企業(yè)檔案管理講座資料課件

《企業(yè)檔案管理講座資料課件》由會員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《企業(yè)檔案管理講座資料課件（23頁珍藏版）》請在裝配圖網(wǎng)上搜索。

1、,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,歡迎海螺集團的領(lǐng)導 和同志們！,企 業(yè) 檔 案 管 理,講 座,主講：查滿林,歡迎海螺集團的領(lǐng)導 和同志們！,1,開篇案例,馬鋼應訴美國H型鋼反傾銷勝訴給檔案工作的啟示,結(jié)論：建立檔案信息綜合管理體系，強化企業(yè)檔案工作，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然需求。,研究企業(yè)檔案工作基于兩個基本觀點：,檔案工作很重要-這是由企業(yè)檔案的存在價值決定的，具有不可替代性。,檔案工作很特殊-發(fā)展的不均衡性、產(chǎn)生效益的潛在性、發(fā)揮作用的滯后性決定了企業(yè)檔案工作的專業(yè)性、服務性、基礎(chǔ)性特點,開篇案例馬鋼應訴美國H型鋼反傾銷勝訴給檔案工作

2、的啟示,2,提綱,一、企業(yè)檔案與企業(yè)檔案工作,二、企業(yè)檔案工作組織建設與制度建設,三、企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)設施建設,四、企業(yè)檔案資源建設,五、企業(yè)檔案信息化建設,六、企業(yè)檔案工作發(fā)展值得注意的幾個問題,結(jié)束語,提綱一、企業(yè)檔案與企業(yè)檔案工作,3,一、企業(yè)檔案與檔案工作,企業(yè)檔案,企業(yè)檔案工作,企業(yè)檔案工作原則,統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。,企業(yè)檔案工作內(nèi)容,一、企業(yè)檔案與檔案工作,4,二、企業(yè)檔案工作組織建設與制度建設,（一）檔案工作領(lǐng)導,（二）檔案機構(gòu)設置,（三）檔案人員配備,企業(yè)應配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案

3、人員。企業(yè)應保持檔案人員相對穩(wěn)定。,1）檔案人員應遵紀守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。,2）忠于檔案人員職守：檔案收、管、用；維護檔案與安全,3）檔案人員配置基本要求：,檔案部門負責人應具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學本科以上學歷。,檔案人員應具備大學專科以上學歷或同等學識水平。,檔案人員應定期接受檔案業(yè)務培訓。,二、企業(yè)檔案工作組織建設與制度建設（一）檔案工作領(lǐng)導,5,（四）,檔案工作體系,企業(yè)應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。,（五）企業(yè)管理職責,建立健全檔案工作規(guī)劃、計劃和規(guī)章制度,貫徹落實“三納入”、四參加制度,企業(yè)應采取必要措施，維護

4、和確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。,（四）檔案工作體系,6,（六）企業(yè)部門職責,企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責人，應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責。,企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者，應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責。,專兼職檔案人員，應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。,（六）企業(yè)部門職責,7,（七）檔案部門職責,統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)檔案規(guī)章制度。,負責企業(yè)檔案收、管、用。,監(jiān)督、指導、檢查企業(yè)所屬單位的檔案工作。,依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。,（七）檔案部門職責,8,（八）企業(yè)檔案工作制度建設,工作規(guī)章,明確

5、歸檔責任,制定檔案管理規(guī)范,制定檔案工作責任追究制,制定檔案管理應急預案,管理制度,業(yè)務規(guī)范,（八）企業(yè)檔案工作制度建設,9,三、企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)設施建設,1、檔案庫房、業(yè)務技術(shù)用房、閱覽及陳列室要求,2、檔案裝具,3、保護設備（按照“八防”要求配置）,4、技術(shù)設備,三、企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)設施建設1、檔案庫房、業(yè)務技術(shù)用房、閱覽,10,四、企業(yè)檔案資源建設,（一）企業(yè)檔案資源建設的總體框架,（二）總體要求：,三納入：,企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務和活動的有機組成,應納入企業(yè)領(lǐng)導工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責任制或崗位責任制。,四參加：,企業(yè)檔案部門或檔案人

6、員應參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統(tǒng)。,四同步：,企業(yè)下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結(jié)應同時作好項目文件歸檔交接。,四、企業(yè)檔案資源建設（一）企業(yè)檔案資源建設的總體框架,11,（三）歸檔制度,1、文件的形成、積累,2 、歸檔文件的主要來源：,本企業(yè)形成的文件；,本企業(yè)建設項目、外購設備等接收的文件；,所屬單位及參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件；,本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件；,本企業(yè)執(zhí)行、辦理的

7、外來文件。,（三）歸檔制度1、文件的形成、積累,12,3、文件歸檔時間,1）經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。,2）科研開發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。,3）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。,4）會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。,5）電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內(nèi)容的其他載體歸檔

8、時間一致。,6)磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。,7)更新、補充的文件；企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。,3、文件歸檔時間,13,4、文件歸檔要求,1)企業(yè)應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制,2)歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存,3)歸檔的文件應為原件,4）非紙質(zhì)文件應與其文字說明一并歸檔。,5)歸檔的文件一般一式一份,6）兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協(xié)議約定文件歸檔。,

9、4、文件歸檔要求,14,（四）檔案管理六個環(huán)節(jié),檔案收集工作,檔案整理工作,檔案保管工作,檔案鑒定工作,檔案統(tǒng)計工作,檔案利用工作,（四）檔案管理六個環(huán)節(jié) 檔案收集工作,15,五、企業(yè)檔案信息化建設,檔案信息化基本要素：感知載體（硬件設施）、數(shù)據(jù)采集與處理、數(shù)據(jù)傳輸,總體目標：,借助于企業(yè)信息化建設的平臺，研究開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，堅持技術(shù)與管理并重、檔案信息化與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步原則，不斷促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平。要求企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮檔案管理的需求。,長期目標：,統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)軟件，加快建設檔案數(shù)據(jù)庫，建設數(shù)字檔案館，實現(xiàn)遠程歸檔和遠程利用。,五、企業(yè)檔

10、案信息化建設檔案信息化基本要素：感知載體（硬件設施,16,電子文件的歸檔,電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。,企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。,歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。,電子文件應經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。,加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。,文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。,電子文件的歸檔電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。,17,傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳

11、統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。,傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇,18,電子檔案的保管,電子檔案應參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。,電子檔案應存儲到脫機載體上。,脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。,存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。,超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,電子檔案的保管電子檔案應參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。,19,檔案網(wǎng)絡化服務,目標：統(tǒng)一系統(tǒng)軟件，建立數(shù)字檔案館，實現(xiàn)遠程歸檔和遠程利

12、用；,統(tǒng)一系統(tǒng)軟件,企業(yè)應建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。,對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應根據(jù)設定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡化服務。,涉密檔案管理系統(tǒng)應與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)絡邏輯隔離。,檔案管理系統(tǒng)應采取身份認證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。,檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。,各信息系統(tǒng)應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。,檔案網(wǎng)絡化服務,20,六、企業(yè)檔案工作發(fā)展值得注意的幾個問題,（一）企業(yè)戰(zhàn)略與結(jié)構(gòu)調(diào)整過程中的檔案工作發(fā)展問題,（二）企業(yè)檔案工作監(jiān)督管理問題,（三）檔案數(shù)字化建設問題,（四）企業(yè)信用檔案建設問題,（五）工程項目檔案管理創(chuàng)新問題,（六）企業(yè)基層檔案業(yè)務建設問題,六、企業(yè)檔案工作發(fā)展值得注意的幾個問題（一）企業(yè)戰(zhàn)略與結(jié)構(gòu)調(diào),21,如何搞好企業(yè)基層檔案工作？,找準自我定位，創(chuàng)新服務理念,抓住關(guān)鍵要素，提高整體水平,特色檔案資源建設、“三納入”與“四參加”制度建設、四個同步、專業(yè)考核,堅持規(guī)范管理，實現(xiàn)科學發(fā)展,如何搞好企業(yè)基層檔案工作？找準自我定位，創(chuàng)新服務理念,22,結(jié)束語,遵循規(guī)律：尊重歷史，存史資政。,把握趨勢：網(wǎng)絡化、多元化、社會化,創(chuàng)新發(fā)展,走向未來,謝謝！,結(jié)束語遵循規(guī)律：尊重歷史，存史資政。,23,