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1、探討煤炭企業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變
【摘要】現(xiàn)代社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展,企業(yè)的檔案管理工作也越來(lái)越重要。為了促進(jìn) 檔案管理匚作更大地發(fā)揮作用,檔案管理部門必須要轉(zhuǎn)變工作方式,促進(jìn)檔案管理的科學(xué) 化、合理化。
【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè);檔案管理;工作內(nèi)容
企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn),對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和人事任用具有重要的作用,為企業(yè)的 發(fā)展創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)效益,是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。在現(xiàn)階段,加強(qiáng)企業(yè)的檔案管 理,促進(jìn)檔案管理工作內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變,對(duì)于提高企業(yè)資源利用具有重要的意義。
一、實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的途徑
(-)實(shí)行企業(yè)檔案管理一體化。隨著高科技時(shí)代的
2、飛速發(fā)展,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的科學(xué) 化、現(xiàn)代化和一體化對(duì)于煤炭企業(yè)的檔案管理來(lái)說(shuō)是工作的重中之重。首先,對(duì)于加強(qiáng)企 業(yè)檔案一體化管理而言,檔案管理工作中要及時(shí)對(duì)各部門和各基層單位的生產(chǎn)情況、人事 調(diào)動(dòng)等信息進(jìn)行整理、歸檔,然后還要將各部門檔案進(jìn)行分類,建立企業(yè)檔案管理資源庫(kù), 保證各項(xiàng)資源都能夠全面、準(zhǔn)確地反映在檔案中。其次,還要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè), 隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)川和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及,企業(yè)的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔 案和電子文件的管理,就電子檔案的一體化建設(shè)來(lái)說(shuō),檔案管理部門更需要加強(qiáng)管理,完 善電子檔案的生成、傳遞、處理、存儲(chǔ)、查閱、收集等方面相關(guān)的規(guī)章制度,從而保障各 項(xiàng)工
3、作的有序運(yùn)行和安全運(yùn)行。最后,合理處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的工作關(guān)系, 保障二者完美結(jié)合,使檔案管理工作流程科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。
(二)檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變?,F(xiàn)今,大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行 檔案的記錄和保存工作,但是還是有一大部分記錄使用紙質(zhì)材料,當(dāng)前管理的模式依舊停 留在檔案管理早期手動(dòng)保存、查詢等等模式,這種管理模式不僅繁瑣、復(fù)雜,浪費(fèi)企業(yè)的 人力資源,而且對(duì)于檔案的保存、傳遞等都產(chǎn)生不便。且紙質(zhì)材料容易受環(huán)境條件損毀, 也不利于檔案的長(zhǎng)久保存,可能會(huì)造成檔案材料的缺失和內(nèi)容失真。陳舊的檔案管理模式 對(duì)于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產(chǎn)生了一定的影響,
4、所以,要實(shí)現(xiàn)煤炭企 業(yè)檔案優(yōu)化管理,首先要做得就是對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展,檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級(jí),為了促進(jìn)我國(guó)檔案建設(shè)與時(shí) 代接軌,與國(guó)際信息接軌,必須與時(shí)俱進(jìn),推進(jìn)檔案信息化管理,采取現(xiàn)代化、信息化的 管理方式,利用信息資源,以達(dá)到更快捷、更準(zhǔn)確、更科學(xué)地為人事工作提供全方位的優(yōu) 質(zhì)服務(wù)。首先,健全檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng),將企業(yè)中的檔案信息錄入系統(tǒng),便于部門進(jìn)行高 效查詢。其次,積極開(kāi)發(fā)利用本地區(qū)信息資源,各部門聯(lián)合組建本地區(qū)人才信息庫(kù),為各 部門提供詳細(xì)的人才信息,為用人單位選才發(fā)揮效力。再次,實(shí)現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的 聯(lián)合,將紙質(zhì)檔案與信息系統(tǒng)、各項(xiàng)登記聯(lián)系
5、起來(lái),互相核對(duì),找出檔案內(nèi)容不完整、不 規(guī)范之處,及時(shí)修正,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。
(三)檔案管理和排放方式的合理。現(xiàn)階段檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案管理為主,是檔案管 理中的基本工作,由于各生產(chǎn)單位上交檔案的時(shí)間不規(guī)范,造成檔案歸檔時(shí)間不一,檔案 管理工作也就相對(duì)有了一定的難度,一般而言,檔案管理人員都是在歸檔時(shí)憑經(jīng)驗(yàn)在每一 個(gè)全宗之后預(yù)留出位置,排放以后所接收的檔案,這極不利于檔案的科學(xué)管理,隨著計(jì)算 機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用,檔案排放也可以充分利用計(jì)算機(jī)編制檔案實(shí)體存放索引,使得索引能 夠及時(shí)顯示出檔案的排放位置,這樣既可以減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān),提高檔案管理的工 作效率,也可以讓檔案排放管理變得更
6、加簡(jiǎn)單和靈活。此外,隨著數(shù)字化檔案管理應(yīng)用的 實(shí)現(xiàn),檔案管理也可以更加靈活多樣,實(shí)現(xiàn)檔案在分散或集中時(shí)的有效控制,從而保障檔 案排放和查詢更加快速化和便捷化。
二、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的意義
首先,加強(qiáng)對(duì)煤炭企業(yè)的檔案管理可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理方 式的轉(zhuǎn)變,檔案管理工作在日常工作的基礎(chǔ)上,可以提高檔案管理水平,提升檔案信息資 源的有效利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。
其次,在實(shí)踐方面,將現(xiàn)代的管理理念運(yùn)用于煤炭企業(yè)檔案管理工作實(shí)踐中,可以有效提 高企業(yè)中對(duì)檔案管理應(yīng)用率不高、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理不到位等問(wèn)題,為檔案工 作的有序開(kāi)展提供了新的指導(dǎo)方向,為我國(guó)企業(yè)檔案工作的健康發(fā)展提供了新的思路和路 徑。
再次,實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理可以提高企業(yè)發(fā)展決策的科學(xué)性。檔案管理涵蓋了企業(yè)的 生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、人事等各個(gè)方面,積極發(fā)揮企業(yè)的檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理決策中的重 要作用,可以減少?zèng)Q策風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)管理的科學(xué)化。