第五 控制PPT課件

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1、控制的意義 法約爾曾經(jīng)指出，控制必須施之于一切的事、人和工作。這是因為即使有完善的計劃、有效的組織和領(lǐng)導(dǎo)，都不能保證組織目標的自然達成，而需要進行強有力的控制與監(jiān)督。 羅賓斯指出，有效的管理始終是督促他人、控制他人的活動，以保證應(yīng)該采取的行動得以順利進行，以及他人應(yīng)該達到的目標得以實現(xiàn)。 因此，有人說“管理就是控制，控制就是管理”。 1第1頁/共33頁控制的重要性可以從兩個方面來理解：一是控制的普遍性 控制職能普遍存在于任何組織、任何活動當中。因為在現(xiàn)代管理系統(tǒng)中，人、財、物、信息等要素的組合關(guān)系是多種多樣的，時空變化及環(huán)境的影響很大，組織內(nèi)部運行和結(jié)構(gòu)有時變化也很大，加上組織關(guān)系錯綜復(fù)雜，各

2、種隨機因素很多，預(yù)測不可能完全準確，制定出的計劃在執(zhí)行過程中不僅可能會出現(xiàn)偏差，而且還會發(fā)生未曾預(yù)料到的情況。這時，控制工作就起到了執(zhí)行和完成計劃的保障作用以及在管理控制中產(chǎn)生新的計劃、新的目標和新的控制標準的作用。所以說，控制是一項普遍而廣泛的管理職能。2第2頁/共33頁 二是控制的全程性 控制職能作為實現(xiàn)目標及改進工作的有效手段存在于管理活動的全過程中。盡管計劃可以制定出來，組織結(jié)構(gòu)可以調(diào)整得非常有效，員工的積極性也可以調(diào)動起來，但是這些仍然不能保證所有的行動能按計劃執(zhí)行，不能保證管理者追求的目標一定能達到，必須依靠控制工作在計劃實施的各個階段通過糾正偏差的行動來實現(xiàn)。因此，控制職能存在于

3、管理活動的全過程中，它不僅可以維持其他職能的正?；顒?，而且在必要的時侯可以改變其他管理職能的活動。3第3頁/共33頁控制與其他管理職能的關(guān)系 控制與計劃的關(guān)系 控制與組織的關(guān)系 控制與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 4第4頁/共33頁管理控制系統(tǒng)的組成控制的目標，即進行控制活動的目的取向，也是進行控制活動的依據(jù)。 控制的主體，即各級管理者及其所屬的各職能部門?？刂频膶ο?，控制系統(tǒng)控制的對象應(yīng)是組織的整個活動。控制的方法和手段，即為達到有效的控制，所采用的各種科學(xué)方法和手段。5第5頁/共33頁5.2 控制原則未來導(dǎo)向原則 未來導(dǎo)向的原則，是指控制工作應(yīng)當著眼未來，而不是只有當出現(xiàn)了偏差才進行控制。由于在整個控制系統(tǒng)

4、中存在著時滯，所以一個控制系統(tǒng)越是以前饋而不是以簡單的信息反饋為基礎(chǔ)，則管理人員越是能夠有效地預(yù)防偏差或及時采取措施糾正偏差。6第6頁/共33頁反映計劃要求原則 孔茨曾說：“可以把計劃工作和控制工作看成一可以把計劃工作和控制工作看成一把剪刀的兩刃。沒有任何一刃，剪刀也就沒有用把剪刀的兩刃。沒有任何一刃，剪刀也就沒有用了。沒有了目標與計劃，也就不可能控制，這是了。沒有了目標與計劃，也就不可能控制，這是因為必須要把業(yè)績同某些已規(guī)定的標準相比較因為必須要把業(yè)績同某些已規(guī)定的標準相比較。”控制的目的是為了實現(xiàn)計劃，計劃是控制所采用的績效衡量標準的依據(jù)。因此，管理者在制定計劃時要考慮到相關(guān)的控制因素。計

5、劃越明確、越全面完整，控制工作就越有成效。7第7頁/共33頁組織適應(yīng)性原則 控制必須反映組織結(jié)構(gòu)的類型和狀況。組織結(jié)構(gòu)是明確職權(quán)和責任的依據(jù)。為此，控制必須反映組織的結(jié)構(gòu)狀況并由健全的組織結(jié)構(gòu)來保證，否則，控制只是空談。健全的組織結(jié)構(gòu)一方面要能在組織中將反映實際工作狀態(tài)的信息迅速地上傳下達，保證聯(lián)絡(luò)渠道暢通；另一方面要責權(quán)分明，使組織結(jié)構(gòu)中的各部門和個人切實擔負起自己的責任。否則，出現(xiàn)了偏差就難以糾正，控制也就不可能實現(xiàn)。 8第8頁/共33頁關(guān)鍵點原則 控制工作要突出重點，要針對重要的、關(guān)鍵的因素實施重點控制。事實上，組織中的活動往往錯綜復(fù)雜，管理者根本無法對每一個方面實施完全的控制，它們應(yīng)該

6、且只能將注意力集中于計劃執(zhí)行中的一些關(guān)鍵影響因素上。因此，控制住了關(guān)鍵點，也就控制住了全局。選擇關(guān)鍵控制點的能力是管理的藝術(shù)，有效控制在很大程度上取決于這種能力。9第9頁/共33頁例外原則 控制工作應(yīng)注意計劃實施中的例外偏差（超出一般情況的特別好或特別壞的情況）。對例外情況要考慮實際情況。在偏離標準的各種情況中，某些微小的偏差可能比某些較大的偏差影響更大。因此，在實際工作中，控制的例外原則必須與控制關(guān)鍵點原則相結(jié)合，把注意力集中在對關(guān)鍵點的例外情況的控制上。關(guān)鍵點原則強調(diào)選擇控制點，而例外原則強調(diào)觀察在這些控制點上所發(fā)生的異常偏差。10第10頁/共33頁及時性原則 指在控制工作中及時發(fā)現(xiàn)偏差，

7、并能及時采取措施糾正。一個有效的控制系統(tǒng)必須能夠提供及時的信息。信息是控制的基礎(chǔ)。為提高控制的及時性，信息的收集和傳遞必須及時。如果信息的收集和傳遞不及時，信息處理的時間過長，則偏差就不能及時糾正。11第11頁/共33頁客觀性原則 在控制工作中，管理者不能憑個人的主觀經(jīng)驗或直覺判斷，而應(yīng)采用科學(xué)的方法，尊重客觀事實。控制工作的客觀性要求控制系統(tǒng)應(yīng)盡可能提供和使用無偏見的、詳細的、可以被證實和理解的信息。同時，還要求必須具有客觀的、準確的和適當?shù)目刂茦藴?。為了保證控制的客觀性，就要求盡可能將衡量標準加以量化。量化程度越高，控制越規(guī)范。12第12頁/共33頁準確性原則 一個控制系統(tǒng)要行之有效必須具

8、備準確性。基于不準確信息的決策，往往是錯誤的決策，會使整個組織蒙受損失?，F(xiàn)實中由于各種因素的影響，常常將不準確性帶入控制系統(tǒng)之中。有時可能是因為衡量績效的工具精確度不夠；有時可能是工作人員出于個人利益，人為地虛報數(shù)據(jù)。因此管理者需要選擇適用的、精確的績效衡量方法和工具來避免產(chǎn)生誤差，同時還要采取預(yù)防措施，運用先進的管理技能避免出現(xiàn)弄虛作假行為。13第13頁/共33頁彈性原則 有效的控制系統(tǒng)應(yīng)有足夠的彈性，以適應(yīng)各種不利的環(huán)境變化或利用各種新的機會。如今技術(shù)進步日新月異，顧客需求不斷變化，組織所處內(nèi)外部環(huán)境中的干擾性、復(fù)雜性越來越大。如果沒有一個靈活的系統(tǒng)對這些變化作出準確的預(yù)測或反映，并據(jù)此調(diào)

9、整組織活動，組織的生存難以維系。因此，對各種可能出現(xiàn)的情況盡量準備好各種可選擇的方案，以使控制更具有靈活性。14第14頁/共33頁經(jīng)濟性原則 控制要考慮費用問題。將控制所需的費用同控制所產(chǎn)生的結(jié)果進行比較，當通過控制所獲得的價值大于它所需費用時，才有必要實施控制。 從經(jīng)濟性的角度考慮，控制系統(tǒng)并不是越復(fù)雜越好，控制力度越大越好。在許多情況下，這種投入的增加并不一定會導(dǎo)致計劃能更順利地實現(xiàn)。如果控制能夠以最小的費用來實現(xiàn)預(yù)期的控制目的，那么這種控制系統(tǒng)就是最有效的。15第15頁/共33頁5.3 控制原理 在西方古典管理理論中，當時所強調(diào)的控制職能是只憑經(jīng)驗進行控制。如今的控制是以科學(xué)理論為基礎(chǔ)的

10、。 管理控制的理論基礎(chǔ)是現(xiàn)代科學(xué)中具有較強綜合性的基礎(chǔ)理論，即系統(tǒng)論、信息論和控制論。 16第16頁/共33頁5.4 控制過程及其類型 控制過程 一是確定標準 二是衡量績效 三是采取措施17第17頁/共33頁一. 確定標準 標準從計劃中產(chǎn)生。計劃是管理者設(shè)計控制工作和進行控制工作的準繩，控制工作第一步是制定計劃。實際上標準有多種，例如：（1）實物標準。（2）成本標準。（3）資本標準。（4）收益標準。（5）計劃標準。（6）無形標準。（7）以指標為標準。 在實際工作當中，不管采取哪種類型的標準，都需要按照控制對象的特點來決定。 18第18頁/共33頁2. 衡量績效 （1）如何衡量（個人觀察、統(tǒng)計報

11、告、口頭匯報和書面報告） （2）衡量什么（有一些控制準則是在任何管理環(huán)境中都通用的。比如，營業(yè)額或出勤率可以考核員工的基本情況；費用預(yù)算可以將管理者的辦公支出控制在一定的范圍之內(nèi)）19第19頁/共33頁3. 采取措施 維持原狀； 糾正偏差； 修訂標準。走動式管理走動式管理管理者走進工作場所，直接與員工接觸。 20第20頁/共33頁 圖5-4 5-4 控制過程 21第21頁/共33頁控制類型 信息是控制當中的重要因素。管理中的控制信息可以來自系統(tǒng)的輸出結(jié)果，也可以來自過程中，或者來自系統(tǒng)的輸入及主要擾動量的變化。 第一種稱為反饋控制； 第二種稱為同期控制； 第三種稱為前饋控制。22第22頁/共3

12、3頁加工輸入輸出前饋式控制預(yù)測可能出現(xiàn)的問題同步式控制在問題發(fā)生時解決反饋式控制在問題發(fā)生后解決圖圖13-5 控制的類型控制的類型第23頁/共33頁5.5 控制方法 預(yù)算控制方法 生產(chǎn)控制方法 財務(wù)控制方法 審計控制方法 平衡計分卡 損益平衡分析24第24頁/共33頁v預(yù)算分為：（1）收入預(yù)算；（2）支出預(yù)算；（3）資金支出預(yù)算；（4）現(xiàn)金預(yù)算；（5）資產(chǎn)負債預(yù)算等。v預(yù)算的作用與不足：預(yù)算可以使企業(yè)的經(jīng)營績效具有可比性，使管理者了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，調(diào)整和協(xié)調(diào)企業(yè)活動方向。它的不足是容易導(dǎo)致控制過細，容易導(dǎo)致本位主義，容易導(dǎo)致效能低下，缺乏靈活性。預(yù)算控制方法第25頁/共33頁生產(chǎn)控制方法 對

13、供應(yīng)商的控制 庫存控制 質(zhì)量控制第26頁/共33頁財務(wù)控制方法 財務(wù)報表是用于反映企業(yè)經(jīng)營的期末財務(wù)狀況和計劃期內(nèi)的經(jīng)營成果的數(shù)字表。財務(wù)報表分析，也稱經(jīng)營分析，就是以財務(wù)報表為依據(jù)來判斷企業(yè)經(jīng)營的好壞，并分析企業(yè)經(jīng)營的長處和短處。 利潤率分析，指分析企業(yè)收益狀況的好壞；流動性分析，指分析企業(yè)負債與支付能力是否相適應(yīng)，資金的周轉(zhuǎn)狀況是否良好等；生產(chǎn)率分析，指分析企業(yè)在計劃期間內(nèi)生產(chǎn)出多少新的價值，又是如何進行分配將其變?yōu)槿斯こ杀?、?yīng)付利息和凈利潤的。第27頁/共33頁審計控制方法 審計包括財務(wù)審計與管理審計。近來出現(xiàn)了推行以保護環(huán)境為目的的清潔生產(chǎn)審計。 所謂財務(wù)審計是以財務(wù)活動為中心內(nèi)容，以

14、檢查并核實賬目、憑證、財務(wù)、債務(wù)以及結(jié)算關(guān)系等客觀事物為手段，以判斷財務(wù)報表中所列出的綜合的會計事項是否正確無誤，報表本身是否可以依賴為目的的控制方法。 所謂管理審計是檢查一個單位或部門管理工作的好壞，評價人力、物力和財力的組織及利用的有效性。其目的在于通過改進管理工作來提高經(jīng)濟效益。第28頁/共33頁平衡計分卡 平衡計分卡 一種包括財務(wù)在內(nèi)的多種角度評估組織業(yè)績的方法第29頁/共33頁 損益平衡分析是通過對業(yè)務(wù)量（產(chǎn)量、銷售量、銷售額）、成本、利潤三者相互制約關(guān)系的綜合分析，以預(yù)測利潤、控制成本的一種分析方法。它是利用成本特性，即成本總額與產(chǎn)量之間的依存關(guān)系，來指明企業(yè)獲利經(jīng)營的業(yè)務(wù)量界限，從而達到控制的作用。30損益平衡分析第30頁/共33頁31虧損區(qū)虧損區(qū)盈利區(qū)盈利區(qū)銷售收入總成本變動成本固定成本產(chǎn)品產(chǎn)量QEOE金額 損益平衡圖 第31頁/共33頁32復(fù)習思考題v1.管理中控制的含義和作用是什么？v2.控制的基本原則有哪些？v3.前饋控制、同期控制和反饋控制的含義及作用。v4.控制的基本方法有哪些？v5.“控制就是管理，管理就是控制”，請對這一說法作出分析。第32頁/共33頁33感謝您的觀看！第33頁/共33頁