u實(shí)業(yè)有限公司內(nèi)部商議制度

寶信實(shí)業(yè)有限公司管理制度標(biāo)題內(nèi)部溝通制度文件編號BSGL0011版 次A/1發(fā)行日期2004年3月1日頁 碼共5頁 第6頁一、總則1、制定目的1.1建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通管道并形成制度。2、適用范圍2.1公司內(nèi)部涉及到文件溝通、會議溝通及其他形式溝通時均適用。3、管理權(quán)責(zé)3.1總經(jīng)理室權(quán)責(zé)3.1.1總經(jīng)理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會議資料的準(zhǔn)備,會議記錄，會議決議追蹤及呈報(bào)；3.1.2總經(jīng)理信箱（傳統(tǒng)信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈；3.1.3企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行；3.1.4公司決議事項(xiàng)和總經(jīng)理指令的通知、傳達(dá)；3.1.5有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。3.2各部門主管權(quán)責(zé)3.2.1出席要求參加的會議、執(zhí)行會議決議；3.2.2根據(jù)會議要求、上級指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達(dá)會議決議及公司的政策、規(guī)章、要求等；3.2.3定期或不定期向總經(jīng)理或分管副總作述職匯報(bào)，及相關(guān)業(yè)務(wù)狀況的呈報(bào)；3.2.4部門會議的通知、召集、會議資料的準(zhǔn)備、會議決議追蹤及呈報(bào)；3.2.5有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。二、內(nèi)容4、規(guī)定 4.1總則公司組織內(nèi)部的正常溝通管道有如下三種形式：4.1.1正式的文件(含文書)溝通4.1.2會議溝通(例行會議、臨時性會議)4.1.3非正式場合、形式的溝通(總經(jīng)理信箱、個別交談等)4.2文件(含文書)溝通4.2.1規(guī)章、制度類文件A、規(guī)定各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標(biāo)準(zhǔn)并經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核、批準(zhǔn)的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般不針對具體個人、具體時間，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必須遵循的基礎(chǔ)性制度；B、公司制訂的制度規(guī)章，由（總）經(jīng)理室頒布、發(fā)放。4.2.2聯(lián)絡(luò)、通知類文書A、進(jìn)行各種具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報(bào)等文書。一般適用期較短，針對性較具體，適用期過后，多數(shù)無保存價值或存檔年限短。另外，有些臨時性或試行性制度也可采用此類形式。B、各部門之間、公司內(nèi)部之間具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、知會等事宜辦理都可用聯(lián)絡(luò)單形式體現(xiàn)、傳遞。C、上級主管、上級部門的事項(xiàng)通知、指令的傳達(dá)、發(fā)布,也都可用聯(lián)絡(luò)單形式體現(xiàn)。4.2.3簽（呈）、報(bào)告、報(bào)表類文書A、下級呈報(bào)上級，下屬部門呈報(bào)直接主管部門、主管部門向公司或總經(jīng)理的述職報(bào)告，專項(xiàng)工作匯報(bào)、簽呈及各項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)表等，分為定期及不定期的呈遞；B、須定期呈報(bào)有：a. 生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、生產(chǎn)月報(bào)表、品質(zhì)分析報(bào)表、毛利預(yù)算表、財(cái)務(wù)收支預(yù)算、采購資金計(jì)劃表等；b. 業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)報(bào)表、銷售及費(fèi)用月計(jì)劃表及相關(guān)分析報(bào)告等；c. 財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、責(zé)任單位成本績效報(bào)告；d. 下級主管對上級主管的述職報(bào)告、工作報(bào)告。C、不定期呈報(bào)a. 專項(xiàng)工作報(bào)告；b. 具體事項(xiàng)呈報(bào)核準(zhǔn)的簽（呈）。4.2.4會議記錄類文書A、各類會議由主持人指定人員做會議記錄，（副）總經(jīng)理主持召集的會議原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)會議記錄；B、對會議決議涉及具體工作安排，須確認(rèn)追蹤結(jié)果，由會議記錄者形成決議事項(xiàng)追蹤表，經(jīng)主持人指定專人進(jìn)行追蹤、確認(rèn)。（副）總經(jīng)理主持會議的決議事項(xiàng)的追蹤、確認(rèn)除非總經(jīng)理另行指定，原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)；C、對會議決議涉及一般事項(xiàng)的規(guī)定須傳達(dá)、通知、知會的，由會議記錄者形成聯(lián)絡(luò)單，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，發(fā)放相關(guān)單位人員；D、重要會議的會議記錄，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，由會議記錄者復(fù)印分發(fā)或傳閱與會人員或相關(guān)人員。4.2.5文件溝通途徑說明A、審批、發(fā)布a. 公司性制度由（總）經(jīng)理室組織制訂，經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放；b. 各單位部門內(nèi)部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制訂，經(jīng)部門經(jīng)（副）理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放； 報(bào)批前須送（總）經(jīng)理室會審，確認(rèn)同公司相關(guān)制度無矛盾、抵觸。c. 發(fā)出的“聯(lián)絡(luò)單”須經(jīng)發(fā)出部門（單位）主管簽章確認(rèn)并抄送（復(fù)?。┥隙壷鞴?，須回復(fù)者須經(jīng)受文部門（單位）主管簽章確認(rèn)，并抄送（復(fù)?。┢渖隙壷鞴埽籨. 對會議記錄類的文書按本制度4.2.4.條款執(zhí)行；e. 對須張榜公布的公告、任命、通知等文書發(fā)布前：由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)審稿，必要時，上呈總經(jīng)理審閱(核)方可；f. 所有簽（呈）報(bào)告、報(bào)表均需層呈至上二級主管。B、發(fā)放記錄 a.對傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對象在傳閱記錄表簽章記錄；b.對正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門要求收件者在文件分發(fā)記錄表上簽收登錄；c.對聯(lián)絡(luò)單、決議事項(xiàng)追蹤表等的文書，必要時，發(fā)出部門可要求收文者在文件分發(fā)記錄表簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過處分。C、傳遞規(guī)定a. 文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“部門專用”字樣外，用不同顏色色標(biāo)區(qū)分文件性質(zhì)；b. “急件”使用紅色色標(biāo)，“密件”使用白色色標(biāo)，一般性呈閱文件使用黃色色標(biāo)，部門間傳遞文件或部門內(nèi)傳閱文件采用綠色色標(biāo)；c. 收文者在接收來文后需在規(guī)定的時間內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜，其中“急件”時限為1小時，其他文件為4小時；D、文件存檔由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一份。4.3會議溝通4.3.1會議類別A例行性會議； B臨時性會議。4.3.2例行性會議NO單位會議名稱周期會議目的時間地 點(diǎn)主持人參加人員01總公司月度經(jīng)營會議月1、 檢討總結(jié)上月經(jīng)營、管理狀況，分析績效指標(biāo)完成情況2、 設(shè)定下月經(jīng)營、管理重點(diǎn)，擬出工作計(jì)劃與重大決議3、 公司重大經(jīng)營、管理決策討論或發(fā)布每月第一個星期二晚7：00佳誠公司大會議室總經(jīng)理總經(jīng)理直屬各公司、各部門主管以及董事長、總經(jīng)理指定人員02總公司月度干部會議月每月第一個星期五晚7：00佳誠公司大會議室總經(jīng)理各科（室）主管或其職務(wù)代理人，以及總經(jīng)理指定參加人員03資金部財(cái)務(wù)會議周總結(jié)、分析總公司及各公司財(cái)務(wù)狀況每周六總公司四樓會議室董事長資金部及各公司會計(jì)人員04寶誠公司早會周宣傳、頒布有關(guān)事項(xiàng)每周一早上8:30寶誠公司辦公室副總經(jīng)理寶誠公司全體員工05寶誠公司業(yè)務(wù)會議周總結(jié)上周經(jīng)營狀況及本周工作計(jì)劃每周一早上寶誠公司辦公室副總經(jīng)理寶誠公司全體員工06弘通公司早會周工作安排每周一、周三、周五早上8:00弘通公司會議室進(jìn)出口部主管進(jìn)出口部全體員工07弘通公司檢討會周業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)溝通檢討每周六弘通公司會議室副總經(jīng)理進(jìn)出口部/財(cái)務(wù)室主管08佳誠公司早會周總結(jié)上周工作，明確改善方向，提出建議 周一早上7:30佳誠公司辦公室門前各部門主管輪流佳誠公司全體員工09佳誠公司產(chǎn)銷協(xié)調(diào)會議周增強(qiáng)部門之間信息溝通，提升配合度周一下午4：00佳誠公司大會議室業(yè)務(wù)部主管助理科長（含）以上及總經(jīng)理指定人員10佳誠公司客服經(jīng)營檢討會月相互交流，檢討和改善客戶服務(wù)指定時間佳誠公司大會議室業(yè)務(wù)部主管指定人員4.3.3臨時性會議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責(zé)主管依需要時動議召集4.3.4會議管理A、例行性會議如有變更原則上應(yīng)提前半個工作日通知，如無變更則不另行通知；B、臨時性會議原則上應(yīng)至少提前1小時通知參加人員；C、會議參加者必須準(zhǔn)時出席并簽到，因故無法到會者,事先須向主持人請假并取得許可，或派代理人出席(代理人應(yīng)向主持人報(bào)備)，遲到、早退者須向主持人報(bào)備,取得諒解及同意；D、會議應(yīng)事先明確主題，與會人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備(包括資料、數(shù)據(jù))；E、主持人應(yīng)控制會議時程，盡量在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議；F、會議決議的落實(shí)實(shí)施情況，應(yīng)作為下次會議議題之一；G、會議記錄按本制度4.2.4條款執(zhí)行。4.4非正規(guī)場合、形式的溝通4.4.1由（總）經(jīng)理室設(shè)置總經(jīng)理信箱，并負(fù)責(zé)定期的收集、呈遞總經(jīng)理；4.4.2除工作接觸外，各級主管應(yīng)定期或不定期與下屬進(jìn)行交談溝通，以增進(jìn)彼此了解，掌握各層次人員的動態(tài)信息，幫助決策層把握方向，適當(dāng)準(zhǔn)確地制定相關(guān)政策，原則上：A、總經(jīng)理、部門經(jīng)（副）理等直接部屬每個月應(yīng)有一次交談溝通，總經(jīng)理同下二級部屬，每季度應(yīng)有一次交談溝通；B、經(jīng)（副）理同直接部屬每周應(yīng)有一次交談、溝通，同其他部屬每月應(yīng)有一次交談、溝通。5、參考資料5.1人事管理制度6、附件6.1內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函6.2簽呈6.3會議記錄6.4工作事項(xiàng)追蹤表6.5傳閱記錄表6.6文件分發(fā)回收記錄表東 莞 寶 信內(nèi) 部 聯(lián) 絡(luò) 函聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)：受文者CC知會單位發(fā)文者核示核發(fā) 跨部門 部門內(nèi) 全公司 單位核準(zhǔn)：_ 主管_生效日期奉效準(zhǔn)日生效年 月 日簽 呈上級主管意見簽名/日期：會 議 記 錄會議名稱地 點(diǎn)會議時間 主持人核準(zhǔn)審核記錄出席人員缺席人員及缺席原因會議議程及發(fā)言內(nèi)容第 頁，共 頁工 作 事 項(xiàng) 追 蹤 表項(xiàng)次工作事項(xiàng)責(zé)任人工作目標(biāo)要求追蹤人進(jìn)度結(jié)果追蹤備注核準(zhǔn)： 審核： 作成：傳閱記錄表 發(fā)文單位：文件編號文件（資料）名稱版本/版次傳閱內(nèi)容要求閱讀人意見欄文件分發(fā)回收記錄表項(xiàng)次文件編號文件（資料）名稱版本/版次收文單位收文者份數(shù)發(fā)文日期回收單位回收者回收日期