高效會議管理技巧(會議PPT)

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1、高效會議管理技巧(會議PPT) 傾聽的技巧 v點頭且微笑 v眼神的接觸 v發(fā)出傾聽的聲音 v身體向前傾 v重復(fù)和總結(jié) v必要時做記錄 傾聽的誤區(qū) v別人說話時你在想你自己的事 v邊聽邊與自己的不同觀點比較 v常常打斷別人的談話 v為演講者結(jié)束他的演講 v忽略過程只要結(jié)果 v僅聽自己想聽或愿聽的東西 v精力不集中，易被其他東西干擾 表達(dá)感受的兩句話 1. 我也有過相同的經(jīng)歷 2. 如果我是你，我跟你感覺一樣 說話技巧 v展示 v總結(jié) v排除 v引進(jìn) v就程序提出建議 v探詢 v評論 v建立

2、v測試?yán)斫鉅顩r 第七講 如何對待會議中的意外狀況 v與“cicada蟬〞相遇 v與“shark鯊魚〞相遇 v與“donkey驢〞相遇 v遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤〞 v與“crab螃蟹〔跑題者〕〞相遇與“cicada蟬〞相遇 v講故事〔和討論的主題無關(guān)〕 v講了很長才進(jìn)入主題 v講的太模糊，沒有具體事例 v拒絕傾聽別人的主要觀點 關(guān)于“cicada蟬〞的解決 v可用話語或非語言的暗示 v事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制 v用總結(jié)的方式結(jié)束 與“shark鯊魚〞相遇 v有攻擊別人的傾向 v總是給予

3、消極的、否定的看法 應(yīng)付“shark鯊魚〞型發(fā)言者的辦 法 1. 非語言性打斷 2. 重申會議規(guī)范 3. 反問法 與“donkey驢〞相遇 v過于敏感 v防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻 v不能站在別人的態(tài)度看問題應(yīng)付“donkey驢〞型發(fā)言者的辦 法 點名發(fā)言 重復(fù)問題 特別他的貢獻(xiàn) 遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤〞 v質(zhì)疑正在使用的程序 v總是提議不同的程序或建議 v解決的方法： 與“crab螃蟹〔跑題者〕〞相遇 v開會的同時一并做別的工作 v私自進(jìn)入小團(tuán)體討論 v時常接

4、 v瞌睡 v其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，有意看別處等 對“crab螃蟹〞型發(fā)言者的辦法 1. 強(qiáng)調(diào)時間壓力 2. 重申會議規(guī)范 3. 帶入別人 4. 短暫沉默 第八講 主持人與參會者的守則與責(zé)任 v主持人的守則與責(zé)任 v參會者的守則與責(zé)任 v如何處理會議中的沖突主持人的守則與責(zé)任 v營造和諧氣氛 v按照議程進(jìn)行 v正確討論總結(jié)內(nèi)容 v引引發(fā)言者解釋使人疑惑的發(fā)言 v幫助參會者理清不假思索的想法 v尊重別人，避免會中看法一邊倒的狀況 v減少與議題無關(guān)的爭辯和討論 v確保中立態(tài)度 主持人作為

5、矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn) v聽完陳述后，就沒詞了 v向雙方之一表示贊同 v阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談 v認(rèn)為雙方都有錯誤，指出兩者各自存在的問題 v建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議 v引導(dǎo)雙方攻擊你 v縮小問題的嚴(yán)重性 v換話題 v當(dāng)雙方爭吵時，表達(dá)不愉快的情緒 參會者的守則和責(zé)任 v會前充分準(zhǔn)備 v會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與看法 v以解決問題為己任 v開放的心態(tài)，摒除部門之見 v盡可能多的獲取信息 v耐心傾聽，尊重他人的看法 v勇于發(fā)言，言之有物 v不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊 v避免不當(dāng)?shù)闹w語言 v會后總結(jié)

6、 如何處理會議中的沖突 決 斷 ： 滿 足 自 己 的 要 求 競爭〔暴力〕 決 斷 協(xié)作 妥協(xié) 不 決 斷 回避 遷就〔適應(yīng)〕 合作 不合作 第九講 會議記錄 v會議記錄者的功能 v誰能勝任會議記錄者 v對會議記錄的10大建議會議記錄者的功能 v僅次于主持人 v記錄及維持議程所制定的 順序 v協(xié)助主持人總結(jié)與歸納 會議記錄者的才干 v反應(yīng)快 v寫字快 v知識面廣 v記憶力特別強(qiáng) v組織能力強(qiáng) v傾聽能力強(qiáng) v總結(jié)能力強(qiáng) 會議記錄的10大建議 v重要的會議應(yīng)該進(jìn)行錄音 v定期

7、召開的會議不用錄音 v會議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確 v多數(shù)會議指定記錄者 v會議結(jié)束后整理會議內(nèi)容 v記錄者的筆記流暢不失真 v會議記錄應(yīng)有組織的整理 v會議記錄者的責(zé)任更全面 v與主席共同修正錯誤部分 v將會議記錄發(fā)送給與會者 團(tuán)隊會議的誤區(qū) 社會性懈怠 團(tuán)體思維 團(tuán)體極化 第十講 會后跟進(jìn) v作參為者的會后跟進(jìn) v作為主持人的會后跟進(jìn) v自我評定 v怎樣提升下次會議的質(zhì)量 v關(guān)于習(xí)慣參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容 v拿到會議記錄以后要細(xì)讀 v分析不同參會者的眾生相 v合計自己任務(wù)的完成方法 v會議是一項新任務(wù)的開始 主持人的會后跟進(jìn)

8、 1. 請大家填寫會議評估表 2. 針對看法做出改善措施 3. 詢問和聯(lián)系缺席的同事 4. 制定跟進(jìn)計劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn) 5. 如有必須要找高層協(xié)助 6. 如計劃進(jìn)行順利，取消下次會議 7. 會議之后檢討得失 主持人會后自我評定問卷 〔一〕 1. 在開會中有沒有人誤解過我的意思？ 2. 我有沒有在別人談話時跳到其他話題？ 3. 有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容？ 4. 面對別人說話的時候是不是很緊張？ 處理說話緊張最好的方式是排練 主持人會后自我評定問卷〔二〕 5. 是否碰到只有主持人說話而沒人參加？ 6. 談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？

9、 7. 在分派工作時大家是否都看著我而不提問 8. 總會把事情的前因后果浮現(xiàn)給別人嗎？ 9. 是否提前合計把復(fù)雜的問題用平易近人的方 法表達(dá)出來？ 10. 是否會在會議結(jié)束時問大家還有什么問題嗎 提升下次會議質(zhì)量 v只有必要時才開會 v會前要做準(zhǔn)備 v事先頒發(fā)議程 v準(zhǔn)時開會準(zhǔn)時結(jié)束 v有意識把握會議的方向 v注意力集中在政策和行動上 v會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論 v會議成功只有用結(jié)果衡量 v強(qiáng)調(diào)實施所有的決定 v激勵沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點，刪除重復(fù)的話題改變舊時的習(xí)慣 v寫下想改變的習(xí)慣 v寫下你的目標(biāo) v列出習(xí)慣帶來的問題 v列出改變習(xí)慣的好處 v獎勵自己 v保持21天 v回憶新的習(xí)慣行為 把習(xí)慣變成技巧及行為 任何技巧只有不 斷施行，反復(fù)練 習(xí)，成為習(xí)慣性 行為后才干產(chǎn)生 應(yīng)有的效果。