《《會議管理》PPT課件.ppt》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《《會議管理》PPT課件.ppt（19頁珍藏版）》請在裝配圖網上搜索。
1、會議管理,0,,1,運營會議體系,非運營會議體系,公司會議體系,公司會議管理體系,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,2,會議體系,公司運營會議體系,PMO預案決策會,PMO項目 啟動會,階段成果審查會,PMO關鍵決策會,半年年度總結會,PMO月度運營會,項目周例會,與經濟分析會合并,拿地前,取得土地后15日內,項目階段成果審查,根據需要,6月15日或12月15日,每月前3個工作日,每周五,如何開會,1,4,2,3,5,6,7,會議內容,如何運營決策,3,公司非運營會議體系,辦公周例會,季度綜合指標回顧會,跨部門研討會,高層座談會,半年年度總結會,年度總結會,每周一,每季結束后15日內
2、,根據需要,每季或不定期,半年,年度,1,4,2,3,5,6,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,4,如何開會？,會議體系,如何開會,會議目的,議題準備,議題審批,召集人,會議內容,,,,,會議時間,主持人,參會人員,列席人員,,,,會議成果,成果整理,成果審批,成果送達,,,,會議內容,如何運營決策,5,如何開好會？,會議體系,如何開會,1、一個會議成功的關鍵在于：會議的準備、主持人的控制以及成果的處理；,2、沒有初稿、方案、預案的議題盡量不要放在例會的議程之內，只宜放在專題會中的“頭腦風暴會”之中；,3、若某種會議較多的時間總在通報某一類信息，則宜將這類信息以電子版本的形式由專人整
3、理定期向相關人員傳送；,4、在會上傳送或者展示的信息如果越多，盡量采用PPT的形式；如果傳遞的信息很專業(yè)，則盡量輔以圖紙、圖表、圖片等資料；如果傳遞的信息很復雜，且又需要幫助別人建立場景意境感，則請盡量輔以照片、音像、模型、實物等；,5、公司會對某一類會議議題的上會資料給出定義、提出要求；,會議內容,如何運營決策,6,6、主持人與召集人應謹慎界定參會人員、列席人員范圍，盡量避免擴大會議；會議可以連續(xù)開，但并非全體人員都必須從頭至尾參加，會議通知時召集人應給出預告；,如何開好會？,會議體系,如何開會,7、主持人對突發(fā)的占用太多時間的議題，應有權及時打斷、中止；對一時難以決定的議題，應立即指定專人
4、主持專題會議，且指定反饋時間，并由召集人擔任跟蹤檢查者；,8、公司會對某一類會議的紀要定義出模板，給出明確要求；對會議要求落實的事項，除非系統中指定有跟蹤檢查者，否則主持人應指定跟蹤檢查者，或召集人自動成為約定的跟蹤檢查者；,9、會議紀要通常要在會上宣讀一次(特殊情況除外)，會后由召集人送主持人審批后生效(不再多人會簽)；,會議內容,如何運營決策,7,會議體系,如何開會,如何運營決策,如何運營決策？,1、PMO會議中最重要的兩個議題是：預案決策會和項目啟動會；,2、預案決策會的質量取決于對市場趨勢的判斷、對城市地段及發(fā)展的解讀、預案深度、企業(yè)在溢價和成本上的競爭力；,3、關鍵中的關鍵會議是項目
5、啟動會，若該會議質量差，通常會導致后期會議大量增加；,4、每次PMO會議必須作出決定；,5、不能決策、無決策能力、無決策權力的人員不能參會，不愿承諾、胡亂承諾的人員不得成為PMO成員；,6、判斷是否胡亂承諾的方法就是在PMO會議上就承諾內容(往實施深度的方向)向承諾人追問；,會議內容,8,會議體系,如何開會,如何運營決策,如何運營決策？,7、項目職能負責人總傾向于把職能負責人牽進與他項目相關的決策會議，表現出項目職能負責人的能力有待提高；,8、動輒即將問題推向PMO會議或者頻繁動議召開臨時PMO會議，表明該項目職能負責人、項目負責人或PMO召集人的能力有待提高；,9、上訴會議是根據不同目的作出
6、的定義，實際操作中公司根據情況會將某些會議合并召開；,會議內容,9,辦公周例會,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,會議目的,1、著眼于組織發(fā)展、企業(yè)文化、企業(yè)外部市場、政府、競爭環(huán)境的研究和解決； 2、除項目運營之外的企業(yè)問題研究決策,會議內容,1、周辦公例會的決議執(zhí)行情況滾動追蹤； 2、就行業(yè)發(fā)展、市場、政府、競爭等外部環(huán)境的新動向以及城市規(guī)劃的新趨勢等內容進行通報； 3、企業(yè)文化以及與員工溝通情況的通報與分析(包括:核心價值觀、工作習慣、標準等) 4、部門建設與部門間的協調(包括:對部門的內部管理方式及心得、需各部門配合解決的事物等) 5、公司及各職能部門與外部公共關系的管理(包
7、括政府、媒體、掌握話語權的重要人士和組織等) 6、人力資源問題(包括:各部門提出的人力資源需求和人力資源調配問題，并討論解決辦法) 7、非項目運營層面的和推薦給公司非項目運營層面的知識管理內容(知識管理內容包括:制度、流程、模板、指引的創(chuàng)建、更新和案例剖析) 8、例外管理(對公司 或部門遇到的突發(fā)性、特殊事務的處理方式進行討論，沉淀管理方法，減少例外發(fā)生) 9、宣講公司的戰(zhàn)略意圖及重大決定；,10,辦公周例會,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,會議時間,會議時間:周一下午，通常在1-2小時,與會人員,參會人員:公司總經理，各職能部門負責人 列席人員:經總經理批準可擴大到職能板塊項目組
8、負責人或其他臨時列席人員,11,PMO預案決策會,會議目的,1、新項目的研討及決策；,會議內容,1、就發(fā)展、營銷、設計提供給資料進行甄別討論，以確定其方案合理性、可行性； 2、找出關鍵計劃節(jié)點、決策點和重要敏感指標，討論如何提高項目競爭力和風險控制水平； 3、對項目達成共識，對重要計劃節(jié)點、工作包和工作質量作出承諾；,會議時間,會議時間:不定期，項目取得前；通常會持續(xù)3-6個工作小時甚至更長,與會人員,參會人員:PMO成員 列席人員:經總經理批準列席的人員,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,12,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,PMO項目啟動會,會議目的,盡快對項目進行推
9、演和設定決策點、控制點； 作出項目第一次(也是最重要的)決策；,會議內容,1、在項目獲得后對項目進行審視、推演； 2、對項目一二級計劃及目標成本預案進行梳理； 3、向項目負責人及項目職能負責人交底； 4、進一步達成共識，對計劃、成本以及相關工作包、工作質量作出承諾，完成資源匹配,會議時間,會議時間:項目取得后15個工作日內；通常會持續(xù)12-24個工作小時,與會人員,參會人員:PMO成員、項目負責人、項目職能負責人(盡量) 列席人員:經總經理批準列席的人員,13,PMO階段成果審查會,會議目的,對項目階段性成果進行審查,會議內容,1、由項目負責人將階段性成果逐項向PMO成員展示； 2、與會成員對
10、照上一階段的階段性成果系統分析討論其間的聯系、成果的質量，揭示可能的瑕疵風險以及提出改進意見,會議時間,會議時間:按計劃擬定的時間召開；通常會持續(xù)1-2個工作小時,與會人員,參會人員:PMO成員(人力資源負責人可不參加)、項目負責人、項目職能負責人 列席人員:經總經理批準列席的人員,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,14,PMO項目關鍵決策會,會議目的,遇到項目周例會中第(3)和(4)情況時,會議內容,1、由項目負責人表述問題和遇到的決策困難； 2、與會人員討論決策； 3、達成共識或由公司總經理最后裁定。,會議時間,會議時間:不定期，根據實際需要，但PMO召集人應事先預告,與會人員,
11、參會人員:PMO成員(人力資源負責人可不參加)、項目負責人、項目職能負責人 列席人員:經總經理批準列席的人員,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,15,PMO項目月度運營會,會議目的,以月為單位，對項目運營進行回顧,會議內容,1、有財務審計部和項目負責人展示項目在售價、現金流、成本等三個維度的變化引起的財務指標變化； 2、對項目一、二級計劃進行回顧； 3、與會人員圍繞變化的關鍵節(jié)點計劃進行分析，并找出原因和下一步改進對策 4、相應職能負責人就改進措施和時間做出承諾。,會議時間,會議時間:半年或年末最后3個工作日之前,與會人員,參會人員:PMO成員(人力資源負責人可不參加)、項目負責人、
12、項目職能負責人 列席人員:經總經理批準列席的人員,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,16,PMO年度或半年運營總結會,會議目的,以半年或年度為單位，對項目運營進行回顧； 可與當月的月度運營會合并召開；,會議內容,1、有財務審計部和項目負責人展示項目在售價、現金流、成本等三個維度的變化引起的財務指標變化； 2、對項目一、二級計劃進行回顧； 3、與會人員圍繞變化的關鍵節(jié)點計劃進行分析，并找出原因和下一步改進對策 4、相應職能負責人就改進措施和時間做出承諾。。,會議時間,會議時間:每月最后3個工作日之前,與會人員,參會人員:PMO成員(人力資源負責人可不參加)、項目負責人、項目職能負責人
13、列席人員:經總經理批準列席的人員,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,17,項目周例會,會議目的,每周在四個項目職能負責人之間自行回顧并做出判斷、決策；,會議內容,1、不影響公司項目關鍵節(jié)點，項目負責人和各項目職能負責人達成共識并得到承諾后，可直接調整計劃。 2、不影響公司關鍵節(jié)點的完成，項目負責人和各項目職能負責人不能達成一致時，項目負責人可要求相關職能負責人參加并達成共識，會后可直接調整計劃； 3、不影響公司項目關鍵節(jié)點的完成，項目負責人和個項目職能負責人、個職能負責人未能達成共識且未能得到承諾后，職能負責人應在會后當日(最遲不超過第二天)召開專題會議討論，并達成共識，否則上報公司總經理裁決，或由項目召集人提請PMO會議決策。 4、項目負責人預測到如影響項目關鍵節(jié)點，立即上報公司PMO召集人，判斷是否立即召開PMO會議決定,會議時間,會議時間:每周五定期召開(也可臨時增加召開，由項目負責人決定),與會人員,參會人員: 項目負責人+項目職能負責人； 項目負責人+項目職能負責人+某些職能負責人,會議體系,如何開會,會議內容,如何運營決策,18,,THANKS,感謝聆聽 歡迎指正,
《會議管理》PPT課件.ppt
