辦公室行政公文格式規(guī)范

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1、單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,辦公室行政公文格式規(guī)范,辦公室工作概述,1,秘書工作,概述,2,秘書寫作行政公文格式,3,目錄,一、辦公室工作概述,要求是過細,領導的左右手,亮點是奉獻,任務是綜合服務,靈魂是服務,本質(zhì)是被動服務,辦公室,工作,秘書工作是一項有著悠久歷史的工作，秘書作為一門職業(yè)在中國，是20世紀80年代初改革開放以后興起的。目前秘書已成為中國最廣泛的社會職業(yè)之一，被稱為現(xiàn)代社會的“第361行”。,秘書職業(yè),二、秘書工作,概述,1,3,2,（一）“秘書”一詞產(chǎn)生源流：,漢書.劉向傳“詔向領校中五經(jīng)秘書，講六藝、傳記、諸子、詩

2、賦、數(shù)術(shù)、方技，無所不究”。有秘密性質(zhì)和神秘色彩的圖書,晉書.荀勛傳,：“得汲冢中古文,竹書，詔勛撰次,之，以為中經(jīng)，,列在秘書”。這里,的“秘書”是指帝王,宮禁內(nèi)收藏的各種,經(jīng)典文獻。,后漢書.鄭玄傳,記載：“（鄭玄）遂,博稽六藝，粗覽傳,記，時睹秘書緯術(shù),之奧”。這里的“秘,書”是指那些用隱語,來預卜吉兇的讖緯,之書。,秘書引申義,掌典圖書官署,著書立說,官職,秘書寺,秘書省,秘書監(jiān),秘書郎,秘書令,掌管國家典籍（國家圖書館長）,開端：孫中山領導的中華民國臨時政府，下設秘書處、設秘書長一人，秘書若干人，政府各局、部也設有秘書室、秘書科和秘書官。各省都督府也設立了秘書員。,秘書是為領導工作服

3、務,的辦公室人員，是領導,的參謀和助手,秘書現(xiàn)代義,國外秘書,西方發(fā)達國家的定義：,具有熟練的辦公室工作能力，不需上級 敦促即能主動負責、積極進取、,干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手。,日本的定義：,幫助與處理各種事務的工作人員,秘書是全能運動員,為了肯定秘書的貢獻，1952年經(jīng)兩位美國資深秘書提議，美,國宣布設立秘書周和秘書日。1955年，正式將秘書周定在每,年4月份最后一個完整的星期，而這周的星期三為秘書日。時,至今日，世界上很多地方都慶祝這個節(jié)日。在這一天，許多,國家的秘書都有假期，而且還會收到上司送的鮮花和賀卡，,以表達上司對秘書辛勤工作的感激之情。根據(jù)規(guī)定，今年的,秘書周為

4、4月18日-4月24日，秘書節(jié)為4月21日。,秘書節(jié),狹義,直接為領導工作服務的辦事機構(gòu)，即各級辦公廳（室）中的秘書、文書、機要等部門,輔助領導部門進行決策、管理，推進領導工作，并協(xié)助領導協(xié)調(diào)各職能部門進行有效工作的綜合部門。,具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等作用，為領導工作和機關(guān)服務的辦事機構(gòu)。,秘書部門,廣義,秘書部門,1.地位：,承上啟下,聯(lián)系左右,溝通各方,2.職能,：,輔助管理,綜合服務,秘書部門,辦文,辦會,辦事,文字工作,文書和檔案處理,圍繞文書需承辦 事務,3.核心,會前籌劃和準備,會中組織和服務,會后善后和落實,信息工作,技術(shù)工作,日常行政事務工作,三、,辦文-行政公文格式

5、,（一）,法定公文,法定公文是指由國家有關(guān)機關(guān)、部門正式規(guī)定的公務文種。,主要包括以下方面：,中共中央辦公廳于1996年發(fā)布的中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處,理條例規(guī)定的十四種公文：,決議 決定 指示 意見,通知 通報 公報 報告,請示 批復 條例 規(guī)定,函 會議紀要,各級黨的機關(guān)、各單位黨組織在處理黨務過程中所運,用的具有特定效力和規(guī)范格式文書。,全國人大常委會辦公廳于2000年發(fā)布的人大機關(guān)公文處理,辦法規(guī)定的十四種公文：,公告 決議 決定 法,條例 規(guī)則 實施辦法 議案,建議 批評和意見 請示 批復,報告 通知 通報 函,意見 會議紀要,各級人大及其常委會在依法行使各項職權(quán)過程中形成的,具有特定效

6、力和規(guī)范格式的文書。,除了這些國家機關(guān)的法定公文，還有中國人民解放軍機關(guān)公,文、最高人民法院公文、最高人民檢察院公文等。,中華人民共和國國務院于2000年8月發(fā)布的、并于2001年1月1,日起施行的國家行政機關(guān)公文處理辦法中規(guī)定的13種公務,文書。,辦法明確規(guī)定：“行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），,是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體,式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具?！?1.行政公文概念：,（1）公文制發(fā)是由法定機關(guān)或組織實施的，具,有法定的權(quán)威性和約束力,（2）公文所體現(xiàn)的內(nèi)容受法律、工作需要,及領導人指示的制約，必須在規(guī)定范圍內(nèi)頒布。,2.,行,政,公,文,

7、特,點,公文的制作過程受公文處理規(guī)范的嚴格制,約，其程序在相關(guān)法規(guī)中有明確的規(guī)定。,法定性,程序性,制發(fā)公文是為了處理公務活動中的實際問題，,必須迅速、及時。所以常有嚴格的時間要求。,指撰寫公文所采用的語體,及文件的格式和排版形式。,時效性,規(guī)范性,命,令,（,令,）,決,定,公告,通,告,通知,3.行政公文種類,通報,報告,請示,批復,意見,議案,函,會議紀要,4.公文的分類：,上行文 承辦件,（1）按行文方向 下行文 （5）按內(nèi)部處理要求,平行文 參閱件,特急 回文,（2）,按緊急程度 急件 （6）按發(fā)文性質(zhì),一般文件 復文,普通文件 草稿,（3）按機密程度 秘密 定稿,保密文件 機密 正

8、本,絕密（7）按形成過程,副本,試行本,法規(guī)性文件,暫行本,指揮性文件,不同文字本稿本,報請性文件,紙制,（4）按職能劃分 知照性文件 （8）按制成材料,聯(lián)系性文件,其他材料,實錄性文件,5.公文的構(gòu)成要素,按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年發(fā)布的國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定，組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三個部分。,眉首,公文首頁紅色線以上的各要素統(tǒng)稱，約占全文的,1/3，上行文眉首約占1/2以上,主體,置于紅線以下主題詞以上部分統(tǒng)稱,版記,主題詞以下的各要素統(tǒng)稱在公文的各構(gòu)成要素,中，有些是必備要素，有些要素有時可以省略。,例文,1.眉首（5或6個要素）,份數(shù)序號,同一文稿印制的若干份

9、文件所編制的順序號,秘密等級和保密期限,公文緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。標識于公文右上角第1行并右頂格。兩字之間空1字。如公文同時需要標識密級和緊急程度，密級標識于右上角第1行，緊急程度標識下移至第2行。緊急程度用3號黑體字顯示,公文秘密程度的等級。用3號黑體字，頂格標識于版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。如“機 密一 年”。,緊急程度,發(fā)文機關(guān)標識,由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱加“文件”組成。如“市人民政府文件”、“,局文件”、“大學文件”等。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣距離為,

10、25cm，上報的公文，上行文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣距離為80cm。,發(fā)文機關(guān)標識一般使用紅色小標宋體字。字號根據(jù)字數(shù)多少適當變化，以,醒目美觀為原則，但最大不能等于或大于22 cm15 cm,。,由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。如“浙政20058號”，“浙政”是浙,江省人民政府的機關(guān)代字，“2005”是年份，“8號”是發(fā)文序號。發(fā)文,機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體，居中排布；年份，序號用阿拉伯數(shù)碼,標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即不編,為001），不加“第”字。,發(fā)文字號,簽發(fā)人,是指審閱核準并簽發(fā)公文的機關(guān)負責人在上報的公文上簽名。上行文要標識簽發(fā)人姓名，平行

11、排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空,1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合發(fā)文，需標注會簽人姓名，則應將主辦機關(guān)簽發(fā)人置于最上，再按發(fā)文機關(guān)標識順序依次向下排列會簽人。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋體，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。,例文1,例文2,2.主體部分（,8個要素）,標題,-,發(fā)文機關(guān)、主題、（事由）

12、、文種,紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，,要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，可排成寶塔型或倒寶塔型等，但,要注意回行時不能將詞和專用名詞拆開排列。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名,稱加書名號外，一般不用標點符號。,主送機關(guān),公文主要收受機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。標題或題注,下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識?；匦腥皂敻?。,正文,-,開頭、主體、結(jié)語,開頭常闡述發(fā)文緣由，即發(fā)文目的、依據(jù)，或交代背景，或闡述意義。主,體大多列舉有關(guān)事項，闡明事實、理由或意見、辦法。結(jié)語提出希望要求，,也常使用公文習慣語作為結(jié)語。根據(jù)文種和內(nèi)容的不同要求，有時結(jié)語也,

13、可省略。正文位于主送機關(guān)名稱下一行，每自然段落首行空兩字，回行頂,格。數(shù)字、年份不能回行。,成文日期,成文的具體年月日，也是公文的生效日期。用漢字完整寫出年月日，零寫,為“”。成文日期一般標注在正文右下方（右空4字）,法規(guī)性公文或經(jīng)會議討論通過的文件，其產(chǎn)生的法定程,序和產(chǎn)生日期用圓括號括入，標注在標題下方正中處，通常稱之為“題注”。,附件,說明公文正件及所附材料的名稱及件數(shù)，是補充說明正文的依據(jù)，如圖表、,數(shù)據(jù)、名單或其他補充說明公文某一方面內(nèi)容的材料等。應在正文下一行,左空兩字用3號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件后不加標點,符號。附件如有序號，應使用阿拉伯數(shù)字（如“附件：1.

14、”）,公文生效標識,是制發(fā)機關(guān)對公文生效負責的憑證。公文除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，都應加蓋發(fā)文機關(guān)的印章。用行政首長名義簽署的公文如命令（令），一般加蓋簽名章，其前簽具領導人職務。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應加蓋印章。,單一發(fā)文印章,單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱、只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正居中下壓成文時間。印章用紅色。,例文,聯(lián)合行文印章,當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦 機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，排列整齊。兩印章間互不相交或相切 ，相距不過3mm。

15、,例文,當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排列；印章間互不相交或相切；在最后一排印章下右空2字標識成文時間。,例文,特殊情況說明,當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的,措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不可采取標識“此頁無正文”的,方法解決。,附注,用以說明公文的印發(fā)傳達范圍或使用時需注意的事項。如“此件發(fā)至縣團,級”、“此件可自行翻印”等。請示和上行文的意見應在附注中表明聯(lián)系人,的姓名和電話。附注用3

16、號仿宋體字，居左空兩字加圓括號標識在成文時,間下一行。,例文,3.版記,主題詞,由反映文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成。一般為35個。通,常按“審讀文稿分析主題查表選詞標引”的程序進行操作，范圍,按類別詞類屬詞文種進行（也就是詞義從大到?。?。用3號黑體字,位于抄送機關(guān)之上，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目之間空一字。詞目,用3號小標宋體字。,抄送機關(guān),需了解公文內(nèi)容的機關(guān)名稱，對公文一般不需答復與辦理。標注在主題詞,下一行，居左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號。整個區(qū)域,用兩條等寬的細實線，第一條分線下首行空1字標注。回行時與冒號后的抄,送機關(guān)對齊；最后一個抄送機關(guān)后標句號。,印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間,印發(fā)機關(guān)即公文印發(fā)部門名稱，一般是發(fā)文機關(guān)的辦公部門。印發(fā)日期,以付印日期為準。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞下）占1行位,置，用3號仿宋體字，印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用阿拉伯數(shù),碼寫明具體的年月日。,版記中的反線,版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。,頁碼,用于標識公文張頁的順序偏號。用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版,心下邊緣之下一行，數(shù)碼左