檔案管理系統(tǒng).doc

神州數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)解決方案一、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與應(yīng)用結(jié)構(gòu)1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)l 系統(tǒng)采用Lotus Domino作為系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)。l 用戶(hù)使用公司的Notes辦公自動(dòng)化平臺(tái)作為客戶(hù)端與管理端。l 使用公司已有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶(hù)權(quán)限作為系統(tǒng)的權(quán)限控制。2 應(yīng)用結(jié)構(gòu)l 系統(tǒng)設(shè)置檔案條目庫(kù)、權(quán)限結(jié)構(gòu)庫(kù)、卷宗庫(kù)、借閱管理庫(kù)、檔案目錄庫(kù)、系統(tǒng)配置、檔案庫(kù)等幾種功能模塊。l 用戶(hù)在檔案條目庫(kù)中創(chuàng)建檔案條目。l 通過(guò)已在檔案目錄庫(kù)中定義好的檔案目錄，設(shè)定檔案的分級(jí)目錄。l 通過(guò)卷宗庫(kù)選擇檔案放置的卷宗，如果無(wú)卷宗，則需對(duì)卷宗庫(kù)進(jìn)行維護(hù)。l 通過(guò)設(shè)定檔案的權(quán)限，從檔案權(quán)限庫(kù)中得到此檔案的閱讀者權(quán)限。l 完成檔案條目信息填寫(xiě)后，根據(jù)系統(tǒng)配置中指定的目標(biāo)檔案庫(kù)，將檔案的附件存放在目標(biāo)檔案庫(kù)中。l 用戶(hù)借閱通過(guò)借閱管理庫(kù)，進(jìn)行檔案借閱審批。3 檔案管理系統(tǒng)功能大類(lèi)需求描述目錄管理1、 目錄由公司檔案管理員創(chuàng)建2、 目錄修改必須在無(wú)相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行或批量更新相關(guān)檔案后才可操作（后期做）3、 刪除必須在無(wú)相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行檔案類(lèi)型管理（目的由類(lèi)型決定是否立卷）1、 類(lèi)型由公司檔案管理員創(chuàng)建2、 類(lèi)型修改必須在無(wú)相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行或批量更新相關(guān)檔案后才可操作3、 刪除必須在無(wú)相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行創(chuàng)建表單維護(hù)類(lèi)型（類(lèi)型名、創(chuàng)建年限、創(chuàng)建人、是否建立卷宗（文件）（必須創(chuàng)建卷宗）/實(shí)物（音像）實(shí)物/照片/實(shí)物證書(shū)實(shí)物電子（相同）實(shí)物電子（不同）電子（文件）檔案錄入及歸檔1、 檔案可由各級(jí)檔案管理員直接錄入，也可由員工投檔或從公司知識(shí)庫(kù)中投檔產(chǎn)生。必須選擇檔案類(lèi)型（以便根據(jù)類(lèi)型決定是否創(chuàng)建卷宗）。（暫時(shí)不做）2、 檔案條目需具備關(guān)鍵字段描述以反映檔案的主要內(nèi)容，并便于檔案的查詢(xún)及定位。3、 歸檔內(nèi)容不能更改。4、 投檔后由所屬本部級(jí)檔案管理員負(fù)責(zé)審批。并填寫(xiě)必要的歸檔字段后歸檔，按三級(jí)目錄+年度的方式。按類(lèi)型不同決定是否立卷，如需要立卷的文檔歸檔時(shí)必須已有相應(yīng)卷宗，如無(wú)卷宗需新建才可實(shí)現(xiàn)歸檔功能，并只能放入未滿卷宗并要求檔案管理員具有管理權(quán)限的卷宗，即錄入時(shí)自動(dòng)過(guò)濾已滿卷宗及無(wú)管理權(quán)限的卷宗。5、 關(guān)鍵字段必填才能審核通過(guò)。本部及以上級(jí)別檔案管理員只具有審批歸檔資格，不具有創(chuàng)建檔案權(quán)限（此點(diǎn)由檔案管理規(guī)定來(lái)實(shí)現(xiàn)）針對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)狀態(tài)管理1、 文件狀態(tài)（新建）2、 審批狀態(tài)3、 歸檔4、 借出狀態(tài)（電子無(wú)基礎(chǔ)）5、 銷(xiāo)毀狀態(tài)跟蹤檔案的創(chuàng)建訪問(wèn)記錄及時(shí)間（按服務(wù)器時(shí)鐘管理）卷宗管理（由檔案類(lèi)型決定是否歸入卷宗）1、 檔案卷宗可由各級(jí)檔案管理員創(chuàng)建2、 卷宗修改必須在無(wú)相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行或批量更新相關(guān)檔案后才可操作3、 刪除必須在無(wú)相關(guān)文檔時(shí)才可進(jìn)行4、 如卷宗下文檔完全銷(xiāo)毀，則標(biāo)記該卷宗為銷(xiāo)毀。5、 卷宗按照三級(jí)分類(lèi)+年限的規(guī)則創(chuàng)建6、 卷宗權(quán)限為包含關(guān)系，即本部檔案管理員具有相應(yīng)下級(jí)事業(yè)部的卷宗管理權(quán)限權(quán)限管理1、 檔案管理員權(quán)限（公司級(jí)、本部級(jí)、事業(yè)部級(jí)）；密級(jí)為機(jī)密不能設(shè)定為公共級(jí)。2、 各本部及各事業(yè)部之間的檔案內(nèi)容、檔案條目、以及卷宗實(shí)現(xiàn)隔離，但是公司檔案管理員在查詢(xún)或查看時(shí)可以提到公司所有檔案內(nèi)容。3、 在公司組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化或業(yè)務(wù)調(diào)整時(shí)時(shí)，能夠調(diào)整系統(tǒng)的權(quán)限結(jié)構(gòu)，更新相關(guān)檔案權(quán)限，并同時(shí)批量修改檔案物理位置，保證檔案的利用。4、 可以實(shí)現(xiàn)權(quán)限分配的批處理修改相關(guān)檔案的權(quán)限更改檔案移交（權(quán)限不變情況下）檔案可實(shí)現(xiàn)以下移動(dòng)方式：1、跨檔案室的單一及批量移交。查詢(xún)管理1、 具有高級(jí)搜索選型功能，檔案管理員可輕松實(shí)現(xiàn)匹配查詢(xún)2、 查詢(xún)根據(jù)權(quán)限控制表顯示相應(yīng)文檔。借閱管理1、 跨事業(yè)部借閱管理2、 跨本部借閱管理3、 記錄借閱信息狀態(tài)并反映到相應(yīng)條目（實(shí)物類(lèi)）銷(xiāo)毀功能1、 電子無(wú)銷(xiāo)毀2、 實(shí)物銷(xiāo)毀更新相應(yīng)卷宗及相關(guān)文檔標(biāo)識(shí)打印功能4、 系統(tǒng)可打印以下表格(具體見(jiàn)檔案管理實(shí)施細(xì)則中的附件)：表1、歸檔文件封面（卷宗封面）表2、卷內(nèi)文件目錄表3、卷內(nèi)備考表表5、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)表6、檔案移交清單系統(tǒng)維護(hù)1、 檔案管理員維護(hù)2、 權(quán)限維護(hù)3、 卷宗維護(hù)4、 目錄維護(hù)性能要求1、 條目（自動(dòng)作為查詢(xún)目錄了）與附件分開(kāi)存儲(chǔ)2、 考慮后期平臺(tái)拓展3、 考慮后期的數(shù)據(jù)庫(kù)移植二、權(quán)限結(jié)構(gòu)庫(kù)1 數(shù)據(jù)庫(kù)描述功能：保存系統(tǒng)管理權(quán)限信息。角色：公司檔案管理員權(quán)限：管理者公司檔案管理員作者本部檔案管理員、事業(yè)部檔案管理員讀者default2 維護(hù)流程3 表單1. 本部信息表a) 表單本部信息表本部名稱(chēng)：本部長(zhǎng)：本部檔案管理員：本部群組名稱(chēng)：主管總裁：b) 權(quán)限創(chuàng)建：公司檔案管理員修改：公司檔案管理員、本部檔案管理員刪除：公司檔案管理員說(shuō)明：公司檔案管理員創(chuàng)建完成本部信息后，必須指定本部檔案管理員，指定后，由本部檔案管理員對(duì)內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)。c) 描述字段名稱(chēng)類(lèi)型值產(chǎn)生流程權(quán)限其他本部名稱(chēng)字符填寫(xiě)1公司檔案管理員創(chuàng)建。必填本部長(zhǎng)姓名選擇、可多值2本部檔案管理員維護(hù)。必填本部檔案管理員姓名選擇、可多值1公司檔案管理員維護(hù)公司檔案管理員必填本部群組名稱(chēng)群組從通訊錄選擇本部檔案管理員主管總裁姓名選擇、可多值本部檔案管理員2. 事業(yè)部信息表a) 表單事業(yè)部維護(hù)表本部名稱(chēng)：本部長(zhǎng)：本部檔案管理員：事業(yè)部名稱(chēng)：事業(yè)部總經(jīng)理：事業(yè)部檔案管理員：事業(yè)部群組名稱(chēng)：本部群組名稱(chēng)：總裁：b) 權(quán)限創(chuàng)建：本部檔案管理員修改：事業(yè)部檔案管理員刪除：本部檔案管理員說(shuō)明：本部檔案管理員創(chuàng)建完成事業(yè)部信息后，必須指定事業(yè)部檔案管理員，指定后，由事業(yè)部檔案管理員對(duì)內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)。c) 描述字段名稱(chēng)類(lèi)型值產(chǎn)生流程權(quán)限其他本部名稱(chēng)字符選擇3本部檔案管理員選擇。必填本部長(zhǎng)姓名3必填本部檔案管理員姓名公司檔案管理員必填本部群組名稱(chēng)群組主管總裁姓名事業(yè)部名稱(chēng)事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部檔案管理員事業(yè)部群組名稱(chēng)3. 操作l 創(chuàng)建本部信息l 創(chuàng)建事業(yè)部信息l 編輯l 刪除4 權(quán)限分配規(guī)則條目查詢(xún)檔案閱讀卷宗管理IV同檔案閱讀權(quán)限事業(yè)部員工、本部長(zhǎng)、總裁、本部檔案管理員、本事業(yè)部檔案管理員本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員III同檔案閱讀權(quán)限事業(yè)部總經(jīng)理、本部長(zhǎng)、總裁、本部檔案管理員、本事業(yè)部檔案管理員本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員II同檔案閱讀權(quán)限本部長(zhǎng)、總裁、本部管理員本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員I總裁總裁本部檔案管理員、所有事業(yè)部檔案管理員三、檔案目錄庫(kù)1 數(shù)據(jù)庫(kù)描述功能：保存檔案目錄結(jié)構(gòu)信息。角色：公司檔案管理員權(quán)限：管理者公司檔案管理員作者公司檔案管理員讀者default2 表單1. 權(quán)限檔案條目管理只能由公司檔案管理員創(chuàng)建、編輯、刪除，其他人員只有閱讀權(quán)限2. 內(nèi)容l 用戶(hù)按級(jí)別維護(hù)目錄l 在維護(hù)下一級(jí)目錄時(shí)，需要先選擇上一級(jí)目錄。l 目錄編號(hào)按目錄編碼規(guī)則完成，用戶(hù)自行填寫(xiě)。一級(jí)目錄信息一級(jí)目錄名稱(chēng)：一級(jí)目錄編號(hào)：二級(jí)目錄信息一級(jí)目錄名稱(chēng)：一級(jí)目錄編號(hào)：二級(jí)目錄名稱(chēng)：二級(jí)目錄編號(hào)：三級(jí)目錄信息一級(jí)目錄名稱(chēng)：一級(jí)目錄編號(hào)：二級(jí)目錄名稱(chēng)：二級(jí)目錄編號(hào)：三級(jí)目錄名稱(chēng)：三級(jí)目錄編號(hào)：3. 操作l 創(chuàng)建一級(jí)目錄l 創(chuàng)建二級(jí)目錄l 創(chuàng)建三級(jí)目錄l 刪除l 編輯四、檔案條目庫(kù)1 數(shù)據(jù)庫(kù)描述功能：保存檔案條目信息。角色：公司檔案管理員權(quán)限：管理者公司檔案管理員作者default讀者default2 檔案投檔1. 流程：?jiǎn)T工創(chuàng)建檔案文件>事業(yè)部檔案管理員歸檔2. 內(nèi)容：l 普通員工創(chuàng)建投檔文檔，填寫(xiě)內(nèi)容（紅色部分）：檔案條目檔案編號(hào)頁(yè)數(shù)1文件號(hào)文件名稱(chēng)1備注1目錄產(chǎn)生日期1產(chǎn)生部門(mén)1保存期限權(quán)限歸檔部門(mén)承辦人特殊權(quán)限是否存檔密級(jí)項(xiàng)目檔案信息（如是項(xiàng)目或合同填寫(xiě)以下信息）客戶(hù)名稱(chēng)1歸屬地1項(xiàng)目名稱(chēng)1金額1項(xiàng)目周期1結(jié)項(xiàng)日期1服務(wù)期1檔案文件檔案類(lèi)型1附件1檔案庫(kù)信息創(chuàng)建人創(chuàng)建日期歸檔日期審批信息審批人：2審批時(shí)間：2l 提交事業(yè)部檔案管理員歸檔。3. 操作：l 創(chuàng)建檔案l 編輯l 刪除3 檔案歸檔1. 內(nèi)容：l 檔案管理員創(chuàng)建檔案流程：l 創(chuàng)建檔案時(shí)，選擇檔案一級(jí)目錄、二級(jí)目錄、三級(jí)目錄、卷宗。l 如果從卷宗庫(kù)中選擇已存在的卷宗，則自動(dòng)產(chǎn)生卷宗中已有的分類(lèi)，并根據(jù)已有的卷宗號(hào)和同一卷宗號(hào)中的文件號(hào)，自動(dòng)形成完整的檔案號(hào)。l 如果沒(méi)有卷宗，則需先維護(hù)卷宗庫(kù)中的卷宗內(nèi)容，然后創(chuàng)建檔案。l 在文件加入檔案庫(kù)時(shí)，如果不選擇卷宗，只選擇檔案分類(lèi)，可作為文件放置。l 檔案在系統(tǒng)中需填寫(xiě)以下內(nèi)容，形成檔案條目。檔案條目檔案編號(hào)頁(yè)數(shù)文件號(hào)文件名稱(chēng)備注目錄卷宗名稱(chēng)卷宗編號(hào)：產(chǎn)生日期產(chǎn)生部門(mén)保存期限權(quán)限歸檔部門(mén)承辦人特殊權(quán)限是否存檔密級(jí)項(xiàng)目檔案信息（如是項(xiàng)目或合同填寫(xiě)以下信息）客戶(hù)名稱(chēng)歸屬地項(xiàng)目名稱(chēng)金額項(xiàng)目周期結(jié)項(xiàng)日期服務(wù)期檔案文件檔案類(lèi)型附件檔案庫(kù)信息創(chuàng)建人創(chuàng)建日期歸檔日期4 檔案編碼規(guī)范一位三位兩位兩位一位 四位三位 360 20 0 10 3 A一級(jí)目錄年度 年限 級(jí)別 卷序號(hào) 文件序號(hào)二級(jí)目錄三級(jí)目錄 案卷號(hào)檔案編號(hào)一級(jí)目錄編碼按 A/B/C/D編碼，按選擇的目錄名稱(chēng)自動(dòng)生成。 二級(jí)目錄編碼三位數(shù)字，按選擇的目錄名稱(chēng)自動(dòng)生成。三級(jí)目錄編碼兩位數(shù)字，按選擇的目錄名稱(chēng)自動(dòng)生成。年度編碼兩位數(shù)字，系統(tǒng)自動(dòng)生成。年限編碼一位羅馬數(shù)字，對(duì)應(yīng)關(guān)系如下：5年 10年 15年30年永久 級(jí)別編碼（權(quán)限）按權(quán)限級(jí)別選擇卷序號(hào)編碼當(dāng)系統(tǒng)組卷時(shí)，根據(jù)原有序號(hào)，自動(dòng)排序號(hào)。文件序號(hào)編碼當(dāng)系統(tǒng)組卷時(shí)，根據(jù)原有序號(hào)，自動(dòng)排序文件號(hào)。5 條目庫(kù)配置文檔l 在檔案條目庫(kù)中對(duì)檔案文件附件存放的檔案庫(kù)進(jìn)行配置，設(shè)置附件存放的數(shù)據(jù)庫(kù)。l 當(dāng)檔案庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)大小超過(guò)一定的數(shù)據(jù)量，管理員可新建檔案庫(kù)。l 配置文檔只能編輯、不能刪除，配置文檔只有一個(gè)。文件庫(kù)名稱(chēng)：文件庫(kù)路徑：6 檔案查詢(xún)l 檔案條目查詢(xún)權(quán)限與檔案相同閱讀權(quán)限相同。l 提供模糊查詢(xún)功能，通過(guò)輸入關(guān)鍵字，可與檔案條目中的所有字段匹配。五、檔案卷宗1 數(shù)據(jù)庫(kù)描述功能：保存檔案卷宗。權(quán)限：管理者公司檔案管理員作者事業(yè)部檔案管理員、本部檔案管理員不能存取者default2 檔案卷宗維護(hù)卷宗內(nèi)容：卷宗名稱(chēng)一級(jí)分類(lèi)二級(jí)分類(lèi)三級(jí)分類(lèi)填寫(xiě)從目錄庫(kù)中選擇（必選）從目錄庫(kù)中選擇（如空則編碼為零）從目錄庫(kù)中選擇（如空則編碼為零）卷宗描述：對(duì)此卷的描述卷宗號(hào)：根據(jù)卷宗選擇的目錄，根據(jù)編碼規(guī)則自動(dòng)產(chǎn)生。排架號(hào)：所屬本部：已有頁(yè)數(shù)：根據(jù)已創(chuàng)建的卷內(nèi)文件的文件頁(yè)數(shù)總和計(jì)算得出。卷內(nèi)內(nèi)容：自動(dòng)獲得卷內(nèi)每個(gè)文件的文件名稱(chēng)與文件號(hào)。并有檔案內(nèi)容鏈接。文件號(hào)：文件名稱(chēng)：文件號(hào)：文件名稱(chēng)：文件號(hào)：文件名稱(chēng)：文件號(hào)：文件名稱(chēng)：l 當(dāng)對(duì)卷宗中三層分類(lèi)信息中的任何一級(jí)分類(lèi)做修改后，需要點(diǎn)擊“更新卷宗”操作，對(duì)卷宗內(nèi)所有文檔的信息進(jìn)行更新。3 檔案卷宗配置文檔l 當(dāng)放置在此卷的文件頁(yè)數(shù)超過(guò)設(shè)定值，不能向此卷宗歸檔，只能重新立卷。l 配置文檔只能編輯、不能刪除，配置文檔只有一個(gè)。卷宗最大頁(yè)數(shù)：4 操作l 創(chuàng)建檔案卷宗l 編輯l 更新卷宗六、檔案借閱檔案借閱分為檔案查詢(xún)、檔案借閱，其中檔案借閱分為借閱審批與借閱管理。1 檔案查詢(xún)l 公司檔案管理員將根據(jù)查詢(xún)?nèi)颂岢龅牟樵?xún)申請(qǐng)，在查詢(xún)界面中進(jìn)行查詢(xún)，并將查詢(xún)結(jié)果導(dǎo)出excel表，作為附件發(fā)送給查詢(xún)?nèi)?。l 查詢(xún)?nèi)诵柙诓樵?xún)結(jié)果中確認(rèn)需要的檔案條目，記錄檔案編號(hào)。l 查詢(xún)單樣式：檔案查詢(xún)單查詢(xún)?nèi)耍罕静浚菏聵I(yè)部：查詢(xún)?nèi)掌冢悍祷亟Y(jié)果日期：查詢(xún)內(nèi)容：關(guān)鍵字1：關(guān)鍵字2：關(guān)鍵字3：關(guān)鍵字4：返回結(jié)果： 2 檔案借閱審批l 檔案借閱人在查詢(xún)流程中獲得檔案編號(hào)后，將填寫(xiě)借閱單，并選擇自己所在的本部、事業(yè)部。l 系統(tǒng)根據(jù)查詢(xún)?nèi)颂顚?xiě)的檔案條目中的權(quán)限信息和本部、事業(yè)部的信息，定義審批流程。l 當(dāng)系統(tǒng)中定義的事業(yè)部總經(jīng)理、本部長(zhǎng)定義為多人時(shí)，系統(tǒng)缺省將定義第一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)作為審批人。l 填寫(xiě)借閱單時(shí)，如果該檔案是實(shí)物或紙制檔案，且被借出，系統(tǒng)將提示用戶(hù)現(xiàn)在不能借閱。l 檔案卷宗中增加檔案移交標(biāo)記，當(dāng)檔案由本部移交事業(yè)部時(shí)，將此標(biāo)記置為“是”。l 當(dāng)借閱檔案為紙制或?qū)嵨餀n案，且標(biāo)記為“是”時(shí)，流程中最后流轉(zhuǎn)到本部檔案管理員將變?yōu)榱鬓D(zhuǎn)給公司檔案管理員。流程：定義借閱人為本部1、事業(yè)部1員工。4級(jí)檔案3級(jí)檔案2級(jí)檔案本事業(yè)部流程查詢(xún)?nèi)?gt;本部1檔案管理員查詢(xún)?nèi)?gt;事業(yè)部1總經(jīng)理>本部1檔案管理員查詢(xún)?nèi)?gt;事業(yè)部1總經(jīng)理>本部長(zhǎng)1>本部1檔案管理員跨事業(yè)部流程查詢(xún)?nèi)?gt;事業(yè)部1總經(jīng)理>事業(yè)部2總經(jīng)理>本部1檔案管理員跨本部檔案查詢(xún)?nèi)?gt;事業(yè)部1總經(jīng)理>本部長(zhǎng)1>本部長(zhǎng)2>本部2檔案管理員3 檔案借閱管理當(dāng)檔案借閱流程流轉(zhuǎn)到本部檔案管理員時(shí)，本部檔案管理員根據(jù)檔案類(lèi)型進(jìn)行判斷。l 如果是電子檔案，檔案管理員將向借閱人發(fā)送改檔案條目的鏈接。l 鏈接會(huì)在兩天后自動(dòng)失效。l 如果是紙制或?qū)嵨餀n案，管理員將發(fā)送郵件通知，通知員工來(lái)領(lǐng)取。l 在員工領(lǐng)取時(shí)，檔案管理員將標(biāo)記該檔案為借出，歸還時(shí)將標(biāo)記為檔案已歸還。l 借閱單樣式：檔案借閱單借閱人：本部：事業(yè)部：借閱檔案編號(hào)：條目名稱(chēng)：檔案類(lèi)型：所屬部門(mén)：借閱狀態(tài)：審批結(jié)果：七、特殊檔案庫(kù)l 特殊檔案庫(kù)只有特定用戶(hù)才能進(jìn)入。l 特殊檔案庫(kù)使用與普通檔案庫(kù)相同的目錄庫(kù)、權(quán)限庫(kù)，但使用獨(dú)立的卷宗庫(kù)、條目庫(kù)、附件庫(kù)。l 特殊檔案庫(kù)的其他管理同普通檔案庫(kù)。l 特殊檔案庫(kù)無(wú)檔案借閱管理，檔案借閱由特殊檔案庫(kù)檔案管理員自行處理。八、檔案庫(kù)l 檔案庫(kù)存放檔案文件附件。l 檔案庫(kù)附件閱讀權(quán)限根據(jù)附件所在的檔案條目確定。l 檔案庫(kù)可根據(jù)用戶(hù)需要，按模板新建。l 新建檔案庫(kù)后，需要用戶(hù)在檔案條目庫(kù)中的配置文檔中進(jìn)行配置修改，才能存放檔案文件附件。