心、現(xiàn)場(chǎng)氣氛調(diào)節(jié)、接送車輛、活動(dòng)后清理人員、合影、餐飲招待、后續(xù)聯(lián)絡(luò)等。 請(qǐng)根據(jù)實(shí)情自行調(diào)節(jié)。 六、經(jīng)費(fèi)預(yù)算： 活動(dòng)的各項(xiàng)費(fèi)用在根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體、周密的計(jì)算后，用清晰明了的形式列出。 七、活動(dòng)中應(yīng)注意的問(wèn)題及細(xì)節(jié)： 內(nèi)外環(huán)境的變化，不可避免的會(huì)給方案的執(zhí)行帶來(lái)一些不確定性因素，因此，當(dāng)環(huán)境變化時(shí)是否有應(yīng)變措 施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應(yīng)急措施等也應(yīng)在策劃中加以說(shuō)明。 八、活動(dòng)負(fù)責(zé)人及主要參與者： 注明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位（如果是小組策劃應(yīng)注明小組名稱、負(fù)責(zé)人） 。 注意： 1 、本策劃書(shū)提供基本參考方面，小型策劃書(shū)可以直接填充；大型策劃書(shū)可以

15、不拘泥于表格，自行設(shè)計(jì)，力 求內(nèi)容詳盡、頁(yè)面美觀； 2、可以專門(mén)給策劃書(shū)制作封頁(yè)，力求簡(jiǎn)單，凝重；策劃書(shū)可以進(jìn)行包裝，如用設(shè)計(jì)的徽標(biāo)做頁(yè)眉，圖文并 茂等； 3、如有附件可以附于策劃書(shū)后面，也可單獨(dú)裝訂； 4、策劃書(shū)需從紙張的長(zhǎng)邊裝訂； 5、一個(gè)大策劃書(shū)，可以有若干子策劃書(shū)。 注： 1 、該策劃書(shū)格式由我和我的學(xué)生助手張志永共同完成，感謝他的辛勤勞動(dòng)； 2、本格式主要參閱書(shū)目類別為：營(yíng)銷策劃、項(xiàng)目管理和創(chuàng)業(yè)計(jì)劃指導(dǎo)書(shū)； 3 、 SWOT 分析是現(xiàn)代管理一種分析技術(shù)，我們認(rèn)為它的應(yīng)用領(lǐng)域廣泛，特將其引入大學(xué)活動(dòng)策劃； 4、項(xiàng)目尚不夠齊全，歡迎網(wǎng)友指出其中不足并做以補(bǔ)充，讓它的實(shí)

16、用性和易用性更強(qiáng)一些； （一）確定會(huì)議目標(biāo) 1. 明確切實(shí) 2. 時(shí)機(jī)條件成熟 3. 明確余個(gè)項(xiàng)目之間的關(guān)系，不能相互矛盾。 （二）確定會(huì)議議題 議題是會(huì)議所要討論的題目， 所要研究的課題， 或是所要解決的問(wèn)題。 議題必須具有必要性 和重要性， 又必須具有明確性和可行性。 會(huì)議圍繞這樣的議題展開(kāi)討論、進(jìn)行研究，才容易 取得共識(shí)或最后表決通過(guò)。 每次會(huì)議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過(guò)多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互 不相干的問(wèn)題放在同一會(huì)議上討論，使與會(huì)者的注意力分散，不利于解決問(wèn)題。 有些重大的代表會(huì)議，先由代表提出“提案” ，由秘書(shū)或秘書(shū)處匯總。再提交主席團(tuán)或

17、專門(mén)的“提案審查委員會(huì)”審議通過(guò)，才能成為列入會(huì)議議程的正式議題。 1 . 服從目標(biāo) 2 .立意要高 3 .處理好主題和議題關(guān)系 4 .高效 5 .表述準(zhǔn)確 6 .符合會(huì)議權(quán)限 （三）確定會(huì)議參加對(duì)象 與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式成員， 包括主持人， 也包括秘書(shū)， 但不包括在會(huì)場(chǎng)上的其他服務(wù) 人員。不同的會(huì)議，確定對(duì)象的內(nèi)容不同。 （四）會(huì)議發(fā)言 1 . 發(fā)言類型 2 .注意事項(xiàng) （五）會(huì)議規(guī)模 1. 效果 2 .效率 3 .場(chǎng)地 4 .成本 （六）會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址” 。既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。 為了使會(huì)議取得預(yù)期

18、效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。 國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素；專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特 征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開(kāi)， 以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。 小型的、 經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。選 擇會(huì)址，還要考慮會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。 1. 交通便利 2. 會(huì)議的設(shè)施和服務(wù) 3. 會(huì)議地點(diǎn)色彩 4. 營(yíng)造良好氣氛 （七）會(huì)議時(shí)間 會(huì)議時(shí)間有三種含義： A 一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間； B 二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)； C 三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。 會(huì)議召開(kāi)時(shí)間 某個(gè)會(huì)議什么時(shí)間召開(kāi)最合適 ?要考慮多種因素。 首先是

19、需要，如每周一次的工作例會(huì)，通常放在周末的下午， 一周即將結(jié)束，下一周就要開(kāi) 始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會(huì)議，宜于年初召開(kāi)，既利于總結(jié)上年的工作、生 產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過(guò)各種預(yù)算等。有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生 產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。 其次是可能， 即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。 如日本的有些企業(yè)召開(kāi)各部門(mén)干部匯報(bào) 會(huì)，常定在下班前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。 再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素。 會(huì)議需要時(shí)間 會(huì)議需要時(shí)間可長(zhǎng)可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會(huì)議組織 者應(yīng)盡可能準(zhǔn)

20、確地預(yù)計(jì)需要時(shí)間，在會(huì)議通知中寫(xiě)明，便于與會(huì)者有計(jì)劃地安排。 會(huì)議時(shí)間限度 每次會(huì)議時(shí)間最好不超過(guò)一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。 1 . 時(shí)機(jī)是否成熟、議題是否能完成、盡量壓縮成本 2 .準(zhǔn)備工作是否能完成，是否有時(shí)間提交相關(guān)材料 3 .符合當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗和宗教習(xí)慣 （八）策劃會(huì)議的日程、議程和程序 分析案例 --- 會(huì)議議程、日程、程序范例 （九）會(huì)議公關(guān)與宣傳 1 . 公關(guān)和宣傳時(shí)間 2 .方法 課后小結(jié)： 總結(jié)和梳理所學(xué)的內(nèi)容 課堂練習(xí)： 會(huì)議策劃 附件 3 ：北戴河旅游會(huì)議策劃書(shū) 一、會(huì)議名稱： 二、會(huì)議時(shí)間： 2008 年 8 月 25 日至

21、 30 日 三、會(huì)議地點(diǎn)：北戴河酒店 四、會(huì)議人數(shù)： 100 人 五、會(huì)議行程安排 第一天：X X月X X日會(huì)議組代表報(bào)到入住酒店 本日服務(wù)項(xiàng)目 A、我公司將派人協(xié)助會(huì)務(wù)組人員一同在接待與會(huì)務(wù)人員回酒店； B、提供會(huì)議報(bào)到臺(tái)，并有專人協(xié)助會(huì)務(wù)組分發(fā)資料，辦理相關(guān)入住手續(xù)； C、相對(duì)集中的房間安排，提早領(lǐng)出房卡； 第二天：XX月XX日全體正式會(huì)議 07 ： 30 叫醒 08 ： 00— 08 ： 30 自助早餐 08 ： 30— 09 ： 40 會(huì)議 09 ： 40— 09 ： 55 會(huì)間茶點(diǎn) 09 ： 55— 12 ： 00 會(huì)議 12 ： 00— 13 ： 30

22、 午餐 14 ： 00— 15 ： 45 會(huì)議 15 ： 45 — 15 ： 55 會(huì)議茶點(diǎn) 15 ： 55— 18 ： 00 會(huì)議 18 ： 00— 20 ： 00 酒店晚餐 第三天旅游考察（具體行程、天數(shù)請(qǐng)參考本網(wǎng)站的旅游線路，價(jià)格另議） 六、酒店費(fèi)用報(bào)價(jià)： A、海灘大酒店海景房：200元/間/晚（凈價(jià)） B、餐費(fèi)：480元/人X80人=38400 元（餐費(fèi)含酒水，10人/席菜單另附） 第二天：午餐費(fèi) 80 元/ 人會(huì)議晚餐 80 元/人 第三天：會(huì)議午餐 80 元 /人會(huì)議晚餐 80 元/人 第四天：旅游午餐 40 元/人海鮮晚宴 120 元/ 人 C、會(huì)議室費(fèi)用

23、：4340元/天 100 人會(huì)議室租金： 3000 元/天（場(chǎng)租含屏幕、白板、紙筆、礦泉水、指示牌） 橫幅： 300 元/ 幅（歡迎橫幅、會(huì)議室橫幅） 參考：茶點(diǎn) 35 元/人、集體合影 5 元/人電腦投影儀 1000 元/天 七、旅游費(fèi)用（按具體行程另計(jì)） 費(fèi)用含景點(diǎn)第一門(mén)票、旅游空調(diào)車、導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)、旅行社責(zé)任險(xiǎn)等。 八、車站、機(jī)場(chǎng)接送機(jī)費(fèi)（按實(shí)際趟數(shù)結(jié)算） ： 45 座空調(diào)大巴車 500 元/趟 30 — 33 座空調(diào)大巴車 300 — 400 元/趟 22 座空調(diào)中巴車 250 元/趟 12 座空調(diào)面包車 150 元/趟 九、本公司票務(wù)中心代訂機(jī)、車、船票業(yè)務(wù)。 十、我公司可根據(jù)客人的要求可安排各種娛樂(lè)活動(dòng)。 備注：以上行程為例子，可根據(jù)貴公司要求進(jìn)行調(diào)整！按實(shí)際發(fā)生費(fèi)用結(jié)算。 第二節(jié)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理