《時(shí)間管理》PPT課件.ppt

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1、住你的時(shí)間 高效時(shí)間管理,時(shí)間管理項(xiàng)目組,HOLD,在培訓(xùn)中我們的建議,2,積極參與,,挑戰(zhàn)性思考,分享觀點(diǎn),,享受樂趣,3,本次課程目標(biāo),團(tuán)建活動(dòng)搭紙牌屋,4,游戲規(guī)則： 每個(gè)小組一副撲克牌、一卷膠帶。 在不借助外力的情況下，使用撲克牌和膠帶搭建紙牌屋 以實(shí)際高度作為評判標(biāo)準(zhǔn)（必須堅(jiān)持不倒） 完成時(shí)間共5分鐘,5,討論：相同的任務(wù)要求、一樣的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，結(jié)果完全不同的原因是什么？,6,思考： 一開始選擇做的方向正確嗎？ 在執(zhí)行的過程中發(fā)生了什么？,主題,,時(shí)間管理誤區(qū),二,,時(shí)間管理提升,四,,時(shí)間管理對策,三,,時(shí)間管理概述,一,8,,世界上哪樣?xùn)|西最長又最短，最快又是最慢，最能

2、分割又是最廣大的，最不受重視又是最值得惋惜的？ 沒有它，什么事情都做不成；它使一切渺小的東西歸于消滅，使一切偉大的東西生命不絕。 法國思想家伏爾泰,什么是時(shí)間？,9,時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性,,,,,,我們和他人唯一擁有的最公平的資源。 時(shí)間是人最大的成本，同樣也是每個(gè)人的資本和財(cái)富。 時(shí)間的奇妙性。 時(shí)間不可逆性。 時(shí)間變化性。,10,11,什么是時(shí)間管理,就是用”技巧、技術(shù)、工具”幫助人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。 時(shí)間管理的目的：除了要決定該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做。,第一代的理論：便條與備忘錄（例如何時(shí)寫

3、報(bào)告、開會、修車等） 優(yōu)點(diǎn)： 重要事情發(fā)生時(shí)應(yīng)變能力強(qiáng) 每完成備忘錄上的一件事，都會有成就感 缺點(diǎn)： 這種成就并不一定符合人生目標(biāo) 最重要的事就是眼前的事,四代時(shí)間管理理論,第二代的理論：強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。 優(yōu)點(diǎn)： 通過制定目標(biāo)與規(guī)劃，能完成較多事 事先準(zhǔn)備充分，會議或行事較能發(fā)揮實(shí)效 缺點(diǎn)： 最重要的事就是時(shí)間表上的事 對事物仍然沒有輕重緩急之分,四代時(shí)間管理理論,第三代的理論：目前正流行、講求優(yōu)先順序、效率為主的觀念。 優(yōu)點(diǎn)： 能將價(jià)值觀化為目標(biāo)與行動(dòng) 能發(fā)揮短、中、長期目標(biāo)的效果 效率提高，更具管理技巧 缺點(diǎn)： 最重要的事因急迫性與價(jià)值觀而定 過分

4、強(qiáng)調(diào)效率，反而會適得其反,四代時(shí)間管理理論,第四代的理論：在前三代“時(shí)間管理”理論的基礎(chǔ)上，提出全新的理念，關(guān)鍵在于自我管理，而非時(shí)間管理，講求改變思想，而非改變行為。,四代時(shí)間管理理論,時(shí)間管理：一只蒼蠅的一生,為什么要進(jìn)行時(shí)間管理,視頻1,17,為什么要進(jìn)行時(shí)間管理,這是一個(gè)薄霧未散的清晨，四周一片寂靜。在一片菜地中，某張?zhí)}卜葉上，有一枚毫不起眼的蟲卵。不久，里面的新生命破繭而出。這是一只心情愉悅的蒼蠅，但是它的快樂和 新鮮感并未 持續(xù)太久，因?yàn)轭^頂上的計(jì)數(shù)器分明顯示它只有一分鐘的生命。一分鐘？如此之短，該如何度過？,可以讓企業(yè)：提高工作效率，減少管理成本、規(guī)范管理流程，用有限的資源獲得更

5、高的回報(bào)。 可以讓我們自己：掌握正確的時(shí)間管理技巧、制定適合自己的時(shí)間管理計(jì)劃，擁有更多可支配的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)工作和生活的更好平衡。,18,進(jìn)行時(shí)間管理的根本意義,,目標(biāo)達(dá)成、高績效表現(xiàn)！,19,本次課程目標(biāo),,,時(shí)間管理概述,通過第一章，我們學(xué)到了,主題,,時(shí)間管理誤區(qū),二,,時(shí)間管理提升,四,,時(shí)間管理對策,三,,時(shí)間管理概述,一,22,時(shí)間管理現(xiàn)狀,了解自我的時(shí)間管理,時(shí)間管理誤區(qū)分析,如果沒有完成你所希望做的工作，是否有負(fù)罪感？,即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到壓力山大？,你有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件或郵件嗎？,你常常不能集中精神來工作，常常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？,你常常

6、感覺有許多事情要做，但做起事情來又感覺效率低下嗎？,你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后再很努力的去做完它們嗎？,你感覺自己的工作落下了很多，總是很難在既定目標(biāo)內(nèi)完成。,你很想跟家人多呆一會兒，可你感覺根本就沒有時(shí)間啊。,or,時(shí)間管理誤區(qū)分析,你 需 要 時(shí) 間 管 理 嗎,都沒有時(shí)間和朋友聚一聚，感覺自己生活的圈子越來越小了。,,你知道自己迫切需要提高，但總是無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍。,你沒有開通微博，也不知道什么是微信，沒有時(shí)間嘗試新鮮事物，感覺自己凹凸了。,什么，你問我的業(yè)余愛好？我哪有時(shí)間去從事什么業(yè)余愛好，太奢侈了吧？,感覺沒有在有限時(shí)間里做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙卻忙的不是地方。,

7、很想好好給自己放個(gè)假，但如果長休了一段時(shí)間，又會有負(fù)罪感。,你常常沉醉于過去的成功或失敗之中，不敢想未來會怎樣。,還記得自己的理想嗎？或許自己的宏圖大志等都只有在夢中實(shí)現(xiàn)了。,or,時(shí)間管理誤區(qū)分析,你 需 要 時(shí) 間 管 理 嗎,你需要時(shí)間管理嗎,請數(shù)一數(shù)，你所回答的,,,個(gè)數(shù)：,,,時(shí)間管理誤區(qū)分析,26,人們一般每8分鐘就會受到1次打擾，每小時(shí)大約7次，每天50次60次。平均每次打擾用時(shí)大約是5分鐘，總共大約4小時(shí)。其中50% 80%的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。 一個(gè)人如果辦公桌上亂七八糟，他平均每天會為找東西花1.5小時(shí)，每周要花將近10個(gè)小時(shí)。 做一件事情，實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間，往往

8、會比預(yù)期的時(shí)間多一倍。 如果你讓自己一天做一件事情，你會花一整天去做；如果你讓自己一天做兩件事情，你也會完成它們；如果你讓自己一天做12件事情，則會完成78件,時(shí)間如何被浪費(fèi),時(shí)間管理誤區(qū)分析,27,案例研討：何經(jīng)理的一天,時(shí)間管理誤區(qū)分析,28,案例研討：何經(jīng)理的一天,沒有計(jì)劃,存在的時(shí)間管理誤區(qū),原因分析,1、與譚經(jīng)理交談關(guān)于工程師離職,,2、看QQ新聞,自我打擾,3、忘記財(cái)務(wù)人員面試時(shí)間,4、親自安排食堂做涼菜,沒有授權(quán),5、召開部門會議,無效溝通,6、與吳經(jīng)理交談,外部打擾,7、尋找財(cái)務(wù)總監(jiān)簡歷,沒有做好辦公室5S,8、制作考核溝通使用的PPT,沒有授權(quán),9、回家后本計(jì)劃加班做材料結(jié)果

9、先看了球賽,拖延,10、在會議前草草交上一份自己都不滿意的材料,沒有區(qū)分事務(wù)的輕重緩急、沒有明確的目標(biāo)和計(jì)劃,,,,,,,,,,,,,,,,時(shí)間管理誤區(qū)分析,無效溝通,,29,時(shí)間效率殺手,技術(shù)因素,環(huán)境因素,組織因素,自身因素,缺乏計(jì)劃性 時(shí)間觀念不強(qiáng) 追求完美 不愿委托或授權(quán) 不愿意說“No” 身體欠佳,管理制度不健全 溝通不暢 官僚作風(fēng) 文山會海,突發(fā)事件多 應(yīng)酬多 同事問題多多,缺乏科學(xué)的時(shí)間管理方法 和有效的時(shí)間管理工具,30,誤區(qū)根源追蹤,沒有選擇對的事,時(shí)間管理誤區(qū)分析,31,二八定律,,80%,20%,80%,20%,時(shí)間,價(jià)值,,80%,20%,80%,20%,價(jià)值,事情,用

10、80%的時(shí)間和精力照顧好能給你帶來80%的銷售額的20%的優(yōu)質(zhì)客戶； 用80%的時(shí)間和精力學(xué)習(xí)能帶給你產(chǎn)生80%的效果的20%的技能和方法； 用20/80定律從你要做的一大堆要事中選出最具價(jià)值的優(yōu)先做。,時(shí)間管理二八定律,32,想一想： 如何將石塊、碎石、沙子、水盡可能多放進(jìn)水罐里？,時(shí)間管理二八定律,時(shí)間管理誤區(qū)分析,時(shí)間管理二八定律,34,35,請?jiān)敿?xì)列出您一天的事務(wù)清單，并標(biāo)注出所用的時(shí)間（分鐘）,時(shí)間管理誤區(qū)分析,36,四象限定律,緊急,不重要,重要,不緊急,一：重要、緊急 客戶投訴 即將到期的任務(wù) 財(cái)務(wù)危機(jī) 安全事故,二、重要、不緊急 準(zhǔn)備工作、編制計(jì)劃、維持人際關(guān)系 去拜訪VIP客

11、戶，回訪客戶 計(jì)劃給員工進(jìn)行培訓(xùn),三、不重要但緊急 造成干擾的緊急事件 電話、不速之客 會議,四：不重要且不緊急 看報(bào)紙 看肥皂劇 閑聊 打牌,時(shí)間管理誤區(qū)分析,37,緊急,不重要,重要,不緊急,請將您剛才寫的一天的清單填到對應(yīng)的象限里，并計(jì)算每個(gè)象限事務(wù)所占的時(shí)間比例。,時(shí)間管理誤區(qū)分析,時(shí)間管理之“四象限法則”,,,重要,緊急,二：重要但不緊急 15%,一：重要而且緊急 25%30%,四：不重要且不緊急 2-3%,,三：不重要而且緊急 56-60%,一般人的時(shí)間分配管理,不重要,不緊急,時(shí)間管理誤區(qū)分析,時(shí)間管理之“四象限法則”,,,重要,緊急,二：重要但不緊急 65%

12、80%,一：重要而且緊急 20%25%,四：不重要且不緊急 <1%,,三：不重要而且緊急 15%,成功人士的時(shí)間分配管理,不重要,不緊急,時(shí)間管理誤區(qū)分析,40,四象限工作法的處理原則,馬上做,重點(diǎn)做,可以做或授權(quán)做,何必做,時(shí)間管理誤區(qū)分析,如何選擇對的事做？,回報(bào)及收益高嗎？ 是必須要做的嗎，不做的危害有多大？ 完成會怎么樣？不完成會怎么樣？ 一定要自己完成嗎？,時(shí)間管理誤區(qū)分析,練一練 何經(jīng)理的一天,,,時(shí)間管理誤區(qū),通過第二章，我們學(xué)到了,追溯根源,主題,,時(shí)間管理誤區(qū),二,,時(shí)間管理提升,四,,時(shí)間管理對策,三,,時(shí)間管理概述,一,45,,,1,,2,,3,立刻去做,確

13、定去做,高效去做,三、時(shí)間管理對策,46,1.確定去做,時(shí)間管理，首先是要做對事，我們必須要先選擇出我們的目標(biāo)，確定去做什么，以及怎么去做，就是制定出我們的 ： 目標(biāo)和計(jì)劃,47,1.確定去做制訂目標(biāo)與計(jì)劃,目標(biāo)的力量哈佛大學(xué)的調(diào)查,1953年，一群意氣風(fēng)發(fā)的天之驕子從哈佛大學(xué)畢業(yè)了，即將走向社會。他們的智力、學(xué)歷、環(huán)境條件都相差無幾。在臨出校門前，哈佛對他們進(jìn)行了一次關(guān)于人生目標(biāo)的調(diào)查，結(jié)果是這樣的：,48,,,,,3%,10%,60%,27%,有明確的長期目標(biāo),有清楚但短期目標(biāo),有較模糊目標(biāo),無目標(biāo),社會頂尖成功人士， 不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領(lǐng)袖、社會精英,社會中上層，他們短期目標(biāo)不斷

14、達(dá)成 成為行業(yè)專業(yè)人士，如醫(yī)生、律師、 公司高級管理人員,社會中下層，盡管能夠安穩(wěn)生活， 但是沒有取得什么成績,社會最底層，生活十分 不如意，不斷抱怨社會 和他人，經(jīng)常失業(yè) 、家庭也不幸福,,,1.確定去做制訂目標(biāo)與計(jì)劃,25年以后,49,如何制訂目標(biāo)SMART原則,結(jié)婚,朋友介紹、網(wǎng)上、婚介所,符合婚姻法的，具備完婚條件的,2013年12月31日,2013年某大齡男要完成結(jié)婚,拿到結(jié)婚證,1.確定去做制訂目標(biāo)與計(jì)劃,50,目標(biāo)需要分解馬拉松運(yùn)動(dòng)員的故事,1.確定去做制訂目標(biāo)與計(jì)劃,如何制訂計(jì)劃計(jì)劃是連接目標(biāo)的橋梁。,一般包含： 做什么（what） 如何做（how） 誰來做（who） 什么時(shí)間

15、做（when）,51,1.確定去做制訂目標(biāo)與計(jì)劃,如何制訂計(jì)劃計(jì)劃執(zhí)行中要遵循PDCA原則。,,,,,P,Plan (計(jì)劃）,D,C,A,Do (執(zhí)行）,Check (檢查）,Action (處理）,PDCA循環(huán)的4個(gè)階段,52,1.確定去做制訂目標(biāo)與計(jì)劃,如何制訂計(jì)劃,2013年某大齡男要完成結(jié)婚為例,53,1.確定去做制訂目標(biāo)與計(jì)劃,54,請制定你的2014年工作目標(biāo)，并列出行動(dòng)計(jì)劃,1.確定去做制訂目標(biāo)與計(jì)劃,,,1,,2,,3,立刻去做,確定去做,高效去做,三、時(shí)間管理對策,56,2.立刻去做,2.立刻去做避免拖延,認(rèn)識拖延,57,視頻2,拖延癥,58,討論： 1、拖延有哪些危害？ 2

16、、拖延產(chǎn)生的原因有哪些？ 3、如何應(yīng)對拖延？,2.立刻去做避免拖延,拖延的危害,承受來自內(nèi)在情緒的折磨，內(nèi)疚、后悔、自責(zé)等。 遭受來自外部的各種損失，滯納金、錯(cuò)失成功的機(jī)會、失去別人的信任。,59,2.立刻去做避免拖延,向拖延宣戰(zhàn),2.立刻去做避免拖延,將任務(wù)委托給他人，他們可能會感興趣。 承認(rèn)自己的拖延行為，并努力完成工作。 設(shè)想自己完成任務(wù)后的愉快心情。 向他人承諾。,任務(wù)令人生厭 枯燥乏味,解 決 方 案,拖延的原因,,,,,,,向拖延宣戰(zhàn),2.立刻去做避免拖延,如果您缺乏完成任務(wù)所需的培訓(xùn)或資源，應(yīng)如實(shí)反應(yīng)并獲取必要的幫助。 如果您是由于缺乏自信而擔(dān)心，就采取積極主動(dòng)的姿態(tài)，對完成工作

17、必需要做的所有事宜進(jìn)行規(guī)劃。 堅(jiān)持工作，行動(dòng)有助于消除恐懼。,懼怕失敗,解 決 方 案,拖延的原因,,,,,,,向拖延宣戰(zhàn),2.立刻去做避免拖延,自由地決定切入點(diǎn)，您很可能逐漸步入工作的正軌 將工作分解為幾個(gè)部分，確定每部分工作所需的任務(wù)，以及任務(wù)的順序，然后著手處理首要任務(wù)。,無從入手,解 決 方 案,拖延的原因,,,,,,,63,,,1,,2,,3,立刻去做,確定去做,高效去做,三、時(shí)間管理對策,64,3.高效去做,浪費(fèi)自己的時(shí)間等于自殺， 浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀殺！ 通過：1、拒絕打擾 2、有效溝通 3、辦公室5S管理 4、時(shí)間管理小技巧 來阻擊自己和別人浪費(fèi)時(shí)間的行為，實(shí)現(xiàn)

18、高效達(dá)成目標(biāo)的目的。,3.高效去做拒絕打擾,65,理念1：一段時(shí)間內(nèi)做好一件事,3.高效去做拒絕打擾,討論：我們平時(shí)會遇到哪些打擾？我們是如何處理的？,66,誰偷走了我們的時(shí)間,67,打擾來源 應(yīng)對方法：,上級打擾： 提前溝通、主動(dòng)溝通等； 同事、朋友打擾：委婉拒絕、另約時(shí)間、滿足其需求等； 下級打擾： 與下級約定固定的匯報(bào)時(shí)間等； 不速之客打擾： 直接拒絕、另約時(shí)間、限定時(shí)間等； 電話打擾： 集中回復(fù)、請他人過濾、軟件設(shè)置等； 自我打擾： 保持環(huán)境簡潔、設(shè)置完成時(shí)間、關(guān)閉部 分電腦軟件等,3.高效去做拒絕打擾,68,3.高效去做學(xué)會有效溝通,理念2：無效的溝通不僅浪費(fèi)

19、了自己的時(shí)間，也在浪費(fèi)他人的時(shí)間！,69,3.高效去做學(xué)會有效溝通,視頻3,有效溝通亮劍,70,案例研討,,白白忙活了一夜,3.高效去做學(xué)會有效溝通,71,運(yùn)用溝通技巧來高效做事：,主動(dòng)溝通 選擇合適的溝通方式 明確溝通主題和時(shí)間 注意傾聽和反饋,3.高效去做學(xué)會有效溝通,72,理念3：我們不能把有限的生命用來尋找無限的東西！,3.高效去做辦公室5S管理,3.高效去做辦公室5S管理,以下悲催的情況有木有？,領(lǐng)導(dǎo),電話的一端客戶要的資料怎么也找不到？,應(yīng)聘人來了，收到的面試簡歷在茫茫的文件中分不清！,站在你面前問你要一份文件，你發(fā)現(xiàn)它不見了！,73,時(shí)間管理應(yīng)用辦公室5S,以下讓人抓狂的場景有木

20、有？,75,,5S的日語發(fā)音都是以”Si”開頭，所以稱為5S。,3.高效去做辦公室5S管理,76,1.不能用,不再使用： 果斷丟棄 2.使用頻率較低的： 集中存放在檔案柜中 3.經(jīng)常使用： 放在辦公桌的抽屜中,3.高效去做辦公室5S管理,4.每天都用的： 放在辦公桌上，隨手可取,77,辦公工具分類擺放、 文檔分類歸檔存放，并加上明確標(biāo)示，便于在最短時(shí)間內(nèi)能夠查找到。,3.高效去做辦公室5S管理,78,每天及時(shí)對辦公桌和電腦進(jìn)行清掃，物品及時(shí)歸位和補(bǔ)充。,長期保持整理、整頓、清掃的狀態(tài)。,3.高效去做辦公室5S管理,79,形成制度、養(yǎng)成習(xí)慣。,3.高效去做辦公室5S管理,向上級匯報(bào)工作的技巧,8

21、0,事前做好充分的準(zhǔn)備； 找準(zhǔn)合適的時(shí)間； 保證匯報(bào)思路結(jié)構(gòu)化； 保持匯報(bào)語言要簡練； 加強(qiáng)練習(xí)，形成習(xí)慣。,3.高效去做其他時(shí)間管理技巧,充分利用時(shí)間的小Tips,81,利用等車時(shí)間瀏覽新聞、打電話等； 利用路途中的時(shí)間來思考問題等； 利用出差的時(shí)間來拜訪朋友、體驗(yàn)生活等； 根據(jù)自己身體的生物鐘來安排不同的工作； 利用睡前10分鐘時(shí)間來閱讀書籍。 ,3.高效去做其他時(shí)間管理技巧,82,3.高效去做其他時(shí)間管理技巧,手機(jī)GTD軟件,,,時(shí)間管理對策,通過第三章，我們學(xué)到了,83,主題,,二,,時(shí)間管理提升,四,,時(shí)間管理對策,三,,時(shí)間管理概述,一,84,時(shí)間管理誤區(qū)分析,85,86,87,,

22、【每天下班前要養(yǎng)成回顧的7個(gè)習(xí)慣】 1. 今天你的日工作清單完成情況填寫了嗎？ 2. 明天的日工作清單所要做的事計(jì)劃了嗎？ 3. 今天還有什么問題沒有解決，有需要明天解決的嗎？ 4. 今天你抱怨工作、抱怨周圍的人際關(guān)系了嗎？ 5. 今天的情緒怎么樣，積極主動(dòng)快樂的工作了嗎？ 6. 今天有讓你感動(dòng)的人和事嗎？ 7. 每周工作清單的計(jì)劃完成情況上報(bào)了嗎？,,,綜 合 部,2020/7/27,89,,課程練習(xí),1,,課程總結(jié),2,時(shí)間管理提升,90,練一練,91,,課程練習(xí),1,,2,課程總結(jié),時(shí)間管理提升,92,小組總結(jié),課程總結(jié),課程框架,,,,,,時(shí)間管理 Time Management,,,,,Goal (目標(biāo)),Reality (現(xiàn)狀),Options (方法),Way (提升),時(shí)間管理概念； 時(shí)間管理的重要性,實(shí)際應(yīng)用,時(shí)間管理不善的誤區(qū)； （二八定律、四象限法則）,時(shí)間管理對策（確定去做、立刻去做、高效去做）,94,祝愿每位同事，都能hold住時(shí)間 面朝大海，春暖花開。,人生苦短， 你，還在等什么。,41,96,