《會計電算化》賬務處理系統(tǒng)應用原理.ppt

第三章賬務處理系統(tǒng)應用原理,本章的學習目標 掌握日常賬務處理的基本操作程序； 掌握憑證管理的基本內(nèi)容； 掌握賬簿的各項管理和分析； 掌握賬務的期末處理等內(nèi)容。,第一節(jié)賬務處理系統(tǒng)概述,一、賬務處理系統(tǒng)的概述 賬務處理系統(tǒng)主要是用來處理企事業(yè)單位的賬務核算業(yè)務，它是以憑證為數(shù)據(jù)處理起點，主要完成憑證處理和記賬功能。它是會計核算中一個基礎部分，是會計系統(tǒng)一個必不可少的環(huán)節(jié)。賬務處理系統(tǒng)除了具有憑證處理和記賬功能外，同時還具有賬簿管理、月末處理等功能。,二、賬務處理的主要功能,1.賬務處理初始設置 2.憑證管理 3.賬簿管理 4.期末處理,三、手工賬務處理系統(tǒng)的處理,（一）手工會計賬務處理流程,1.記賬憑證賬務處理核算形式 2.日記總賬賬務處理核算形式 3.科目匯總表賬務處理核算形式 4.匯總記賬憑證賬務處理核算形式 5.多種日記賬賬務處理核算形式 6.憑單日記賬賬務處理核算形式,（二）手工環(huán)境下會計賬務處理的缺陷 1.數(shù)據(jù)處理重復 2.數(shù)據(jù)準確性差 3. 數(shù)據(jù)提供不及時 4.工作強度大,四、電算化會計賬務處理,（一）電算化會計賬務處理流程 1.初始設置 2.日常管理 3.期末管理,(二) 電算化會計賬務處理流程與手工會計賬務處理流程的比較 1.數(shù)據(jù)處理的起點不同 2.記賬的含義不同 3.數(shù)據(jù)處理的方式不同 4.數(shù)據(jù)存儲方式不同 5.對賬的方式不同 6.數(shù)據(jù)處理的終點不同 7.數(shù)據(jù)查詢更為方便,四、賬務處理系統(tǒng)的特點,1記賬方法和原則具有很強的規(guī)范性 2信息具有較高的綜合性 3信息準確性高,第二節(jié)賬務處理系統(tǒng)的初始設置,一、會計科目期初數(shù)據(jù)錄入 1.年初建賬數(shù)據(jù)錄入 2.年中建賬數(shù)據(jù)錄入 3.數(shù)據(jù)錄入的規(guī)則,二、憑證參數(shù)設置,1.憑證類型 2.憑證編號方案 3.憑證限制科目 4.憑證處理規(guī)則,三、賬簿參數(shù)設置,賬簿或試算平衡表等輸出資料中，科目余額的借貸方向有兩種方式：根據(jù)余額正負自動調(diào)節(jié)，余額數(shù)值都是正數(shù)或零；與科目余額方向保持一致，余額數(shù)值可以有負數(shù)。,賬簿排列順序可以有多種方式：按日期、憑證字號排列，按日期、順序號排列，按憑證字號、日期排列，按憑證字號、順序號排列等。 其他的參數(shù)項目有：在賬簿中顯示總發(fā)生額和余額都為零的記錄，多欄式明細賬中顯示數(shù)量信息等。,第三節(jié) 賬務處理系統(tǒng)的憑證管理,一、憑證參數(shù)項目構成 1.憑證日期 2.憑證字號 3.摘要 4.會計科目 5.金額 6.附件張數(shù) 7.制單人,二、憑證管理的內(nèi)容,（一）會計憑證錄入及修改 會計憑證錄入的內(nèi)容包括制單日期、憑證號、摘要、科目及金額等。,(二)會計憑證審核 審核憑證即由審核人員按照會計制度規(guī)定，對制單人輸入的會計憑證與原始憑證進行認真核對，核對金額計算是否有誤、會計科目使用是否準確、借貸方向是否正確、憑證類型和附件張數(shù)等欄目是否正確等 憑證審核的目的在于防止輸入人員有意或無意的錯誤操作，最好由非憑證輸入人員使用憑證審核功能，以便形成牽制關系,(三)會計憑證記賬,會計憑證的記賬也稱過賬或登賬，是把已審核過的會計憑證數(shù)據(jù)資料記入到相關的賬簿中，在憑證上標上記賬符號，同時還對各科目的本月發(fā)生額進行累加，產(chǎn)生各科目最新的本月發(fā)生額和累計發(fā)生額。,1會計憑證記賬前的準備工作 (1)選擇憑證范圍，進行合法性檢查。 (2)憑證和賬簿的備份。,2不允許記賬的情況 (1)期初試算不平衡的，不允許記賬； (2)不平衡憑證，不允許記賬； (3) 未審核的憑證，不允許記賬； (4)上月未結(jié)賬，本月不允許記賬。,(四)會計憑證錯誤的處理 1記賬前發(fā)現(xiàn)錯誤 2記賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤 3憑證的作廢 4憑證刪除,（五）會計憑證查詢和打印 1憑證查詢 2憑證打印,（六）會計憑證的匯總 憑證匯總之前應先選擇匯總條件，按條件對記賬憑證進行匯總并生成一張憑證匯總表。,第四節(jié)賬務處理系統(tǒng)的賬簿管理,賬簿管理的主要內(nèi)容是對各基本賬和明細賬的查詢和打印。 (一）出納賬及相關的管理 1.現(xiàn)金、銀行賬的查詢 2.資金日報表的查詢,3.支票登記簿的管理 （1）領用支票登記的基本信息，以便了解領用支票的目的。 （2）支票登記信息的修改和刪除。 （3）支票登記信息的查詢和打印。,4.銀行對賬的管理 （1）銀行對賬的啟用。 （2）計算機自動對賬與手工對賬相結(jié)合的方式。 （3）銀行存款余額調(diào)節(jié)表的查詢輸出。,（二）總賬的查詢和打印 1總賬的查詢和打印 2科目發(fā)生額與余額表的查詢 （1）按月匯總 （2）按條件定義匯總,（三）明細賬的查詢和打印 一般的軟件提供了三種明細賬的查詢格式：普通明細賬、按科目排序明細賬、月份綜合明細賬。也可以按科目名稱、月份、摘要、日期范圍、金額范圍、憑證范圍、甚至制單人、復核人等條件進行組合查詢,（四）輔助賬的管理 1.個人往來賬的管理 （1）個人往來賬的查詢。 （2）個人往來賬的清理。 （3）個人往來賬齡分析。 2.項目核算管理,第五節(jié)賬務處理系統(tǒng)的期末處理,一、期末調(diào)匯 （一）期末調(diào)匯步驟 （1）期末調(diào)匯匯率的確定。 （2）指定匯兌損益科目。 （3）匯率調(diào)整表的編制。 （4）編制調(diào)匯憑證。,（二）匯率調(diào)整表及調(diào)匯憑證的編制,二、損益結(jié)轉(zhuǎn),（1）首先要在系統(tǒng)所列科目中選擇所要結(jié)轉(zhuǎn)的憑證。 （2）確定憑證的內(nèi)容和格式。 （3）生成方式的選擇可以是生成一張憑證，也可以生成多張憑證。 （4）可以對生成的憑證進行預覽。,三、通用轉(zhuǎn)賬,(一) 通用轉(zhuǎn)賬的特點 （1）通用轉(zhuǎn)賬業(yè)務大多數(shù)都在各個會計期末進行。 （2）通用轉(zhuǎn)賬業(yè)務大多數(shù)要從會計賬簿中提取數(shù)據(jù)，因此轉(zhuǎn)賬前要確保有關的憑證全部入賬，若有未記賬憑證，用戶先記賬再轉(zhuǎn)賬。 （3）系統(tǒng)自動生成的轉(zhuǎn)賬憑證為只讀憑證，不能對其修改，以確保賬賬相符與賬表相符。 （4）有些相關的轉(zhuǎn)賬業(yè)務有一定的時序要求。有些轉(zhuǎn)賬業(yè)務必須要依賴另一些轉(zhuǎn)賬業(yè)務所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。 （5）通常每種轉(zhuǎn)賬業(yè)務每月只需結(jié)轉(zhuǎn)一次，因漏輸了憑證，允許再轉(zhuǎn)賬，但應提示用戶注意。,（二）通用轉(zhuǎn)賬的參數(shù)設置 1轉(zhuǎn)賬名稱的設置 2轉(zhuǎn)賬執(zhí)行周期的設置 3憑證格式的設置 4確定轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入的科目 5.科目借貸方向的確定 6.取數(shù)公式的設置,（三）通用轉(zhuǎn)賬的內(nèi)容 （1）費用分攤、分配的結(jié)轉(zhuǎn)，如制造費用、工資的結(jié)轉(zhuǎn)等 （2）提取費用的結(jié)轉(zhuǎn)，如福利費等。 （3）稅金的計提，如所得稅等。 （4）未分配利潤的結(jié)轉(zhuǎn)及盈余公積的提取等。,（四）通用轉(zhuǎn)賬的注意事項 （1）在同一張轉(zhuǎn)賬憑證上，轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出的科目都必須存在，且借貸方向相反。 （2）轉(zhuǎn)入的科目必須是末級科目，轉(zhuǎn)出的科目可以是上級科目或使用通配符。 （3）轉(zhuǎn)出的科目可以是一個或多個，通常為多個，轉(zhuǎn)出方定義轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)的來源，設置計算公式。如果轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)要在幾個賬戶或部門項目中按比例分配，則所有比例系數(shù)之和必須為1。 （4）轉(zhuǎn)入的科目可以是一個或多個，一般為一個，轉(zhuǎn)入金額是該憑證所有轉(zhuǎn)出分錄的金額之和。 （5）如果結(jié)轉(zhuǎn)的科目涉及輔助賬核算，則定義中必須提供有關輔助賬信息，如指定部門代碼、項目代碼等，否則不予接受。,四、期末結(jié)賬,（一）結(jié)賬的步驟 1清空數(shù)據(jù) 2.結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù),（二）結(jié)賬前注意事項 （1）檢查本期發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務是否都已編制成了記賬憑證，并進行了記賬；檢查自動結(jié)轉(zhuǎn)憑證是否都已入賬；檢查上月是否結(jié)賬，若上月未結(jié)賬，則本月將不能進行結(jié)賬。 （2）結(jié)賬前要進行試算平衡，即借方發(fā)生額貸方發(fā)生額。 （3）做好結(jié)賬前的備份工作。 （4）年終結(jié)算時，用戶必須做強制備份。,