行政事務主管工作操作細則、行政事務工作志愿者培訓具體內容.doc

2010廣州亞運會志愿者培訓手冊崗位： 行政事務 姓名： 廣州亞運會排球項目競賽團隊2010年8月1416日志愿者須知各位志愿者：為規(guī)范管理，做好本次志愿者培訓的組織工作，根據領導指示，特制定志愿者守則：一、嚴格考勤，按時簽到。志愿者員應需在“簽到欄”中簽本人全名，不能由他人代簽。凡由他人代簽或簡單劃勾的一律無效，視作缺課。聽課期間中途離開的記缺課一次。對于缺課達三節(jié)及以上的學員，名單將向領導通報。二、認真聽講，做好筆記。積極配合講師完成教學任務。進入教室后，請將手機關閉或設置為無聲震動狀態(tài)，勿在課堂內接聽電話。三、為維護課程秩序，預防教學設備感染病毒，請勿在課間拷貝講師授課材料。四、保護公園良好環(huán)境，愛護公共設施，舉止文明，體現亞運人應有的精神風貌。 亞運會排球競賽團隊行政事務工作志愿者培訓具體內容培訓時間：2010年8月14日下午14:30-17:00培訓地點：廣外（多媒體教室） 參加人員：所有排球行政事務工作志愿者培訓人員：范勇城、柳 毅、林凡濤志愿者思想工作：首先歡迎大家加入排球競賽團隊，這是廣州第一次承辦如此盛大的國際賽事，我們有機會參與其中是我們的幸運和榮幸。亞運會志愿者是一個神圣而又光榮的稱號，你們的辛勤工作不僅保證了亞運會的順利進行，同時也是展示當代大學生風采、廣州人民風貌和中國國家形象的窗口。希望這份工作能給你帶來值得珍藏的美好回憶、不平凡人生的經歷和值得自豪的一大精神財富！最后祝你在排球競賽團隊中工作愉快！一、介紹內容：體育館被分為七個區(qū)域，分別為：藍區(qū)、紅區(qū)、白區(qū)、“2”區(qū)、“4”區(qū)、“5”區(qū)和“6”區(qū)。藍區(qū)為比賽區(qū)域，紅區(qū)為普通工作區(qū)域、白區(qū)為觀眾活動區(qū)域、“2”區(qū)為運動員準備區(qū)域、“4”區(qū)為媒體區(qū)域、“5”區(qū)為亞運會轉播商區(qū)域、“6”區(qū)為貴賓區(qū)域。二、志愿者工作要求1）始終保持微笑和快樂的心情。2）在每天到崗時必須到登記處報到；結束工作離開場館時也應簽出。3）始終堅守崗位。如果需要離開，提前向你的上級報告并得到批準。4）保持事件記錄卡，記錄工作時的任何問題。5）保持通訊暢通。6）在崗時你可能會受到公眾的關注，并且可能出現在照片或電視媒體上。因此，請注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。7）在工作時段，可能在運動員抵達場館、熱身、查看比賽信息或等候比賽時看到明星運動員。為保證他們賽出高水平，請禮貌對待他們，在向他們提供必要的幫助的同時，避免以簽名、合影等行為打擾他們，為他們保持寬松的環(huán)境。8）自覺遵守第16屆亞運會組委會工作人員行為規(guī)范及各項規(guī)章制度，樹立良好形象，維護場館團隊和組委會的利益。三、崗位職責培訓1、綜合事務工作志愿者1）崗位分布綜合事務經理綜合事務工作志愿者行政事務主管競賽表格制作志愿者文件復印分發(fā)志愿者2）基本情況上崗時間：20108.1720（測試賽）201010201012（亞運會）工作地點：廣藥體育館注冊通行區(qū)域：藍區(qū)上級主管：行政事務主管主要職責：各種競賽會議會場和文件的準備及本團隊相關事務性工作具體職責： 協助行政事務主管做好競賽團隊的文秘工作，保證辦公設備運行正常； 協助準備資格審查、FIVB與場館團隊聯席會、裁判員培訓班、技術聯席會以及抽簽等會議場所的布置和以上會議文件的準備； 負責各類會議的記錄（會議紀要）； 負責各類報告的起草和打??； 負責重要電話記錄和與競賽指揮中心的聯絡； 維護競賽運行計劃，傳達必需的變更； 編寫競賽簡報； 協助準備所有的公告和通知； 作為聯絡點處理競賽管理團隊的通信； 負責整理競賽檔案； 負責競賽團隊人員、體育志愿者的后勤服務工作，包括工作日程安排、交通、飲食、住宿、服裝以及辦公設備、耗材的維護等相關保障工作； 負責員工和志愿者的考勤和登記工作； 完成行政事務主管交辦的其他事項。3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當天任務布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，運動隊到達場館 比賽前4分鐘，開球儀式 比賽 比賽結束，運動隊經過混合區(qū)返回更衣室 比賽后1小時，運動隊離開場館 比賽單元結束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結束后1小時，志愿者離開場館4）重要提示 你所參與制作和保管的文件都是非常重要及珍貴的一手資料，請你一定認真完成并妥善保存； 當你對所領取到的任務有疑問，而你不了解或不能確認時，請及時向你的領導進行咨詢； 當遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領導； 當你在崗時，由于工作職責，你會受到公眾的關注，并且可能出現在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意保持良好的形象及工作狀態(tài)。2、競賽表格制作志愿者1）崗位分布綜合事務經理綜合事務工作志愿者行政事務主管競賽表格制作志愿者文件復印分發(fā)志愿者2) 基本情況上崗時間：20108.1720（測試賽）201010201012（亞運會）工作地點：廣藥體育館注冊通行區(qū)域：藍區(qū)上級主管：行政事務主管主要職責：制作賽時所需的全部競賽用表具體職責： 負責在賽前制作所有的仲裁用表、裁判代表用表、裁判員酒精測試用表和記錄員用表等競賽相關用表； 負責在賽后制作所有的成績公告用表； 負責接受競賽信息主管交辦的其他制表任務。3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當天任務布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，亞排聯管委會成員、ITO、NTO、運動隊到達比賽場館 比賽前1小時，該場比賽首發(fā)名單打印 比賽前45分，該場執(zhí)裁裁判員酒精測試 比賽前4分鐘，開球儀式 比賽進行中 比賽結束，該場比賽成績報告及數據統計報告打印 當天最后比賽單元結束后5分，每日成績公報打印 比賽單元結束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結束后1小時，志愿者離開場館4）重要提示 你所參與制作的競賽用表是排球比賽中十分關鍵的材料，請你一定認真仔細并準確無誤地完成； 當你對所領取到的任務有疑問，而你不了解或不能確認時，千萬不要隨便處理，要盡快報告你的領導； 當遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領導； 當你在崗時，由于工作職責，你會受到公眾的關注，并且可能出現在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。3、文件復印分發(fā)志愿者1）崗位分布綜合事務經理綜合事務工作志愿者行政事務主管競賽表格制作志愿者文件復印分發(fā)志愿者2) 基本情況上崗時間：2010.8.1720（測試賽）2010.10201012（亞運會）工作地點 廣藥體育館注冊通行區(qū)域：藍區(qū)上級主管：行政事務主管主要職責：競賽文件的遞送及分發(fā)具體職責： 復印相關競賽文件 及時遞送至相關部門3）工作流程 比賽單元開始前2小時，志愿者到達場館 比賽單元開始前1小時50分，志愿者會議進行當天任務布置 比賽單元開始前1小時40分，志愿者到達各自工作崗位，開始進行各自具體工作 比賽前1小時30分，亞排聯管委會成員、ITO、NTO、運動隊到達比賽場館 比賽前1小時，該場比賽首發(fā)名單打印 比賽前45分，該場執(zhí)裁裁判員酒精測試 比賽結束，該場比賽成績報告及數據統計報告打印 當天最后比賽單元結束后5分，每日成績公報打印 比賽單元結束后50分，志愿者工作報告 比賽單元結束后1小時，志愿者離開場館4）重要提示 你所接觸到的競賽用表是排球比賽中十分關鍵的材料，請你一定認真仔細并準確及時地完成任務； 當你對所領取到的任務有疑問，而你不了解或不能確認時，千萬不要隨便處理，要盡快報告你的領導； 當遇到緊急或突發(fā)事故時，不要驚慌失措，也不要隨便處理，盡快報告你的領導； 當你在崗時，由于工作職責，你會受到公眾的關注，并且可能出現在照片或電視媒體上。因此，請時刻注意并保持良好的工作狀態(tài)及行為舉止。行政事務主管工作操作細節(jié) 一、行政事務主管的職責行政管理的廣度，涉及到競賽團隊的全部運作過程；行政管理的深度，又涉及到許多局外人難以想象的細微末節(jié)；行政管理的重要，是因為它是競賽主任和場館團隊各個職能業(yè)務口、團隊成員之間的橋梁。賽前：（1）協助競賽綜合事務經理負責競賽團隊人員、競賽志愿者的招聘、培訓（培訓計劃和培訓的內容已經準備好）、工作分配及日程安排、交通、飲食、住宿、服裝以及辦公設備、耗材的安裝、維護等相關保障工作（待場館辦公室設備安裝好后，做好辦公設備的安裝、維護和保障等工作）。（2）為亞洲單項體育組織和競賽管理團隊提供行政文秘支持，建立競賽管理文件檔案系統。（和綜合事務經理和競賽主任助理溝通，了解需要準備的文件和資料，包括會議議程、競賽日程、運行計劃、FOP運行圖等） （3）協助競賽綜合事務經理負責競賽團隊人員、體育志愿者培訓工作的實施。（4）負責競賽團隊人員和競賽志愿者的考勤和登記工作。（制作相應的考勤表和登記表）（5）聯系場館人事經理，協助解決所有人力資源問題。（6）確保各項體育物資的到位、維護。（與體育器材主管協調各自工作職責）（7）協調所有的競賽用房、亞洲單項體育組織用房和運動隊用房的管理。（與場館保障部門和競賽主任助理協調競賽功能用房的管理）賽中：（1）協調對亞洲單項體育組織和競賽團隊的行政文秘、后勤支持。（2）負責競賽管理辦公區(qū)域的管理和競賽物資的維護。（3）聯系場館其他部門，確保對競賽團隊的服務，并將有關信息傳達到相應的部門。維護競賽運行計劃，傳達必需的變更。（4）確保亞洲單項體育組織和競賽團隊的會議安排。（5）編寫競賽簡報，負責日常匯報工作（編寫后交給綜合事務經理審批，并匯報當天工作）。（6）為競賽團隊人員和競賽志愿者協調日常供給、通信、飲食、交通及后勤服務，協調辦公設備、耗材的維護等相關保障工作。賽后：（1）組織本部門工作人員和志愿者進行總結。（2）負責整理競賽檔案、競賽物資的清點、上繳工作。（專門有一名志愿者負責競賽檔案和文件的管理，以及與體育器材主管協調競賽物資的管理工作）（3）協助競賽主任撰寫競賽工作總結報告。儀等辦公設備的操作水平、提高英語的口語、聽力、寫作水平等。二、 應急預案及突發(fā)事件的處理：主要列舉以下五種突發(fā)事件的應急預案及處理：1運動員與工作人員、志愿者發(fā)生沖突應急預案事件名稱運動員與工作人員、志愿者發(fā)生沖突上報流程運動隊服務主管-綜合事務經理-競賽主任場館運行中心事件等級一級場景描述運動員功能區(qū)，運動員與前來索要簽名的工作人員、志愿者發(fā)生沖突.情景假設運動員功能區(qū)，運動員與前來索要簽名的工作人員、志愿者發(fā)生沖突。運動隊服務主管及時向上級主管匯報，競賽主任報場館運行指揮中心并聯系安保部門進行處理。預案依據依據單項體育組織項目規(guī)則與處理慣例應對預案應對步驟主責單位配合單位資源需求運動員服務主管迅速控制局面，了解情況查明原因，立即報告綜合事務經理，如事態(tài)嚴重，通過競賽主任請安保部門介入以便控制事態(tài)發(fā)展。運動隊安保競賽運動隊場館通訊中心如有人員受傷，運動員服務主管立即通知醫(yī)療團隊對有關人員進行救治。競賽醫(yī)療衛(wèi)生場館通訊中心醫(yī)療衛(wèi)生口現場處理后決定是否送往醫(yī)院。如需要送往醫(yī)院，由醫(yī)療衛(wèi)生口派救護車直接送往指定醫(yī)院，如需要送回駐地，由交通派車送回亞運村醫(yī)療衛(wèi)生交通交通場館通訊中心醫(yī)療衛(wèi)生準備救護車，交通準備車輛安保現場處理安保競賽運動隊運動隊服務主管與運動隊及時進行溝通，通告處理步驟，安撫運動隊情緒，向觀眾做必要的說明。競賽運動隊體育展示運動隊服務主管為運動員準備點心和飲用水。競賽主任將有關情況報告組委會競賽指揮中心和場館主任。競賽場館運行中心、場館通訊中心2.志愿者在開賽前未能按時到崗事件名稱競賽專業(yè)志愿者在開賽前未能按時到崗上報流程綜合事務經理-競賽主任場館運行指揮中心事件等級一級場景描述競賽專業(yè)志愿者在比賽開始前，未能按時到崗情景假設志愿者因交通受阻，未能按時到達場館，經聯系，到達時間無法確定預案依據志愿者工作程序應對預案應對步驟主責單位配合單位資源需求綜合事務經理立即聯系館校對接的帶隊老師，確認其當時位置和預計到達時間，同時將情況通報技術運行經理，并通告競賽業(yè)務口各主管。競賽館校對接院校、志愿者服務綜合事務經理緊急聯絡志愿者服務經理，請求增援。競賽志愿者服務綜合事務經理立即將情況上報競賽主任、場館主任。競賽志愿者服務志愿者服務經理緊急抽調其他未當班的同崗位類志愿者。志愿者服務競賽在競賽專業(yè)志愿者還未到達場館時，緊急抽調場館其他業(yè)務口的志愿者臨時代班，競賽各業(yè)務口的主管、助理親自到最重要的崗位代崗。志愿者服務競賽相關升級卡競賽專業(yè)志愿者到位后，志愿者服務經理及時與綜合事務經理做好交接工作，競賽專業(yè)志愿者立即上崗。志愿者服務競賽各業(yè)務口代崗志愿者回各自業(yè)務口，綜合事務經理通告相關業(yè)務口經理，告知其代崗志愿者已返回。競賽相關業(yè)務口競賽專業(yè)志愿者到達后，比賽場區(qū)主管立即報告綜合事務經理，做好換班工作。競賽館校對接院校綜合事務經理將事件處理情況報告競賽主任、場館主任。競賽場館運行中心競賽主任將有關情況報告組委會競賽指揮中心。競賽場館運行中心3.場地、器材損毀或故障應對預案事件名稱比賽期間場地、器材損毀或故障上報流程比賽器材主管-技術運行經理-競賽主任-裁判長-場館主任-競賽指揮中心事件等級二級場景描述比賽期間場地、器材損毀或故障，影響了比賽的正常進行情景假設運動員入場后，裁判員發(fā)現比賽場地或器材出現損毀或故障，如不及時排除故障，將會影響比賽的順利進行。預案依據依據單項體育組織的有關規(guī)則及工作程序應對預案應對步驟主責單位配合單位資源需求比賽器材主管立即報告技術運行經理。并準備啟動備用的場地或器材。競賽物流與此同時，比賽器材主管立即報告競賽主任，同時通知物流人員馬上準備好備用器材。競賽物流由裁判長決定是否啟用備用器材，并及時將情況報技術代表。單項體育組織競賽如需要更換器材，由技術代表聯系競賽主任，再由競賽主任通知比賽器材主管及時進行更換。單項體育組織競賽物流相關人員升級卡由技術代表決定比賽是否繼續(xù)進行，并及時通報裁判長和競賽主任。單項體育組織競賽競賽主任將有關情況報告組委會競賽指揮中心競賽場館運行中心4. 競賽集群電話突然中斷應急預案事件名稱競賽集群電話突然中斷，比賽調度失控。上報流程FOP主管-技術運行經理-競賽主任-信息技術經理。 如比賽推遲，需通報競賽指揮中心事件等級二級場景描述比賽期間，競賽集群電話中斷，導致比賽調度失控。情景假設比賽時，競賽集群電話中斷，比賽各部門失去聯系，不得不暫時中斷比賽。預案依據依據單項體育組織有關規(guī)則及工作程序應對預案應對步驟主責單位配合單位資源需求FOP主管立即向技術運行經理報告，比賽場區(qū)與檢錄，體育展示，起、終點失去聯系。技術運行經理隨即用手機通報信息技術業(yè)務口經理和場館通訊中心負責人。啟動有關預案工作。競賽技術信息、場館通訊中心競賽主任立即向技術代表和場館主任報告因集群電話中斷，比賽有可能暫時中斷。競賽場館運行中心綜合事務經理立即到達場館通訊指揮中心，了解事故原因，了解恢復時間。競賽單項體育組織如影響到比賽進程，由技術代表和裁判長協商后決定比賽是否繼續(xù)進行，并通報競賽主任。單項體育組織競賽競賽主任將有關情況報告組委會競賽指揮中心競賽場館運行中心總結：對于出現的突發(fā)事件，除做好相應職責內的工作外，還要協助綜合事務經理和競賽主任助理做事件處理的報告和文件等工作。