Word 2010 長文檔排版教程

長 文 檔 排 版 技 巧武漢科技大學管理學院秦嶺 Word2010長文檔的困惑v 綱目結(jié)構(gòu)復雜，內(nèi)容較多，幾十甚至數(shù)百頁；v 瀏覽、編輯和查找都相當困難；v 花大量時間修改格式、制作目錄和頁眉頁腳等。工作報告、宣傳手冊、畢業(yè)論文、書稿工作報告、宣傳手冊、畢業(yè)論文、書稿長文檔排版的主要內(nèi)容v 制作長文檔的綱目結(jié)構(gòu)；v 設(shè)置多級標題編號；v 定義、應(yīng)用和修改樣式；v 為圖表設(shè)置題注和交叉引用；v 為注釋和參考文獻插入腳注或尾注；v 文檔結(jié)構(gòu)的整體布局（分節(jié)、分頁和頁面設(shè)置）；v 設(shè)置頁眉和頁腳；v 編制目錄和索引；兩個關(guān)鍵概念v 樣式格式的集合。包含：字體、段落、編號、邊框、制表位優(yōu)點：應(yīng)用快捷、格式統(tǒng)一、一改全改。種類：段落樣式、字符樣式、表格樣式、列表樣式v 分節(jié)節(jié)是文檔的一部分。插入分節(jié)符之前，Word將整篇文檔視為一節(jié)。在需要改變頁面方向、頁邊距、分欄狀態(tài)、縱向?qū)R方式、行號、頁眉和頁腳樣式、頁碼、紙型大小及紙張來源等特性時，需要創(chuàng)建新的節(jié)。1.建立長文檔的綱目結(jié)構(gòu)v在“大綱視圖”中建立文檔的綱目結(jié)構(gòu)大綱視圖大綱視圖2.設(shè)置多級標題編號多級列表多級列表3.定義、應(yīng)用和修改樣式v3.1 應(yīng)用標題樣式應(yīng)用樣式應(yīng)用樣式3.定義、應(yīng)用和修改樣式v3.2 修改標題樣式單擊鼠單擊鼠標右鍵標右鍵1233.定義、應(yīng)用和修改樣式武漢科技大學本科畢業(yè)設(shè)計武漢科技大學本科畢業(yè)設(shè)計(論文論文)基本規(guī)范基本規(guī)范注意：注意：在在“標題標題1 1”的段落格式的段落格式中設(shè)置中設(shè)置“段前分頁段前分頁”。否則，段前距顯示不出來，否則，段前距顯示不出來，導致標題緊貼頁眉。導致標題緊貼頁眉。3.定義、應(yīng)用和修改樣式修改標題樣式后的效果修改標題樣式后的效果3.定義、應(yīng)用和修改樣式v3.3 新建專門用于文檔一般文字的“一般文字”樣式很多用戶，習慣給文檔的一般文字，應(yīng)用Word提供的“正文”樣式。實際上，這樣做，不好！因為，Word提供的樣式，都是以“正文”為基準建立的，“正文”為樣式之母。如果修改“正文”，其他樣式均會產(chǎn)生相應(yīng)的改變。鑒于上述原因，應(yīng)該先為一般文字，新建一個樣式（如“一般文字”）。打開打開“樣式樣式”窗口窗口新建新建“樣式樣式”1新建新建“一一般文字般文字”樣式樣式修改樣式修改樣式的格式的格式23武漢科技大學本科畢業(yè)設(shè)計武漢科技大學本科畢業(yè)設(shè)計(論文論文)基本規(guī)范基本規(guī)范3.定義、應(yīng)用和修改樣式v3.4 應(yīng)用“一般文字”樣式將文章內(nèi)的所有正文應(yīng)用“一般文字”樣式。4.錄入正文5.5.為圖表設(shè)置題注和交叉引用為圖表設(shè)置題注和交叉引用v 題注針對圖片、表格、公式一類的對象，為它們建立的帶有編號的說明段落，即稱為“題注”。例如每幅圖片下方的“圖1.1本文研究思路”等文字就稱為題注，通俗的說法就是插圖的編號。v 交叉引用為插圖編號后，還要在正文中設(shè)置引用說明，例如“如圖1.1所示”。引用說明文字和圖片是相互對應(yīng)的，我們稱這一引用關(guān)系為“交叉引用”。5.為圖表設(shè)置題注和交叉引用v5.1 插入題注125.為圖表設(shè)置題注和交叉引用2134同理，新建題注“表”5.為圖表設(shè)置題注和交叉引用v 5.2 修改和應(yīng)用“題注”樣式5.為圖表設(shè)置題注和交叉引用v 5.3 插入交叉引用1245在此處插入交叉在此處插入交叉引用引用“圖圖 2.12.1”3如何刪除題注標簽與編號之間的空格？如何刪除題注標簽與編號之間的空格？v 此方法一勞永逸。設(shè)置一次后，以后所有的word文檔均無此空格。如何在插入題注時，如何在插入題注時，自動去掉中間的空格自動去掉中間的空格？如何刪除題注標簽與編號之間的空格？如何刪除題注標簽與編號之間的空格？v步驟1：打開Word文檔后，按“Alt+F11”鍵，打開“VBA對話框”。如何刪除題注標簽與編號之間的空格？如何刪除題注標簽與編號之間的空格？v步驟2：粘貼程序代碼，并保存。21選擇選擇“Normal”“模塊模塊”“NewMacros”將程序代碼粘將程序代碼粘貼在此處貼在此處3保存保存如何刪除題注標簽與編號之間的空格？如何刪除題注標簽與編號之間的空格？雙擊，獲得程雙擊，獲得程序代碼。序代碼。如何刪除題注標簽與編號之間的空格？如何刪除題注標簽與編號之間的空格？哈！空格不見了！如何刪除題注標簽與編號之間的空格？如何刪除題注標簽與編號之間的空格？更神奇的是：新建任何一個Word文檔，插入各種不同的題注，那個討厭的空格都不見了！如何刪除題注標簽與編號之間的空格？如何刪除題注標簽與編號之間的空格？Sub InsertCaption()修改系統(tǒng)插入“題注”命令 功能：自動刪除標簽與編號間的空格（英文除外），并在題注數(shù)字后添加一個空格；適用于：Word 2003-2013，不兼容WPS文字！真正從原理上協(xié)同系統(tǒng)插入題注，無任何前提條件；用戶照常插入題注即可，甚至感覺不到程序的存在！Endlesswx于2015年8月4日 另,如果插入的始終未域代碼而不是數(shù)字，非程序問題，Alt+F9一次即可 Dim Lab As String,startPt As Long,endPt As Long,myrang As Range On Error Resume Next 發(fā)生錯誤時讓程序繼續(xù)執(zhí)行下一句代碼 Application.ScreenUpdating=False 關(guān)閉屏幕更新，2013在此處關(guān)閉更新會導致輸入框灰色不可選，故修正在調(diào)出對話框之后 startPt=Selection.Start startPt標注起始點 *將if條件隱藏隱藏即可實現(xiàn)-手動替換題注空格*If Application.Dialogs(357).Show=-1 Then 插入“題注”對話框秀出來,如果按確定結(jié)束時執(zhí)行以下程序，避免按取消后的空格,357也可換成wdDialogInsertCaption Application.ScreenUpdating=False 關(guān)閉屏幕更新 Lab=Dialogs(357).Label endPt=Selection.Start endPt標記插入的題注部分終點 Selection.Start=startPt 選定插入的整個題注 刪除標簽與編號間的空格（英文后的保留）With Selection.Find .Text=Lab&.Forward=True False=向上查找,(True=向下查找).MatchWildcards=False 不使用通配符 If Lab Like*0-9a-zA-Z.Then 此處判斷標簽的最后一個字符是否為英文或數(shù)字，是則不刪除空格 Else .Replacement.Text=Lab .Execute Replace:=wdReplaceOne 替換找到的第一個，此處用作刪除空格 endPt=endPt-1 刪除空格后，末位減1 Selection.End=endPt End If End With 在題注數(shù)字后添加一個空格 Selection.Fields.ToggleShowCodes 切換域代碼，這樣才能用d查找域 With Selection.Find .Text=d .Replacement.Text=&.Forward=False False=向上查找,(True=向下查找).MatchWildcards=False 不使用通配符 .Execute Replace:=wdReplaceOne 替換找到的第一個，此處用作添加空格 End With 選定整個插入的題注內(nèi)容，將域代碼切換回來 endPt=endPt+1 增加空格后，末位加1 With Selection .Start=startPt .End=endPt .Fields.ToggleShowCodes 切換域代碼（切換回來）End With 將光標定位至題注所在段尾處 Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter,Count:=1 此句光標返回插入題注前的原始位置，對于已經(jīng)輸好標題的情況并不合適 選擇段尾回車符 With Selection.Find .Text=13 .Forward=True False=向上查找,(True=向下查找).MatchWildcards=False 不使用通配符 .Wrap=wdFindContinue 繼續(xù)查找 .Execute End With Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter,Count:=1 定位到段尾回車前 End If Application.ScreenUpdating=True 恢復屏幕更新 End Sub6.6.插入腳注和尾注插入腳注和尾注v 腳注和尾注可以對文檔中的內(nèi)容作注釋。腳注：是對某一頁有關(guān)內(nèi)容的解釋，常放在該頁的底部；尾注：常用來標明引文的出處或?qū)ξ臋n內(nèi)容的詳細解釋，一般放在文檔的最后。v 腳注和尾注都是由兩個部分：（1）注釋引用：一般以上標的形式緊跟在要注釋的內(nèi)容后面（2）注釋文本：置于注釋標記所在當頁的下面或文尾6.插入尾注，建立參考文獻v步驟1：在正文尾部插入一個“分節(jié)符（下一頁）”123插入了一個分節(jié)插入了一個分節(jié)符（下一頁）符（下一頁）6.插入尾注，建立參考文獻v步驟2：插入尾注1234566.插入尾注，建立參考文獻v注意：插入第一個尾注后，產(chǎn)生三個變化：（1）尾注引用（2）尾注分隔符（尾注延續(xù)分隔符）（3）尾注文本尾注引用尾注引用6.插入尾注，建立參考文獻尾注尾注分隔符分隔符尾注尾注文本文本下一節(jié)下一節(jié)開始處開始處6.插入尾注，建立參考文獻v步驟3：對“尾注引用”應(yīng)用和修改樣式 選中選中1應(yīng)用樣式應(yīng)用樣式2修改樣式修改樣式（設(shè)置為（設(shè)置為“上標上標”）3如果在如果在“樣式樣式”對對話框中找不到話框中找不到“尾尾注引用注引用”樣式，可樣式，可以將以將【選項選項】【選擇要顯示的樣式選擇要顯示的樣式】設(shè)置為設(shè)置為“所有樣所有樣式式”。6.插入尾注，建立參考文獻v步驟4：刪除“尾注分隔符”和“尾注延續(xù)分隔符”轉(zhuǎn)至轉(zhuǎn)至“草稿視圖草稿視圖”16.插入尾注，建立參考文獻2選擇選擇“尾注分隔尾注分隔符符”3刪除刪除“尾注分隔尾注分隔符符”4同理刪除同理刪除“尾注延續(xù)分隔符尾注延續(xù)分隔符”6.插入尾注，建立參考文獻v步驟5：插入分頁符將“尾注文本”，即參考文獻置于下一頁將光標將光標置于此處置于此處1插入分插入分頁符頁符26.插入尾注，建立參考文獻v步驟6：輸入“參考文獻”，應(yīng)用為“標題”樣式，并修改“標題”樣式。輸入輸入標題標題1應(yīng)用和修應(yīng)用和修改改“標題標題”樣式樣式26.插入尾注，建立參考文獻v步驟7：對“尾注文本”應(yīng)用和修改樣式 選中選中1應(yīng)用樣式應(yīng)用樣式23修改樣式修改樣式小四、宋體、小四、宋體、TimesTimesnewromannewroman、兩端對齊、懸掛縮進兩端對齊、懸掛縮進2.52.5字符、字符、1.251.25倍行倍行距距6.插入尾注，建立參考文獻7.7.文檔結(jié)構(gòu)的整體布局（分節(jié)、分頁和頁面設(shè)置）文檔結(jié)構(gòu)的整體布局（分節(jié)、分頁和頁面設(shè)置）v7.1 分節(jié)和分頁在需要改變以下特性時，需要創(chuàng)建新的節(jié)。頁面方向頁邊距分欄狀態(tài)縱向?qū)R方式行號頁眉和頁腳樣式頁碼紙型大小及紙張來源等7.7.文檔結(jié)構(gòu)的整體布局（分節(jié)、分頁和頁面設(shè)置）文檔結(jié)構(gòu)的整體布局（分節(jié)、分頁和頁面設(shè)置）1.1.1.1.封面封面封面封面2.2.2.2.中文摘要中文摘要中文摘要中文摘要3.3.3.3.英文摘要英文摘要英文摘要英文摘要4.4.4.4.目錄目錄目錄目錄5.5.5.5.正文正文正文正文6.6.6.6.參考文獻參考文獻參考文獻參考文獻7.7.7.7.致謝致謝致謝致謝8.8.8.8.附錄附錄附錄附錄正文各章之間插入正文各章之間插入“分頁符分頁符”7.7.文檔結(jié)構(gòu)的整體布局（分節(jié)、分頁和頁面設(shè)置）文檔結(jié)構(gòu)的整體布局（分節(jié)、分頁和頁面設(shè)置）v7.2 頁面設(shè)置頁面設(shè)置是基礎(chǔ)。設(shè)置不好會導致打印出的頁面不美觀，圖像位置不能固定等問題。頁邊距頁邊距、紙張方向、頁碼范圍紙張紙張大小、來源版式節(jié)：節(jié)的起始位置、是否取消尾注頁眉頁腳：奇偶頁不同、首頁不同、距邊界的距離頁面：垂直對齊方式文檔網(wǎng)格文字排列方向網(wǎng)格每行字符數(shù)每頁行數(shù)7.7.文檔結(jié)構(gòu)的整體布局（分節(jié)、分頁和頁面設(shè)置）文檔結(jié)構(gòu)的整體布局（分節(jié)、分頁和頁面設(shè)置）128.設(shè)置頁眉和頁腳8.設(shè)置頁眉和頁腳頁眉：頁眉：加“武漢科技大學本科畢業(yè)設(shè)計”或“武漢科技大學本科畢業(yè)論文”，字體為三號隸書，居中，單倍行距。每頁首行文字的段前間距為0.5行。頁腳：頁腳：摘要和目錄的頁碼用羅馬字母小五號字，底端居中；正文的頁碼用阿拉伯數(shù)字，小五號TimesNewRoman字體，底端居中。武漢科技大學本科畢業(yè)設(shè)計武漢科技大學本科畢業(yè)設(shè)計(論文論文)基本規(guī)范基本規(guī)范8.設(shè)置頁眉和頁腳v步驟1：設(shè)置第1節(jié)頁眉第一節(jié)是封面，無頁眉。第一節(jié)是封面，無頁眉。但要去掉頁眉下面的橫但要去掉頁眉下面的橫線。線。8.設(shè)置頁眉和頁腳去掉頁眉下面的橫線：去掉頁眉下面的橫線：1 1、選中文本、選中文本2 2、設(shè)置為、設(shè)置為“無框線無框線”8.設(shè)置頁眉和頁腳v步驟2：設(shè)置第2節(jié)頁眉12錄入第錄入第2 2節(jié)頁眉節(jié)頁眉1 1、斷開與第、斷開與第1 1節(jié)頁眉的聯(lián)系節(jié)頁眉的聯(lián)系2 2、輸入并排版頁眉、輸入并排版頁眉3 3、設(shè)置下框線、設(shè)置下框線后面各節(jié)都后面各節(jié)都“鏈接到前一條鏈接到前一條頁眉頁眉”，無需再設(shè)置。，無需再設(shè)置。8.設(shè)置頁眉和頁腳v步驟3：設(shè)置第1節(jié)頁腳第第1節(jié)：無頁腳節(jié)：無頁腳8.設(shè)置頁眉和頁腳v步驟4：設(shè)置第2節(jié)頁腳斷開與前一斷開與前一節(jié)的鏈接節(jié)的鏈接1設(shè)置設(shè)置頁碼位置頁碼位置設(shè)置設(shè)置頁碼格式頁碼格式238.設(shè)置頁眉和頁腳v步驟5：設(shè)置第3節(jié)頁腳8.設(shè)置頁眉和頁腳v步驟6：設(shè)置第4節(jié)頁腳鏈接到上一鏈接到上一節(jié)的頁腳節(jié)的頁腳頁碼接續(xù)頁碼接續(xù)上一節(jié)上一節(jié)9.編制目錄和索引v目錄就是文檔中各級標題的列表，它通常位于文章扉頁之后。目錄的作用在于，方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興趣的內(nèi)容，同時比較容易了解文章的綱目結(jié)構(gòu)。v索引就是以關(guān)鍵詞為檢索對象的列表，它通常位于文章封底頁之前。索引的作用在于，閱讀者可以根據(jù)相應(yīng)的關(guān)鍵詞，比如人名、地名、概念、術(shù)語等，快速定位到正文的相關(guān)位置，獲得這些關(guān)鍵詞的更詳細的信息。9.編制目錄和索引v建立目錄12349.編制目錄和索引9.編制目錄和索引小結(jié)v制作長文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，主要包括：綱目結(jié)構(gòu)及編號的規(guī)劃；樣式的規(guī)劃；節(jié)的規(guī)劃；