東吳期貨客戶(hù)投訴處理制度【模板范本】

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1、東吳期貨客戶(hù)投訴處理制度【模板范本】 東吳期貨客戶(hù)投訴處理制度 第一章總則 第一條、為提升公司客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,規(guī)范客戶(hù)投訴處理程序，形成有效的投訴管理機(jī)制,依據(jù)《期貨公司管理辦法》、中國(guó)證券監(jiān)督管理委員會(huì)上海監(jiān)管局《關(guān)于落實(shí)維護(hù)市場(chǎng)穩(wěn)定保證運(yùn)營(yíng)安全有關(guān)事項(xiàng)的通知》、《關(guān)于報(bào)備股指期貨投資者適當(dāng)性制度實(shí)施方案和相關(guān)工作制度的通知》及公司相關(guān)制度和規(guī)定，制定本制度. 第二條、本制度所稱(chēng)投訴指客戶(hù)就公司期貨經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)、技術(shù)支持系統(tǒng)和系統(tǒng)的運(yùn)行狀況以及服務(wù)質(zhì)量等事項(xiàng)表達(dá)的不滿(mǎn)、質(zhì)疑或員工涉嫌違規(guī)等其他狀況。 第三條、對(duì)客戶(hù)投訴的處理應(yīng)以有關(guān)規(guī)章制度為依據(jù),以實(shí)事求是、公

2、平合理、處理及時(shí)為原則，最大限度地滿(mǎn)足客戶(hù)的正當(dāng)要求，認(rèn)真解決客戶(hù)提出的問(wèn)題，改善工作流程，優(yōu)化服務(wù)管理,及時(shí)發(fā)現(xiàn)客戶(hù)糾紛風(fēng)險(xiǎn)和不穩(wěn)定因素,維護(hù)公司信譽(yù)和合法權(quán)益. 第二章客戶(hù)投訴使命分工 第四條、公司負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理為公司一般投訴事項(xiàng)的處理負(fù)責(zé)人.涉及違規(guī)行為和導(dǎo)致訴訟的投訴事件,由公司首席風(fēng)險(xiǎn)官負(fù)責(zé)處理。公司總經(jīng)理為投訴事件的最終處理負(fù)責(zé)。 第五條、客服中心是客戶(hù)投訴的日常接待和處理部門(mén)，客服中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)落實(shí)本部門(mén)使命，客戶(hù)投訴處理崗具體負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)部門(mén)〔含營(yíng)業(yè)部、業(yè)務(wù)部、證券公司IB營(yíng)業(yè)部等，以下均同〕及公司相關(guān)部 門(mén)共同協(xié)調(diào)處理各類(lèi)客戶(hù)投訴. 第六條、客

3、服中心負(fù)責(zé)受理、轉(zhuǎn)辦、跟蹤回訪(fǎng)各類(lèi)客戶(hù)投訴。建立客戶(hù)投訴登記制度,對(duì)每一起客戶(hù)投訴及其處理狀況都應(yīng)做具體記錄，包括投訴內(nèi)容、處理過(guò)程、處理結(jié)果、客戶(hù)滿(mǎn)意程度、改善措施等,所有相關(guān)資料應(yīng)留檔備查。 客服中心、各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)在公司網(wǎng)站、各營(yíng)業(yè)場(chǎng)所公布投訴專(zhuān)線(xiàn) 、投訴專(zhuān)用郵箱、公司投訴處理負(fù)責(zé)人和本制度。 第七條、公司各部門(mén)如碰到客戶(hù)上門(mén)投訴的狀況，應(yīng)當(dāng)穩(wěn)定客戶(hù)情緒，耐心聽(tīng)取看法，做好投訴記錄并馬上報(bào)告客服中心。 第八條、客戶(hù)所屬的業(yè)務(wù)人員(如有)應(yīng)當(dāng)按照公司有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的要求，配合投訴事項(xiàng)的調(diào)查、反饋等工作。 第九條、IB管理部負(fù)責(zé)與證券公司雙向轉(zhuǎn)辦、協(xié)調(diào)處理介紹業(yè)務(wù)

4、客戶(hù)的投訴，及時(shí)將有關(guān)狀況告知證券公司?？头行娜绨l(fā)現(xiàn)投訴涉及證券公司的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)交IB管理部，由其轉(zhuǎn)交證券公司處理。如果投訴的問(wèn)題涉及到證券公司與期貨公司雙方的，則由證券公司和期貨公司業(yè)務(wù)對(duì)接部門(mén)協(xié)調(diào)各自相關(guān)部門(mén)共同調(diào)查處理。 第十條、客服中心在處理投訴過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)公司部門(mén)或人員存在違規(guī)行為或發(fā)現(xiàn)客戶(hù)存在較大風(fēng)險(xiǎn)的，應(yīng)當(dāng)馬上報(bào)告合規(guī)稽核部進(jìn)行調(diào)查。 第十一條、客服中心應(yīng)當(dāng)每月將投訴記錄狀況提交合規(guī)稽核部和公司投訴處理負(fù)責(zé)人。 第十二條、合規(guī)稽核部應(yīng)當(dāng)每月分析投訴記錄狀況，如發(fā)現(xiàn)較多存在的問(wèn)題必需對(duì)相關(guān)部門(mén)提出整改要求或?qū)ο嚓P(guān)規(guī)則提出修改看法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)客戶(hù)糾紛風(fēng)險(xiǎn)。

5、 第三章處理原則 第十三條、客戶(hù)投訴時(shí)，投訴受理人應(yīng)做到耐心聽(tīng)取、認(rèn)真審閱，做到及時(shí)、專(zhuān)業(yè)、禮貌，體現(xiàn)優(yōu)良的職業(yè)道德和服務(wù)意識(shí)，保持“冷處理〞原則。 第十四條、客戶(hù)投訴時(shí)，投訴受理人須注意方式方法,耐心說(shuō)服教育，切忌態(tài)度粗暴生硬,切忌隨意表態(tài)、許愿，關(guān)于客戶(hù)的不合理要求，也要耐心解釋和說(shuō)服防止矛盾激化；對(duì)揚(yáng)言采用過(guò)激行為的對(duì)象要落實(shí)專(zhuān)人負(fù)責(zé)看管，對(duì)可能被報(bào)復(fù)的人員和被破壞的目標(biāo),采用有效的防范措施； 第十五條、投訴受理人須與客戶(hù)在合法、合理、自愿的基礎(chǔ)上積極協(xié)商，妥善解決,不得簡(jiǎn)單了事，力爭(zhēng)把矛盾和問(wèn)題在公司內(nèi)部解決和消化。 第四章基本處理程序 第十六條、投訴按方

6、式可分為 投訴、信函投訴、 投訴、電子郵件投訴、上門(mén)投訴等。 第十七條、各類(lèi)客戶(hù)投訴的受理及處理的基本程序如下: 〔一〕受理：投訴受理人了解客戶(hù)信息和事情經(jīng)過(guò),記錄投訴內(nèi)容，對(duì)客戶(hù)進(jìn)行必要和適當(dāng)?shù)慕忉尲鞍矒?。如客?hù)對(duì)受理人的解釋、回復(fù)表示滿(mǎn)意，并表示不再就同一事件持續(xù)投訴，則將客戶(hù)投訴處理文檔整理歸檔，處理完畢； (二)轉(zhuǎn)發(fā)：對(duì)必需要進(jìn)一步核查或轉(zhuǎn)辦的投訴，投訴受理人在受理客戶(hù)投訴后1小時(shí)內(nèi)，填寫(xiě)《客戶(hù)投訴處理單》〔附件1〕轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)責(zé)任部門(mén)； 〔三〕處理：相關(guān)責(zé)任部門(mén)應(yīng)在收到《客戶(hù)投訴處理單》后的24小時(shí)內(nèi)與客戶(hù)進(jìn)行聯(lián)系，妥善處理客戶(hù)投訴,特別狀況下應(yīng)在3個(gè)工

7、作日內(nèi)處理完畢。對(duì)不能馬上回復(fù)的投訴，應(yīng)主動(dòng)告知客戶(hù)目前的處理進(jìn)度； (四〕反饋：相關(guān)責(zé)任部門(mén)完成投訴處理后,通過(guò)客服中心反饋給投訴受理人。并將處理結(jié)果填入《客戶(hù)投訴處理單》，處理結(jié)果應(yīng)包涵事實(shí)的認(rèn)定、整改措施、對(duì)責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人的處理、客戶(hù)投訴人的滿(mǎn)意程度等； (五〕回訪(fǎng)：收到責(zé)任部門(mén)的處理結(jié)果反饋后，必要時(shí)投訴受理人將對(duì)客戶(hù)進(jìn)行回訪(fǎng)，確認(rèn)處理狀況和客戶(hù)滿(mǎn)意程度; 〔六)歸檔：確認(rèn)《客戶(hù)投訴處理單》各項(xiàng)內(nèi)容已填寫(xiě)完整,對(duì)客戶(hù)投訴信息進(jìn)行整理歸檔，投訴相關(guān)的電子文檔整理儲(chǔ)存； (七〕再投訴:回訪(fǎng)中，如客戶(hù)表示不接受相關(guān)責(zé)任部門(mén)的解決方案或不滿(mǎn)意其處理過(guò)程，則投訴受理人可

8、重新填寫(xiě)《客戶(hù)投訴處理單》，原客戶(hù)投訴處理單做附件，轉(zhuǎn)交相關(guān)責(zé)任部門(mén)或上級(jí)部門(mén)處理。 第五章不同內(nèi)容投訴的處理 第十八條、關(guān)于影響公司形象和聲譽(yù)的重大投訴,受理人員應(yīng)先上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)并通報(bào)合規(guī)稽核部后處理. 第十九條、對(duì)客戶(hù)的信函投訴，要分清投訴信件和舉、檢信件。如舉、檢信件則應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)通報(bào)合規(guī)稽核部. 第二十條、投訴按內(nèi)容可區(qū)分為服務(wù)質(zhì)量投訴〔服務(wù)態(tài)度〕、業(yè)務(wù)操作投訴〔工作失誤、系統(tǒng)故障、內(nèi)部協(xié)調(diào)〕、非公司責(zé)任投訴等。 第二十一條、對(duì)因服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度而引起的投訴，經(jīng)調(diào)查如確屬員工服務(wù)態(tài)度或操作技能問(wèn)題，當(dāng)事人和主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動(dòng)向客戶(hù) 道歉

9、，取得客戶(hù)諒解。 第二十二條、對(duì)因工作失誤引起的投訴，應(yīng)認(rèn)真查找原因,及時(shí)改正.如發(fā)生執(zhí)行交易結(jié)果不符合客戶(hù)原始交易指令或強(qiáng)行平倉(cāng)不符合規(guī)定及約定條款，過(guò)錯(cuò)在公司方的，參照公司《錯(cuò)單管理辦法》及《風(fēng)險(xiǎn)控制管理辦法》執(zhí)行。 第二十三條、對(duì)因IT系統(tǒng)故障引起的投訴，應(yīng)及時(shí)通知IT部門(mén)，進(jìn)行故障排除,故障解決后迅速告知客戶(hù)。如是電信部門(mén)線(xiàn)路或交易所系統(tǒng)故障等問(wèn)題，無(wú)法馬上解決的,應(yīng)耐心向客戶(hù)做出解釋,取得客戶(hù)諒解。 第二十四條、對(duì)因部門(mén)之間協(xié)調(diào)不夠引起的投訴，應(yīng)首先協(xié)調(diào)將客戶(hù)業(yè)務(wù)辦理完畢，然后由受理人提交建議書(shū)，建議相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行部門(mén)協(xié)調(diào)，提出解決方法，理順內(nèi)部關(guān)系。 第二十五條、對(duì)非公司責(zé)任的投訴，如因客戶(hù)對(duì)有關(guān)規(guī)定不理解或因操作不當(dāng)引起的投訴，客戶(hù)的要求超出甚至違反公司規(guī)定及政策的，應(yīng)向客戶(hù)做耐心解釋和說(shuō)明,化解矛盾和排除不合理要求。 第二十六條、對(duì)新聞媒體的投訴，應(yīng)在第一時(shí)間取得有關(guān)信息，交公司綜合部統(tǒng)一處理解決并通報(bào)合規(guī)稽核部。未通過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)及首席風(fēng)險(xiǎn)官同意,不得擅自發(fā)表評(píng)論。對(duì)已刊載〔播出〕的，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查，積極采用措施挽回影響。 第二十七條、對(duì)引起經(jīng)濟(jì)糾紛的投訴，投訴處理部門(mén)或人員應(yīng)首先向分管領(lǐng)導(dǎo)和首席風(fēng)險(xiǎn)官報(bào)告，相關(guān)部門(mén)與人員不得自行做出處理決定。 第二十八條、對(duì)涉及客戶(hù)資產(chǎn)安全事項(xiàng)、欺詐、不正當(dāng)交易、商