電子檔案管理系統(tǒng)平臺.doc

_電子檔案管理系統(tǒng)平臺-可編輯修改-目錄第一章系統(tǒng)概述31.1系統(tǒng)背景31.2建設目標3第二章系統(tǒng)功能32.1 功能結構32.2 基礎設施32.2.1檔案類別設置32.2.2 檔案子類設置42.2.3 樣式設置42.3 檔案處理系統(tǒng)42.3.1 檔案掃描42.3.2 檔案處理42.3.3 檔案關聯(lián)42.3.4 檔案審核42.3.5 檔案立卷42.4 檔案管理系統(tǒng)42.4.1 檔案借閱管理52.4.2檔案出庫管理62.4.3檔案銷毀管理62.4.4檔案綜合管理72.5檔案資源系統(tǒng)72.5.1 專題庫管理72.5.2 素材庫管理72.6檔案查詢系統(tǒng)72.6.1 影像文件查詢72.6.2檔案目錄查詢82.6.3檔案使用情況查詢82.6.4檔案處理進度查詢82.7 系統(tǒng)管理82.7.1 用戶管理82.7.2 權限管理82.7.3 系統(tǒng)維護8第一章 系統(tǒng)概述1.1系統(tǒng)背景影像檔案管理系統(tǒng)提供了一個電子化手段，將往來的各類文檔及資料進行電子化處理、歸檔，通過系統(tǒng)建立與各類相關信息的索引，使得辦理事務時，可以非常方便的調用各種資料，提高工作效率。1.2建設目標通過建立檔案處理、檔案查詢、檔案管理、檔案資料等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理的信息化和電子化管理。1、規(guī)范管理2、減少重復投入3、科學管理4、方便使用第二章 系統(tǒng)功能2.1 功能結構長期以來，藝紙張等非數(shù)字化介質為載體的檔案信息資料只能以實物的形式放入檔案室中，這給檔案管理、應用帶來很多難題：首先，實物檔案資料隨著檔案資料數(shù)量的增大，安全存儲這些實物檔案要耗費大量的人力、物理和財力；其次，檔案資料的實物形式限制了流通效率，存檔資料復用率低。2.2 基礎設施2.2.1檔案類別設置此模塊主要負責檔案文件類別的新增、刪除、修改和查詢操作。2.2.2 檔案子類設置此模塊主要負責子類別的新增、刪除、修改和查詢。2.2.3 樣式設置本模塊的功能是設置文字、字體、樣式、大小、透明度和傾斜度。2.3 檔案處理系統(tǒng)2.3.1 檔案掃描主要負責對圖片文件的掃描、修改、刪除。進入影像文件掃描，按對應功能操作的不同，顯現(xiàn)出的功能按鈕也就不同，如初始狀態(tài)只有“新增批次”和“放棄”、“退出”按鈕可用。2.3.2 檔案處理檔案處理系統(tǒng)主要用來完成資料的電子化處理及歸檔等操作，包括：檔案基礎目錄建立、檔案信息采集、檔案資料處理、檔案資料著錄、檔案資料歸檔、封包、檔案資料審核等。2.3.3 檔案關聯(lián)主要負責將圖片文件等檔案材料與居民關聯(lián)起來。2.3.4 檔案審核主要負責對關聯(lián)之后的文件進行審核和刪除關聯(lián)。2.3.5 檔案立卷主要負責立卷和查詢卷信息。2.4 檔案管理系統(tǒng)2.4.1 檔案借閱管理a. 檔案借閱登記記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱領導的簽字等信息，檢索到用戶所需的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。當借閱實物檔案時，要手工登記檔案的借閱表，若檢索到的條目下沒有原文，而該文件的載體是“紙質”時，科長頁面中登記檔案借閱申請信息，然后到檔案室進行借閱。在進行借閱時，借閱方式和審批流程的選擇項應能自由定義。對于用戶無權查看的檔案，需要進行借閱申請，待得到批準后。如果是電子檔案，可根據(jù)用戶權限判斷，如果有權利查看可直接通過查詢即可借閱，如無權查看的檔案，待審批流程批準后方可借閱。借閱申請查詢責任部門審批本部領導審批管理員授權借閱注：1 此流程是針對于那些借閱者不具有權限的檔案，對于那些具有權限的檔案，用戶不必經過此過程即可借閱檔案。2 此流程可由用戶根據(jù)實際工作情況自定義。b. 檔案歸還管理可對用戶歸還的檔案進行登記，并提供續(xù)借功能。同時具有設置歸還者填寫檔案使用效果表單后，才能完成歸還手續(xù)辦理操作的功能。具體來說，檔案管理員通過檔號等條件在系統(tǒng)檢索該檔案資料狀態(tài)，了解到檔案借閱登記信息，然后執(zhí)行歸還檔案操作，系統(tǒng)記錄歸還時間、辦理人和歸還人等信息。c. 檔案催還管理由于用戶借閱和歸還都進行了登記和管理，所需系統(tǒng)可以通過“檔案催還管理”對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進行統(tǒng)計，自動提醒和打印催還單。借閱統(tǒng)計系統(tǒng)對大難的借閱提供各種統(tǒng)計方式，并可隨時打印統(tǒng)計結果。d檔案預約管理用于處理用戶預約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。2.4.2檔案出庫管理紙質檔案資料不管通過何種途徑被調用出庫，必須通過“檔案出庫登記”方能完成。有檔案庫管理員對檔案出庫單進行填寫登記，同時資料的遞交人和接受人雙方信息都由計算機記錄，抱著了紙張檔案的有效管理。出庫單主要記錄內容包括：檔案編號、接受人、出庫時間、出庫原因、經辦人、審批人等。2.4.3檔案銷毀管理“檔案銷毀管理”主要實現(xiàn)紙質文件銷毀的管理功能。紙檔案銷毀必須進行銷毀信息以及事由的錄入，經管理員確認后，方能銷毀紙質檔案。檔案銷毀登記單主要記錄內容包括：檔案編號、銷毀時間、銷毀原因、經辦人、審批人等。2.4.4檔案綜合管理包括設備管理、制度管理、管理網絡圖、檔案接收統(tǒng)計、對接受移交檔案進行統(tǒng)計等，此部分內容可根據(jù)客戶實際需要進行單獨定制。2.5檔案資源系統(tǒng)檔案信息的開發(fā)是實現(xiàn)檔案資料充分利用的重要手段。在信息開發(fā)過程中能提供規(guī)劃化的編研模板和流程，以提高信息開發(fā)的效率和質量。另外對數(shù)字檔案分類進行存儲，確保歷史數(shù)據(jù)在日后工作數(shù)據(jù)挖掘。2.5.1 專題庫管理專題庫是對編研成果的匯總，對其管理的功能包括制作專題目錄，管理各專題的名稱、時間、期限、專題類別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢專題等功能。2.5.2 素材庫管理根據(jù)編研需要，從系統(tǒng)目錄結構的檔案庫或從檔案庫外通過輸入、掃描、摘錄等方式得到素材，并提供素材描述信息的輸入、修改、刪除等功能。2.6檔案查詢系統(tǒng)2.6.1 影像文件查詢按不同的查詢條件，查詢出相應的信息，點擊信息中的“圖片預覽”，可以彈出一個二級窗口來預覽相應記錄當中的圖片。2.6.2檔案目錄查詢輸入檔案類別、檔號、年份、狀態(tài)等查詢條件，可以查看相關的檔案信息。2.6.3檔案使用情況查詢按查詢條件的不同，查詢出相應的信息。選擇“按檔案類別分類”可按類別統(tǒng)計檔案的使用情況。2.6.4檔案處理進度查詢按檔案類別查詢已經掃描的批次數(shù)、已掃描的圖片數(shù)、已經關聯(lián)的批次數(shù)、已經關聯(lián)的檔案文件數(shù)、已經關聯(lián)的圖片數(shù)、已經審核的檔案文件數(shù)、已經立卷的數(shù)量和已經歸檔的圖片數(shù)。2.7 系統(tǒng)管理2.7.1 用戶管理提供用戶的增、刪、改、查功能，包括：用戶名、密碼、姓名、科室、聯(lián)系電話、手機等。允許用戶自行修改密碼。2.7.2 權限管理針對不同的功能模塊，按照用戶相應的權限進行分配管理，權限包括：查看、操作、修改、刪除等功能。權限可靈活地根據(jù)用戶及用戶角色分配。2.7.3 系統(tǒng)維護為系統(tǒng)提供系統(tǒng)菜單、欄目等提供增加、刪除和修改等維護工具。