電子檔案管理系統(tǒng)平臺.doc

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_電子檔案管理系統(tǒng)平臺-可編輯修改-目錄第一章系統(tǒng)概述31.1系統(tǒng)背景31.2建設目標3第二章系統(tǒng)功能32.1 功能結構32.2 基礎設施32.2.1檔案類別設置32.2.2 檔案子類設置42.2.3 樣式設置42.3 檔案處理系統(tǒng)42.3.1 檔案掃描42.3.2 檔案處理42.3.3 檔案關聯42.3.4 檔案審核42.3.5 檔案立卷42.4 檔案管理系統(tǒng)42.4.1 檔案借閱管理52.4.2檔案出庫管理62.4.3檔案銷毀管理62.4.4檔案綜合管理72.5檔案資源系統(tǒng)72.5.1 專題庫管理72.5.2 素材庫管理72.6檔案查詢系統(tǒng)72.6.1 影像文件查詢72.6.2檔案目錄查詢82.6.3檔案使用情況查詢82.6.4檔案處理進度查詢82.7 系統(tǒng)管理82.7.1 用戶管理82.7.2 權限管理82.7.3 系統(tǒng)維護8第一章 系統(tǒng)概述1.1系統(tǒng)背景影像檔案管理系統(tǒng)提供了一個電子化手段，將往來的各類文檔及資料進行電子化處理、歸檔，通過系統(tǒng)建立與各類相關信息的索引，使得辦理事務時，可以非常方便的調用各種資料，提高工作效率。1.2建設目標通過建立檔案處理、檔案查詢、檔案管理、檔案資料等功能模塊，實現檔案管理的信息化和電子化管理。1、規(guī)范管理2、減少重復投入3、科學管理4、方便使用第二章 系統(tǒng)功能2.1 功能結構長期以來，藝紙張等非數字化介質為載體的檔案信息資料只能以實物的形式放入檔案室中，這給檔案管理、應用帶來很多難題：首先，實物檔案資料隨著檔案資料數量的增大，安全存儲這些實物檔案要耗費大量的人力、物理和財力；其次，檔案資料的實物形式限制了流通效率，存檔資料復用率低。2.2 基礎設施2.2.1檔案類別設置此模塊主要負責檔案文件類別的新增、刪除、修改和查詢操作。2.2.2 檔案子類設置此模塊主要負責子類別的新增、刪除、修改和查詢。2.2.3 樣式設置本模塊的功能是設置文字、字體、樣式、大小、透明度和傾斜度。2.3 檔案處理系統(tǒng)2.3.1 檔案掃描主要負責對圖片文件的掃描、修改、刪除。進入影像文件掃描，按對應功能操作的不同，顯現出的功能按鈕也就不同，如初始狀態(tài)只有“新增批次”和“放棄”、“退出”按鈕可用。2.3.2 檔案處理檔案處理系統(tǒng)主要用來完成資料的電子化處理及歸檔等操作，包括：檔案基礎目錄建立、檔案信息采集、檔案資料處理、檔案資料著錄、檔案資料歸檔、封包、檔案資料審核等。2.3.3 檔案關聯主要負責將圖片文件等檔案材料與居民關聯起來。2.3.4 檔案審核主要負責對關聯之后的文件進行審核和刪除關聯。2.3.5 檔案立卷主要負責立卷和查詢卷信息。2.4 檔案管理系統(tǒng)2.4.1 檔案借閱管理a. 檔案借閱登記記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱領導的簽字等信息，檢索到用戶所需的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。當借閱實物檔案時，要手工登記檔案的借閱表，若檢索到的條目下沒有原文，而該文件的載體是“紙質”時，科長頁面中登記檔案借閱申請信息，然后到檔案室進行借閱。在進行借閱時，借閱方式和審批流程的選擇項應能自由定義。對于用戶無權查看的檔案，需要進行借閱申請，待得到批準后。如果是電子檔案，可根據用戶權限判斷，如果有權利查看可直接通過查詢即可借閱，如無權查看的檔案，待審批流程批準后方可借閱。借閱申請查詢責任部門審批本部領導審批管理員授權借閱注：1 此流程是針對于那些借閱者不具有權限的檔案，對于那些具有權限的檔案，用戶不必經過此過程即可借閱檔案。2 此流程可由用戶根據實際工作情況自定義。b. 檔案歸還管理可對用戶歸還的檔案進行登記，并提供續(xù)借功能。同時具有設置歸還者填寫檔案使用效果表單后，才能完成歸還手續(xù)辦理操作的功能。具體來說，檔案管理員通過檔號等條件在系統(tǒng)檢索該檔案資料狀態(tài)，了解到檔案借閱登記信息，然后執(zhí)行歸還檔案操作，系統(tǒng)記錄歸還時間、辦理人和歸還人等信息。c. 檔案催還管理由于用戶借閱和歸還都進行了登記和管理，所需系統(tǒng)可以通過“檔案催還管理”對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進行統(tǒng)計，自動提醒和打印催還單。借閱統(tǒng)計系統(tǒng)對大難的借閱提供各種統(tǒng)計方式，并可隨時打印統(tǒng)計結果。d檔案預約管理用于處理用戶預約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。2.4.2檔案出庫管理紙質檔案資料不管通過何種途徑被調用出庫，必須通過“檔案出庫登記”方能完成。有檔案庫管理員對檔案出庫單進行填寫登記，同時資料的遞交人和接受人雙方信息都由計算機記錄，抱著了紙張檔案的有效管理。出庫單主要記錄內容包括：檔案編號、接受人、出庫時間、出庫原因、經辦人、審批人等。2.4.3檔案銷毀管理“檔案銷毀管理”主要實現紙質文件銷毀的管理功能。紙檔案銷毀必須進行銷毀信息以及事由的錄入，經管理員確認后，方能銷毀紙質檔案。檔案銷毀登記單主要記錄內容包括：檔案編號、銷毀時間、銷毀原因、經辦人、審批人等。2.4.4檔案綜合管理包括設備管理、制度管理、管理網絡圖、檔案接收統(tǒng)計、對接受移交檔案進行統(tǒng)計等，此部分內容可根據客戶實際需要進行單獨定制。2.5檔案資源系統(tǒng)檔案信息的開發(fā)是實現檔案資料充分利用的重要手段。在信息開發(fā)過程中能提供規(guī)劃化的編研模板和流程，以提高信息開發(fā)的效率和質量。另外對數字檔案分類進行存儲，確保歷史數據在日后工作數據挖掘。2.5.1 專題庫管理專題庫是對編研成果的匯總，對其管理的功能包括制作專題目錄，管理各專題的名稱、時間、期限、專題類別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢專題等功能。2.5.2 素材庫管理根據編研需要，從系統(tǒng)目錄結構的檔案庫或從檔案庫外通過輸入、掃描、摘錄等方式得到素材，并提供素材描述信息的輸入、修改、刪除等功能。2.6檔案查詢系統(tǒng)2.6.1 影像文件查詢按不同的查詢條件，查詢出相應的信息，點擊信息中的“圖片預覽”，可以彈出一個二級窗口來預覽相應記錄當中的圖片。2.6.2檔案目錄查詢輸入檔案類別、檔號、年份、狀態(tài)等查詢條件，可以查看相關的檔案信息。2.6.3檔案使用情況查詢按查詢條件的不同，查詢出相應的信息。選擇“按檔案類別分類”可按類別統(tǒng)計檔案的使用情況。2.6.4檔案處理進度查詢按檔案類別查詢已經掃描的批次數、已掃描的圖片數、已經關聯的批次數、已經關聯的檔案文件數、已經關聯的圖片數、已經審核的檔案文件數、已經立卷的數量和已經歸檔的圖片數。2.7 系統(tǒng)管理2.7.1 用戶管理提供用戶的增、刪、改、查功能，包括：用戶名、密碼、姓名、科室、聯系電話、手機等。允許用戶自行修改密碼。2.7.2 權限管理針對不同的功能模塊，按照用戶相應的權限進行分配管理，權限包括：查看、操作、修改、刪除等功能。權限可靈活地根據用戶及用戶角色分配。2.7.3 系統(tǒng)維護為系統(tǒng)提供系統(tǒng)菜單、欄目等提供增加、刪除和修改等維護工具。