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1、*有限公司大宗材料、物料采購管理制度 第一章 總 則 第一條 目的 為加強公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，保障攪拌站的正常持續(xù)進 行，選擇合格的供應商并對采購過程進行嚴格的控制，確保供貨商提供 的材料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。 第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各瀝青攪拌站施工用材料、物料（設備）采購 時，計劃、審批、價格之審核、訂購、驗收、付款結算等，除另有規(guī)定 外，均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料指各攪拌站建設及 生產所需的：骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、水泥、混凝土、 機械設備及配件、電纜線等。 第三條 職責劃分 1、由公司機料部全面負責對各材
2、料、物料的價格詢價、采購、入 庫保管工作； 2、由攪拌站站長對本站內計劃單的質量、數量、要求進行詳細審 核把關； 3、由財務部對該工程材料的數量、規(guī)格、價格控制把關。 4、由綜合部對采購合同的條款進行法律風險把關 5、由分管副總對各采購計劃、合同進行審核把關； 第四條 原則 1、長期訂貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進 行。2、對于經常性采購或批量進貨的，按采購流程進行。 2 第二章 采購（計劃）審批 第一條 采購計劃的制定 1、材料、物料的采購執(zhí)行先計劃審批，后采購的原則。大宗材料 應在計劃應在實施前不少于 10 天前提出，批量進貨的材料不少于 3 天 提出，個別應急性材料由攪
3、拌站負責人口頭提出報機料部和總經理批準 后實施采購，但事后二天內應補齊相關手續(xù)。 2、攪拌站建設期前由站長根據公司攪拌站建設規(guī)劃要求提出材料、 物料采購計劃，確保材料物料規(guī)格、型號、數量無誤并簽字后以申報； 3、攪拌站生產需要采購的大宗材料，由機料部提出采購意向申請， 報公總經理確定供應商。 4、攪拌站生產期間，進行材料和物料的采購，由攪拌部機料員根 據公司經營客戶經理的書面生產計劃，提出材料、物料采購計劃，試驗 員審核所購材料的技術質量條求，站長審核確認。確保材料物料規(guī)格、 型號、數量無誤并簽字后以申報； 第二條 詢價、比價和議價 1、機料部根據采購物料的品種、規(guī)格、標準、數量和交付期的不
4、同，應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象； 2、采購員根據過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預 算等情況，確定采購目標價格； 3、在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進 行品種、規(guī)格、數量、質量要求等方面攪拌站進行核對，以保證供應商 提供的材料符合公司實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、 3 售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應商； 4、供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時，采 購人員應送請購部門確認； 5、專用材料或用品，機料部應會同使用部門共同詢價與議價； 6、對供應商的報價資料整理后，經辦人員應深入分析，以電話等 聯(lián)
5、絡方式向供應商議價。在公司規(guī)定的權限范圍內，采購人員應與供應 商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致； 7、對重大的物資采購，要保證參加人數不少于兩人進行商務談判， 且要求有兩個以上的部門派人參加。 第三條 采購前核決及權限 大宗材料第一次采購時，按公司合同管理辦法執(zhí)行合同簽字流程序， 采購經辦人員與供應商初步溝通并完成詢價后，在詢價匯總表上詳細填 列以下事項，呈報負責材料采購的各部門及總經理核決： 1）供應商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式； （2）采購物料的詳細描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出 標準的特殊要求需特別注明； （3）訂單所采購的數量/重量；單位包裝數量/ 重量
6、；包裝件數； （4）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預付款； （5）交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量； （6）付款方式； （7）所需的質量證明（檢驗單、質保單、出供應證明單、化驗報 告單等） ； 4 （8）質量保證條款：發(fā)生質量問題是進行退換或其他處理方法； （9）運輸方式和銷售發(fā)票的要求。 3、需與供應商簽訂長期合同者，采購經辦人應以簽呈及擬妥的長 期合同書，核決權限按照請購類別和對應的級別逐級呈各部門主管及公 司經理核決； 4、簽訂期采購合同后過程中進貨的，如骨料、重油、粉料、瀝青 等，按材料采購流程，填寫采購單，辦理手續(xù)。 5、金額較大或批量采購的應到對方生產工供應進
7、行實際考察，在 充分了解對方的資信程度、供貨能力和現貨品質后，向對方明確訂貨意 向，并送樣報驗，未通過報驗的材料不準采購。 第四條 簽訂采購合同或填寫采購單 1、經總經理確定供應商后，機料部填寫采購合同，并經審批流程， 完成采購合同經審核，加蓋公司合同公章經對方簽章后生效。采購單經 公司總經理簽字審批后生效，采購單一式兩份，一份由機料部、一份交 攪拌站。 2、采購人員應跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應商跟催交貨 進度。 3、發(fā)貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包 裝方式” ，以便驗收確認。 4、若屬分批交貨者，采購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨” 以資識別。 第五條 退貨
8、作業(yè) 5 對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料退貨單”呈攪拌站長 和機料員簽認后，對材料數量不進行確認。必要時由機料部通知供應商 到場核實。 第三章 驗收與付款 第一條 材料進供應驗收 1、材料進場供應商交貨時，機料部通知攪拌站庫管員和實驗員， 實際清點件數或稱重， ，對貨物攜帶的有關證件和材料質量進行驗證， 經與采購清單或采購合同內容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫 管員簽章入庫。如發(fā)現不符時，即通知機料部一同處理； 2、對有專項質量要求的材料物資，機料部通知攪拌站長一同參加 員驗收，驗收合格后由攪拌站庫管員出具入庫單并由庫管員簽字。 第二條 付款結算 1、嚴格按照公司報賬工作流程和
9、掛賬工作流程執(zhí)行； 2、采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由公司安排 支付； 3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應嚴格 按照采購合同要求和項目進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交 驗收報告、物品入庫單據和對方發(fā)票，申請付款單上應注明預付款、已 付款、余款，按審批權限經相關負責人簽字后，方可辦理付款手續(xù)； 4、只有在出現以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支 付： （1）緊急采購且不能及時辦理財務支付手續(xù)； 6 （2）在外埠采購且供應商要求立即付款時； （3）在現場調試施工期間急需材料的采購； （4）3000 元以下的零星采購。 第三條 進度控制及異常處理
10、1、機料部應特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨 進度； 2、采購人員發(fā)現供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應主動與供貨供應商 聯(lián)系催交，對異常原因及時處理對策，匯報相關職能部門、公司處理。 第四條 質量評價 攪拌站和機料部應就所使用的材料質量予以關注，根據使用效果對 材料質量提出評價，以利于進一步工作。 第四章 附 則 第一條 參與采購過程的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相 配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保公司的利益不受損害； 第二條 參加采購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之 風，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監(jiān)督；一經 發(fā)現上述情況，視情節(jié)，按
11、所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開除。 第四條 本辦法自公布日期執(zhí)行。 二一三年七月十日 4、 材料采購申請表填報流程 7 攪拌站建設期材料采購流程 機料員填寫材料采 購申請表 試驗員復核 攪拌站長審核 根據公司攪拌站規(guī) 劃要求 機料部接收采購單 機料部詢價 公司分管審核 總經理審批 材料采購一般不 少于提前三天， 原則上不超 過三天完成 攪拌站機料員驗收 材料員建立進場驗 收臺賬 機料部建立采購臺 賬 攪拌站機料員負責 傳送，建立資料收 發(fā)臺帳 大宗生產材料采購流程 機料部采購 8 機料部將詢價情況匯總后，報總經 理確定供應商 機料部按公司合同管理程序審核合 同 合同經審批后，簽署合同 機
12、料部提出采購計劃 機料部詢價，選擇不少于三家供應商品 按合同要求進貨 供應至攪拌站時，機料員進場 驗收，重要時會同站長參加 合格后入庫，登記入庫臺帳 攪拌站發(fā)料，登記發(fā)放臺帳 攪拌站機料員根據 客戶經理需求填寫 分批進料申請 試驗員和站長審核 公司機料部和分管副 總審核 9 材料采購申請表（樣表） 工程名稱： A B C D E F G H I J K L 序號 材料名稱 規(guī)格型號 單位 數量 技術要求或證書 品牌 申購用途 需求日期 單價 金額 備注 1 2 3 4 5 6 7 16 機料員: 試驗員: 攪拌站長: 機料部: 分管副總: 總經理: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 說明: 1、B-I 欄由申請人填寫，J-K 欄由采購人員填寫；L 欄由材料員填寫庫存； 2、采購申請表必須經過批準后方可采購； 3、本申請表不得隨意涂改， 4、本表格的單價是指詢價最優(yōu)惠之價格，后附其它供貨商詢價表。 注：按公司原有電子表格式 10 _材料采購詢價表 填報部門： 編號： 報價單位名稱 型號或產地 規(guī)格 數量 報價 資信情況 質量情況 供應能力 交貨日期 交貨地點 付款辦法 扣款規(guī)定 詢價目標 詢價人員及意見 機料部門負責人意見 財務主管意見 分管總經理意見 總經理意見 11 12
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