采購部管理制度-2018.2.3.doc

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1、采購部規(guī)章制度一、 概述采購部在公司的統(tǒng)一管理下，根據(jù)實際工作要求，適時、適量、適價、經(jīng)濟合理的采購各部門所需的物料。確保公司經(jīng)營正常運行及項目按時順利完成。 二、 組織結構總經(jīng)理 總經(jīng)理助理 采購主管 庫管采購專員三、 采購部管理制度（一） 總則為加強采購工作的管理，提高采購工作效率，所有采購人員及相關人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。（二） 采購部職責及管理制度：一、 采購部工作職能：1.采購職能1.制訂采購政策及制度。2.制訂采購計劃與預算。3.明確采購人員的任務和完成目標。4.完成公司采購指標，適時適量供應物料。2.執(zhí)行職能1.執(zhí)行公司的采購理念和相關政策。2.執(zhí)行公司下達的采購任務。3

2、.選擇與評估供應商。4.確定合理的庫存量，并對庫存量進行實時監(jiān)控。5.采購談判管理。6.簽訂采購合同。7.執(zhí)行對需求部門所提采購需求的審核、對合同執(zhí)行的管控、對發(fā)起人付款計劃的審核。3.采購管理職能1采購部組織結構設計與調(diào)整。2.采購人員的招聘與培訓管理。3.采購績效考核管理。4.采購成本、庫存成本管理。5.審核需求部門的需求，明確采購合同的條款。6.審核發(fā)起部門的付款計劃。7.審核合同的簽訂。8.審核采購價格的確認。9.審核供應商的管理。4.采購支持職能1.為業(yè)務部、技術部、工程部提供最新的用料規(guī)格、性能、價格、供應商等資料。2.為工程部適時、適量、適質(zhì)地提供物料。3.協(xié)助工程部、庫管進行物

3、料驗收。4.為業(yè)務部、預算部提供材料成本，協(xié)助業(yè)務部制定產(chǎn)品價格。5.為業(yè)務部、預算部提供采購成本信息，尋找降低采購成本的方法。6.為財務部提供付款計劃，合理控制資金流轉。二、采購部工作職責：1.制訂采購計劃1.編制年、月采購計劃。2.編制采購預算。3.分析采購需求。 2.市場調(diào)查1.調(diào)查采購市場，包括資源分布情況、供應商情況、品種質(zhì)量、價格情況、運輸情況等。2.尋求新材料，為改良產(chǎn)品尋找替代品。3.收集相關政策、法規(guī)。4.調(diào)查和掌握供應渠道。5.撰寫調(diào)查報告。3.供應商管理1.正確開發(fā)與選擇供應商。2.供應商的評估，對供應商的價格、品質(zhì)、交期、交量等做出評估。3.對供應商進行考核，以作為管理

4、供應商的依據(jù)。4.與供應商洽談，建立供應商檔案。5開發(fā)新供應商，進行尋價、比價功能。不斷尋求替代物料與降低采購價格。6.建立記好的供應商合作關系。保證物料的及時供應。4.庫存管理1.進行物料驗收入庫、保管和發(fā)貨。2.確定合理的庫存量，降低庫存成本。3.呆料與廢料的預防與處理4.與財務交接單據(jù)。5.組織采購1.根據(jù)物料需求，組織并實施采購計劃。2.采購談判管理包括確定價格，交貨期及付款方式等相關條件。3.詢價、比價、議價、訂購及交貨的催促與協(xié)調(diào)。4.起草完整的采購合同并進行合同評審。5采購訂單的制訂、發(fā)放、跟進及保存。6.采購付款的申請及付款。7.物料品質(zhì)管理。6部門協(xié)作管理1.向業(yè)務部提供新產(chǎn)

5、品的詢價、比價并開發(fā)新供應商。2.向工程部提供所需求物料的供應，保證工程進度的實施。3.向預算部提供所詢物料的最新、最低采購成本，以滿足成本核算要求。4.向財務部提供完整的票據(jù)、單據(jù)等資料信息，完善財務制度要求。5.完成公司其它需要采購部協(xié)作事宜。四、 采購工作制度及流程：需求申請需求單審批接收詢價比價議價商務談判確定供應商合同審批合同簽訂合同執(zhí)行物料接收交驗入庫(附：采購流程圖改.docx)1、 物料需求申請：（流程：申請人需求部門審核采購部）相關表格：項目用需求單庫存采購申請單1.各部門所需物料請購均必須填寫項目用需求單，并按流程完成審批，如只通過電話或紙條形式提出，采購部可拒絕采購。2.

6、需求單內(nèi)容須填寫完整，若信息不全無法采購的，采購部可拒收需求單。（如：項目部提需求單，項目經(jīng)理須對需求物料的品名、規(guī)格、品牌、單位、需求數(shù)量、要求到貨時間進行詳細填寫；并對此項目的客戶名稱、施工地點、開工日期、竣工日期、項目方案簡介（施工內(nèi)容）、對物料的使用、質(zhì)量、包裝等要求、付款方式、與甲方賬期等詳細說明，以此作為采購與供應商談判依據(jù)）。3.所有需求單均應有需求部門審核和采購部審核后，采購人員方能接收。如因特殊情況有緊急采購的，需求人不能按流程審批，可先發(fā)郵件給采購部。先安排采購，后盡快補完手續(xù)。（發(fā)起人在發(fā)送郵件時應同時抄送需求部門經(jīng)理、采購主管、采購專員、庫管4人）。4.需求部門負責人要

7、對需求單中物料內(nèi)容和項目概述進行確認，并保證信息的完整性。對所提需求物料的準確性、項目概述內(nèi)容的真實性負責。5.庫管常用物料建立最低庫存量。低于庫存量時產(chǎn)生需求，由庫管按庫存采購申請單格式填寫，經(jīng)采購主管審核后采購。2、需求單接收、詢價比價議價及商務談判： (流程：需求單接收庫管確認數(shù)量詢比議價主管審核談判合同起草)相關表格：詢價單比價單預算報價單1.采購部接到需求單后，應在第一時間與庫管確認庫存數(shù)量并給庫管留存一份需求單，確定最終采購數(shù)量后在進行采購。如不用采購，應由采購通知需求部門有庫存，可以領用。2.采購專員應充分了解所提物料的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特殊要求。如不明處應與需求部門進行

8、詳細溝通，明確物料的要求。保證一次采購合格率100%。3.采購部應向供應商詳細說明物料品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨日期、交貨地點、付款方式及質(zhì)保條件等事宜。若無法按需求日采購回公司須與需求部門溝通協(xié)商，避免耽誤工期。4.同種產(chǎn)品供應商至少對比三家，做三方比價單并需報價方蓋章將詢價比價結果作成產(chǎn)品價格對比表并匯報領導，并表明意見，請領導審批。5.采購部就合同技術指標和技術條件、設備圖紙、交貨時間地點等與項目經(jīng)理確認。6.采購部負責就采購價格與供應商進行談判并起草采購合同。7.對于勞務施工項目，應由工程部進行主導，提供至少3家施工方信息和報價。由工程部主導、采購部、預算員參與進行評審，確定施工

9、方。7.1市場部應與業(yè)主對項目施工內(nèi)容進行確認，并與工程部交底，由工程部與施工方進行施工交底。7.2工程部應對施工方案中的工程項及工程量進行審核并確認。7.3預算部應對施工方提供的報價明細進行審核，并與項目經(jīng)理進行溝通確認。7.4采購部起草合同，與法務溝通，與施工方談判，雙方簽訂合同。采購專員同時在T6系統(tǒng)中生成采購訂單。3、合同評審、簽署、歸檔（流程：合同起草發(fā)起人意見需求部門審核采購部審核法務審核財務部審核總經(jīng)理審批采購部行政蓋章）相關表格采購合同模板采購訂單合同審批單合同執(zhí)行臺賬用章申請表權限審批單1.采購部根據(jù)需求單內(nèi)容起草合同，合同模板應嚴格按公司法務模板進行，由采購部進行合同審批流

10、程。同時在系統(tǒng)中錄入采購訂單。合同編號應與系統(tǒng)中的采購訂單號保持一致。（年度合同除外）2.合同審批時應附帶相對應的需求單，根據(jù)合同審批單各部門審批內(nèi)容由相關人員對合同進行評審，并在合同審批表上進行簽字確認并批復建議：2.1發(fā)起人應對此合同的簽訂原因、簽訂合同的重要性、物料的簡要說明等進行描述。2.2需求部門重點把握合同項目名稱與內(nèi)部立項表、圖紙名稱的準確性和一致性、是否與需求單內(nèi)容一致、所訂物料性能及質(zhì)量是否能滿足需求部門要求、付款條件是否與項目要求保持一致、到貨日期是否能滿足項目進度等，注明是否同意。2.3采購部應對合同價格的合理性、簽約方資質(zhì)證明復印件加蓋公章是否齊全真實、寫明簽署該合同的

11、必要性，注明是否同意。2.4法務人員應把控分析合同條款風險性及預防措施控制，注明是否同意。2.5財務部應對合同付款金額、付款期限及付款方式是否合理，票據(jù)是否符合財務制度要求，注明是否同意。2.6最終按權限審批由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理進行審批。3.每一筆需求單均應有采購合同及采購訂單，經(jīng)審批流程及審批權限批準后方可執(zhí)行。4.合同審批后，需向行政部提供合同審批單申請合同章，申請加蓋合同章時需根據(jù)行政部單據(jù)填寫齊全。5.對于審批蓋章后的合同，由采購部發(fā)與供應商進行蓋章并寄回。6.對于甲、乙雙方簽字蓋章的合同，需提交公司檔案室歸檔，提交時填好提交登記表，以便后續(xù)查閱相關信息。4、物料及發(fā)票接收：（流程：備

12、貨交貨方式確認是否合格入庫接收發(fā)票登記財務交接、不合格退換貨法務流程）相關表格送貨單到貨單入庫單發(fā)票交接單對賬單1.供應商按合同要求進行物料的備貨，按收貨地點進行發(fā)貨。2.物料由供應商直發(fā)工程現(xiàn)場時，應由需求單中的指定收貨人進行物料的驗收與確認工作，經(jīng)確認無誤后在送貨單中簽字確認，返回公司時交于采購專員，采購專員接到現(xiàn)場送貨單后，在系統(tǒng)中錄入采購到貨單，通知庫管錄入檢驗單和入庫單，庫管同時辦理出庫手續(xù)。3.物料由供應商發(fā)到公司時，采購專員在接到物料后，應第一時間通知需求人和庫管進行物料的驗收工作，確認是否與需求單內(nèi)容相符。確認無誤后，采購專員在系統(tǒng)中錄入采購到貨單，庫管錄入檢驗單和入庫單，需求

13、部門辦理出庫。4.采購人員應與需求部門、庫管對供應商所提供物資進行詳細檢驗，確認是否與需求單所列內(nèi)容一致，供應商在送貨時應附二聯(lián)送貨單。采購部留一份，庫管留一份。5.供應商應提供必要的合格證、檢測報告、使用說明等資料，提交采購部存檔。6.物料到貨驗收無誤后由庫管辦理入庫手續(xù)，其中入庫單有1聯(lián)給采購部留存，采購專員在辦理發(fā)票交接時交予財務部。7. 在驗收和使用材料時發(fā)生質(zhì)量、數(shù)量異常情況下，應立即采取緊急措施，并與需求部門進行協(xié)商處理，若不能使用應盡快與供應商協(xié)商確認退換貨事宜。如造成公司損失，應提交到法務流程進行處理。8.已辦理合格入庫的物料，經(jīng)雙方核對無誤后，由供應商開據(jù)相對應的發(fā)票并提交采

14、購專員進行合同臺賬歸檔，采購專員應把相對應的需求單、送貨單、入庫單、發(fā)票同時交接給財務進行認證工作。并同時通知需求部門進行登記。9.需求部門在接到發(fā)票信息后，應對合同臺賬進行登記。以便掌握合同執(zhí)行情況。5、付款計劃及付款流程：（付款計劃流程：項目經(jīng)理作出付款計劃需求部門審核采購部審核財務部審核總經(jīng)理審批申請人填寫付款申請單部門經(jīng)理審核會計審核財務經(jīng)理確認總經(jīng)理審批出納辦理）相關表格付款計劃表付款申請單項目結算通知單1.項目竣工后，項目經(jīng)理應匯總和整理項目執(zhí)行過程中的（工程項和量的確認單、初驗、終驗報告）、物料的使用（使用過程中是否有質(zhì)量問題）、資料匯總（與施工方的相關確認單據(jù)、驗收證明、竣工報

15、告）等相關資料進行匯總，并提交采購部1份存檔，并由項目經(jīng)理發(fā)起項目結算通知單（由項目部提出），同時提交到市場部、財務部和采購部，市場部以此依據(jù)與業(yè)主進行結算；采購部以驗收報告和項目結算通知單等資料作為給供應商進行付款依據(jù)。財務部以此作為項目回款和付款依據(jù)。采購部按照財務要求于每月20日前做出下月付款計劃并進行審批通過后提交到財務部。2.工程部門負責人對項目結算通知單中的項目執(zhí)行資料、驗收資料等內(nèi)容進行審核確認，保證項目內(nèi)容的真實性。3.采購專員以項目結算通知單為依據(jù)作出付款計劃并提交采購主管審核。4.采購部負責人對付款計劃的發(fā)票情況（未開票不付款）、付款單價、數(shù)量、付款情況進行審核，保證付款金

16、額的準確性。5.財務部負責人對付款計劃的金額、項目內(nèi)容、付款日期進行審核。6.最終由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理審批同意后到付款流程執(zhí)行。7.付款計劃確定后由采購專員按財務要求的付款申請單格式填寫相關內(nèi)容，并提交部門負責人審核。8.部門經(jīng)理審核完后，提交到財務會計進行確認：核對付款申請單與付款計劃中的付款內(nèi)容、項目內(nèi)容、付款金額、付款方式、付款信息等。如果此合同是初次付款，采購專員在提交財務前應先由合同歸檔部門進行合同確認。9.會計確認無誤后交于財務經(jīng)理審核、總經(jīng)理或總經(jīng)理助理審批，無誤后交于財務出納辦理付款。6、關于公司新開發(fā)項目詢價流程：（流程：需求部門工程部作方案采購部、預算員采購詢價比價議價、預

17、算員對工程量進行報價交于預算員匯總預算員編制報價單總經(jīng)理審批預算員提交需求部門）相關表格：新開發(fā)市場詢價申請單詢價議價單預算報價單6.1公司有新開發(fā)的項目需要公司進行報價時，須由需求部門填寫新開發(fā)市場詢價申請單，發(fā)與工程部，由工程部先期作出方案并交于采購部和預算員。6.2工程部在接到申請單后，應先明確需求詢價工程的技術服務要求、施工要求、質(zhì)量要求等，以便進行工程方案的擬定。6.3采購部在接到申請單后，應先明確需求詢價產(chǎn)品的相關信息，以便尋找合適供應商進行溝通，進行詢價、比價、議價流程。6.4預算員在接到申請單后，應先明確需求工程量及人工工時，以便進行價格核算。6.5其它相關部門進行配合工作。6

18、.5采購部對于價格信息進行審核后提交于預算員，由預算員進行成本價格的匯總分析，按公司統(tǒng)一對業(yè)主報價單格式進行填寫，并交于總經(jīng)理審批。6.6總經(jīng)理批準后由預算員交于需求部門，需求部門接到報價單后與業(yè)主進行溝通確認工作。6.7各部門在新項目詢價過程中一定要注意業(yè)主信息的保密工作。增加項目保護意識。五、關于審批權限的確定：根據(jù)導出的年度采購數(shù)據(jù)分析了各階段金額出現(xiàn)比例。授權金額最高上限為20，000元人民幣。合同簽訂權限審批單付款合同需求部門經(jīng)理采購部經(jīng)理財務部經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理金額20000元20000元金額年度合同（須附報價單）說明：為提高公司辦公效率，特制定此采購作業(yè)簽訂權限審批表。1、單筆

19、采購作業(yè)及訂單金額小于或等于20000元，最終于總經(jīng)理助理審批后蓋章可執(zhí)行；2、單筆采購作業(yè)及訂單大于20000元及年度合同，最終由總經(jīng)理審批方可執(zhí)行?？偨?jīng)理助理：總經(jīng)理：六、供應商管理規(guī)定1.新供應商開發(fā)需求1.1當出現(xiàn)下列情況時，供應商管理人員進行新供應商開發(fā)：1） 新產(chǎn)品設計、產(chǎn)品更改需要增加新的供方時；2） 量產(chǎn)產(chǎn)品由于成本壓力、公司策略需要開發(fā)新的供方時；3） 現(xiàn)有供方因出現(xiàn)以下情況，產(chǎn)品供應發(fā)生困難或存在潛在危機時:l 發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量事故l 3次及以上不能及時交付產(chǎn)品l 現(xiàn)有的工藝手段已不能滿足公司技術文件所規(guī)定的規(guī)范l 其供貨價格已明顯失去競爭優(yōu)勢l 售后服務態(tài)度惡劣等4） 因內(nèi)部

20、自制加工能力受限，需委外協(xié)作或采購時。1.2設備類及臨時性固定資產(chǎn)類采購，供應商不納入供應商開發(fā)流程。2.供應商資料收集2.1技術相關部門制定采購物資技術標準，根據(jù)其對最終產(chǎn)品性能的影響程度，將采購物資分為如下三類：1） 重要物資：直接影響最終產(chǎn)品的壽命、性能，可能導致顧客投訴物資為“A類物資”，包括相關外協(xié)加工物資等。2） 一般物資：對產(chǎn)品質(zhì)量有重要影響的物資為“B類物資”。3） 輔助物資：包裝材料以及生產(chǎn)過程中起輔助作用的物資為“C類物資”。2.2根據(jù)采購物資分類標準，進行供方及采購物資分類：1） A類物資：直接構成產(chǎn)品，對產(chǎn)品的質(zhì)量有重大影響的。2） B類物資：直接構成產(chǎn)品，對產(chǎn)品的質(zhì)量

21、有一定的影響。3） C類物資：不直接構成產(chǎn)品，對產(chǎn)品的質(zhì)量基本沒有影響的。3.供方信息來源主要有以下幾個途徑：1） 現(xiàn)有合格供方；2） 相關部門、及有關人員推薦；3） 通過各種媒體收集的相關企業(yè)信息；4） 企業(yè)自薦；5） 通過公開招錄而獲取的相關企業(yè)信息；6） 顧客指定的供應商；7） 其他途徑。4.供應商管理人員根據(jù)新供應商開發(fā)需求對供應商資料進行收集，編制供應商調(diào)查表，包含以下內(nèi)容：1） 營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證副本、一般納稅人資格證； 2） 企業(yè)簡介（企業(yè)宣傳材料）；3） 公司及各個部門負責人和總經(jīng)理聯(lián)系方式；4） 質(zhì)量體系證書；5） 生產(chǎn)能力、技術水平、產(chǎn)品結構； 6） 公司生產(chǎn)設備、檢

22、驗設備明細；7） 第三方出具的產(chǎn)品質(zhì)量報告；8） 給其他廠家配套證明，其他配套方授予的優(yōu)秀證書； 9） 有關質(zhì)量保證、質(zhì)量改進方面的證明文件。5.確定潛在供應商5.1供應商負責填寫供應商調(diào)查表，供應商管理人員根據(jù)供應商調(diào)查表對供應商資料進行評價，確定潛在供應商。5.2潛在供方選擇原則1） 始終貫徹公開評審、多部門參與的原則；2） 在研發(fā)能力、質(zhì)量保證能力滿足要求的前提下，堅持價格低者優(yōu)先的原則；3） 根據(jù)實際需要，遵循地域就近，服務上乘，信譽可靠等原則。5.3準入標準1） 有較強的生產(chǎn)能力；2） 已建立有效的質(zhì)量管理體系；3） 有較強的產(chǎn)品開發(fā)和可靠性試驗能力；4） 有完善的技術服務體系，能及

23、時提供優(yōu)質(zhì)服務；5） 具有一定行業(yè)知名度和良好信譽。6.供應商評價6.1技術/工程/采購人員根據(jù)供應商資料、樣品檢驗結果、審核結果對供應商進行評價。6.2供應商評價項目包括：1） 供應商的生產(chǎn)能力；2） 供應商的價格；3） 供應商可接受的付款周期；4） 供應商的技術水平；5） 供應商質(zhì)量管理體系水平；6） 質(zhì)量保證能力；7） 供貨能力。7.報價7.1供應商管理人員根據(jù)評價結果通知通過評價的潛在供方報價，所選擇的供應商需要按照公司要求的報價方式進行報價。7.2供應商對產(chǎn)品報價時，應提供完整的價格細分資料（單價、成本構成等）。（視具體情況而定）。7.3采購人員負責填寫產(chǎn)品價格對比表。7.4報價審批

24、產(chǎn)品價格對比表由采購部負責人進行審批。7.5必要時采購部可組織工程部相關人員對供應商現(xiàn)場進行實地考察，并填寫供應商現(xiàn)場評審報告，最終確定由哪家供應商進行樣品試制。并填寫樣品評審表。7.6如果供應商連續(xù)2次樣品檢驗不合格，可取消其供應商資格。7.7樣品檢驗合格后，工程部應對樣品進行封存。供應商管理人員可填寫新供應商建立申請表并經(jīng)采購部主管確認后在系統(tǒng)中建立合格供應商信息。8.供方業(yè)績評價8.1供應商評審可以通過以下過程績效指標對主要供應商的供貨績效進行日常監(jiān)控與管理，并建立供應商交付業(yè)績統(tǒng)計表1) 價格、2）品質(zhì)、3）交期、4）綜合配合度。8.2供應商管理人員收集各部門關于供應商供貨物資的質(zhì)量表

25、現(xiàn)，以供方評審表的形式促進供應商改進其制造過程的業(yè)績。1) 工程部反饋所收集的生產(chǎn)使用過程的供貨物資的質(zhì)量表現(xiàn)。2) 庫管匯總到貨檢驗情況、進廠檢驗合格率。3) 采購部統(tǒng)計供方的交付及時性、價格調(diào)整等。8.3評審結果1) 從質(zhì)量、成本、交付、服務等幾個方面，并結合第三方認證辦法，做到公平、公正、公開，對供方業(yè)績進行評價；采用定量打分的方式（滿分100分），由供應商管理人員根據(jù)評價結果對供方按優(yōu)秀（A級）、良好（B級）、合格（C級）、基本合格（D級）、不合格（E級）進行分級排序，實行等級管理。2) 依據(jù)評價得分對供方等級劃分AE級等級ABCD分值A8584B7069C6059 D8.4評價后處理

26、方案1) 針對A級供應商，更新合格供方名錄，調(diào)整其供貨份額且新產(chǎn)品配套、財務結算等方面予以優(yōu)先；2) 針對B級供應商，暫停供貨，要求其進行整改，并提交整改報告，供應商管理人員負責對整改情況進行驗證，必要時可安排綜合小組進行現(xiàn)場審核，如果驗證通過則保留其供貨資格，如果驗證未通過，取消其合格供方資格，保留資料；3) 針對C/D級供應商，直接取消其合格供方資格，保留資料。8.5資料歸檔采購人員對各階段工作資料進行收集和歸檔，確保過程資料的完整。七、 庫房管理規(guī)定：1.物料收貨及報檢：1.1采購應提前通知庫管貨物到達時間，以便庫管合理安排時間。供應商在送貨時應附送貨單，物料和單據(jù)到庫管后，庫管應及時安

27、排收貨工作。1.2庫管收貨時應先檢驗物料的包裝情況，確認是否有損壞。如有損壞，應第一時間通知采購到現(xiàn)場。采購應先與供應商進行溝通確認后是否決定開箱驗收。送貨單必須有采購提供的采購訂單號及項目編號，否則拒絕收貨。1.3庫管人員負責確認送貨單的數(shù)量和實物，如不符由采購人員聯(lián)系供應商處理，并由庫管人員在送貨單簽字確認實收數(shù)量。1.4采購人員對已直發(fā)到施工現(xiàn)場的物料，采購專員接到現(xiàn)場送貨單后，在系統(tǒng)中錄入采購到貨單，通知庫管錄入檢驗單和入庫單，庫管同時辦理出庫手續(xù)。1.5庫管確定送檢單反饋給采購人員，合格的辦理入庫手續(xù)。對不合格物料進行不合格品處理。不合格物料絕對不允許入庫。1.6庫管原則上當天送來的

28、物料當天處理完畢，如有特殊最遲不得超過2天。1.7庫管對已入庫的物料進行分區(qū)分類擺放，不得隨意堆放。對于項目用料，原則上按項目名稱歸類存放，并明確標識內(nèi)容。物料卡1.8庫管對不合格的物料放在指定的退貨區(qū)，由采購與供應商確定退貨。2.物料出庫：2.1庫管的物料出庫依據(jù)是需求部門提供的需求單，并由需求部門審批確認。2.2庫管把所出庫之物料備好，并與領料單確認后，由領料相關人簽名確認后方可讓物料出庫。領料時，非庫管管理人員不能進入庫房（特殊情況除外）。2.3庫管出庫物料的原則是同一物料做到先進先出。2.4庫管無權給沒有辦理相關手續(xù)的物料出庫。如須緊急領用物料，需求部門應填寫緊急放行物料申請表，并經(jīng)采

29、購部主管審批后庫管方可放行。物料放行后，需求部門應在2日內(nèi)補齊相關手續(xù)，否則不予辦理其它領用工作。3.不合格品物料的處理：3.1庫管或工程人員對采購來的不良物料需要及時通知采購部，填寫不合格品處置記錄，不合格品先暫放庫房并進行不合格品標識。3.2庫管負責統(tǒng)計和管理不合格品，填寫不合格品統(tǒng)計表，于每天上報采購專員和采購部負責人。3.3采購人員接到不合格品處置記錄后，應及時與供應商聯(lián)系處理方式，解決不合格品問題。（原則上應在2天之內(nèi)處理完成，視具體情況而定）4.不合格品處理：4. 1 采購人員經(jīng)與需求部門確認后，不影響正常使用情況下，可以辦理讓步接收，在不合格品處置記錄中填寫處置情況，交與庫管辦理

30、入庫手續(xù)；并通知供應商進行整改。4.2如物料確認不可使用，采購人員應與供應商聯(lián)系，及時辦理退、換貨手續(xù)，應保證不能影響工程進度。5.物料報廢：5.1報廢原因：5.1.1庫管的：1）變質(zhì)的（生銹、霉變、蟲啃、鼠咬等）； 2）超過使用壽命的；3）已不再使用的（呆滯物料）； 5.1.2使用過程中的：1）因無法維修或無維修價值的； 2）使用過程中人為損壞的，確認無法再用的；5.1.3其它部門：1）因業(yè)主更改升級而造成報廢的；2）已購買，但工程部、市場部更改滯后，經(jīng)協(xié)調(diào)無法退回的；3）己購物料，在使用時發(fā)現(xiàn)為不良，經(jīng)采購人員與供應商協(xié)商不可退換的；5）在發(fā)貨運輸中損壞退回的； 6） 現(xiàn)場退回已無法使用的

31、。5.2物料報廢流程：5.2.1庫管人員統(tǒng)計庫存所需報廢的物料，由相關責任部門出具呆、廢物料處理申請表，由工程部出具檢測結果、采購部核準后，呈報公司總經(jīng)理審批予以報廢；5.2.2物料報廢注意事項：所有已辦理報廢手續(xù)的物料歸庫管保管；（需要區(qū)別分開庫存物料報廢、來料不良品的物料，并且分開保管）。6.庫房物料管理：6.1庫管人員應對物料的品質(zhì)進行維護：物料在包裝、收貨、點數(shù)、入庫、搬運、擺放、歸位、儲存、發(fā)貨過程中遵守安全原則，做到防損、防水、防蛀、防曬等安全措施。6.2物料的儲存保管，以物料的屬性、特點和用途規(guī)劃設置庫管，并根據(jù)庫管的條件劃區(qū)分工。同類物料存放。重貨及體積大的物料落地堆放，輕貨或

32、周轉量小的物料用貨架存放。6.3物料堆放的原則：根據(jù)物料特點，必須做到過目有數(shù)，檢點方便，成行成列，文明堆齊。6.4 對于庫房內(nèi)的物料，相對照應有物料卡，內(nèi)容明確。庫管應保持物料的正確標識，對于錯誤標識及時更正。6.5當月物料的單據(jù)、賬目由庫管把電子檔和手工單據(jù)于次月1日匯總一同交到財務。存檔單據(jù)由其分類保管好，原則上單據(jù)保管3年，在此期間不得銷毀。做到賬、物一致。7.物料的盤點：7.1 貨物盤點分為定期盤點與不定期盤點：7.1.1定期盤點即指每月底最后一個工作日進行一次全面的盤點，參與部門為財務部、采購部、庫管。7.1.2不定期盤點即指公司對庫房進行不定期的抽查。7.1.3貨物盤點的主要內(nèi)容

33、：檢查貨物的賬面數(shù)量與實存數(shù)量是否相符；檢查貨物的收發(fā)情況；檢查貨物的堆放及維護情況；檢查各種貨物有無超儲積壓及損壞。填寫盤點卡。7.1.4對貨物的盤點一般采用實地盤點法，盤點時采購、庫管進行盤點，財務進行抽盤檢查。7.1.5 盤點過程中需要其他相關部門予以配合，需入庫和發(fā)料應在盤點前一天進行領出。7.1.6 盤點時保證做到盤點數(shù)量的準確性、公正性，嚴禁弄虛作假、虛報數(shù)據(jù)。盤點過程中嚴禁更換不同的盤點人員，以免少盤、多盤、漏盤等。7.1.7盤點分初盤、復盤，但所有的盤點數(shù)據(jù)都需盤點人員簽名確認。7.1.8盤點后如有盤盈或不可避免的虧損情形時，應由庫管呈報采購部經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理核準后由庫管和財務進

34、行調(diào)整。盤盈盤虧處理申請表八、供應部文案、數(shù)據(jù)管理細則1、單據(jù)與細則序號單據(jù)名稱細則1需求單需求單按照相關格式內(nèi)容由需求部門填寫，由庫管確認庫存數(shù)量；采購專員按需求單號進行排序。2合同采購員擬定好采購合同，并進行合同審批流程。雙方蓋章后的合同，采購部留存合同復印件，原件交公司內(nèi)勤登記并存檔。3送貨單、入庫單供應商在送貨時應附帶送貨單2聯(lián)。庫管及采購各1聯(lián)。庫管人員在入庫單中需注明對應的采購合同號或訂單號，負責按入庫單號順序存檔。入庫單一式3聯(lián)，（采購1聯(lián)與發(fā)票同時交與財務）。庫管2聯(lián)（庫管于每月1日匯總上月入庫單1聯(lián)提交財務，另1聯(lián)庫管留存）4發(fā)票簽收單接到發(fā)票要在發(fā)票簽收單上登記并準備相應的

35、入庫單和合同交由領導審批。財務在發(fā)票簽收單上簽字。5付款申請單采購按付款計劃在系統(tǒng)中進行付款申請作業(yè)，經(jīng)領導批準付款，財務把付款底單交由采購內(nèi)勤登記做賬務核銷處理。6合同臺賬由部門采購專員負責錄入，作為部門內(nèi)部數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與付款依據(jù)。并且依據(jù)此表采購每月20日前出具下月度采購金額、月度付款額、合同總欠款、票到欠款等數(shù)據(jù)。7項目物料到貨時間表由采購員與供應商確定具體交貨時間，并且簽字確認，部門存檔。此表給工程以便合理安排進度。8月度付款計劃表每月20日前做好下月付款需求計劃，讓財務有充足的資金準備時間，減少財務付款壓力。項目臨時物料不在付款計劃內(nèi)。9供貨周期一覽表有利于工程計劃的準確制定與實施。 完結