[檔案管理,事業(yè)單位,想法]對事業(yè)單位檔案管理的幾點想法

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1、對事業(yè)單位檔案管理的幾點想法 摘 要：隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，我國事業(yè)單位的改革也在不斷地深入進行，但是目前事業(yè) 單位的檔案管理還存在著很多問題，這些問題不同程度地影響了事業(yè)單位工作的進行與發(fā) 展，同時也會影響到經(jīng)濟社會服務(wù)功能的發(fā)揮。如何做好檔案管理工作是當(dāng)前每個事業(yè)單 位都在面臨的問題。本文通過對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進行闡述，并提出相對的解 決措施。 關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化； 隨著經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位發(fā)生了根本變革。但是，計劃經(jīng)濟時期產(chǎn)生的事業(yè) 檔案管理體制卻沒有隨之發(fā)生變化，它與新型制度發(fā)生了激烈的碰撞，使得相當(dāng)數(shù)量的事 業(yè)檔案工作一直處于被動局面，受到嚴重削

2、弱。檔案管理的安全問題日趨嚴重，加強檔案 管理安全刻不容緩。 一、檔案管理的概況 檔案管理包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。其中包括：檔 案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編 輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。 由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分 檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)乂下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管 理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)乂分信息加工和信息輸出 兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出

3、由提供閱覽、 復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子 系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu) 產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié) 構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機 整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。 二、事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題 (-)相關(guān)人員對檔案管理工作重視程度不夠 人事檔案因其內(nèi)容的特殊性，一方面增加了它的神秘性，同時乂很少被外界所了解，在實 際工作中很容易被忽視，即

4、使是人事部門也存在著“說起來重要，做起來次要；用起來需 要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象。 近年來，事業(yè)單位進行用人制度改革，實行崗位聘用制，壓縮人員編制，人事檔案大多都 由組織或人事部門干部兼管，而沒有像其他類別的檔案那樣設(shè)置專職檔案人員進行管理， 由此造成了檔案管理的隨意性。人事檔案的整理、審核、鑒定工作只是事到臨頭才去做， 而不能將工作關(guān)口前置，按要求進行整理。人事部門除了利用已掌握的數(shù)據(jù)材料外，對部 分重要信息的查實與確認，不得不直接查閱人事檔案。然而，在利用人事檔案的過程中， 許多過去不曾注意的問題浮出水面，從而使人事檔案工作不得不面臨新的挑戰(zhàn)。 （二）人事檔案管理相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平不高、配

5、套設(shè)施較差。 事業(yè)單位檔案管理工作多使用兼職或借調(diào)人員，新員工較多，變動頻繁。工作人員很少參 加檔案管理培訓(xùn)，檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟練，管理手段較陳舊， 配套設(shè)施較差，對檔案管理工作精力投入十分有限。有些單位沒有配備專門的檔案室，而 且存放檔案的地方較為狹窄，配套設(shè)備不健全，從而引起檔案材料損壞丟失的現(xiàn)象時有發(fā) 生，人事檔案的整潔、完整和安全受到嚴重破壞。另外，人事檔案整理基本采用手工模式, 由于個人原始文件頻繁調(diào)用，導(dǎo)致原始紙張變舊發(fā)黃、褪色變色等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影 響到人事檔案的完整性、安全性和美觀性。 （三）信息技術(shù)在人事檔案管理工作中應(yīng)用不足。 傳統(tǒng)人事檔案

6、管理工作中，人事檔案信息的收集、整理和利用主要由各事業(yè)單位人力資源 部門來完成?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位在人事檔案管理工作中尚未引進先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)，信息技術(shù)在檔案資料檢索中應(yīng)用匱乏，調(diào)檔查閱仍習(xí)慣采用手工操作模式，既不利于 檔案的保管，又影響工作效率。 三、對加強事業(yè)單位檔案管理工作的建議 （-）單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來 對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、 指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作 實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進一步推

7、進人事檔案工作制度化、 規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。 （二）加強檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)。要建立堅固的防火、防潮專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案 柜；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防 高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。 （三）加強人事檔案管理人員隊伍自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。各級組織人事 部門要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作。主管部門應(yīng) 定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實實地做好 本職工作。 （四）加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信

8、息資源庫，合理利用各 種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以 達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行 計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算 機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙 質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。 四、結(jié)束語 總之，在事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展中，其受到的影響來自于制度與社會化，針對這一 改變檔案管理不可避免地出現(xiàn)了缺陷，因此必須利用多元化的措施對人員、制度、技術(shù)、 模式等進行調(diào)整完善，從而使事業(yè)單位的人事檔案管理可以適應(yīng)社會發(fā)展。