會計(jì)繼續(xù)教育會計(jì)電算化 第二章 會計(jì)軟件的操作要求課件

第二章會計(jì)軟件的操作要求 電算化會計(jì)核算基本流程通用賬務(wù)處理模塊基本操作通用會計(jì)報(bào)表模塊的基本操作工資、固定資產(chǎn)核算模塊的基本操作應(yīng)收、應(yīng)付模塊基本操作第一節(jié)電算化會計(jì)核算基本流程 一、手工會計(jì)核算流程缺點(diǎn)：數(shù)據(jù)大量重復(fù)信息提供不及時(shí)準(zhǔn)確性差工作強(qiáng)度大二、電算化會計(jì)賬務(wù)處理流程（一）系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化主要包括建立賬套、設(shè)置操作員及權(quán)限、設(shè)置會計(jì)科目等內(nèi)容。（二）日常賬務(wù)處理流程日常賬務(wù)處理主要是根據(jù)提供的會計(jì)業(yè)務(wù)資料，利用會計(jì)核算軟件完成憑證錄入、審核、修改、查詢、記賬和結(jié)賬工作。1.編制記賬憑證編制記賬憑證可以采用以下幾種方式。（1）手工編制完成記賬憑證后錄入計(jì)算機(jī)。（2）根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證。采用這種方式應(yīng)當(dāng)在記賬前打印出會計(jì)憑證并由經(jīng)辦人簽章。（3）由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計(jì)憑證數(shù)據(jù)。例如，由固定資產(chǎn)核算模塊根據(jù)預(yù)定的折舊資料自動生成的計(jì)提折舊憑證。采用這種方式應(yīng)當(dāng)在記賬前打印出會計(jì)憑證并由經(jīng)辦人簽章。2.憑證審核在電算化環(huán)境下，憑證審核是由負(fù)責(zé)審核的會計(jì)人員審核已輸入計(jì)算機(jī)的記賬憑證。會計(jì)核算軟件可根據(jù)審核情況進(jìn)行自動控制，已通過審核的憑證，不能由憑證錄入人員直接進(jìn)行修改。未通過審核的憑證，不能進(jìn)行記賬。3.記賬在電算化環(huán)境下，記賬是由有記賬權(quán)限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，有計(jì)算機(jī)按照記賬程序自動進(jìn)行的。電算化會計(jì)核算流程中的記賬有以下特點(diǎn)：（1）記賬是一個功能按鍵，由計(jì)算機(jī)自動完成相關(guān)賬簿登記；（2）同時(shí)登記總賬、明細(xì)賬和日記賬；（3）各種會計(jì)賬簿的數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證數(shù)據(jù)，記賬只是“數(shù)據(jù)搬家”，不產(chǎn)生新的會計(jì)核算數(shù)據(jù)。4.結(jié)賬手工會計(jì)核算流程中，結(jié)賬工作環(huán)節(jié)，工作量大且復(fù)雜。電算化會計(jì)核算中，由于可以一次性預(yù)先定義賬戶結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系，因此結(jié)賬工作可以作為一個步驟由計(jì)算機(jī)在較短時(shí)間內(nèi)同時(shí)自動完成。在會計(jì)期末，對指定月份進(jìn)行結(jié)賬。如果該月有尚未記賬的憑證，則不允許結(jié)賬。上一個月未結(jié)賬，下一個月不能記賬。結(jié)賬后，不能再輸入當(dāng)月的記賬憑證。三、電算化會計(jì)報(bào)表處理流程會計(jì)報(bào)表第一次使用時(shí)，也存在報(bào)表初始化的問題。所謂報(bào)表初始化，就是新建報(bào)表、定義報(bào)表格式、設(shè)置報(bào)表參數(shù)、定義報(bào)表取數(shù)公式和定義表內(nèi)及表間的勾稽關(guān)系。完成報(bào)表初始化后，報(bào)表的日常使用主要有報(bào)表編制、報(bào)表匯總、報(bào)表查詢和報(bào)表打印等。電算化會計(jì)報(bào)表處理流程的內(nèi)容包括：（1）報(bào)表格式定義；報(bào)表格式定義主要包括涉及報(bào)表表格、定義單元屬性等，通過設(shè)置報(bào)表的表樣可以確定整張報(bào)表的大小和外觀。其設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報(bào)表尺寸、定義報(bào)表行高列寬、定義組合單元、定義單元屬性等。（2）報(bào)表公式定義；由于各種報(bào)表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以報(bào)表中各種數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算的勾稽關(guān)系的檢測就用到了不同的公式。主要有取數(shù)公式、審核公式和舍位平衡公式定義。（3）報(bào)表數(shù)據(jù)生成。四、電算化會計(jì)核算流程與手工會計(jì)核算流程的區(qū)別一句話：只要憑證正確，在軟件的幫助下，會計(jì)人員輕松的就可以完成記賬等一系列工作。第二節(jié)通用賬務(wù)處理程序模塊基本操作賬務(wù)處理模塊是會計(jì)信息系統(tǒng)的核心和基礎(chǔ)（大腦）。一、系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化是會計(jì)電算化非常重要的一項(xiàng)工作，它是整個會計(jì)電算化工作的基礎(chǔ)。系統(tǒng)初始化主要包括以下內(nèi)容：（一）建立賬套新建賬套是在建賬向?qū)У闹敢逻M(jìn)行的，通常確定賬套號、賬套名稱、賬套路徑、記賬本位幣、科目級次與編碼長度、會計(jì)期間以及賬套啟用日期等。會計(jì)軟件具有多賬套管理功能，但是賬套號必須唯一；賬套名稱是用于識別賬套所屬的會計(jì)主體，在輸出憑證、賬簿和報(bào)表等會計(jì)資料時(shí)可直接調(diào)用，所以一般使用單位名稱；賬套路徑是指賬套文件在計(jì)算機(jī)存儲器中的存儲位置；科目級次和編碼按照“遵循統(tǒng)一規(guī)定，考慮實(shí)際情況，同時(shí)留有余地”的原則進(jìn)行設(shè)置，一般應(yīng)按行業(yè)預(yù)置會計(jì)科目；會計(jì)軟件一般提供多種會計(jì)期間界定方式，我國規(guī)定會計(jì)年度實(shí)行公歷年度，會計(jì)期間一般采用自然月份，賬套啟用會計(jì)期間即指開始電算化工作的期間，由單位根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置。建賬過程中設(shè)置的基礎(chǔ)參數(shù)對整個賬套至關(guān)重要，某些參數(shù)一旦沒置，在完成新建賬套后將無法修改。因此必須結(jié)合實(shí)際情況，認(rèn)真仔細(xì)做好新建賬套工作，保證建賬過程正確無誤。（二）設(shè)置操作員及其權(quán)限崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時(shí)進(jìn)行，平時(shí)根據(jù)人員變動可以進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。操作員的設(shè)置及其權(quán)限管理，應(yīng)按照內(nèi)部控制制度對崗位分工的要求，嚴(yán)格貫徹不相容職務(wù)分離的原則，授予不同用戶相應(yīng)的操作權(quán)限。操作員設(shè)置是為了解決“誰”可以合法的進(jìn)入會計(jì)電算化系統(tǒng)。會計(jì)軟件一般都有一個默認(rèn)操作用戶，如“Admin（用友）”、“Manager（金蝶）”等，首次進(jìn)入通常只能以默認(rèn)操作用戶登錄，然后可根據(jù)需要進(jìn)行增加、修改或刪除用戶組及其用戶等操作。為了防止非法登錄，保障系統(tǒng)安全，在實(shí)際工作中，每一個操作員都應(yīng)該設(shè)置登錄密碼并定期或不定期更換。權(quán)限設(shè)置是為了解決操作員可以“干什么”的問題。所有操作員都只能在授權(quán)范圍內(nèi)操作，絕不允許越權(quán)操作。一般賬套主管（電算主管或會計(jì)主管）擁有賬套的最高操作權(quán)限。（三）設(shè)置輔助核算項(xiàng)目會計(jì)核算軟件在一般會計(jì)核算的基礎(chǔ)上，還提供輔助核算功能。對于需要進(jìn)行輔助核算的各類項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)事先進(jìn)行設(shè)置，將各個項(xiàng)目類別和具體項(xiàng)目的信息錄入計(jì)算機(jī)，才能在其他設(shè)置和日常核算中使用項(xiàng)目信息。輔助核算項(xiàng)目一般包括部門設(shè)置、項(xiàng)目檔案設(shè)置、往來單位設(shè)置等。（四）設(shè)置外幣及其匯率對于有外幣收支的單位，應(yīng)按照實(shí)際外幣收支增設(shè)相關(guān)外幣幣種及其匯率，以便于進(jìn)行外幣原幣核算和期末的調(diào)匯工作，全面反映會計(jì)主體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（五）設(shè)置會計(jì)科目主要有如下內(nèi)容：1.會計(jì)科目設(shè)置原則目前通用會計(jì)核算軟件一般都提供了符合國家會計(jì)制度規(guī)定的一級會計(jì)科目，而明細(xì)科目則由用戶根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：（1）一級會計(jì)科目名稱必須要符合國家會計(jì)制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)科目名稱要通俗易懂、易記、好用、易推廣；（2）設(shè)置會計(jì)科目要考慮到與會計(jì)核算軟件其他功能模塊之間的銜接，在賬務(wù)處理模塊中，只有末級會計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收其他模塊轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)；（3）設(shè)置會計(jì)科目必須滿足會計(jì)報(bào)表的編制要求，凡是報(bào)表中所用數(shù)據(jù)，需要從賬務(wù)處理模塊中取數(shù)的，必須設(shè)定相應(yīng)的科目；（4）設(shè)置會計(jì)科目要注意保持科目間的協(xié)調(diào)和完整，不能只有下級科目，沒有上級科目，既要設(shè)置一級科目，又要考慮明細(xì)科目，以提供總括和詳細(xì)的會計(jì)核算資料；（5）設(shè)置會計(jì)科目要注意保持相對的穩(wěn)定。2.會計(jì)科目設(shè)置內(nèi)容（1）會計(jì)科目編碼。手工方式下，會計(jì)科目通常采用文字的形式來表示，這種用文字表示的形式對計(jì)算機(jī)處理來說存在著諸多不便，用科目編碼的形式便于反映會計(jì)科目的性質(zhì)，也便于電算化的賬務(wù)處理。如表所示。電算化表示手工賬表示科目編碼科目名稱名稱注釋2221應(yīng)交稅費(fèi)應(yīng)交稅費(fèi)一級賬戶（總賬賬戶）222101應(yīng)交增值稅應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅二級賬戶（明細(xì)賬戶）22210101進(jìn)項(xiàng)稅額應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）三級賬戶（明細(xì)賬戶）22210105銷項(xiàng)稅額應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）三級賬戶（明細(xì)賬戶）22210106已交稅金應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（已交稅金）三級賬戶（明細(xì)賬戶）設(shè)置會計(jì)科目編碼的時(shí)候要注意以下問題：必須按照科目級次的先后次序建立。首先應(yīng)該從一級科目開始，逐級向下設(shè)置明細(xì)科目；科目編碼必須唯一，不能重復(fù)，也不能為空，其結(jié)構(gòu)必須與賬套參數(shù)中會計(jì)科目編碼方案一致；科目編碼通常用數(shù)字（或英文字母）等來表示，不得使用一些無意義、無秩序性的字符，如&、空格等，以利于科目按科目編碼進(jìn)行排序檢索；科目編碼必須與科目名稱一一對應(yīng)。（2）會計(jì)科目名稱。會計(jì)科目名稱是指會計(jì)科目的漢字名稱。科目名稱用漢字、英文字母、數(shù)字等符號表示。科目名稱與科目編碼不同，科目編碼是供計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用的，而科目名稱則是企業(yè)與外部交流信息所使用的標(biāo)志，是在證、賬、表上打印的標(biāo)識。在設(shè)置科目名稱時(shí)應(yīng)注意：科目名稱不能為空；科目應(yīng)避免重名，以免影響科目運(yùn)用的準(zhǔn)確性；科目名稱的設(shè)置必須嚴(yán)格按照會計(jì)制度（會計(jì)準(zhǔn)則）的規(guī)定，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（3）科目類型。科目類型是指該科目屬于資產(chǎn)、負(fù)債、共同、所有者權(quán)益、成本和損益類中的哪一類?？颇款愋褪怯?jì)算機(jī)自動識別科目進(jìn)行匯總管理的依據(jù)。在財(cái)政部頒發(fā)的會計(jì)制度（會計(jì)準(zhǔn)則）中，會計(jì)科目編碼的第一位就標(biāo)識了科目類型，其中科目編碼首位為1、2、3、4、5、6，分別代表資產(chǎn)類、負(fù)債類、共同類、所有者權(quán)益類、成本類和損益類科目。（4）科目屬性。科目屬性也就是用戶根據(jù)本單位的核算和管理的需要來設(shè)置科目的相關(guān)性質(zhì)。包括設(shè)置會計(jì)科目的余額方向，設(shè)置外幣核算科目，設(shè)置數(shù)量核算科目，以及對需要進(jìn)行部門核算、項(xiàng)目核算等專項(xiàng)核算的會計(jì)科目進(jìn)行輔助核算設(shè)置。3.會計(jì)科目設(shè)置注意事項(xiàng)增加科目時(shí)的注意事項(xiàng)新增科目為明細(xì)科目時(shí)，其上級科目必須存在，否則會導(dǎo)致明細(xì)科目沒有上級科目；如果一個科目是明細(xì)科目，且已經(jīng)有發(fā)生額或余額產(chǎn)生時(shí)，則不能再為該科目增加下級科目，只能在年初時(shí)進(jìn)行調(diào)整，否則會導(dǎo)致上下級科目金額不符。修改科目時(shí)的注意事項(xiàng)科目一旦使用，科目代碼不能修改?？颇咳绻呀?jīng)有余額、發(fā)生額，表明已有業(yè)務(wù)發(fā)生，即使涉及該科目的記賬憑證還沒有記賬，也表示該科目已使用；如果一個科目有下級科目，科目代碼不能修改，否則會造成其下級科目沒有對應(yīng)上級科目的錯誤；若科目設(shè)有輔助賬，輔助賬使用后科目代碼也不能修改。如果修改，將造成其輔助賬信息不完整的錯誤。刪除科目時(shí)的注意事項(xiàng)科目已經(jīng)使用，就不能被刪除；科目有下級科目時(shí)，也不能被刪除。如果刪除，會造成其下級科目沒有對應(yīng)的上級科目的錯誤；若科目設(shè)有輔助賬，當(dāng)輔助賬啟用后科目不能刪除。（六）錄入科目期初余額。為了保證會計(jì)電算化中的數(shù)據(jù)能與手工方式下的數(shù)據(jù)銜接，保持賬簿數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性，在應(yīng)用會計(jì)電算化系統(tǒng)之前，需要將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入到會計(jì)電算化系統(tǒng)中。在錄入科目期初余額時(shí)要注意如下問題：1.若企業(yè)是年初建賬，則期初余額等于年初數(shù)；2.若企業(yè)是年中建賬，則應(yīng)先將各賬戶此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方發(fā)生額與累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，也就是說，此時(shí)錄入科目期初余額時(shí)，需錄入年初余額或建賬月份的月初余額，以及年初到該月的各月借貸方發(fā)生額或累計(jì)發(fā)生額；3.若科目有輔助核算，應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入；開展了輔助核算的會計(jì)科目的期初余額不能直接錄入，應(yīng)該錄入輔助項(xiàng)目的期初金額，然后由系統(tǒng)自動計(jì)算生成該會計(jì)科目的期初余額；4.錄入科目期初余額時(shí)，應(yīng)注意調(diào)整有關(guān)科目的余額方向，如果借貸方向不能改變，可在數(shù)據(jù)前加“-”表示與默認(rèn)的方向相反。5.錄入科目期初余額時(shí)一般只針對最末級科目，上級科目的期初余額通常由系統(tǒng)匯總所屬下級科目的數(shù)據(jù)自動計(jì)算出來；6.科目期初余額錄入完畢后，必須使用軟件提供的功能，進(jìn)行試算平衡，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性。（七）其他初始設(shè)置賬務(wù)處理模塊需要設(shè)置的基礎(chǔ)信息內(nèi)容很多，除上述設(shè)置以外，還包括憑證類別、結(jié)算方式、常用憑證、常用摘要等內(nèi)容。二、日常業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)初始化完成以后，即可以進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。也就是根據(jù)相關(guān)的會計(jì)業(yè)務(wù)資料，利用會計(jì)軟件完成憑證的編制、審核、修改、查詢、記賬和相關(guān)證賬的查詢打印輸出工作。（一）填制憑證記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文即憑證體部分。1.憑證頭部分（1）憑證類別與憑證編號。錄入憑證時(shí)，首先應(yīng)按在初始化時(shí)設(shè)置好的憑證類別代碼或名稱進(jìn)行選擇。在確定憑證類別后，一般賬務(wù)處理模塊會按憑證類別的不同按月對憑證進(jìn)行自動連續(xù)編號。錄入憑證類別及編號時(shí)要注意：憑證編號由憑證類別編號（或憑證類別名）和憑證順序號共同組成，例如轉(zhuǎn)字0002等；不同類別的憑證每個月分別從1號開始連續(xù)編號；憑證號作為記賬憑證的標(biāo)識，按會計(jì)制度要求，同一類別的憑證既不能重號也不允許漏號斷號。（2）憑證日期。也就是錄入記賬憑證的日期，包括年月日。輸入記賬憑證時(shí)，必須輸入憑證日期。由于日期的正確性將影響經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在明細(xì)賬和日記賬中的順序，所以輸入憑證日期時(shí)要注意：憑證日期應(yīng)隨著憑證號的遞增而遞增，不能小于前張憑證的日期；憑證日期不能超過（晚于）系統(tǒng)日期。（3）附單據(jù)張數(shù)。指所編制記賬憑證所附原始憑證的張數(shù)。附單據(jù)張數(shù)應(yīng)根據(jù)錄入記賬憑證所依據(jù)的原始憑證實(shí)際張數(shù)輸入。但并不是所有的記賬憑證都有附件，如更正錯賬的憑證、期末結(jié)轉(zhuǎn)損益的憑證就沒有附件。2.憑證體部分（1）摘要指對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡述。憑證的每行必須有摘要內(nèi)容，不同行的摘要內(nèi)容可以不同，每行的摘要將隨該行會計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。摘要的輸入可以在錄入憑證時(shí)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容用鍵盤輸入，也可以在系統(tǒng)初始化時(shí)對常用的摘要內(nèi)容定義好，當(dāng)輸入憑證摘要時(shí)，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)選擇相應(yīng)的摘要。（2）科目輸入會計(jì)科目時(shí)，該會計(jì)科目必須在系統(tǒng)初始化會計(jì)科目設(shè)置中已經(jīng)設(shè)置，且必須是最末級明細(xì)科目，不能有非法對應(yīng)科目。如果所輸入的會計(jì)科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個科目同時(shí)兼有多種輔助核算，則要求同時(shí)輸入各種輔助核算的各項(xiàng)內(nèi)容。（3）輔助信息對于要進(jìn)行輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動彈出輔助信息資料輸入界面提示操作用戶輸入相應(yīng)的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項(xiàng)目核算、數(shù)量單價(jià)以及銀行結(jié)算信息等。（4）金額即該筆分錄的借方或貸方發(fā)生額。任何一張憑證都必須滿足“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。因此，保存每張憑證之前，系統(tǒng)將自動進(jìn)行借貸平衡檢查，以保證數(shù)據(jù)的正確。如果不平衡，將給予提示并要求修改，直到平衡為止。錄入憑證的金額要注意，由于金額分為借方金額和貸方金額兩欄，所以每條分錄的金額要么在借方，要么在貸方，不能在借貸雙方同時(shí)存在。另外，每條分錄的金額均不能為零。會計(jì)軟件通常都提供了自動完成最后一條分錄金額的功能。“ = ”（二）憑證審核為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)、正確和可靠，記賬憑證必須要經(jīng)過審核。無論是直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)，都經(jīng)過了人工的操作處理，都需要經(jīng)過審核后，才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。憑證審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會計(jì)制度規(guī)定，對憑證錄入員填制的記賬憑證進(jìn)行合法性和正確性檢查，主要包括審核記賬憑證是否與原始憑證相符、會計(jì)分錄是否正確、內(nèi)容是否完整等，其目的是為了防止舞弊的產(chǎn)生。在賬務(wù)處理模塊中，所有錄入的憑證都必須經(jīng)過審核簽章后才能記賬。在這個過程中要注意如下問題：審核憑證與填制憑證不允許是同一個人，只有具有審核權(quán)限的人員才允許進(jìn)行憑證審核工作；審核人員發(fā)現(xiàn)錯誤或有異議的憑證，不得直接進(jìn)行修改，必須由憑證錄入人員本人修改后再交由審核人員重新審核；憑證審核簽章后，不能直接對其進(jìn)行修改和刪除，必須取消審核后才能修改和刪除；要取消原審核簽章，即將該憑證變?yōu)槲唇?jīng)審核的狀態(tài)，則必須由審核人員自己進(jìn)行。記賬憑證的審核可根據(jù)情形選擇單張審核或是成批審核。單張審核是由審核人員逐張檢查記賬憑證并逐張簽審核章；而成批審核是由審核人員執(zhí)行成批審核功能，由會計(jì)軟件在后臺自動審核所選全部未審核記賬憑證，并成批簽審核章。（三）憑證的修改如記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯誤，應(yīng)根據(jù)憑證的不同狀態(tài)運(yùn)用不同的更正方法予以修改。在進(jìn)行修改時(shí)，一般應(yīng)在記賬憑證的來源處由制單人員本人進(jìn)行更正，即手工鍵盤錄入的憑證應(yīng)由制單人員本人在憑證模塊進(jìn)行修改，采用自動轉(zhuǎn)賬功能機(jī)制生成的憑證應(yīng)由執(zhí)行自動轉(zhuǎn)賬功能的操作員重新生成正確憑證，由其他子模塊編制傳來的憑證應(yīng)返回由該模塊的憑證生成編制人員重新修改編制。1.憑證填制保存后未經(jīng)審核等任何簽章在此種狀態(tài)下，憑證上只有制單人員一人的簽章，可由制單本人找到需要修改的憑證，將光標(biāo)移到需要修改處進(jìn)行修改并重新保存。2.憑證保存后已有審核等簽章但未記賬憑證保存后經(jīng)過審核等操作員處理簽章，此時(shí)憑證上有除制單人員外多個簽章責(zé)任人，不能對錯誤憑證進(jìn)行直接修改，應(yīng)利用取消功能消除審核等操作員的簽章后方可進(jìn)行更正并重新保存。3.憑證已記賬記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，不能修改憑證。雖然會計(jì)軟件一般都提供了取消審核記賬等逆向操作功能，但對于此類差錯不推薦采用這種方法進(jìn)行更正。為了給審計(jì)留下線索，提供審計(jì)軌跡，應(yīng)采用沖銷憑證或補(bǔ)充憑證的方法進(jìn)行。（四）查詢憑證在編制記賬憑證過程中，可以通過查詢功能，對憑證進(jìn)行查看，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，保證憑證的正確性。所有的記賬憑證都將集中到憑證處理模塊，所以在憑證模塊不僅可以查詢到憑證模塊填制的憑證，也可以查詢到模塊生成的憑證。（五）記賬記賬是以會計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。在手工方式下，記賬是由會計(jì)人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附的原始憑證逐筆匯總登記有關(guān)的總賬和明細(xì)賬。在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作人員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動進(jìn)行合法性檢查、科目匯總并登記總賬、明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來賬、項(xiàng)目賬以及備查賬等。記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計(jì)算機(jī)自動進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。記賬操作每月可多次進(jìn)行。為了保障記賬順利，減少差錯，在記賬過程中需要注意以下的問題：（1）在記賬過程中，不得中斷退出；（2）上月未結(jié)賬，本月不能記賬；（3）證記賬后，發(fā)現(xiàn)錯誤，只能用沖銷憑證法或補(bǔ)充憑證的方法進(jìn)行修改。記賬后，如果確有特殊需要，可以利用系統(tǒng)提供的反記賬功能恢復(fù)到記賬前狀態(tài)。這一功能只有賬套主管（電算主管）才有權(quán)執(zhí)行。（六）賬簿查詢在會計(jì)核算軟件中，會計(jì)賬簿可隨時(shí)根據(jù)需要生成以提供查詢或者輸出。查詢賬簿，需要設(shè)定查詢條件，查詢的結(jié)果可以屏幕顯示，也可以打印輸出。賬簿查詢主要包括基本會計(jì)核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助核算賬簿的查詢輸出。其中，總賬的查詢可以由科目余額表代替。需要注意的是，在電算化環(huán)境下，部分會計(jì)賬簿的查詢可以選擇是否將未記賬憑證數(shù)據(jù)計(jì)算在內(nèi)。利用此功能，會計(jì)人員可以在記賬前得到會計(jì)賬簿的預(yù)期數(shù)。但是，現(xiàn)金、銀行存款日記賬等需要逐日結(jié)算的賬簿只能依據(jù)已記賬憑證生成。三、結(jié)賬每月月底都要進(jìn)行結(jié)賬操作。結(jié)賬操作實(shí)際上就是指計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。在電算化方式下，結(jié)賬操作與手工方式相比簡單地多，結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)賬一次，主要是對當(dāng)月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，均由計(jì)算機(jī)自動完成。在結(jié)賬前要進(jìn)行下列檢查：（1）檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。（2）月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并以記賬，否則本月不能結(jié)賬。（3）檢查上月是否結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。（4）核對總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否已經(jīng)一致，如果不一致，則不能結(jié)賬。（5）如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，則檢查其他子系統(tǒng)是否已經(jīng)結(jié)賬，如果沒有，則本月不能結(jié)賬。結(jié)賬前要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，結(jié)賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶的記賬工作；計(jì)算本月各賬戶發(fā)生額合計(jì)和本月賬戶期末余額，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初。結(jié)賬的時(shí)候要注意：各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)轉(zhuǎn)前完成。結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行。結(jié)賬必須按月連續(xù)進(jìn)行，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。第三節(jié)通用會計(jì)報(bào)表模塊的基本操作一、會計(jì)報(bào)表模塊概述（一）會計(jì)報(bào)表的結(jié)構(gòu)不同會計(jì)報(bào)表的格式和內(nèi)容不相同，不同會計(jì)軟件的報(bào)表模板也各有特點(diǎn)，但是就會計(jì)報(bào)表的框架結(jié)構(gòu)來講，一般由表頭、表體和表尾幾個部分組成。1.表頭表頭通常描述報(bào)表的名稱、報(bào)表編號、編制單位、編制日期、貨幣計(jì)量單位等內(nèi)容。2.表體表體是報(bào)表的主要部分，是由表樣單元（項(xiàng)目及項(xiàng)目名稱）和數(shù)據(jù)單元（報(bào)表數(shù)據(jù)）組成。在報(bào)表編制過程中，表樣單元輸入的內(nèi)容一般為文字，數(shù)據(jù)單元輸入的內(nèi)容為數(shù)字（數(shù)值），而且數(shù)字是通過預(yù)先定義好的取數(shù)公式自動計(jì)算生成。3.表尾表尾主要是指報(bào)表格式下方的說明及附注等，既包括文字說明，也包括部分?jǐn)?shù)據(jù)。如報(bào)表附注等補(bǔ)充資料及制表人、會計(jì)主管、單位負(fù)責(zé)人的簽章等。（二）會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)來源一般來說，報(bào)表各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)主要來源于總分類賬和明細(xì)賬，有的也來源于其他已經(jīng)編制生成的報(bào)表，還有的是根據(jù)本表表內(nèi)項(xiàng)目匯總計(jì)算得來的，甚至有的來源于諸如工資、固定資產(chǎn)等其他會計(jì)核算子模塊。因此會計(jì)報(bào)表模塊能與賬務(wù)處理（總賬）、工資、固定資產(chǎn)等子模塊聯(lián)用，通過報(bào)表取數(shù)公式從相應(yīng)模塊中提取所需數(shù)據(jù)并計(jì)算生成各種報(bào)表。（三）報(bào)表模塊的基本操作流程不同的會計(jì)軟件的報(bào)表處理模塊的具體操作會有所不同，但是通常的報(bào)表處理流程包括啟動并登陸報(bào)表模塊、建立（或打開）報(bào)表、格式設(shè)計(jì)、處理數(shù)據(jù)、輸出報(bào)表、保存報(bào)表并退出報(bào)表模塊等基本過程。二、報(bào)表的編制操作（一）調(diào)用報(bào)表模板生成報(bào)表調(diào)用模板編制并生成會計(jì)報(bào)表主要有以下幾個操作步驟：（1）啟動并登錄報(bào)表模塊；（2）新建空白報(bào)表進(jìn)行報(bào)表；（3）從菜單命令中調(diào)出報(bào)表模板操作界面；（4）選擇本單位所屬行業(yè)、會計(jì)制度；（5）選擇將要編制生成的會計(jì)報(bào)表名稱；（6）所有選擇設(shè)置完成后單擊“確認(rèn)”按鈕；（7）在彈出的提示對話框中回答“是”或“確定”，則當(dāng)前空白表的格式就被模板自動覆蓋。如有需要，可做適當(dāng)修改；（8）計(jì)算生成所需會計(jì)報(bào)表；（9）保存報(bào)表。（二）自定義報(bào)表的編制自定義報(bào)表編制的步驟是：1.建立新的空白報(bào)表2.新表格式化格式化設(shè)置主要包括表頭、表體、單元屬性設(shè)置。3.報(bào)表公式設(shè)置報(bào)表公式的定義，主要包括取數(shù)公式、審核公式和舍位平衡公式定義。（1）取數(shù)公式定義報(bào)表取數(shù)公式定義是根據(jù)報(bào)表與賬簿、報(bào)表內(nèi)各項(xiàng)目、報(bào)表與報(bào)表、報(bào)表與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系，將報(bào)表編制方法通過取數(shù)公式加以描述，是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化自動處理報(bào)表數(shù)據(jù)的關(guān)鍵步驟。取數(shù)公式主要解決會計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)來源，自動計(jì)算生成會計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)。即從什么地方取數(shù)、取哪些數(shù)、數(shù)據(jù)要經(jīng)過哪些處理等等，經(jīng)過運(yùn)算這些公式就可以完成報(bào)表的編制工作。盡管不同的報(bào)表軟件在公式的具體形式有所不同，但其基本思想是一致的。公式都是由操作符和操作數(shù)組成的表達(dá)式，操作符可以是+（加號）、-（減號）、*（乘號）、（除號）、（乘方）、（）（括號）等，操作數(shù)可以是常數(shù)、報(bào)表單元和系統(tǒng)定義的各種函數(shù)。表2-5常見的公式定義方式利用賬務(wù)函數(shù)從賬上取數(shù)一般有期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額、期末余額等取金額數(shù)據(jù)的函數(shù)，也有相應(yīng)取數(shù)量數(shù)據(jù)的賬務(wù)函數(shù)。定義這些函數(shù)時(shí)通常需要指明相應(yīng)的科目編碼、會計(jì)期間、金額方向、賬套等參數(shù)等。利用統(tǒng)計(jì)或數(shù)學(xué)函數(shù)取數(shù)如計(jì)數(shù)函數(shù)、求和函數(shù)、求平均值函數(shù)、求最大值函數(shù)、求最小值函數(shù)等。直接列式計(jì)算取數(shù)這類主要是針對一些小計(jì)、合計(jì)等一般加減項(xiàng)目的數(shù)據(jù)計(jì)算，直接使用單元和運(yùn)算符號相結(jié)合的運(yùn)算式子，如利潤表中本期金額欄內(nèi)的“利潤總額=營業(yè)利潤+營業(yè)外收入-營業(yè)外支出”，其取數(shù)公式就可定義為“B19=B15+B16-B17” 。為了方便用戶進(jìn)行報(bào)表取數(shù)公式定義，報(bào)表模塊提供了公式向?qū)Чδ?。進(jìn)入公式向?qū)Ы缑妫罁?jù)各項(xiàng)目單元數(shù)據(jù)填列要求和數(shù)據(jù)源，按照系統(tǒng)提示，逐項(xiàng)回答從何處取數(shù)、哪一個會計(jì)期間、哪一個會計(jì)科目、哪一類型數(shù)據(jù)等取數(shù)條件，系統(tǒng)即可自動生成所需要的取數(shù)公式。利用公式向?qū)Фx取數(shù)公式的操作步驟一般為：首先選中要定義取數(shù)公式的單元；執(zhí)行公式向?qū)Чδ?，進(jìn)入公式向?qū)Ы缑?；按照公式向?qū)У闹敢?，逐?xiàng)設(shè)置該項(xiàng)目的數(shù)據(jù)源及取數(shù)條件；按向?qū)е敢O(shè)置完畢，單擊確定按鈕，返回報(bào)表操作界面；自動按所設(shè)條件生成取數(shù)公式并列示在公式編輯欄內(nèi)；單擊確認(rèn)按鈕，公式編輯欄內(nèi)的公式即可被定義到所選單元中，取數(shù)公式定義成功。（2）審核公式定義報(bào)表審核公式定義也稱為“報(bào)表勾稽關(guān)系定義”。審核公式是根據(jù)表內(nèi)及表間數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系定義的，用來檢查驗(yàn)證所編報(bào)表數(shù)據(jù)的正確性。在審核公式定義中，一個完整的審核公式由兩部分構(gòu)成，即公式表達(dá)式和條件不滿足時(shí)的提示信息。公式表達(dá)式除了使用定義取數(shù)公式時(shí)允許使用的運(yùn)算符號外，通常還會使用到=（等于）、>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、<>（不等于）等邏輯運(yùn)算符號。條件不滿足時(shí)的提示信息是指使用審核公式對報(bào)表進(jìn)行檢查驗(yàn)證時(shí)，檢查驗(yàn)證結(jié)果不滿足審核公式邏輯表達(dá)式的要求而自動彈出的錯誤提示信息，它可以幫助用戶查找并修改報(bào)表差錯。如表2-4所示的利潤表編制時(shí)，為了檢查審核其本期金額欄內(nèi)凈利潤計(jì)算是否正確無誤，可以這樣定義其審核公式：執(zhí)行審核公式定義功能，進(jìn)入審核公式定義界面；輸入審核公式表達(dá)式“B19-B20=B21”；輸入錯誤提示信息“凈利潤計(jì)算有誤!”；單擊確定按鈕返回報(bào)表界面，審核公式定義完畢。（3）舍位平衡公式定義。當(dāng)所編報(bào)表從低倍計(jì)量單位轉(zhuǎn)變?yōu)楦弑队?jì)量單位時(shí)（如報(bào)表計(jì)量單位由元轉(zhuǎn)變?yōu)槿f元），即報(bào)表數(shù)據(jù)的進(jìn)位，原來滿足的數(shù)據(jù)勾稽、平衡關(guān)系就完全可能被破壞。因此，為了保證報(bào)表計(jì)量單位進(jìn)位轉(zhuǎn)變后不影響報(bào)表的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系和平衡關(guān)系，就需要對之進(jìn)行調(diào)整。報(bào)表經(jīng)舍位操作以后，重新調(diào)整勾稽與平衡關(guān)系的公式稱之為舍位平衡公式。其中，進(jìn)行進(jìn)位操作叫做舍位，舍位后調(diào)整勾稽平衡關(guān)系的操作叫做舍位平衡公式。4.報(bào)表數(shù)據(jù)生成第四節(jié)工資核算模塊的基本操作企業(yè)工資核算模塊是以職工個人的各項(xiàng)工資數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，完成單位的工資計(jì)算、工資分配、工資發(fā)放等基本會計(jì)工作。一、操作流程工資核算模塊操作主要包括初始設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理和期末處理，其操作流程如圖所示。通用工資核算模塊操作流程圖工資初始設(shè)置操作流程工資日常業(yè)務(wù)處理操作流程二、基本操作1.部門設(shè)置2.定義職工名冊3.定義工資計(jì)算項(xiàng)目定義職工工資計(jì)算項(xiàng)目就是定義工資模塊核算項(xiàng)目的名稱、類型及數(shù)據(jù)長度等。一般企業(yè)職工工資構(gòu)成的基礎(chǔ)項(xiàng)目包括基本工資、崗位津貼、補(bǔ)貼、獎金、應(yīng)發(fā)工資、代扣款項(xiàng)和實(shí)發(fā)工資等。除了定義工資表和工資條上的工資項(xiàng)目外，還可以定義一些輔助項(xiàng)目，如請假天數(shù)等。這些項(xiàng)目是為工資計(jì)算和工資分配服務(wù)的，一般不在工資條上打印。4.定義工資計(jì)算公式用于定義工資項(xiàng)目的計(jì)算公式和工資項(xiàng)目之間的運(yùn)算。要定義計(jì)算公式，先調(diào)出需要定義公式的工資項(xiàng)目，然后在屏幕提供的公式定義處輸入計(jì)算公式。5.工資原始數(shù)據(jù)錄入第一次使用工資核算模塊前必須將所有職工的基本工資數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)，作為工資計(jì)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。一般工資計(jì)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以分成三種情況：一是固定數(shù)據(jù)，如基本工資、崗位津貼等；第二種是變動數(shù)字，如請假天數(shù)、考勤記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等；第三種是計(jì)算數(shù)字，如病事假工資、應(yīng)發(fā)工資、實(shí)發(fā)工資等，這部分?jǐn)?shù)據(jù)可以由系統(tǒng)自動計(jì)算產(chǎn)生。工資固定數(shù)據(jù)又可以分為兩種情況，一是對所有職工都一樣的固定數(shù)據(jù)，一種是每名職工各自的固定數(shù)據(jù)。前者如計(jì)件工資中的單位工資、日工資等，后者如職工的基本工資等。6.工資變動數(shù)據(jù)輸入工資變動數(shù)據(jù)是指每個月份都要更新的數(shù)據(jù)，這些變動數(shù)據(jù)在每次進(jìn)行工資計(jì)算之前都要輸入計(jì)算機(jī)，用來執(zhí)行工資計(jì)算。由于職工工資與考勤、水電費(fèi)等因素有關(guān)，因此，每個月都需要進(jìn)行職工工資數(shù)據(jù)的調(diào)整。7.工資計(jì)算、工資匯總（1）工資計(jì)算工資計(jì)算工作是計(jì)算機(jī)自動完成，核算軟件根據(jù)初始設(shè)置工作中定義的計(jì)算公式、輸入的工資原始數(shù)據(jù)和工資變動數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，計(jì)算出各個派生工資項(xiàng)目的數(shù)值。（2）工資匯總工資匯總是按部門自動進(jìn)行的，每一級核算部門都可以產(chǎn)生各個工資項(xiàng)目的合計(jì)值，軟件從最低級部門向上級部門逐級進(jìn)行匯總，直至產(chǎn)生該單位總的匯總表。8.工資分?jǐn)偣べY費(fèi)用分?jǐn)偟哪康氖菍⒐べY費(fèi)用記入有關(guān)部門的成本項(xiàng)目，對于企業(yè)，每月編制的工資分配憑證基本上是一致的，不同的只是分配入賬的數(shù)據(jù)項(xiàng)。所以可以一次性定義工資分配憑證，每月由計(jì)算機(jī)自動生成匯總憑證。工資計(jì)算、匯總完畢后，就可以進(jìn)行工資的分配和各種經(jīng)費(fèi)的計(jì)提，編制記賬憑證，傳遞到總賬模塊。9.工資報(bào)表輸出工資數(shù)據(jù)處理結(jié)果最終是要通過工資報(bào)表的形式反映。工資報(bào)表一般有工資發(fā)放表、工資匯總表、工資統(tǒng)計(jì)表、工資費(fèi)用分配表、工資分析表等。在實(shí)務(wù)中，一般按習(xí)慣打印出工資發(fā)放表，以便領(lǐng)款人簽字之用；打印出工資匯總表和工資分配表，以便工資發(fā)放之用；打印出工資條或工資卡，以便領(lǐng)款人存檔之用。10.月末結(jié)轉(zhuǎn)工資核算是按照月進(jìn)行的，當(dāng)月工資計(jì)算、匯總、入賬完畢后，要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，將備份數(shù)據(jù)妥善保存。同時(shí)將當(dāng)月數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后結(jié)轉(zhuǎn)至下月。實(shí)務(wù)工作中，目前普遍采用由銀行代發(fā)工資的形式，所以企業(yè)還需要將工資核算結(jié)果提供給銀行有關(guān)部門。一般銀行都會提出數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)格式，因此，月末企業(yè)要根據(jù)需要將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成銀行要求的標(biāo)準(zhǔn)格式并傳送至銀行。第五節(jié)固定資產(chǎn)模塊的基本操作固定資產(chǎn)模塊主要完成單位固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)的核算和管理，生成固定資產(chǎn)卡片，按月反應(yīng)固定資產(chǎn)的增加、減少、原值變化及其他變動，并輸出相應(yīng)的增減變動明細(xì)賬，按月自動計(jì)提折舊，生成折舊分配憑證，同時(shí)輸出一些同設(shè)備管理相關(guān)的報(bào)表和賬簿。一、操作流程固定資產(chǎn)核算模塊操作主要包括初始設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理和期末處理，其操作流程如圖所示。通用固定資產(chǎn)核算模塊操作流程2、 基本操作1.固定資產(chǎn)分類設(shè)置固定資產(chǎn)分類設(shè)置包括固定資產(chǎn)分類編碼、固定資產(chǎn)分類名稱、固定資產(chǎn)類別的折舊屬性、常用折舊方法、預(yù)計(jì)使用年限、預(yù)計(jì)凈殘值率。常見的折舊方法一般分為平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法。商品化會計(jì)軟件一般都將這些常用的折舊方法預(yù)設(shè)置在系統(tǒng)中，用戶在進(jìn)行固定資產(chǎn)分類設(shè)置時(shí)，對應(yīng)項(xiàng)目只需選擇即可。具體的增加操作在后面的軟件操作中會涉及到，在此不在闡述。續(xù)表固定資產(chǎn)類別編碼固定資產(chǎn)類別名稱分錄對應(yīng)入賬科目01購入借：固定資產(chǎn)貸：銀行存款02投資者投入借：固定資產(chǎn)貸：實(shí)收資本03接受捐贈借：固定資產(chǎn)貸：營業(yè)外收入04盤盈借：固定資產(chǎn)貸：以前年度損益調(diào)整05在建工程轉(zhuǎn)入借：固定資產(chǎn)貸：在建工程06融資租入借：固定資產(chǎn)貸：長期應(yīng)付款07出售借：固定資產(chǎn)清理累計(jì)折舊貸：固定資產(chǎn)08盤虧借：待處理財(cái)產(chǎn)損溢累計(jì)折舊貸：固定資產(chǎn)09投資轉(zhuǎn)出借：固定資產(chǎn)清理累計(jì)折舊貸：固定資產(chǎn)10捐贈轉(zhuǎn)出借：固定資產(chǎn)清理累計(jì)折舊貸：固定資產(chǎn)11報(bào)廢借：固定資產(chǎn)清理 累計(jì)折舊 貸：固定資產(chǎn)12毀損借：固定資產(chǎn)清理累計(jì)折舊貸：固定資產(chǎn)2.固定資產(chǎn)變動方式設(shè)置固定資產(chǎn)變動方式設(shè)置（本質(zhì)：賬務(wù)處理的應(yīng)用）固定資產(chǎn)核算初始設(shè)置固定資產(chǎn)核算日常業(yè)務(wù)操作流程3.固定資產(chǎn)使用部門設(shè)置部門設(shè)置包括部門編碼、部門名稱、對應(yīng)折舊科目。4.固定資產(chǎn)折舊方法設(shè)置固定資產(chǎn)折舊方法是自動計(jì)提折舊的基礎(chǔ)。影響固定資產(chǎn)折舊的因素主要有四個：固定資產(chǎn)的原值、固定資產(chǎn)凈殘值、固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備和預(yù)計(jì)使用年限。5.錄入固定資產(chǎn)原始卡片原始卡片的錄入主要包括以下內(nèi)容：固定資產(chǎn)編號、名稱、資產(chǎn)類別、原值、使用年限、變動方式、使用狀況、凈值、累計(jì)折舊、折舊方法、總工作量、凈殘值率、凈殘值等基本信息。6.固定資產(chǎn)變動輸入固定資產(chǎn)的變動主要包括增加、減少和變動三類。固定資產(chǎn)增加固定資產(chǎn)增加的處理類似于固定資產(chǎn)原始卡片的錄入，也就是增加一張新的固定資產(chǎn)卡片。固定資產(chǎn)的減少資產(chǎn)在使用過程中，由于各種原因（如毀損、出售、盤虧等）退出企業(yè)，此時(shí)要做資產(chǎn)減少處理，即新增一張固定資產(chǎn)減少單據(jù)。固定資產(chǎn)的變動固定資產(chǎn)發(fā)生原值的增減、部門的轉(zhuǎn)移、使用狀況的變動、折舊方法的調(diào)整、累計(jì)折舊的調(diào)整、工作量的調(diào)整、凈殘值率的調(diào)整、類別的調(diào)整等情況，均可以通過輸入各種變動單進(jìn)行處理。固定資產(chǎn)的變動需要增加變動單據(jù)，輸入相關(guān)信息后，保存變動單據(jù)。7.計(jì)提折舊自動計(jì)提折舊是固定資產(chǎn)核算模塊的主要功能之一。利用系統(tǒng)的“計(jì)提折舊”功能，自動生成折舊分配表和記賬憑證，并自動完成將憑證傳遞到總賬的工作。8.固定資產(chǎn)賬查詢固定資產(chǎn)輸出信息包括賬簿、折舊表、匯總表和分析表，可按需進(jìn)行多種方式的組合查詢，也可根據(jù)用戶需要自定義動態(tài)賬簿。9.月末結(jié)賬固定資產(chǎn)生成憑證傳遞至總賬模塊后，即可結(jié)束當(dāng)期業(yè)務(wù)處理。月末結(jié)賬每月一次，結(jié)賬后當(dāng)期的數(shù)據(jù)不能修改。第六節(jié)應(yīng)收模塊基本操作在不同的財(cái)務(wù)軟件中，應(yīng)收款的核算與管理采取了不同的設(shè)計(jì)方案，基本上有3種模式：一是作為獨(dú)立的系統(tǒng)，與銷售管理系統(tǒng)、總賬系統(tǒng)集成應(yīng)用；二是作為銷售管理系統(tǒng)的一個功能構(gòu)成應(yīng)用；三是作為總賬系統(tǒng)的一個輔助功能應(yīng)用。本節(jié)主要是針對第一種模式進(jìn)行講解，但是無論哪種形式，其基本操作大體上是相同的。一、操作流程應(yīng)收賬款核算基本操作流程如圖所示。二、基本操作1.應(yīng)收賬款賬齡區(qū)間設(shè)置為了對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，評估客戶信譽(yù)，并按一定的比例估計(jì)壞賬損失，應(yīng)設(shè)置賬齡區(qū)間。設(shè)置內(nèi)容包括序號、總天數(shù)、起止天數(shù)。（1）序號。一般序號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，不能修改。（2）總天數(shù)。直接輸入截止該區(qū)間的賬齡總天數(shù)。（3）起止天數(shù)。系統(tǒng)會根據(jù)輸入的總天數(shù)自動生成相應(yīng)的區(qū)間。2.客戶編碼和名稱設(shè)置3.付款條件設(shè)置付款條件也稱現(xiàn)金折扣，是確定客戶付款到期日和現(xiàn)金折扣日期的依據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)用戶所選擇的付款條件來確定在交易中的折扣。設(shè)置的主要內(nèi)容包括付款條件編碼、付款條件名稱、信用天數(shù)、優(yōu)惠方案。4.期初數(shù)據(jù)錄入5.收款單據(jù)處理（1）收款單據(jù)的錄入。（2）收款單據(jù)的審核。（3）自動轉(zhuǎn)賬。為保證應(yīng)收賬款核算模塊與總賬模塊數(shù)據(jù)保持一致，在應(yīng)收款核算模塊新增單據(jù)之后，必須通過憑證處理把單據(jù)生成憑證傳入總賬模塊。只有經(jīng)過審核的收款單可以立即生成記賬憑證，傳遞到總賬模塊。銷售發(fā)票應(yīng)該在銷售核算模塊中錄入處理。應(yīng)收應(yīng)付核算與銷售核算是兩個獨(dú)立的模塊，如果企業(yè)同時(shí)使用銷售核算模塊（集成在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中）和應(yīng)收應(yīng)付模塊，那么銷售核算模塊中銷售發(fā)票會直接傳入應(yīng)收賬款核算模塊。如果沒有使用銷售模塊，則各類發(fā)票和應(yīng)收單據(jù)均在應(yīng)收賬款核算模塊中錄入并審核。6.應(yīng)收賬款核銷處理核銷是確定收款單與原始發(fā)票及應(yīng)收單之間對應(yīng)關(guān)系的操作。也就是將收回的客戶款核銷該客戶應(yīng)收款的處理，建立已收款與應(yīng)收款的核銷記錄。只有經(jīng)過核銷的應(yīng)收單據(jù)才能真正作為收款處理。系統(tǒng)提供手工和自動兩種核銷方式。核銷處理時(shí)，可以一張發(fā)票（或應(yīng)收單）對應(yīng)一張收款單分次核銷，也可以一張發(fā)票（或應(yīng)收單）一次對應(yīng)多張收款單核銷，一張收款單一次對應(yīng)多張發(fā)票核銷或多張發(fā)票對應(yīng)多張收款單核銷。無論采用何種方式，要求本次核銷金額之和必須等于收款單的金額之和。（1）自動核銷自動核銷以發(fā)票號作為核銷依據(jù)。通過查詢條件選擇需要核銷的單據(jù)，由系統(tǒng)自動核銷。自動核銷可對多個客戶進(jìn)行，依據(jù)核銷規(guī)則對客戶單據(jù)進(jìn)行核銷處理。核銷完成后，提交自動核銷報(bào)告，顯示已核銷的情況和未核銷的原因。（2）手工核銷可以根據(jù)查詢條件選擇需要核銷的單據(jù)，然后手工勾對，作為自動核銷方法的一種補(bǔ)充。7.應(yīng)收賬款及賬齡分析（1）應(yīng)收賬款明細(xì)賬的查詢應(yīng)收賬款明細(xì)賬是反映往來單位在某段時(shí)間內(nèi)往來賬款的詳細(xì)情況的報(bào)表，是以每一發(fā)票號作為一條記錄處理的。查詢時(shí)，系統(tǒng)動態(tài)即時(shí)生成。系統(tǒng)提供按發(fā)票號、客戶進(jìn)行查詢。（2）應(yīng)收賬款催款單查詢根據(jù)客戶付款條件所固定的信用期間，或銷售合同中所簽訂的付款時(shí)間，系統(tǒng)提供單據(jù)的信用過期預(yù)警，生成應(yīng)收賬款催款單。（3）應(yīng)收賬款賬齡分析用于對未核銷的往來賬款進(jìn)行分析，主要分析截止一定日期之前各個客戶應(yīng)收賬款余額的賬齡情況。賬齡分析的時(shí)間范圍是根據(jù)應(yīng)收賬齡區(qū)間設(shè)置自動生成的?！咀⒁狻坎橘~時(shí)只需錄入分析條件，系統(tǒng)將自動顯示查詢結(jié)果。8.月末結(jié)賬當(dāng)本月業(yè)務(wù)全部處理完畢，即可結(jié)賬。只有當(dāng)月結(jié)賬后，才可以開始下月工作。結(jié)賬后該月數(shù)據(jù)不能再進(jìn)行任何處理。第七節(jié)應(yīng)付模塊基本操作與應(yīng)收款管理系統(tǒng)類似，在不同的財(cái)務(wù)軟件中，應(yīng)付款的核算與管理采取了不同的設(shè)計(jì)方案，基本上有3種模式：一是作為獨(dú)立的系統(tǒng)，與采購管理系統(tǒng)、總賬系統(tǒng)集成應(yīng)用；二是作為采購管理系統(tǒng)的一個功能構(gòu)成應(yīng)用；三是作為總賬系統(tǒng)的一個輔助功能應(yīng)用。本節(jié)，主要是針對第一種模式進(jìn)行講解，但是無論哪種形式，其基本操作大體上是相同的。一、操作流程應(yīng)付賬款核算基本操作流程如圖所示。二、基本操作1.賬齡區(qū)間設(shè)置賬款區(qū)間設(shè)置的作用是便于用戶根據(jù)自己定義的賬齡時(shí)間間隔，進(jìn)行應(yīng)付賬款或付款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)付款、付款情況。賬齡區(qū)間的設(shè)置主要包括序號、總天數(shù)、起止天數(shù)。（1）序號。一般序號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，不能修改。（2）總天數(shù)。直接輸入截止該區(qū)間的賬齡總天數(shù)。（3）起止天數(shù)。系統(tǒng)會根據(jù)輸入的總天數(shù)自動生成相應(yīng)的區(qū)間。2.供應(yīng)商編碼和名稱設(shè)置供應(yīng)商的建立通過建立往來檔案完成，軟件可以登記企業(yè)與供應(yīng)商發(fā)生的各種結(jié)算關(guān)系，考核供應(yīng)商的信用程度。系統(tǒng)根據(jù)供應(yīng)商和對應(yīng)的會計(jì)科目處理每筆往來業(yè)務(wù)并進(jìn)行記賬，通過其他輔助信息進(jìn)行客戶信用管理。3.期初數(shù)據(jù)錄入4.付款單據(jù)處理（1）付款單據(jù)的輸入。（2）付款單據(jù)的審核。應(yīng)付單據(jù)錄入完畢后，即可進(jìn)行審核。（3）自動轉(zhuǎn)賬。系統(tǒng)根據(jù)輸入的付款單數(shù)據(jù)自動生成記賬憑證，并傳遞到總賬模塊。5.應(yīng)付賬款核銷處理系統(tǒng)一般提供自動核銷和手工核銷兩種方式。（1）自動核銷。核銷方式有三種：一是業(yè)務(wù)號勾對。通過用戶在制單過程中指定的業(yè)務(wù)編號核銷。核銷時(shí)，系統(tǒng)對業(yè)務(wù)號相同、借貸方向相反、金額一致的兩筆分錄自動勾對；二是逐筆勾對。系統(tǒng)按照金額一致、方向相反的原則自動勾對同一往來客戶的往來款項(xiàng)；三是總額勾對。對于同一往來客戶，只要存在借方或貸方的某項(xiàng)合計(jì)等于對方科日的某幾項(xiàng)合計(jì)，無論業(yè)務(wù)編號是否相同的往來款均進(jìn)行勾對。（2）手工核銷。對制單過程中因錯誤操作或因其他業(yè)務(wù)原因?qū)е聼o法由系統(tǒng)完成自動核銷的往來賬，系統(tǒng)提供手工清理的辦法，作為自動核銷方式的一種補(bǔ)定。6.應(yīng)付賬款及付款賬齡分析查詢（1）業(yè)務(wù)賬表查詢（2）統(tǒng)計(jì)分析【注意】查賬時(shí)只需錄入分析條件，系統(tǒng)將自動顯示查詢結(jié)果。7.月末結(jié)賬本月各項(xiàng)已經(jīng)結(jié)束可以進(jìn)行月末結(jié)賬處理。只有當(dāng)月結(jié)賬后，才可以開始下月工作。結(jié)賬后該月數(shù)據(jù)不能再進(jìn)行任何處理