《時(shí)間管理EI》PPT課件

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1、不能管理時(shí)間，就什么也不能管理！,時(shí)間管理 Time Management,徐紹軍/Leo Xu,一、時(shí)間概論,什么是“時(shí)間”,時(shí)間的定義： 從過(guò)去通過(guò)現(xiàn)在到將來(lái)， 連續(xù)發(fā)生的，各種事件的“過(guò)程”。,“時(shí)間”的公平性,每個(gè)人擁有以同樣速度度過(guò)的時(shí)間； 但每個(gè)人怎樣利用時(shí)間卻并不相同； 任何人都絕對(duì)無(wú)法獲得更多的時(shí)間。 關(guān)鍵詞： 選擇以及控制事件決定生活的質(zhì)量！,時(shí)間與“事件”的關(guān)系,時(shí)間的意義： “時(shí)間”本身不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移； 因此，時(shí)間對(duì)任何人都沒(méi)有實(shí)際意義。 怎樣使時(shí)間具有意義： 學(xué)習(xí)怎樣選擇和控制“事件”！,“事件”的控制,我們能夠控制的： 去哪、吃啥、干啥、不干啥； 我們不能夠控

2、制的： 宇宙規(guī)律、自然現(xiàn)象、既定原則。,“時(shí)間”的特性,特性一：時(shí)間不可再生； 特性二：時(shí)間不可逆轉(zhuǎn)； 特性三：時(shí)間不可停滯； 特性五：時(shí)間不可伸縮； 特性六：時(shí)間不可替代。 關(guān)鍵詞： “時(shí)間”是世界上最希缺的資源！ “時(shí)間”是最珍貴的資源短板！,“時(shí)間”是否能管理,事實(shí)： 你絕對(duì)不能夠讓時(shí)間停止下來(lái)。 因此： 時(shí)間本身是不能夠被“管理”的。 所以： 能夠被管理的是你和你的選擇。,學(xué)習(xí)時(shí)間管理的目的,誤區(qū)： 在單位時(shí)間內(nèi)比以前做更多的事。 目的： 學(xué)習(xí)判斷那些是對(duì)你最重要的事； 充分的利用時(shí)間產(chǎn)生最大的價(jià)值。 關(guān)鍵詞： 獲得更大的“效益”和更加“舒適”！,二、時(shí)間管理的沿革,第一代：“公雞型”

3、,做個(gè)備忘錄，當(dāng)日事當(dāng)日畢。 好處：知道自己做了那些工作； 壞處：你被各種“事件”所控制。 結(jié)果： 逢山開(kāi)路、遇水架橋； 后知后覺(jué)，忙而無(wú)效！,“公雞型”的問(wèn)題,注重“事件”： 定義：所做之事均有記錄。 問(wèn)題： 是否真正需要做這些事情？ 關(guān)鍵詞： 你可能成為時(shí)間的“奴隸”！,第二代：“倉(cāng)鼠型”,事先做一個(gè)工作計(jì)劃，未雨綢繆； 好處：事先有準(zhǔn)備，效率明顯提高； 壞處：你會(huì)更忙碌，可能迷失方向。 關(guān)鍵詞： 你可能會(huì)成為一個(gè)忙碌的“工兵”！,“倉(cāng)鼠型”的問(wèn)題,追求“效率”： 定義：少用時(shí)間，做更多的事情。 問(wèn)題： 你真正需要和追求的是“效率”嗎？ 關(guān)鍵詞： 你會(huì)成為一架不停工作的“機(jī)器”！,第三代：

4、“北極熊型”,先明確個(gè)人價(jià)值觀與目標(biāo)的關(guān)系； 好處：確立了個(gè)人價(jià)值觀及與目標(biāo)； 壞處：可能會(huì)缺乏整體的團(tuán)隊(duì)觀念。 結(jié)果： 對(duì)事件的判斷取決于個(gè)人價(jià)值觀。,“北極熊型”的問(wèn)題,追求自身利益： 定義：個(gè)人價(jià)值觀和利益至上。 問(wèn)題： 個(gè)人英雄主義時(shí)代已經(jīng)過(guò)去了！ 關(guān)鍵詞： 你可能會(huì)成為一個(gè)“孤家寡人”！,第四代：“群狼型”,追求集體利益： 定義：先做對(duì)的事，再把事做對(duì)！ 強(qiáng)調(diào)： 選擇和確定最重要的事情先去做； 強(qiáng)調(diào)企業(yè)、團(tuán)隊(duì)、個(gè)人的均衡性； 通過(guò)改變思想來(lái)改變團(tuán)隊(duì)的行為。,“群狼型”的基本觀念,要素： 先做重要的事情，而非緊急的事； 要求個(gè)人利益必須符合團(tuán)隊(duì)利益。 關(guān)鍵詞： 學(xué)會(huì)判斷重要性與緊急性的

5、區(qū)別。,“群狼型”的問(wèn)題,追求集體利益： 定義：團(tuán)隊(duì)和集體價(jià)值利益至上。 問(wèn)題： 為什么英雄和偉人往往不得好死？ 做人難，做人做給別人看就更難！ 關(guān)鍵詞： 集團(tuán)的利益與自身幸福往往沖突！,第五代：“熊貓型”,追求社會(huì)公益與人生價(jià)值： 定義：服務(wù)群體，同時(shí)追求人生價(jià)值！ 強(qiáng)調(diào)： 認(rèn)真工作、幸福生活、勞逸結(jié)合； 服務(wù)社會(huì)、享受人生、二者均衡； 社會(huì)進(jìn)步、人生幸福、世界大同。,“熊貓型”的基本觀念,要素： 工作即是享受、消費(fèi)即是創(chuàng)造； 追求個(gè)人利益與團(tuán)隊(duì)利益共存； 強(qiáng)調(diào)：均衡、辯證、對(duì)立統(tǒng)一。 關(guān)鍵詞： 學(xué)會(huì)思考怎樣達(dá)到這樣的境界。,五代時(shí)間管理間的關(guān)系,第一代：有了一個(gè)備忘錄，但缺少一個(gè)計(jì)劃！ 第

6、二代：你有了一個(gè)計(jì)劃，但缺少一個(gè)目標(biāo)！ 第三代：你有了一個(gè)目標(biāo)，但缺少團(tuán)隊(duì)精神！ 第四代：你有了團(tuán)隊(duì)意識(shí)，但缺少人生規(guī)劃！ 第五代：你即有人生規(guī)劃，又有社會(huì)公德心！ 關(guān)鍵詞： 循序漸進(jìn)、逐步完善、不斷進(jìn)取、把握人生！,三、時(shí)間與“習(xí)慣”的關(guān)系,習(xí)慣的定義,什么是習(xí)慣： 無(wú)意識(shí)、不經(jīng)思考的行為方式； 是精神或性格的一種固定趨向； 我們會(huì)受制于各種各樣的習(xí)慣。 關(guān)鍵詞： 你的潛意識(shí)會(huì)構(gòu)成無(wú)數(shù)個(gè)習(xí)慣。,習(xí)慣的養(yǎng)成,不斷重復(fù)又重復(fù)最后不再需要考慮； 不斷重復(fù)成為機(jī)誡的行為改也難！ 例如： 準(zhǔn)時(shí)、勤奮、進(jìn)取、守信、學(xué)習(xí)； 例如： 暴躁、兇殘、酗酒、盜竊、吸毒。 例如： 拖延、隨意、猶豫、多變、無(wú)所謂。,

7、習(xí)慣與“舒適區(qū)”的關(guān)系,,,,每個(gè)人都有自己的舒適區(qū)； 因?yàn)槭娣跃筒辉鸽x開(kāi)； 舒適區(qū)是由習(xí)慣所構(gòu)成的。 不舒適的 舒適的 不舒適的,走出你的舒適區(qū),危機(jī)管理：“誰(shuí)動(dòng)了我的奶酪”； 要想舒適，首先必須先不舒適。 例如： 猶太民族的憂患意識(shí)及危機(jī)意識(shí)。 關(guān)鍵詞： 不舒適的具體行為：變革與創(chuàng)新！,改變習(xí)慣的收益,你的家人及朋友們會(huì)刮目相看； 你的上司和同事會(huì)驚訝及贊賞； 你自己會(huì)有成就感以及滿足感； 你生活、工作及事業(yè)獲得提升。 關(guān)鍵詞： 請(qǐng)立即采取行動(dòng)！,改變舊習(xí)慣的困難,可能出現(xiàn)的問(wèn)題： 你可能又會(huì)延續(xù)過(guò)去的習(xí)慣； 你可能會(huì)被舊的習(xí)慣所牽引； 你可能會(huì)感覺(jué)不舒服不自在。 關(guān)鍵詞

8、： 停止！堅(jiān)決持續(xù)回新的習(xí)慣！,四、優(yōu)先管理,時(shí)間的四個(gè)象限,緊急的和重要的 不緊急但重要的 （1） （2） 緊急但不重要的 不緊急也不重要的 （3） （4）,,,一象限文化,這是你及你的團(tuán)隊(duì)一定要做的事情。 問(wèn)題： 真的有那么多緊急和重要的事情嗎？ 事實(shí)： 投資二象限一象限工作會(huì)大幅減少！,二象限文化,緊急與重要的事情很少會(huì)同時(shí)出現(xiàn)。 結(jié)果： 我們往往忽視不緊急但很重要的事。 事實(shí)： 問(wèn)題表象與實(shí)質(zhì)不在同一時(shí)空出現(xiàn)！ 我們投資第二象限的回報(bào)是最高的！,三象限文化,如果總是忙而無(wú)效太不值得； 很多企業(yè)的“西部牛仔”現(xiàn)象。 結(jié)果： 我絕對(duì)是最最不能缺少的人； 很多人開(kāi)會(huì)前 5分鐘

9、最忙亂。 事實(shí)： “忙亂”成為很多企業(yè)的文化！,四象限文化,猶豫、多疑、拖延、發(fā)呆； 結(jié)果： 我們往往在白白浪費(fèi)時(shí)光！ 事實(shí)： 有益的活動(dòng)并非第四象限！ 這是一個(gè)不必進(jìn)入的象限！,,四象限的區(qū)分（示例）,,不 重 要,,,,重大項(xiàng)目的談判 緊急問(wèn)題的處理 重要會(huì)議或工作 陪女朋友逛大街 必須的！,愿景價(jià)值觀的澄清 計(jì)劃、準(zhǔn)備、預(yù)防 學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、休閑 陪客戶逛大街 戰(zhàn)略的！,重 要,無(wú)謂的電話、信件、報(bào)告、會(huì)議、應(yīng)酬 符合別人期望的事 打麻將三缺一 陪岳母逛大街無(wú)奈的！,各種瑣碎的閑雜事 無(wú)用的廣告、函件 發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊 游蕩、逃避性活動(dòng) 陪老婆逛大街 多余的!笨死了！,緊 急 不 緊

10、 急,如何投資二象限,時(shí)間本身并無(wú)多余無(wú)法增加。 有效的方法： 堅(jiān)決的從第三象限騰出時(shí)間； 第三象限的欺騙性是最大的。 關(guān)鍵詞： 找回浪費(fèi)在第三象限的時(shí)間！,如何走出三象限,問(wèn)題： 你真的無(wú)法把你的時(shí)間投資第二象限？ 建議： 改變你的習(xí)慣，增強(qiáng)持續(xù)行動(dòng)的能力； 學(xué)會(huì)決不受急迫性事件的影響和左右。 關(guān)鍵詞： 急迫性與重要性正邪兩立，互為消長(zhǎng)！,壓力與你的關(guān)系,許多人相信： 我在壓力和緊急情況下表現(xiàn)最好！ 事實(shí)： 沒(méi)有人會(huì)在壓力下能表現(xiàn)得最好； 加快速度犯錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)就會(huì)增加。 關(guān)鍵詞： 關(guān)鍵和戰(zhàn)略性失誤造成千古之恨。 案例：寫(xiě)年度工作報(bào)告的拖延心態(tài)。,改變傳統(tǒng)的時(shí)間觀念,誤區(qū)： 在最短的時(shí)間內(nèi)做最

11、多的事。 正確的方法： 依照重要性程度來(lái)安排順序； 不輕易因緊急情況改變計(jì)劃； 認(rèn)清緊急性與重要性的區(qū)別； 要遵循你心中的目標(biāo)和方向。,“勤奮”是否足夠,問(wèn)題： 今天的企業(yè)是否靠勤奮就能成功？ 今天的員工是否當(dāng)老黃牛就可以？ 勞動(dòng)本身就是美德？多勞就多得？ 關(guān)鍵詞： 對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)貢獻(xiàn)大的多得！,“本末倒置”,缺乏信心，就故意裝出非常忙碌； 在目標(biāo)不清晰時(shí)經(jīng)常會(huì)特別賣(mài)力； 我們往往對(duì)行動(dòng)不賦與任何目的； 我們往往變成盲無(wú)目的的工作狂。 結(jié)果： 只會(huì)低頭拉車，不去抬頭看路； 狗搖尾巴，卻變成了尾巴搖狗！,如何避免“本末倒置”,考慮以下工作及學(xué)習(xí)的意義： 廣泛溝通，改善關(guān)系； 未雨綢繆，事先準(zhǔn)備

12、； 有效組織，周詳規(guī)劃； 積極生活，善待自己； 學(xué)習(xí)培訓(xùn)，充實(shí)自我； 增進(jìn)能力，把握機(jī)會(huì) 。,時(shí)間是怎樣流失的,問(wèn)題： 時(shí)間總是被干擾、控制、割裂、破壞； 所以： 你往往總是感覺(jué)時(shí)間實(shí)在太不夠用了！ 困惑： 你的時(shí)間到底到那里去了？,關(guān)于“猴子”的故事,問(wèn)題： 總是有人企圖把他的猴子交給你； 照顧別人的猴子會(huì)非常耗費(fèi)時(shí)間； 猴子令你的生活痛苦和工作忙亂； 猴子會(huì)成為一個(gè)個(gè)“燙手的山芋” 。 關(guān)鍵詞： 你應(yīng)該怎么辦？,有效的建議,建議一： 專心去照顧你的猴子； 建議二： 讓別人照顧他的猴子； 建議三： 把猴子交給能干的人。 建議四： 團(tuán)隊(duì)分工合作養(yǎng)猴群！,你的時(shí)間那去了,被你的上司搶走了！ 被你

13、的同事分走了！ 被你的下屬偷走了！ 被你的朋友拿走了！ 被它自己給溜走了！,來(lái)自上司的干擾,來(lái)自上司的干擾往往最難控制。 有效的方法： 讓上司清楚知道你的工作目標(biāo)； 主動(dòng)約見(jiàn)你的上司以減少干擾。 關(guān)鍵詞： 管理好你的上司！ 發(fā)揚(yáng)“香蕉文化”！,來(lái)自同事的干擾,來(lái)自同事的干擾往往最難推卻。 有效的方法： 如果有人找你，站起來(lái)接待他； 公司設(shè)立人人安靜一小時(shí)制度； 紅色信號(hào)：請(qǐng)勿打擾！ 綠色信號(hào)：可以進(jìn)來(lái)。 關(guān)鍵詞： 必須學(xué)會(huì)拒絕的藝術(shù)！,來(lái)自下屬的干擾,來(lái)自下屬的干擾往往容易忽視。 有效的方法： 安排固定時(shí)間供屬下工作匯報(bào)； 保留固定時(shí)間供屬下提出問(wèn)題； 安排其他時(shí)間處理非緊急事件。 關(guān)鍵詞：

14、用“大黃點(diǎn)”將可能的干擾化解！,來(lái)自自己的干擾,來(lái)自自己的干擾往往最難察覺(jué)。 例如： 沒(méi)有目的的游蕩、與屬下閑聊； 各種不良的習(xí)慣，想改改也難。 有效的方法： 學(xué)習(xí)管理和控制自己。 關(guān)鍵詞： 己所不欲，勿施他人！,干擾的排除,發(fā)揚(yáng)香蕉文化，杜絕推諉責(zé)任； 界定工作職責(zé)，無(wú)邊界化管理； 確定工作程序，優(yōu)化工作流程； 劃清原則界線，嚴(yán)格遵守規(guī)則； 避免中斷工作，辦事有始有終； 利用特殊時(shí)間，一心可以多用。,五、“西瓜”與“芝麻”,找到你生命中的“西瓜”,我們生命中總是會(huì)遇到西瓜和芝麻； 我們想得到西瓜，卻總是在揀芝麻； 結(jié)果我們錯(cuò)誤的用數(shù)量代替了質(zhì)量。 關(guān)鍵詞： 揀芝麻沒(méi)有有大價(jià)值，揀西瓜卻有！,

15、確認(rèn)你的“西瓜”,,時(shí)間 成果,,,,,,,,,,,時(shí)間 成果,20%,80%,80%,20%,確定有效目標(biāo),前提： 工作不能沒(méi)有目標(biāo)設(shè)定； 目標(biāo)沒(méi)有計(jì)劃就是空想。 所以： 計(jì)劃必須要考慮期望值； 計(jì)劃必須考慮資源配置； 目標(biāo)必須設(shè)定最后期限。,高報(bào)酬目標(biāo)（1）,改善工作： 1、按時(shí)執(zhí)行完成每一項(xiàng)工作； 2、會(huì)客必須在規(guī)定時(shí)間之內(nèi)； 3、會(huì)議前必須擬定會(huì)議提綱； 4、準(zhǔn)備完整資料提供給客戶。,高報(bào)酬目標(biāo)（2）,當(dāng)需要時(shí)怎樣找到任何東西： 1、把所有的文件從桌子上清走； 2、把名片放在一個(gè)固定的地方； 3、把重要文件放在固定的地方； 4、建立電腦及文件的歸檔系統(tǒng)； 5、重新歸類未審批

16、處理的文件； 6、徹底整理辦公桌及電腦文檔。,效率和效益的分別,問(wèn)題： 99張1元和1張百元鈔票，你先拿哪張？ 分別： 追求效率：是把事情做對(duì)； 追求效益：是做對(duì)的事情。 關(guān)鍵詞： 抓西瓜和揀芝麻截然不同！ 戰(zhàn)略正確，戰(zhàn)術(shù)才有意義！,怎樣確認(rèn)重要文件,真正重要的文件內(nèi)容不會(huì)超過(guò)一張紙； 80%的文件是根本不重要和不需要的； 如果你把大多數(shù)文件扔掉，啥事沒(méi)有！ 座右銘： 當(dāng)你懷疑文件是否應(yīng)保留時(shí)，扔掉它！ 請(qǐng)放心，真需要時(shí)一定有人會(huì)保存的！,記錄你的時(shí)間,問(wèn)題： 很少人會(huì)喜歡持續(xù)時(shí)間記錄。 好處： 通過(guò)時(shí)間記錄能獲得洞察力。 關(guān)鍵詞： 短期代價(jià)必將獲得長(zhǎng)期效益！,選擇幾天持續(xù)記錄,周一： 周三：

17、 周五：,,,,記錄你的時(shí)間軌跡,通過(guò)持續(xù)時(shí)間記錄，你會(huì)變得更精確； 計(jì)劃某個(gè)工作時(shí)，記錄你的預(yù)算時(shí)間； 當(dāng)工作完成后，檢查你用的實(shí)際時(shí)間。,六、時(shí)間管理,工作行動(dòng)的誤區(qū),缺乏戰(zhàn)略的戰(zhàn)術(shù)行動(dòng)； 缺乏規(guī)劃的工作行動(dòng)； 缺乏目標(biāo)的盲目行動(dòng)； 缺乏準(zhǔn)備的會(huì)議行動(dòng)； 缺乏溝通的傳達(dá)行動(dòng)。 結(jié)果： 事與愿違、欲速不達(dá)、事倍功半！,工作與生活的關(guān)系,人生的信念： 認(rèn)認(rèn)真真的工作；開(kāi)開(kāi)心心的生活！ 有益的活動(dòng)： 籃球、足球、健身、看電影、上網(wǎng)、拍拖、游泳、攝影、越野、攀巖、登山,第五代時(shí)間管理的真諦,把“辛勤工作”和“享受人生”統(tǒng)一; 把“工作賺錢(qián)”和“消費(fèi)花錢(qián)”統(tǒng)一; 把“個(gè)人利益”和“團(tuán)隊(duì)利益”統(tǒng)一； 把“團(tuán)隊(duì)利益”和“社會(huì)利益”統(tǒng)一。 關(guān)鍵詞： 事物的發(fā)展：辯證而統(tǒng)一！,我們的宣言,勤奮、踏實(shí)、努力的在世逸工作。 開(kāi)心、快樂(lè)、健康的在世逸生活。 把快樂(lè)以及健康帶給所有的人！,謝謝！,