管理制度-采購管理制度一--采購工作實施制度

僅供參考采購工作實施制度（公司內(nèi)部試用版）采購工作實施制度第一條目的加強本公司采購工作管理，規(guī)范采購作業(yè)事務，提高采購成效，特制訂本辦法。第二條要求1、采購對象：采購前對廠方材料質(zhì)量、性能、供應商報價水平、交貨期限、售后服務等做出評價，以供選擇參考。2、價格質(zhì)量：以合理價格購取較高品質(zhì)材料。3、時限：配合使用部門需要日及需要量，聯(lián)絡廠方即時供應。第三條方式采購部門應視材料使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購作業(yè)。1、定期合同采購： 對于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價穩(wěn)定的材料，可選用本方式處理。2、特約廠商采購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化采購作業(yè)，由采購部門擇定特約場商， 介紹使用部門徑向該場洽購。 但在付款前應送采購部門審核， 不高于市價時予以付款。3、一般采購：不適用于前用采購方式者可按本方式采購，程序如下：采購部門按請購部門的請購單，逐筆詢價、議價，并了解交易條件后訂購。第四條期限1、采購部門應按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當采購時機，采購部門應召集有關(guān)部門按材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項材料采購作業(yè)處理期限， 呈總經(jīng)理核準后公布實施。原則上應以供貨合約擬明的交貨期限為準，加計請購呈批及驗收所需時間。2、原訂采購作業(yè)處理期限變更時，采購部門應專函報告具體原因，誠總經(jīng)理核準后，通知各有關(guān)單位，以利用存量管制及適時提出請購。第五條權(quán)限特約廠家采購項目由總經(jīng)理核批，涉及資金超過XX元呈總經(jīng)理核批。第六條供應廠商1、各項材料的供應商至少應有3 家（獨家供應或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應記載于“供應廠商資料卡”存檔備用。對于未達本公司標準的材料，采購部門應開發(fā)新供應商，或報送主管部門擬訂開發(fā)計劃。2、新供應商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行開發(fā)，則由采購人員填制）呈總經(jīng)理核準后，列為備選廠商。3、對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止營業(yè)的供應商應予撤消設(shè)定。屆時由采購部門以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)管理部門復查，并呈總經(jīng)理核準后，通知對方。第七條詢價1、采購部門收件人員收到“請購單”或“外購單”時，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價作業(yè)。2、各采購經(jīng)辦人員收到“請購單”或“外購單”， 應先判斷請購材料品名、規(guī)格、 需求日期 、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應廠商保價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說明欠詳”等字樣后退請購部門修訂。3、詢價程序如下：（1）由采購經(jīng)辦人員參考過去采購記錄或供應廠商資料擬定至少三家詢價對象（特殊原因1僅供參考采購工作實施制度（公司內(nèi)部試用版）如獨家制造、獨家代理、原廠牌零配件無法替代等并報經(jīng)主管核準者除外），并填記在“請購單”上。（ 2）對于加工合同采購項目，采購部門應要求廠商填具“成本分析表”連同報價單一并送來，作為議價參考。（ 3）采購經(jīng)辦人員詢價時，應將詢價截止日期填注于“請購單”內(nèi)以便通知供應廠商。（ 4）采購經(jīng)辦人員于通知廠商報價后，應緊跟催進度。4、詢價完成后，采購助理人員應將詢價、報價的全部資料整理報送采購經(jīng)辦人員，據(jù)以議價。5、若報價材料規(guī)格較復雜或與請購規(guī)格不盡相同，采購助理人員可將全部資料填制“采購事務征詢單”，連同有關(guān)報價資料送請購部門簽注意見。簽注完成后送交采購經(jīng)辦人員按請購部門意見處理，必要時重新詢價。第八條議價1、采購經(jīng)辦人員收到不許會簽或已會簽完成的詢、報價資料時，應結(jié)合會簽結(jié)果和各廠商報價，查閱前購記錄及供應商資料卡、市場行情、經(jīng)成本分析后，擬訂議價對象、議價策略及擬購底價（并報告有關(guān)主管） ，以供議價之用。2、議價（ 1）議價時除注意質(zhì)量、 價格外， 還應注意交貨期有無保證， 能否象廠商爭取分期付款等。（ 2）議價可采用多種形式進行。議價完成后，由采購經(jīng)辦人員擬定合作對象，呈請有關(guān)領(lǐng)導核批。第九條 訂購1、由采購經(jīng)辦人員于“請購單”上填記訂購日及約定日，再交由采購助理人員填制采購聯(lián)絡函，寄送廠商。將“請購單”第二聯(lián)送材料庫以待收料。2、預付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經(jīng)辦人員應先與廠商訂定供銷合同。合同書正本兩份，一份存采購部門，一份存供應廠。副本若干，分存請購部門、收料部門、會計部門及供應廠商。第十條特殊情況的處理1、請購項目的撤消：各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來“撤消請購單”后按下列方式辦理。（ 1）若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤消”章，再交由采購助理人員將原請購單與“撤消請購單”第二聯(lián)退原請購單位，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。（ 2）若原請購項目已向廠商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應廠商接洽撤消訂購，經(jīng)供應廠商同意撤消后，向供應廠商取回采購聯(lián)絡函，依第（ 1）項方式辦理。若供應廠商堅持不能撤消，采購經(jīng)辦人員應于撤消請購單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后， 由采購助理人員將撤消請購單寄回原請購部門。2、緊急請購：采購經(jīng)辦人員接到緊急請購通知，應即查明請購材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點等資料，并以電話詢議價格，待收到正式請購單時，補人詢議價結(jié)果，按急件方式處理。3、交貨質(zhì)量異常：各采購經(jīng)辦人員收到資材部門驗收不合格的“材料檢驗報告表”時，應及時與供應廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于“材料檢驗報告表”的“采購處理結(jié)果”欄中。并呈總經(jīng)理核簽后，送回材料庫。（ 1）對于需退料、換料或補交者，采購經(jīng)辦人員應于“材料檢驗報告表”的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預定的處理日期。（ 2）因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應從采購經(jīng)辦人員通知廠2僅供參考采購工作實施制度（公司內(nèi)部試用版）商換料之次日起計算。（ 3）采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時，應將與廠商交涉結(jié)果記入采購處理結(jié)果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。（4）交期延誤罰扣處理： 采購助理人員收到交貨延誤 （本地廠商延交 3 日、外埠廠商延交5日以內(nèi)可不按延誤論） 或統(tǒng)一發(fā)票逾 7 天未送資料科的擬整理付款事務時， 應按下列方式處理：計算逾期罰扣金額 （定期合同采購按每天5%o計扣，定有買賣合同者按合約所訂比例計扣，其余按每天3%o計扣），并通知廠商罰扣原因與金額。在廠方同意扣款或補足發(fā)票時， 由采購助理人員在收料單及發(fā)票上填經(jīng)實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理簽核后，連同原“請購單”第二聯(lián)、收料單、材料檢驗報告表等資料，送會計部門整理付款。如廠方不同意按第方式扣款， 采購經(jīng)辦人員應繼續(xù)與廠商交涉并呈董事長決定后按第項方式處理。4、屬銷售慣例或配合最小包裝量廠商需超交的，采購經(jīng)辦人員應于“請購單”采購記錄欄內(nèi)注明，以作為材料庫收料依據(jù)。5、以暫借款采購，采購經(jīng)辦人員應在 “請購單”采購記錄欄內(nèi)加蓋“采購部門整理付款章”，以免會計部門重復付款。第十一條采購作業(yè)進度控制1、采購經(jīng)辦人員對于每一采購項目均應根據(jù)需要確定工作進度管理制點，預定作業(yè)進度。2、預定作業(yè)進度應能配合請購項目緩急，且各作業(yè)進度須在預定日期前完成。3、對于未能在預定日期前完成的采購項目，采購經(jīng)辦人員會同請購部門研究處理對策。第十二條價格變動之處理1、外銷產(chǎn)品原材料價格變動時，采購部門應即通知外銷部門重新審理產(chǎn)品報價水平，避免不當損失。2、采購部門應于奇數(shù)月5 日前，核算各種材料價格變動情形，填具“主要原材料價格波動月報表”呈總經(jīng)理核批處理。第十三條附則本采購作業(yè)施行辦法呈總經(jīng)理核準后實施，修訂時亦同。3