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1、
會(huì)議組織應(yīng)急預(yù)案
會(huì)前：
1.會(huì)議變更。會(huì)議臨時(shí)取消或時(shí)間調(diào)整，應(yīng)立即電話通知所有參會(huì)人員。（責(zé)任人：會(huì)議主責(zé)部門）
2. 人員請(qǐng)假。參會(huì)人員臨時(shí)請(qǐng)假未能參會(huì)，應(yīng)第一時(shí)間報(bào)告會(huì)議主持人或其對(duì)接人；備有桌牌的應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)務(wù)人員撤掉桌牌。重要會(huì)議的請(qǐng)假人員信息需同時(shí)報(bào)備綜合管理部行政組。（責(zé)任人：會(huì)議主責(zé)部門、會(huì)務(wù)部門）
3. 增加人員。重要會(huì)議臨時(shí)增加人員需報(bào)備綜合管理部行政組，若現(xiàn)場參會(huì)，則應(yīng)立即安排座次調(diào)整，座次調(diào)整本著“順序可微調(diào)、左右不互換”的原則進(jìn)行；若視頻參會(huì)，則快速協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)人員做好視頻接入；若電話參會(huì)，則及時(shí)告知參會(huì)人電話入會(huì)方式和需注意事項(xiàng)。（責(zé)任人：會(huì)議主責(zé)部門、會(huì)
2、務(wù)部門）
4. 會(huì)議材料。應(yīng)提前按要求準(zhǔn)備電子/紙質(zhì)材料，電子材料要進(jìn)行U盤或其他方式備份，對(duì)于現(xiàn)場電腦拷貝的材料無法播放時(shí)應(yīng)迅速反應(yīng)及時(shí)替換；如有需要，重要會(huì)議的紙質(zhì)材料可適當(dāng)多備。（責(zé)任人：會(huì)議主責(zé)部門）
會(huì)中：
1. 備好相關(guān)應(yīng)急設(shè)備。視頻接入需求高或需要播放視頻的公司重要會(huì)議，需提前在會(huì)場內(nèi)放置可正常使用的備用設(shè)備，并安排1到2名熟悉操作的會(huì)務(wù)人員在場外全程給與技術(shù)支持，一旦原有設(shè)備出現(xiàn)故障，及時(shí)替換備用設(shè)備。（責(zé)任人：會(huì)務(wù)部門）
2. 果斷調(diào)整網(wǎng)絡(luò)參會(huì)方式。若網(wǎng)絡(luò)因素導(dǎo)致視頻連接不順暢,應(yīng)及時(shí)重啟設(shè)備后再次接入或改換電話方式入會(huì)。（責(zé)任人：會(huì)務(wù)部門）
3. 無紙化系統(tǒng)出現(xiàn)故
3、障。若無紙化系統(tǒng)在會(huì)議過程中出現(xiàn)故障，應(yīng)迅速通過桌面?zhèn)浞莶牧弦酝镀练绞竭M(jìn)行匯報(bào)，后臺(tái)會(huì)務(wù)操作人員同步解決故障，待系統(tǒng)恢復(fù)正常后再轉(zhuǎn)為無紙化系統(tǒng)匯報(bào)。若會(huì)議材料出現(xiàn)拷貝遺漏、無法正常打開等情況，匯報(bào)人應(yīng)先進(jìn)入下一個(gè)匯報(bào)環(huán)節(jié)，會(huì)務(wù)操作人員同時(shí)在后臺(tái)進(jìn)行材料補(bǔ)傳等操作。（責(zé)任人：會(huì)議主責(zé)部門、會(huì)務(wù)部門）
4. 筆記本電腦、麥克風(fēng)、Pad等硬件設(shè)備故障。若筆記本電腦、麥克風(fēng)、Pad等設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)務(wù)人員替換備用設(shè)備。（責(zé)任人：會(huì)務(wù)部門）
5. 現(xiàn)場救助。若會(huì)中出現(xiàn)參會(huì)人員身體不適等情況，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)場外會(huì)務(wù)人員幫助。（責(zé)任人：會(huì)務(wù)部門）
6. 安管保障。涉及股東大會(huì)等有外部人員參與的會(huì)議，加強(qiáng)會(huì)議現(xiàn)場安管力量，會(huì)議相關(guān)主辦部門應(yīng)派員在現(xiàn)場做好溝通協(xié)調(diào)等工作。（責(zé)任人：會(huì)議主責(zé)部門、會(huì)務(wù)部門）
【會(huì)議管理】會(huì)議組織應(yīng)急預(yù)案
