第01講 你適合做文秘嗎

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1、 文秘人員職業(yè)化訓(xùn)練教程文秘人員職業(yè)化訓(xùn)練教程1課程目標(biāo)課程目標(biāo)n學(xué)會(huì)如何保持專業(yè)形象及商務(wù)禮儀n掌握溝通、時(shí)間管理、緩解工作壓力等職業(yè)技巧n掌握公文寫作、會(huì)議籌劃與管理的基本方法n學(xué)會(huì)如何高效處理辦公室事務(wù)2課程簡介課程簡介n第一講 你適合做文秘人 員嗎n第二講 文秘人員職業(yè)形 像設(shè)計(jì)n第三講 現(xiàn)代商務(wù)禮儀n第四講 溝通技巧訓(xùn)練n第五講 文秘的時(shí)間管理n第六講 如何緩解工作壓力n第七講 辦公室事務(wù)n第八講 口才訓(xùn)練與電話技巧n第九講 會(huì)議的籌劃與管理n第十講 公文寫作技巧n第十一講 辦公室溝通n第十二講 接待工作技巧3上課守則上課守則n積極參與，勇于發(fā)問n細(xì)心聆聽，不要忙于做筆記，會(huì)有時(shí)間安

2、排或會(huì)派發(fā)相關(guān)資料n要守時(shí)n將手機(jī)、BB機(jī)調(diào)至靜音狀態(tài)4第一講第一講 你適合做文秘嗎？你適合做文秘嗎？5課程安排課程安排q 什么樣的人員適合做文秘人員什么樣的人員適合做文秘人員q 文秘人員需要具備什么樣的能力文秘人員需要具備什么樣的能力q 文秘人員需要掌握的專業(yè)技能文秘人員需要掌握的專業(yè)技能q 文秘人員的主要工作文秘人員的主要工作6所謂所謂“文秘人員文秘人員”n包括機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)包括機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、文秘人員等文秘人員等7游戲：心目中的你游戲：心目中的你n請(qǐng)請(qǐng)?jiān)u出我們班里你認(rèn)為最適合做評(píng)出我們班里你認(rèn)為最適合做文秘人員的同

3、學(xué)文秘人員的同學(xué)n至少列出五條原因至少列出五條原因8什么樣的人適合做文秘人員什么樣的人適合做文秘人員n個(gè)人條件個(gè)人條件n個(gè)性要求個(gè)性要求n品質(zhì)要求品質(zhì)要求9（一）個(gè)人條件（一）個(gè)人條件n學(xué)歷學(xué)歷n性別性別n年齡年齡n外貌外貌n體質(zhì)體質(zhì)n視力視力n聽力聽力10男人適合做行政文秘工作嗎？討論：討論：11n形式：自由組合，兩組辯論形式：自由組合，兩組辯論n時(shí)間：時(shí)間：3-5分鐘分鐘n步驟：步驟：n自愿組合成自愿組合成“正方正方”與與“反方反方”n先請(qǐng)雙方各派代表闡述論點(diǎn)先請(qǐng)雙方各派代表闡述論點(diǎn)n然后，雙方自由辯論然后，雙方自由辯論n每人發(fā)言時(shí)間限制在每人發(fā)言時(shí)間限制在2-3分鐘分鐘討論討論12（一）

4、個(gè)人條件（一）個(gè)人條件n學(xué)歷學(xué)歷n性別性別n年齡年齡n外貌外貌n體質(zhì)體質(zhì)n視力視力n聽力聽力13（二）個(gè)性要求（二）個(gè)性要求n守時(shí)守時(shí)n謹(jǐn)慎謹(jǐn)慎n熱情熱情n合群合群n服從服從n自信自信n機(jī)智機(jī)智n勤快勤快n整潔整潔n自制自制n興趣興趣14（三）品質(zhì)要求（三）品質(zhì)要求n忠誠忠誠n負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)n正派正派n廉潔廉潔n誠實(shí)誠實(shí)n謙遜謙遜15文秘人員需要具備什么樣的能力文秘人員需要具備什么樣的能力n辦事能力辦事能力n溝通能力溝通能力16（一）辦事能力（一）辦事能力n操作能力操作能力n寫作能力寫作能力n閱讀概括能力閱讀概括能力n編輯校對(duì)能力編輯校對(duì)能力n統(tǒng)計(jì)分析能力統(tǒng)計(jì)分析能力17（二）溝通能力（二）溝通能力

5、n交際能力交際能力n口頭表達(dá)能力口頭表達(dá)能力n協(xié)調(diào)能力協(xié)調(diào)能力n組織能力組織能力18文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表一）文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表一）序號(hào)序號(hào)專業(yè)技能名稱專業(yè)技能名稱具體解釋具體解釋1 秘書必須掌握的最基本的技能，是使用打字機(jī)秘書必須掌握的最基本的技能，是使用打字機(jī)或電腦等設(shè)備的必備能力?；螂娔X等設(shè)備的必備能力。2 用各種記音符號(hào)和縮寫符號(hào)代替字母、詞或短用各種記音符號(hào)和縮寫符號(hào)代替字母、詞或短語迅速記錄語言的一種方法。語迅速記錄語言的一種方法。3 是秘書必須掌握的一種最重要的技能?？梢泽w是秘書必須掌握的一種最重要的技能?？梢泽w現(xiàn)秘書的文字功底和駕馭語言的能力?，F(xiàn)秘書的文字功

6、底和駕馭語言的能力。4 在文稿正式付印之前對(duì)文稿做的各種整理和加在文稿正式付印之前對(duì)文稿做的各種整理和加工工。5 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。打字打字速記速記寫作寫作編輯編輯歸檔歸檔19文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表二）文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表二）序號(hào)序號(hào)專業(yè)技能名稱專業(yè)技能名稱具體解釋具體解釋6 運(yùn)用定量研究的方法，其中包括運(yùn)用數(shù)字來說運(yùn)用定量研究的方法，其中包括運(yùn)用數(shù)字來說明問題。明問題。 7 處理書面信息經(jīng)常需要若干份副本，所以要求處理書面信息經(jīng)常

7、需要若干份副本，所以要求秘書掌握此項(xiàng)技能。秘書掌握此項(xiàng)技能。8 主要指使用電話、電傳和傳真設(shè)備主要指使用電話、電傳和傳真設(shè)備。 9 使用辦公領(lǐng)域最先進(jìn)、最重要的設(shè)備的能力，使用辦公領(lǐng)域最先進(jìn)、最重要的設(shè)備的能力，主要用于處理信息。主要用于處理信息。 統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì) 復(fù)制復(fù)制使用電信設(shè)備使用電信設(shè)備操作電腦操作電腦20文秘人員的主要工作文秘人員的主要工作n輔助決策工作輔助決策工作n信息工作信息工作n文書工作文書工作n會(huì)務(wù)工作會(huì)務(wù)工作n文書立卷和檔案管理工作文書立卷和檔案管理工作n查辦工作查辦工作n行政事務(wù)工作行政事務(wù)工作n上司交辦的其他工作上司交辦的其他工作21文秘人員的主要工作（表一）文秘人員的主要

8、工作（表一）工工 作作具具 體體 內(nèi)內(nèi) 容容輔助決策輔助決策決策是上司的責(zé)任，秘書不可替代，但是在上司決策過程中，決策是上司的責(zé)任，秘書不可替代，但是在上司決策過程中，秘書要發(fā)揮輔助作用。秘書要發(fā)揮輔助作用。信息工作信息工作秘書必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣秘書必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對(duì)信息及時(shí)整理、篩選、加工、利用和泛地從多方面收集信息，并對(duì)信息及時(shí)整理、篩選、加工、利用和儲(chǔ)存。儲(chǔ)存。文書工作文書工作文書是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，文書是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，

9、也是秘書重要的經(jīng)常性工作，包括收文的處理和發(fā)文的撰擬。也是秘書重要的經(jīng)常性工作，包括收文的處理和發(fā)文的撰擬。會(huì)務(wù)工作會(huì)務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會(huì)議，都有大量的會(huì)務(wù)工作，通常由秘書部門承辦。凡有一定規(guī)模的會(huì)議，都有大量的會(huì)務(wù)工作，通常由秘書部門承辦。大型會(huì)議則可設(shè)專門的會(huì)議機(jī)構(gòu)，原有的秘書部門參與其中，常成大型會(huì)議則可設(shè)專門的會(huì)議機(jī)構(gòu)，原有的秘書部門參與其中，常成為會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。為會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。公關(guān)工作公關(guān)工作這是一項(xiàng)直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，這是一項(xiàng)直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、投訴、建議的處理等。對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、投訴、建議的處理

10、等。22工工 作作具具 體體 內(nèi)內(nèi) 容容檔案工作檔案工作 單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。 查辦工作查辦工作單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。 行政事務(wù)工行政事務(wù)工作作包括財(cái)務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、車輛管理及接待工作。包括財(cái)務(wù)管理、生活管理、環(huán)境

11、管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的上司交辦的其他工作其他工作這種工作帶有臨時(shí)性和偶發(fā)性，有時(shí)也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找這種工作帶有臨時(shí)性和偶發(fā)性，有時(shí)也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨時(shí)任務(wù)等。這也是秘書的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。時(shí)任務(wù)等。這也是秘書的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。文秘人員的主要工作（表二）文秘人員的主要工作（表二）23小小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表一）測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表一）序序號(hào)號(hào)檢測(cè)內(nèi)容檢測(cè)內(nèi)容良良一一般般差差1良好的文字處理能力，字體

12、優(yōu)美，書寫工整。良好的文字處理能力，字體優(yōu)美，書寫工整。 2良好的口頭表達(dá)能力，如得體地應(yīng)對(duì)電話。良好的口頭表達(dá)能力，如得體地應(yīng)對(duì)電話。 3善于與人溝通。善于與人溝通。 4隨機(jī)應(yīng)變能力強(qiáng)。隨機(jī)應(yīng)變能力強(qiáng)。 5能嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件。能嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件。 6能準(zhǔn)確理解上司的意圖。能準(zhǔn)確理解上司的意圖。 7能沉著處理緊急事件。能沉著處理緊急事件。 24小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表二）小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表二）序序號(hào)號(hào)檢測(cè)內(nèi)容檢測(cè)內(nèi)容良良一一般般差差8能代表經(jīng)理出席員工大會(huì)并講話，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)啬艽斫?jīng)理出席員工大會(huì)并講話，準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)經(jīng)理的意見。表達(dá)經(jīng)理的意見。 9 10經(jīng)理外出時(shí)

13、能主動(dòng)主持辦公室工作。經(jīng)理外出時(shí)能主動(dòng)主持辦公室工作。 11良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心。良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心。 12精力充沛。精力充沛。 13良好的安排時(shí)間的能力（如出差計(jì)劃與安排）良好的安排時(shí)間的能力（如出差計(jì)劃與安排） 14良好的記憶力，尤其對(duì)人名、地名、電話號(hào)碼良好的記憶力，尤其對(duì)人名、地名、電話號(hào)碼反應(yīng)迅速。反應(yīng)迅速。 及時(shí)將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。及時(shí)將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。 25小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表三）小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表三）序序號(hào)號(hào)檢測(cè)內(nèi)容檢測(cè)內(nèi)容良良一一般般差差15有組織觀念和團(tuán)隊(duì)精神。有組織觀念和團(tuán)隊(duì)精神。 16與同事及上司能融洽相處，并能從中

14、協(xié)調(diào)作用。與同事及上司能融洽相處，并能從中協(xié)調(diào)作用。 17能參與企業(yè)具體項(xiàng)目的開展。能參與企業(yè)具體項(xiàng)目的開展。 18積極主動(dòng)而非被動(dòng)工作。積極主動(dòng)而非被動(dòng)工作。 19懂辦公室內(nèi)財(cái)務(wù)管理。懂辦公室內(nèi)財(cái)務(wù)管理。 20知錯(cuò)能及時(shí)糾正。知錯(cuò)能及時(shí)糾正。 21知道何時(shí)征求上司的意見和給上司建議。知道何時(shí)征求上司的意見和給上司建議。 26小小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表四）測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表四）序序號(hào)號(hào)檢測(cè)內(nèi)容檢測(cè)內(nèi)容良良一一般般差差22能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找）能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找） 23有一定數(shù)學(xué)頭腦。有一定數(shù)學(xué)頭腦。 24會(huì)多種語言并且能適應(yīng)多國文化環(huán)境。會(huì)多種語言并且能適應(yīng)多國文化環(huán)境。 25求知欲強(qiáng)。求知欲強(qiáng)。 26掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用。掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用。 27能代替上司處理日常事務(wù)。能代替上司處理日常事務(wù)。 28獨(dú)立工作能力強(qiáng)。獨(dú)立工作能力強(qiáng)。 27文秘文秘年輕貌美身體年輕貌美身體好好能干會(huì)說不貪能干會(huì)說不貪功功28你適合做文秘嗎？ 謝謝大家！29