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會議組織應急預案
會前：
1.會議變更。會議臨時取消或時間調整，應立即電話通知所有參會人員。（責任人：會議主責部門）
2. 人員請假。參會人員臨時請假未能參會，應第一時間報告會議主持人或其對接人；備有桌牌的應及時聯系會務人員撤掉桌牌。重要會議的請假人員信息需同時報備綜合管理部行政組。（責任人：會議主責部門、會務部門）
3. 增加人員。重要會議臨時增加人員需報備綜合管理部行政組，若現場參會，則應立即安排座次調整，座次調整本著“順序可微調、左右不互換”的原則進行；若視頻參會，則快速協調會務人員做好視頻接入；若電話參會，則及時告知參會人電話入會方式和需注意事項。（責任人：會議主責部門、會
2、務部門）
4. 會議材料。應提前按要求準備電子/紙質材料，電子材料要進行U盤或其他方式備份，對于現場電腦拷貝的材料無法播放時應迅速反應及時替換；如有需要，重要會議的紙質材料可適當多備。（責任人：會議主責部門）
會中：
1. 備好相關應急設備。視頻接入需求高或需要播放視頻的公司重要會議，需提前在會場內放置可正常使用的備用設備，并安排1到2名熟悉操作的會務人員在場外全程給與技術支持，一旦原有設備出現故障，及時替換備用設備。（責任人：會務部門）
2. 果斷調整網絡參會方式。若網絡因素導致視頻連接不順暢,應及時重啟設備后再次接入或改換電話方式入會。（責任人：會務部門）
3. 無紙化系統(tǒng)出現故
3、障。若無紙化系統(tǒng)在會議過程中出現故障，應迅速通過桌面?zhèn)浞莶牧弦酝镀练绞竭M行匯報，后臺會務操作人員同步解決故障，待系統(tǒng)恢復正常后再轉為無紙化系統(tǒng)匯報。若會議材料出現拷貝遺漏、無法正常打開等情況，匯報人應先進入下一個匯報環(huán)節(jié)，會務操作人員同時在后臺進行材料補傳等操作。（責任人：會議主責部門、會務部門）
4. 筆記本電腦、麥克風、Pad等硬件設備故障。若筆記本電腦、麥克風、Pad等設備出現故障，應及時聯系會務人員替換備用設備。（責任人：會務部門）
5. 現場救助。若會中出現參會人員身體不適等情況，應及時協調場外會務人員幫助。（責任人：會務部門）
6. 安管保障。涉及股東大會等有外部人員參與的會議，加強會議現場安管力量，會議相關主辦部門應派員在現場做好溝通協調等工作。（責任人：會議主責部門、會務部門）
【會議管理】會議組織應急預案
