縣高標(biāo)準基本農(nóng)田項目檔案資料管理實施細則.doc

目錄一、 檔案資料的定義二、 檔案管理原則三、 檔案分類1）、附表1 、項目資料的歸檔分類參照附表2）、按參建單位整理分類 1 、業(yè)主單位 2 、設(shè)計單位 3 、監(jiān)理單位 4、 施工單位 5 、運營管理單位 附表1、xx項目xx標(biāo)段單元工程變更工程量和投資預(yù)算對比表 附表2、xx項目xx標(biāo)段竣工工程量匯總表四、 資料組卷及編碼五、 檔案質(zhì)量要求附例表1 ：洪集鎮(zhèn)農(nóng)村土地整治示范項目施工標(biāo)段D階段技術(shù)性第7卷資料 附例表2 ：霍邱縣長集鎮(zhèn)基本農(nóng)田整理項目一卷資料的檔案盒面附例表3 ：霍邱縣長集鎮(zhèn)基本農(nóng)田整理項目一卷資料的卷內(nèi)目錄附例表4 ：霍邱縣長集鎮(zhèn)基本農(nóng)田整理項目一卷資料的卷內(nèi)備考表附例表5 ：霍邱縣眾心、長集鎮(zhèn)土地整理項目部分案卷目錄六、 檔案管理和要求 霍邱縣土地整理中心 2013年9月 一、 檔案資料的定義霍邱縣高標(biāo)準基本農(nóng)田項目檔案資料是指：從立項、可行性研究、設(shè)計、招標(biāo)、施工、決算審計、竣工驗收、后期管護等過程中形成的會議紀要、文件、表格、圖紙、報告等，并以文字、圖標(biāo)、聲像、電子等不同形式保存的資料二、 檔案管理原則（一）、真實性原則： 霍邱縣高標(biāo)準基本農(nóng)田項目檔案包括過去和現(xiàn)在項目管理工作中形成的各種項目資料，是當(dāng)前和今后項目管理的重要資料。因此，歸檔的材料必須真實可靠，不能擅自改變原始材料的內(nèi)容，更不能偽造資料。（二）、齊全性： 霍邱縣高標(biāo)準基本農(nóng)田項目工作包括：項目建設(shè)的工程量、工程質(zhì)量等外業(yè)方面，又包括：工程投資、工程概預(yù)算、資金撥付、工程移交和工程管護責(zé)任落實等內(nèi)業(yè)情況。若沒有完整的歸檔資料，全縣高標(biāo)準基本農(nóng)田項目的檢查、考評等工作就難以進行。因此，項目檔案資料要按照項目進度及時收集、歸檔，確保歸檔整理的齊全、完整。（三）、規(guī)范性原則：隨著全縣高標(biāo)準基本農(nóng)田項目實踐時間增長，檔案數(shù)量越來越多，作為查閱的資料和原始憑證，不僅要做到承上啟下，避免重復(fù)，更要做到查找快捷。因此，檔案要按統(tǒng)一規(guī)格歸檔，統(tǒng)一標(biāo)準分類，分類存放。三、檔案分類 （一）、按階段分類： 1、立項階段：立項申請報告及批復(fù)、查看與踏勘報告、可行性研究專家評審報告、可研編制合同、可行性研究報告、項目現(xiàn)狀與規(guī)劃圖、項目區(qū)實施前影像片、項目可研報告及圖件電子檔案等。 2、規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算階段：項目預(yù)算下達文件、規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算方案專家評審報告、規(guī)劃設(shè)計編制合同、規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算文件、項目設(shè)計圖冊、圖片、項目規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算報告及圖件電子檔案等。 3、施工準備階段：項目實施方案與批復(fù)、項目管理規(guī)章制度、項目領(lǐng)導(dǎo)組成立文件、會議紀要、項目開標(biāo)評標(biāo)定標(biāo)有關(guān)文件及招標(biāo)公告，項目中標(biāo)通知書、招投標(biāo)工作總結(jié)、施工、監(jiān)理合同、項目招標(biāo)文件、標(biāo)底和投標(biāo)書（中標(biāo)單位投標(biāo)書）、圖片及相關(guān)文件材料打造文檔等。 4、工程實施階段：開工報告及批復(fù)，施工過程中的來往文件，規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算方案變更方案申請與批準文件、施工月季進度報表及說明、歷次檢查及整改落實報告、施工質(zhì)量檢查、評定材料，單項工程交工驗收記錄、監(jiān)理規(guī)劃及細則、監(jiān)理檢查評定材料與工程建設(shè)情況月報、不定期檢查記錄、經(jīng)批準的規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算變更方案、項目實施過程和建成區(qū)影像、圖片及相關(guān)文件材料電子文檔。 5、竣工驗收階段：鄉(xiāng)鎮(zhèn)竣工驗收申請報告、竣工驗收組會議記錄、鄉(xiāng)鎮(zhèn)自查和初查報告、項目竣工報告、項目建設(shè)情況表、項目經(jīng)費收支情況表、項目投資預(yù)期效益表、土地復(fù)墾前后土地利用結(jié)構(gòu)變化情況表、竣工驗收圖、項目財務(wù)決算、工程復(fù)核和審計報告、項目工程監(jiān)理總結(jié)報告、土地權(quán)屬調(diào)整情況報告、項目投資效益分析報告、檔案整理報告、影像、圖片及電子文檔資料、工程移交資料、工程管護資料。 6、資金財務(wù)：資金支出管理有關(guān)規(guī)定、資金申請與審批來往文件、歷次檢查及整改落實報告、資金審計委托合同、資金支出憑證、會計賬簿、影像、圖片及電子文檔資料。 附表1： 項目資料的歸檔分類參照附表文件分類序號立卷內(nèi)容立項階段（A）1行政性立項申請報告及批復(fù)、察看與踏勘報告、可行性研究專家評審報告、可研編制合同等2技術(shù)性可行性研究報告、項目現(xiàn)狀與規(guī)劃圖3影像與電子資料項目區(qū)實施前影像片、項目可研報告及圖件電子檔案等規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算階段（B）1行政性項目預(yù)算下達文件、規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算方案評審報告、規(guī)劃設(shè)計編制合同等。2技術(shù)性規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算文件、項目設(shè)計圖冊。3影像與電子資料圖片、項目規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算報告及圖件電子檔案等。施工準備階段（C）1行政性項目實施方案與批復(fù)，項目管理規(guī)章制度，項目領(lǐng)導(dǎo)組成立文件，會議紀要，項目開標(biāo)評標(biāo)定標(biāo)有關(guān)文件及招標(biāo)公告，項目中標(biāo)通知書，招投標(biāo)工作總結(jié)，施工、監(jiān)理合同等。2技術(shù)性項目招標(biāo)文件，標(biāo)底和投標(biāo)書（中標(biāo)單位投標(biāo)書。3影像與電子資料此階段形成的圖片及相關(guān)文件材料電子文檔等。工程實施階段（D）1行政性開工報告及批復(fù)，施工過程中的來往文件，規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算方案變更方案申請與批準文件，施工月季進度表與說明，歷次檢查及整改落實報告等。2技術(shù)性施工質(zhì)量檢查、評定材料，單項工程交工驗收記錄，監(jiān)理規(guī)劃、細則，監(jiān)理檢查評定材料與工程建設(shè)情況月報，不定期檢查記錄，經(jīng)批準的規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算變更方案等。3影像與電子資料項目實施過程和建成區(qū)影像、圖片及相關(guān)文件材料電子文檔等?？⒐を炇针A段（E）1行政性市級竣工驗收申請表告、竣工驗收組會議記錄、市縣自查和初驗報告、工程移交資料、工程管護資料。2技術(shù)性項目竣工報告、項目建設(shè)情況表、項目經(jīng)費收支情況表、項目投資預(yù)期效益表、土地開發(fā)整理前后土地利用結(jié)構(gòu)變化情況表、竣工驗收圖、項目財務(wù)決算、工程復(fù)核和審計報告，項目監(jiān)理總結(jié)報告、土地權(quán)屬調(diào)整情況報告、項目投資效益分析報告、檔案整理報告。3影像與電子資料此階段形成的影像、圖片及電子文檔資料。資金財務(wù)（F）1行政性資金支出管理有關(guān)規(guī)定，資金申請與審批來往文件，歷次檢查及整改落實報告，資金審計委托合同。2技術(shù)性資金支出憑證，會計賬簿。3影像與電子資料此類工作中形成的影像、圖片及電子文檔資料。（二）、按參建單位整理分類 1、業(yè)主單位 （1）、立項文件及批復(fù)、踏勘報告、可行性研究專家評審報告、可研編制合同、工程測繪合同等（A階段行政性）。 （2）、測繪工作成果及報告、可行性研究報告、現(xiàn)狀與規(guī)劃圖（階段技術(shù)性）。 （3）、預(yù)算下達文件、規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算方案評審報告，規(guī)劃設(shè)計編制合同等（B階段行政性）。 （4）、規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算文件、項目設(shè)計圖冊（B階段行政性）。 （5）、實施方案與批復(fù)，項目管理規(guī)章制度，項目領(lǐng)導(dǎo)組成立文件，會議紀要，項目開標(biāo)評標(biāo)定標(biāo)有關(guān)文件及招標(biāo)公告，項目中標(biāo)通知書、招投標(biāo)工作總結(jié)，施工監(jiān)理合同等（C階段行政性）。 （6）、項目招標(biāo)文件、標(biāo)底和中標(biāo)單位投標(biāo)書（C階段技術(shù)性）。 （7）、規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算方案變更方案申請與批準文件等（D階段行政性），批準的規(guī)劃設(shè)計與預(yù)算變更方案、圖冊（D階段技術(shù)性）。 （8）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)自查和初驗報告、驗收組會議紀錄，工程移交管護資料（E階段行政性）， （9）、項目竣工報告、竣工驗收圖冊、項目財務(wù)決算、工程造價審核報告、監(jiān)理工作報告、設(shè)計工作總結(jié)報告、施工管理工作報告、土地權(quán)屬調(diào)整情況報告、投資效益分析報告、檔案整理報告等（E階段技術(shù)性）。 （10）、項目資金支出方面的資料（F資金財務(wù)）。 （11）、其他相關(guān)資料。2、設(shè)計單位 （1）、項目變更設(shè)計和預(yù)算、變更圖冊（有批準權(quán)機關(guān)的批復(fù)稿，D階段技術(shù)性）。 （2）、設(shè)計工作報告（單位工程驗收時上報業(yè)主單位存檔，E階段技術(shù)性）。 （3）、其他相關(guān)資料。 3、監(jiān)理單位 （1）、工程建設(shè)監(jiān)理工作報告（含監(jiān)理大記事）、（單位工程驗收時上報業(yè)主單位存檔E階段技術(shù)性）（2）、技術(shù)交底與圖紙會審等會議紀要，監(jiān)理通知（包括對應(yīng)的回復(fù)單）、監(jiān)理指令、聯(lián)系單及來往函件，監(jiān)理日志、旁站記錄、月報，不定期檢查記錄等（D階段行政性）。（3）、安全生產(chǎn)的監(jiān)理檢查記錄和安全生產(chǎn)事故處理文件資料，質(zhì)量問題與事故的處理資料，索賠文件資料的（D階段行政性）。（4）、監(jiān)理規(guī)劃和實施細則，平行檢測資料的（D階段技術(shù)性），（5）、工程質(zhì)量評估報告（D階段技術(shù)性）。（6）、工程影像資料。（7）、其他相關(guān)資料。4、施工單位 （1）、施工管理工作報告（含施工大事記）、（單位工程驗收時上報業(yè)主單位存檔、E階段技術(shù)性）。（2）、工程開工報告及批復(fù)，項目部組建文件，施工過程中的來往文件，施工日志、月報表及說明，歷次檢查及整改落實報告，重大事故處理記錄（D階段行政性）。（3）、分部、單位工程驗收申請及驗收鑒定書，工程竣工移交資料（D階段行政性）。（4）、單元工程變更匯總表，設(shè)計變更、洽商記錄等工程變更資料（D階段技術(shù)性）。（5）、施工質(zhì)量保證資料：各種原材料（土工試驗、砂、碎石、塊石、水泥、鋼筋、及鋼筋焊件等）送檢資料和混凝土、砂漿配合比資料，設(shè)備產(chǎn)品出廠資料、合格證檢驗報告單等，混凝土、砂漿試塊送檢檢測結(jié)果資料（D階段技術(shù)性）。（6）、單元工程、隱蔽工程及關(guān)鍵部位施工質(zhì)量評定資料（D階段技術(shù)性）。（7）、工程進度款支付資料（D階段技術(shù)性）。（8）、工程結(jié)算資料，原始收方記錄，隱蔽工程簽證（D階段技術(shù)性）。（9）、竣工圖紙（D階段技術(shù)性）。（10）、工程照片、施工錄像等（D階段技術(shù)性）。（11）、其他資料。5、運營管理單位 （1）、運營管理工作報告（單位工程驗收時上報業(yè)主單位存檔，E階段技術(shù)性）。 （2）、其他資料。（3）、另需填寫完善的表格 在單位工程驗收時施工單位還應(yīng)填寫以下表格，以利于項目變更和竣工驗收。 附表1： xxx項目x標(biāo)段單元工程變更工程量和投資預(yù)算對比表序號工程名稱單位原招標(biāo)工程量和預(yù)算變更后核定工程量和預(yù)算工程量增減投資增減工程編號規(guī)格/設(shè)計標(biāo)準工程數(shù)量單價（元）投資（萬元）工程編號規(guī)格/設(shè)計標(biāo)準工程數(shù)量單價（元投資（萬元）增加減少增加（萬元）減少（萬元）合計填表說明：1、工程編號應(yīng)與變更前后項目規(guī)劃保持一致，新增加的工程只填寫變更后編號。 2、規(guī)格/設(shè)計標(biāo)準欄填寫土地平整、溝渠、道路、泵站、構(gòu)筑物、機電設(shè)備等主要技術(shù)參數(shù)與材質(zhì)。 3、合計欄只填寫投資的合計數(shù)。 4、變更后工程單價確定方式在備注欄中說明。（此建議表一類單體一填或同一類單體必須放在一塊便于編寫變更材料時匯總統(tǒng)計，同時此表在完工結(jié)算時一并報設(shè)計單位利于出變更）附表2： xx項目x 標(biāo)段竣工工程量匯總表建 設(shè) 內(nèi) 容單位完工數(shù)完工工程量（m3）完工金額備注土地平整挖（填）方100m土方石方砼方表土剝離100m田?。玻?00m小計100m農(nóng)田水利工程蓄水工程1、新建座2、改擴建座小計座輸水工程1、斗農(nóng)渠千米（1）整治渠千米（2）襯砌渠千米2、斗農(nóng)溝千米（1）整治溝千米（2）襯砌溝千米小計千米配套建筑物1、路涵座2、閘座（1）新建座 （2）維修座（3）U型渠上閘座3、跌水座4、大塘進出水口座5、田間放水口座6、倒虹吸座7、橋座（1）機耕橋座（2）生產(chǎn)橋座8、蓄水池座小計座道路工程田間道1、新建米2、維修米3、泥結(jié)石硬化路米小計米生產(chǎn)道1、新建米小計米其他工程及費用合計四、資料組卷及編碼檔案文件組卷應(yīng)遵循下述要求： （一）、組卷方法：卷盒內(nèi)同一類型連續(xù)文件的排列嚴格按文件的時間自然形成規(guī)律排列，其排列原則： （1）文字材料按事項、專業(yè)順序排列，同一項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。 （2）圖紙按專業(yè)排列，現(xiàn)狀圖、規(guī)劃圖和竣工圖在前，施工圖在后，設(shè)計圖中同專業(yè)圖紙按圖號順序排列， （3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 （二）、編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：（1）卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編碼，每卷單獨編號，頁號從“1”開始，（2）頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在下角。（3）成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。（4）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號，（三）、卷內(nèi)目錄編寫應(yīng)符合下列規(guī)定： （1）卷內(nèi)目錄式樣應(yīng)寫明序號、文件編號、文件題目、日期、頁次。 （2）序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。（3）文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。（4）文件題目：填寫文件標(biāo)題的全稱。（5）日期：填寫文件形成的日期。（6）頁次：卷內(nèi)文件次序頁碼。（7）卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。五、檔案質(zhì)量要求：