企業(yè)檔案管理講座資料課件

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1、,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,歡迎海螺集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo) 和同志們！,企 業(yè) 檔 案 管 理,講 座,主講：查滿林,歡迎海螺集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo) 和同志們！,1,開(kāi)篇案例,馬鋼應(yīng)訴美國(guó)H型鋼反傾銷勝訴給檔案工作的啟示,結(jié)論：建立檔案信息綜合管理體系，強(qiáng)化企業(yè)檔案工作，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然需求。,研究企業(yè)檔案工作基于兩個(gè)基本觀點(diǎn)：,檔案工作很重要-這是由企業(yè)檔案的存在價(jià)值決定的，具有不可替代性。,檔案工作很特殊-發(fā)展的不均衡性、產(chǎn)生效益的潛在性、發(fā)揮作用的滯后性決定了企業(yè)檔案工作的專業(yè)性、服務(wù)性、基礎(chǔ)性特點(diǎn),開(kāi)篇案例馬鋼應(yīng)訴美國(guó)H型鋼反傾銷勝訴給檔案工作

2、的啟示,2,提綱,一、企業(yè)檔案與企業(yè)檔案工作,二、企業(yè)檔案工作組織建設(shè)與制度建設(shè),三、企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),四、企業(yè)檔案資源建設(shè),五、企業(yè)檔案信息化建設(shè),六、企業(yè)檔案工作發(fā)展值得注意的幾個(gè)問(wèn)題,結(jié)束語(yǔ),提綱一、企業(yè)檔案與企業(yè)檔案工作,3,一、企業(yè)檔案與檔案工作,企業(yè)檔案,企業(yè)檔案工作,企業(yè)檔案工作原則,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。,企業(yè)檔案工作內(nèi)容,一、企業(yè)檔案與檔案工作,4,二、企業(yè)檔案工作組織建設(shè)與制度建設(shè),（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo),（二）檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置,（三）檔案人員配備,企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職檔案

3、人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定。,1）檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識(shí)。,2）忠于檔案人員職守：檔案收、管、用；維護(hù)檔案與安全,3）檔案人員配置基本要求：,檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。,檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識(shí)水平。,檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。,二、企業(yè)檔案工作組織建設(shè)與制度建設(shè)（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo),5,（四）,檔案工作體系,企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。,（五）企業(yè)管理職責(zé),建立健全檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃和規(guī)章制度,貫徹落實(shí)“三納入”、四參加制度,企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)

4、和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。,（四）檔案工作體系,6,（六）企業(yè)部門職責(zé),企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，應(yīng)對(duì)本部門或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。,企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者，應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。,專兼職檔案人員，應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。,（六）企業(yè)部門職責(zé),7,（七）檔案部門職責(zé),統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)檔案規(guī)章制度。,負(fù)責(zé)企業(yè)檔案收、管、用。,監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位的檔案工作。,依照有關(guān)規(guī)定向國(guó)家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。,（七）檔案部門職責(zé),8,（八）企業(yè)檔案工作制度建設(shè),工作規(guī)章,明確

5、歸檔責(zé)任,制定檔案管理規(guī)范,制定檔案工作責(zé)任追究制,制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案,管理制度,業(yè)務(wù)規(guī)范,（八）企業(yè)檔案工作制度建設(shè),9,三、企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),1、檔案庫(kù)房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房、閱覽及陳列室要求,2、檔案裝具,3、保護(hù)設(shè)備（按照“八防”要求配置）,4、技術(shù)設(shè)備,三、企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1、檔案庫(kù)房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房、閱覽,10,四、企業(yè)檔案資源建設(shè),（一）企業(yè)檔案資源建設(shè)的總體框架,（二）總體要求：,三納入：,企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。,四參加：,企業(yè)檔案部門或檔案人

6、員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。,四同步：,企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)作好項(xiàng)目文件歸檔交接。,四、企業(yè)檔案資源建設(shè)（一）企業(yè)檔案資源建設(shè)的總體框架,11,（三）歸檔制度,1、文件的形成、積累,2 、歸檔文件的主要來(lái)源：,本企業(yè)形成的文件；,本企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；,所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；,本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；,本企業(yè)執(zhí)行、辦理的

7、外來(lái)文件。,（三）歸檔制度1、文件的形成、積累,12,3、文件歸檔時(shí)間,1）經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。,2）科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。,3）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。,4）會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。,5）電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔

8、時(shí)間一致。,6)磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。,7)更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件；其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。,3、文件歸檔時(shí)間,13,4、文件歸檔要求,1)企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制,2)歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存,3)歸檔的文件應(yīng)為原件,4）非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。,5)歸檔的文件一般一式一份,6）兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議約定文件歸檔。,

9、4、文件歸檔要求,14,（四）檔案管理六個(gè)環(huán)節(jié),檔案收集工作,檔案整理工作,檔案保管工作,檔案鑒定工作,檔案統(tǒng)計(jì)工作,檔案利用工作,（四）檔案管理六個(gè)環(huán)節(jié) 檔案收集工作,15,五、企業(yè)檔案信息化建設(shè),檔案信息化基本要素：感知載體（硬件設(shè)施）、數(shù)據(jù)采集與處理、數(shù)據(jù)傳輸,總體目標(biāo)：,借助于企業(yè)信息化建設(shè)的平臺(tái)，研究開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、檔案信息化與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步原則，不斷促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平。要求企業(yè)各信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的需求。,長(zhǎng)期目標(biāo)：,統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)軟件，加快建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程歸檔和遠(yuǎn)程利用。,五、企業(yè)檔

10、案信息化建設(shè)檔案信息化基本要素：感知載體（硬件設(shè)施,16,電子文件的歸檔,電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。,企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。,歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。,電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。,加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說(shuō)明文件一并歸檔。,文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。,電子文件的歸檔電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。,17,傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對(duì)傳

11、統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。,傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇,18,電子檔案的保管,電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進(jìn)行整理。,電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上。,脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、電子檔案號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。,存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。,超過(guò)保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,電子檔案的保管電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進(jìn)行整理。,19,檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù),目標(biāo)：統(tǒng)一系統(tǒng)軟件，建立數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程歸檔和遠(yuǎn)程利

12、用；,統(tǒng)一系統(tǒng)軟件,企業(yè)應(yīng)建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。,對(duì)數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。,涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開(kāi)，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)邏輯隔離。,檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。,檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。,各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動(dòng)歸檔功能的模塊或接口。,檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù),20,六、企業(yè)檔案工作發(fā)展值得注意的幾個(gè)問(wèn)題,（一）企業(yè)戰(zhàn)略與結(jié)構(gòu)調(diào)整過(guò)程中的檔案工作發(fā)展問(wèn)題,（二）企業(yè)檔案工作監(jiān)督管理問(wèn)題,（三）檔案數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題,（四）企業(yè)信用檔案建設(shè)問(wèn)題,（五）工程項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新問(wèn)題,（六）企業(yè)基層檔案業(yè)務(wù)建設(shè)問(wèn)題,六、企業(yè)檔案工作發(fā)展值得注意的幾個(gè)問(wèn)題（一）企業(yè)戰(zhàn)略與結(jié)構(gòu)調(diào),21,如何搞好企業(yè)基層檔案工作？,找準(zhǔn)自我定位，創(chuàng)新服務(wù)理念,抓住關(guān)鍵要素，提高整體水平,特色檔案資源建設(shè)、“三納入”與“四參加”制度建設(shè)、四個(gè)同步、專業(yè)考核,堅(jiān)持規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展,如何搞好企業(yè)基層檔案工作？找準(zhǔn)自我定位，創(chuàng)新服務(wù)理念,22,結(jié)束語(yǔ),遵循規(guī)律：尊重歷史，存史資政。,把握趨勢(shì)：網(wǎng)絡(luò)化、多元化、社會(huì)化,創(chuàng)新發(fā)展,走向未來(lái),謝謝！,結(jié)束語(yǔ)遵循規(guī)律：尊重歷史，存史資政。,23,