《管理文秘教程》第08講 會(huì)議管理

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1、第八章：會(huì)議管理學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求 了解會(huì)議的作用和基本要素了解會(huì)議的作用和基本要素 理解做好會(huì)后工作的意義和作用理解做好會(huì)后工作的意義和作用 掌握會(huì)議籌備階段和會(huì)議進(jìn)行階段掌握會(huì)議籌備階段和會(huì)議進(jìn)行階段管理工作管理工作 的內(nèi)容和方法。的內(nèi)容和方法。第七章第七章 會(huì)議管理會(huì)議管理第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議的作用和要素會(huì)議的作用和要素第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)中事務(wù)會(huì)中事務(wù)第四節(jié)第四節(jié) 會(huì)后工作會(huì)后工作第一節(jié) 會(huì)議的作用和要素n會(huì)議的涵義會(huì)議的涵義n會(huì)議的類型會(huì)議的類型n會(huì)議的作用會(huì)議的作用n會(huì)議的要素會(huì)議的要素n會(huì)議管理的基本要求會(huì)議管理的基本要求會(huì)議的涵義 會(huì)議是指三人以上的有關(guān)人員

2、，在會(huì)議是指三人以上的有關(guān)人員，在指定的時(shí)間和地點(diǎn)，有組織地就某個(gè)指定的時(shí)間和地點(diǎn)，有組織地就某個(gè)或某些議題進(jìn)行面對(duì)面的協(xié)商或討論或某些議題進(jìn)行面對(duì)面的協(xié)商或討論的活動(dòng)。的活動(dòng)。會(huì)議的類型 n 根據(jù)會(huì)議的目的根據(jù)會(huì)議的目的：說明會(huì)議、研究會(huì)議、解決說明會(huì)議、研究會(huì)議、解決問題會(huì)議、學(xué)習(xí)會(huì)議和創(chuàng)意會(huì)議等問題會(huì)議、學(xué)習(xí)會(huì)議和創(chuàng)意會(huì)議等 n 根據(jù)會(huì)議的形式根據(jù)會(huì)議的形式：會(huì)議可分為圓桌會(huì)議、小組會(huì)議可分為圓桌會(huì)議、小組討論、議會(huì)型會(huì)議、頭腦風(fēng)暴會(huì)議、遠(yuǎn)程電視討論、議會(huì)型會(huì)議、頭腦風(fēng)暴會(huì)議、遠(yuǎn)程電視電話會(huì)議等電話會(huì)議等 n 按照與會(huì)人數(shù)、規(guī)模按照與會(huì)人數(shù)、規(guī)模：大型會(huì)議、中型會(huì)議、大型會(huì)議、中型會(huì)議、

3、小型會(huì)議小型會(huì)議 n 按照會(huì)議召開的規(guī)模或日期按照會(huì)議召開的規(guī)?；蛉掌冢憾ㄆ诠ぷ骼龝?huì)和定期工作例會(huì)和臨時(shí)性辦公會(huì)議臨時(shí)性辦公會(huì)議 n 按與會(huì)人員的成分按與會(huì)人員的成分：黨委會(huì)、股東會(huì)、董事會(huì)、黨委會(huì)、股東會(huì)、董事會(huì)、中層管理人員會(huì)議、員工大會(huì)、記者招待會(huì)等中層管理人員會(huì)議、員工大會(huì)、記者招待會(huì)等 會(huì)議的要素 n 與會(huì)者：參加會(huì)議的人員，包括與會(huì)議直接有與會(huì)者：參加會(huì)議的人員，包括與會(huì)議直接有關(guān)的人員和雖與無直接關(guān)系，但卻有利于會(huì)議關(guān)的人員和雖與無直接關(guān)系，但卻有利于會(huì)議進(jìn)展或擴(kuò)大效果的人員。進(jìn)展或擴(kuò)大效果的人員。n 主持人：會(huì)議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往主持人：會(huì)議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也

4、往往是會(huì)議的組織者和召集者。往是會(huì)議的組織者和召集者。n 議題：會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，議題：會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題?；蚴撬鉀Q的問題。n 會(huì)議名稱：會(huì)議名稱：n 會(huì)議時(shí)間會(huì)議時(shí)間 ：會(huì)議召開的時(shí)間；會(huì)期；每次會(huì)：會(huì)議召開的時(shí)間；會(huì)期；每次會(huì)議的時(shí)間限度議的時(shí)間限度n 會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn) ：會(huì)議管理的基本要求n 會(huì)議的目標(biāo)、議題、程序以及決議的通過等都會(huì)議的目標(biāo)、議題、程序以及決議的通過等都應(yīng)遵循國(guó)家的法律法規(guī)，有嚴(yán)格的、明確的規(guī)應(yīng)遵循國(guó)家的法律法規(guī)，有嚴(yán)格的、明確的規(guī)定和程序，以保證會(huì)議的有效性和科學(xué)性。定和程序，以保證會(huì)議的有效性和科學(xué)性。n 合

5、理確定會(huì)議目標(biāo)和與會(huì)人員。會(huì)議目標(biāo)的確合理確定會(huì)議目標(biāo)和與會(huì)人員。會(huì)議目標(biāo)的確定，既要與組織的總體目標(biāo)方向一致，又要具定，既要與組織的總體目標(biāo)方向一致，又要具有實(shí)際的可行性和可操作性，避免目標(biāo)過高或有實(shí)際的可行性和可操作性，避免目標(biāo)過高或過低。與會(huì)人員應(yīng)選擇在職務(wù)、專長(zhǎng)等方面與過低。與會(huì)人員應(yīng)選擇在職務(wù)、專長(zhǎng)等方面與目標(biāo)有關(guān)的人員參加，以保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。目標(biāo)有關(guān)的人員參加，以保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。n 應(yīng)在減少會(huì)議數(shù)量，縮小會(huì)議規(guī)模，簡(jiǎn)化會(huì)議應(yīng)在減少會(huì)議數(shù)量，縮小會(huì)議規(guī)模，簡(jiǎn)化會(huì)議程序，縮短會(huì)議時(shí)間，控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)，降低會(huì)程序，縮短會(huì)議時(shí)間，控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)，降低會(huì)議成本等方面下工夫，務(wù)求實(shí)效。議成

6、本等方面下工夫，務(wù)求實(shí)效。會(huì)議作用第二節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備n會(huì)議計(jì)劃的制訂n會(huì)議成本的預(yù)算n文書資料的準(zhǔn)備n會(huì)議場(chǎng)所的選擇n會(huì)議場(chǎng)所的準(zhǔn)備n議程程序的擬定n會(huì)議通知的發(fā)送 會(huì)議計(jì)劃 的制定n 文秘人員制訂文秘人員制訂領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)文秘人員文秘人員執(zhí)行執(zhí)行n 會(huì)議目的任務(wù)、會(huì)議名稱、與會(huì)人員、主持人、會(huì)議目的任務(wù)、會(huì)議名稱、與會(huì)人員、主持人、規(guī)模規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)議程等規(guī)模規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)議程等的具體化。的具體化。n 明確會(huì)議準(zhǔn)備工作。明確會(huì)議準(zhǔn)備工作。n 確定會(huì)議工作人員和服務(wù)人員。確定會(huì)議工作人員和服務(wù)人員。n 部門的會(huì)議一般應(yīng)提前報(bào)至文秘管理部門，由部門的會(huì)議一

7、般應(yīng)提前報(bào)至文秘管理部門，由文秘管理部門統(tǒng)籌安排，訂出一周會(huì)議安排表。文秘管理部門統(tǒng)籌安排，訂出一周會(huì)議安排表。議程形式會(huì)議成本預(yù)算 n 會(huì)議成本包括兩部分：一部分是會(huì)議成本包括兩部分：一部分是“顯性成本顯性成本”，即會(huì)議明顯的耗費(fèi)即會(huì)議明顯的耗費(fèi)。另一部分稱作另一部分稱作“隱性成隱性成本本”，這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的，這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3 3倍再倍再乘以乘以2 2計(jì)算。計(jì)算。n 會(huì)議成本的計(jì)算公式是：會(huì)議成本的計(jì)算公式是：會(huì)議成本會(huì)議成本=X X2J2JN NT T X X表示顯性成本的總和；表示顯性成本的總和；J J代表與會(huì)人員每代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的小時(shí)平均工資的3

8、3倍；倍；N N表示人數(shù)；表示人數(shù)；T T表示時(shí)間表示時(shí)間（小時(shí)）。（小時(shí)）。會(huì)議文書資料的準(zhǔn)備 n會(huì)議文件會(huì)議文件n其他文書資料其他文書資料n會(huì)議文件準(zhǔn)備會(huì)議文件準(zhǔn)備 的程序的程序 會(huì)議文件 比較重要的會(huì)議都需要事先準(zhǔn)備比較重要的會(huì)議都需要事先準(zhǔn)備文件。會(huì)議文件有兩大類：文件。會(huì)議文件有兩大類：一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料，如上級(jí)的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、料，如上級(jí)的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、計(jì)劃以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。計(jì)劃以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件，如：開幕詞、工作報(bào)告、講話稿件，如：開幕詞、工作報(bào)告、講話稿等

9、。等。其他文書資料 會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性或服務(wù)性等其他文書材料，如：或服務(wù)性等其他文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、會(huì)議日會(huì)議通知、會(huì)議議程表、會(huì)議日程表、會(huì)議須知、作息時(shí)間表、程表、會(huì)議須知、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等等。車輛調(diào)度表等等。會(huì)議文件準(zhǔn)備的程序 領(lǐng)導(dǎo)授意領(lǐng)導(dǎo)授意收集資料，寫作收集資料，寫作初稿初稿領(lǐng)導(dǎo)審閱領(lǐng)導(dǎo)審閱修改修改領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)導(dǎo)審定簽發(fā)打印裝訂打印裝訂會(huì)議場(chǎng)所的選擇會(huì)議場(chǎng)所的選擇n 會(huì)議地點(diǎn)必須考慮距離上的遠(yuǎn)近，以及交通上會(huì)議地點(diǎn)

10、必須考慮距離上的遠(yuǎn)近，以及交通上的方便，便于與會(huì)者能按時(shí)到會(huì)；的方便，便于與會(huì)者能按時(shí)到會(huì)；n 會(huì)場(chǎng)內(nèi)外必須保持安靜，有良好的通風(fēng)和照明會(huì)場(chǎng)內(nèi)外必須保持安靜，有良好的通風(fēng)和照明設(shè)施，以及室溫調(diào)空裝置；設(shè)施，以及室溫調(diào)空裝置；n 會(huì)場(chǎng)空間必須適宜，平均每個(gè)與會(huì)者擁有兩平會(huì)場(chǎng)空間必須適宜，平均每個(gè)與會(huì)者擁有兩平方米為宜；方米為宜；n 外出留宿開會(huì)必須考慮通訊聯(lián)系的方便，考慮外出留宿開會(huì)必須考慮通訊聯(lián)系的方便，考慮費(fèi)用開支，考慮衣食起居舒適等等。費(fèi)用開支，考慮衣食起居舒適等等。n 組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的會(huì)議室和辦公室是最常用、最自組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的會(huì)議室和辦公室是最常用、最自然的會(huì)議場(chǎng)所。然的會(huì)議場(chǎng)所。會(huì)議場(chǎng)所的準(zhǔn)

11、備n會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置n出席者的位置安排出席者的位置安排n主席臺(tái)席位安排主席臺(tái)席位安排n會(huì)議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備會(huì)議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備n會(huì)議證件的準(zhǔn)備會(huì)議證件的準(zhǔn)備n其他準(zhǔn)備其他準(zhǔn)備 會(huì)場(chǎng)布置 會(huì)場(chǎng)的布置要配合會(huì)議的目的、性質(zhì)、會(huì)場(chǎng)的布置要配合會(huì)議的目的、性質(zhì)、參加人數(shù)、會(huì)場(chǎng)大小、形狀等因素加以參加人數(shù)、會(huì)場(chǎng)大小、形狀等因素加以設(shè)定，并在會(huì)議之前提前幾小時(shí)進(jìn)行布設(shè)定，并在會(huì)議之前提前幾小時(shí)進(jìn)行布置。置。小型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置小型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置多邊會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置多邊會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置研討會(huì)、座談會(huì)研討會(huì)、座談會(huì) 會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置 小型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置 可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室的中央放置

12、長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌上可放置一兩盆鮮花，四邊供與會(huì)者放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。主持人的位置一般在會(huì)議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。多邊會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置 采用正圓形會(huì)議桌，或多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無主次之分。大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置 安排在會(huì)議廳，會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講安排在會(huì)議廳，會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌布。臺(tái)上方懸掛會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般或其他顏色桌布。臺(tái)上方懸掛會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般用紅底白字或紅底金字。用紅底白字或紅底金字。臺(tái)前可放置花草盆景，

13、臺(tái)前可放置花草盆景，使主席臺(tái)整體上顯得色彩使主席臺(tái)整體上顯得色彩 和諧，舒心悅目。面對(duì)主和諧，舒心悅目。面對(duì)主 席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng) 有桌有席，便于放置文件有桌有席，便于放置文件 和做記錄，席位之間不應(yīng)和做記錄，席位之間不應(yīng) 太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。研討會(huì)、座談會(huì)會(huì)場(chǎng)布置 將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備一些話筒，便于與會(huì)者發(fā)言和多向交流。出席者的位置安排n 主持人或主席要坐在所有與會(huì)人員都能看得清楚的位置。主持人或主席要坐在所有與會(huì)人員都能看得清楚的位置。n 會(huì)議記錄者一般是坐在發(fā)言席的正前方。會(huì)議記錄者一般是

14、坐在發(fā)言席的正前方。n 其余與會(huì)人員要坐在能看到發(fā)言者、黑板、熒屏的地方，其余與會(huì)人員要坐在能看到發(fā)言者、黑板、熒屏的地方，而且盡可能看得到其他人的位置。而且盡可能看得到其他人的位置。n 工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位安排可依職務(wù)高工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位安排可依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主持人席位越近，兩邊入席，左高低為序，職務(wù)越高者離主持人席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。右低，前高后低。n 研討會(huì)、座談會(huì)之類的會(huì)議，與會(huì)者可隨到隨坐。研討會(huì)、座談會(huì)之類的會(huì)議，與會(huì)者可隨到隨坐。n 列席人員一般坐在會(huì)議正式成員的后方。列席人員一般坐在會(huì)議正式成員的后方。n 重要會(huì)議

15、需要事先制作座位卡或姓名牌，并根據(jù)職位高低重要會(huì)議需要事先制作座位卡或姓名牌，并根據(jù)職位高低或上司意圖準(zhǔn)確放置到位?；蛏纤疽鈭D準(zhǔn)確放置到位。n 重要的大中型會(huì)議，應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先重要的大中型會(huì)議，應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會(huì)者由文秘人員或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。劃分席位，與會(huì)者由文秘人員或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。主席臺(tái)席位安排 重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)可設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員的職務(wù)高低以及對(duì)會(huì)議的重要程度而定。邀請(qǐng)的貴賓或來賓如安排在主席臺(tái)就坐的也按照同樣原則。中國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上，排在第一位的居中而坐。以此為基

16、點(diǎn)，其余的以居中者的左手方為第一順序，先左后右，左高右低，前排為主，后排為次，其他的依次類推。應(yīng)在席位前放置姓名牌，便于按位入座。會(huì)議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備 會(huì)議所需的用品和設(shè)施，必須根據(jù)會(huì)議的性會(huì)議所需的用品和設(shè)施，必須根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容毫無遺漏地在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)。會(huì)議常質(zhì)、內(nèi)容毫無遺漏地在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)。會(huì)議常用物品和設(shè)施包括：桌、椅、黑板、熒屏、電用物品和設(shè)施包括：桌、椅、黑板、熒屏、電子白板、話筒、擴(kuò)音器、錄音機(jī)、錄像機(jī)、放子白板、話筒、擴(kuò)音器、錄音機(jī)、錄像機(jī)、放映機(jī)、幻燈片、投影機(jī)、電腦及配套設(shè)備以及映機(jī)、幻燈片、投影機(jī)、電腦及配套設(shè)備以及粉筆、彩色筆、文件夾、透明膠帶、圖釘、筆粉筆、彩色筆

17、、文件夾、透明膠帶、圖釘、筆記用具、錄音帶、電腦軟盤、指示棒、姓名牌、記用具、錄音帶、電腦軟盤、指示棒、姓名牌、茶具等文具和其他用品。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先茶具等文具和其他用品。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試（如擴(kuò)音器的音量大小）。以反復(fù)檢查、調(diào)試（如擴(kuò)音器的音量大?。Ｒ悦馀R時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。會(huì)議證件的準(zhǔn)備正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等證、旁聽證、來賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等證等 各種證件的內(nèi)容欄

18、目，大致包括會(huì)議名稱、使各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng) 貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼 印，以防偽造。印，以防偽造。其他準(zhǔn)備 會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐和住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員的就餐和住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。遠(yuǎn)道而來的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。值班。遠(yuǎn)道而來的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣會(huì)議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人

19、員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送圖片、資考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。議程程序的擬定n 會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議議題的內(nèi)在聯(lián)系和主次，排會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議議題的內(nèi)在聯(lián)系和主次，排列先后次序，這便稱為議程，印成文書后，就是列先后次序，這便稱為議程，印成文書后，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。n 會(huì)議程序：把每一次會(huì)議禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h會(huì)議程序：把每一次會(huì)議禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目有序地排列，使之程式化，程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目有序地排

20、列，使之程式化，這便是程序，制成文書后，就是程序表。程序表這便是程序，制成文書后，就是程序表。程序表最好能列上時(shí)間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。最好能列上時(shí)間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。n 日程表與作息時(shí)間表：日程表，即是將會(huì)議的內(nèi)日程表與作息時(shí)間表：日程表，即是將會(huì)議的內(nèi)容分解安排在會(huì)期的各單元（如分上午、下午、容分解安排在會(huì)期的各單元（如分上午、下午、晚上）或時(shí)數(shù)（幾點(diǎn)至幾點(diǎn)）內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字晚上）或時(shí)數(shù)（幾點(diǎn)至幾點(diǎn)）內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字表達(dá)并制成表格。作息時(shí)間表，是將每天的起居、表達(dá)并制成表格。作息時(shí)間表，是將每天的起居、用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制

21、成表格。超過一天的會(huì)議，需要制訂。成表格。超過一天的會(huì)議，需要制訂。會(huì)議通知的發(fā)送n 本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話和書面本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話和書面簽知等方式通知。簽知等方式通知。n 外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知。n 邀請(qǐng)性會(huì)議可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。一般應(yīng)提前邀請(qǐng)性會(huì)議可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。一般應(yīng)提前7天以上發(fā)出，并隨函附上回執(zhí)，以便準(zhǔn)確統(tǒng)天以上發(fā)出，并隨函附上回執(zhí)，以便準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。n 會(huì)議通知的送達(dá)可采用郵寄、傳真、專人送達(dá)、會(huì)議通知的送達(dá)可采用郵寄、傳真、專人送達(dá)、電子郵件等方式。電子

22、郵件等方式。n 對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象，在書面通知或請(qǐng)柬發(fā)送之對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象，在書面通知或請(qǐng)柬發(fā)送之后，還應(yīng)及時(shí)通過電話進(jìn)行征詢和確定。后，還應(yīng)及時(shí)通過電話進(jìn)行征詢和確定。第三節(jié) 會(huì)中事務(wù)n一、一、會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)n二、二、會(huì)議信息的收集與編發(fā)會(huì)議信息的收集與編發(fā)會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)n報(bào)到與簽到報(bào)到與簽到n會(huì)議材料的發(fā)放會(huì)議材料的發(fā)放n議案、提案的辦理議案、提案的辦理n選舉事務(wù)選舉事務(wù)n會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)報(bào)到與簽到可采用四種方法：可采用四種方法：n 文秘人員點(diǎn)名。適用于人員文秘人員點(diǎn)名。適用于人員 比較熟悉的內(nèi)部小型會(huì)議和比較熟悉的內(nèi)部小型會(huì)議和 工作例會(huì)。工作例會(huì)。n 本人簽到。適用于

23、邀請(qǐng)性會(huì)本人簽到。適用于邀請(qǐng)性會(huì) 議。議。n 憑證件報(bào)到。適合大中型會(huì)憑證件報(bào)到。適合大中型會(huì) 議。議。n 電子簽到。適用于與會(huì)人數(shù)電子簽到。適用于與會(huì)人數(shù) 較多的大中型會(huì)議。較多的大中型會(huì)議。會(huì)議材料的發(fā)放 發(fā)放材料較多的會(huì)議，文秘人員可事先發(fā)放材料較多的會(huì)議，文秘人員可事先集中將材料放在材料袋內(nèi)，待與會(huì)者報(bào)集中將材料放在材料袋內(nèi)，待與會(huì)者報(bào)到時(shí)領(lǐng)取；發(fā)放材料較少的會(huì)議，文秘到時(shí)領(lǐng)??；發(fā)放材料較少的會(huì)議，文秘人員可在會(huì)議正式開始前發(fā)送至與會(huì)者人員可在會(huì)議正式開始前發(fā)送至與會(huì)者的席位上。需要收回的文件材料，一般的席位上。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文在文件的右上角寫明收文 人和

24、收文時(shí)間，收文時(shí)要人和收文時(shí)間，收文時(shí)要 登記，以免漏收。登記，以免漏收。議案、提案的辦理n逐件登記。按照議案、提案的性質(zhì)、內(nèi)逐件登記。按照議案、提案的性質(zhì)、內(nèi)容進(jìn)行分類，逐件登記。容進(jìn)行分類，逐件登記。n擬辦送批。按照業(yè)務(wù)分工、歸口辦理的擬辦送批。按照業(yè)務(wù)分工、歸口辦理的原則，提出議案、提案的處理意見，提原則，提出議案、提案的處理意見，提交主席團(tuán)會(huì)議或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。交主席團(tuán)會(huì)議或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。n轉(zhuǎn)辦。轉(zhuǎn)交有關(guān)部門研究處理，并負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)辦。轉(zhuǎn)交有關(guān)部門研究處理，并負(fù)責(zé)答復(fù)。答復(fù)。n及時(shí)催辦。及時(shí)催辦。n及時(shí)結(jié)案。及時(shí)結(jié)案。選舉事務(wù) 文秘人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好選舉須知；準(zhǔn)備好不同文秘人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好選舉須

25、知；準(zhǔn)備好不同顏色的兩套選票，一套選舉時(shí)使用，另一套備顏色的兩套選票，一套選舉時(shí)使用，另一套備用；應(yīng)按用；應(yīng)按150150至至200200人一個(gè)票箱的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備票箱；人一個(gè)票箱的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備票箱；大型選舉還應(yīng)劃分選區(qū)、投票路線等文秘人員大型選舉還應(yīng)劃分選區(qū)、投票路線等文秘人員還應(yīng)熟知選舉的方法和程序，準(zhǔn)備擔(dān)任選舉時(shí)還應(yīng)熟知選舉的方法和程序，準(zhǔn)備擔(dān)任選舉時(shí)唱票、監(jiān)票、記票、統(tǒng)計(jì)等工作人員。唱票、監(jiān)票、記票、統(tǒng)計(jì)等工作人員。會(huì)場(chǎng)服務(wù)引導(dǎo)與會(huì)入席?？梢圆捎糜∷⒁龑?dǎo)與會(huì)入席?？梢圆捎糜∷ⅰ白伪碜伪怼?，在，在會(huì)場(chǎng)設(shè)立指示標(biāo)記、在簽到證或出席證上注明會(huì)場(chǎng)設(shè)立指示標(biāo)記、在簽到證或出席證上注明座次號(hào)碼等方式。座

26、次號(hào)碼等方式。內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息。維持會(huì)場(chǎng)秩序。維持會(huì)場(chǎng)秩序。場(chǎng)地冷暖、照明設(shè)備、茶場(chǎng)地冷暖、照明設(shè)備、茶 水供應(yīng)、指引與會(huì)者使用水供應(yīng)、指引與會(huì)者使用 會(huì)場(chǎng)的生活設(shè)施，照顧與會(huì)場(chǎng)的生活設(shè)施，照顧與 會(huì)人員會(huì)間休息，滿足與會(huì)人員會(huì)間休息，滿足與 會(huì)人員的臨時(shí)需要等等服會(huì)人員的臨時(shí)需要等等服 務(wù)工作。務(wù)工作。會(huì)議信息的收集與編發(fā)n會(huì)議信息的收集、核實(shí)與整理會(huì)議信息的收集、核實(shí)與整理n會(huì)議信息的編發(fā)會(huì)議信息的編發(fā)會(huì)議信息的收集、核實(shí)與整理n會(huì)議信息的收集會(huì)議信息的收集n會(huì)議信息的會(huì)議信息的核實(shí)與匯總核實(shí)與匯總n會(huì)議信息的整理與篩選會(huì)議信息的整理與篩選會(huì)議信息的收集n會(huì)議記錄是會(huì)議

27、信息收集的主要方式，會(huì)議記錄是會(huì)議信息收集的主要方式，一般會(huì)議都應(yīng)記錄，重要的會(huì)議還可由一般會(huì)議都應(yīng)記錄，重要的會(huì)議還可由兩名文秘人員同時(shí)記錄。兩名文秘人員同時(shí)記錄。n會(huì)議記錄包括兩部分內(nèi)容：第一部分是會(huì)議記錄包括兩部分內(nèi)容：第一部分是會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、出席者、主持人等。第二部分是會(huì)議的出席者、主持人等。第二部分是會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議議題、討論發(fā)言、形成內(nèi)容，包括會(huì)議議題、討論發(fā)言、形成決議等。決議等。n錄音、攝影和錄像錄音、攝影和錄像 是會(huì)議信息收集的輔是會(huì)議信息收集的輔助方式。助方式。會(huì)議信息的核實(shí)與匯總n 文秘人員會(huì)后應(yīng)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行

28、核實(shí)。兩位人文秘人員會(huì)后應(yīng)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行核實(shí)。兩位人員同時(shí)記錄的，要對(duì)同并合成一份較完整的會(huì)員同時(shí)記錄的，要對(duì)同并合成一份較完整的會(huì)議記錄。有錄音的，應(yīng)將錄音與文字記錄核對(duì)、議記錄。有錄音的，應(yīng)將錄音與文字記錄核對(duì)、補(bǔ)充或修改。會(huì)場(chǎng)上未聽清的內(nèi)容，尤其是重補(bǔ)充或修改。會(huì)場(chǎng)上未聽清的內(nèi)容，尤其是重要的人名、地名、時(shí)間、數(shù)據(jù)、引文等，必須要的人名、地名、時(shí)間、數(shù)據(jù)、引文等，必須找發(fā)言人核實(shí)無誤。找發(fā)言人核實(shí)無誤。n 信息匯總一般采取匯合多種會(huì)議記錄；聽取、信息匯總一般采取匯合多種會(huì)議記錄；聽取、記錄各小組的口頭匯報(bào)；收閱發(fā)言人的發(fā)言稿記錄各小組的口頭匯報(bào)；收閱發(fā)言人的發(fā)言稿或書面發(fā)言稿等方式進(jìn)行。

29、或書面發(fā)言稿等方式進(jìn)行。n 總之，應(yīng)將會(huì)議全過程中所提供的信息盡可能總之，應(yīng)將會(huì)議全過程中所提供的信息盡可能齊全、完整地收集、匯總在一起。齊全、完整地收集、匯總在一起。會(huì)議信息的整理與篩選n匯總的信息往往是大量的、分散的，甚至匯總的信息往往是大量的、分散的，甚至是雜亂的、良莠不齊的，必須加以整理，是雜亂的、良莠不齊的，必須加以整理，即將多數(shù)的、同類的信息歸納在一起。即將多數(shù)的、同類的信息歸納在一起。n篩選就是過濾、挑選出有用的信息，同時(shí)篩選就是過濾、挑選出有用的信息，同時(shí)把極少數(shù)陳舊的、不真實(shí)的、無意義的信把極少數(shù)陳舊的、不真實(shí)的、無意義的信息揚(yáng)棄。息揚(yáng)棄。會(huì)議信息的編發(fā)n 信息的編寫信息的編

30、寫：文字材料：文字材料可采取歸納法，摘要法可采取歸納法，摘要法等進(jìn)行編寫，對(duì)相片、錄音和錄像進(jìn)行選擇和等進(jìn)行編寫，對(duì)相片、錄音和錄像進(jìn)行選擇和剪輯?？傊瑧?yīng)將會(huì)議的文字與錄像信息編寫剪輯。總之，應(yīng)將會(huì)議的文字與錄像信息編寫并挑選出來，印制成材料，供與會(huì)人員學(xué)習(xí)參并挑選出來，印制成材料，供與會(huì)人員學(xué)習(xí)參考。考。n 發(fā)送或歸檔發(fā)送或歸檔 ：經(jīng)編選、印制的材料，有利于：經(jīng)編選、印制的材料，有利于會(huì)議進(jìn)展的，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給與會(huì)人員。暫時(shí)不會(huì)議進(jìn)展的，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給與會(huì)人員。暫時(shí)不用、但日后有參考價(jià)值的材料，則應(yīng)歸檔，以用、但日后有參考價(jià)值的材料，則應(yīng)歸檔，以備會(huì)后查考之用。備會(huì)后查考之用。n 編發(fā)的形式編發(fā)的形式 ：會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)：會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)具有。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)具有“簡(jiǎn)、簡(jiǎn)、真、新、快真、新、快”的特點(diǎn)。會(huì)議秘書處編印。的特點(diǎn)。會(huì)議秘書處編印。第四節(jié) 會(huì)后工作一、會(huì)后事務(wù)處理（會(huì)場(chǎng)清理、人員一、會(huì)后事務(wù)處理（會(huì)場(chǎng)清理、人員離會(huì)、會(huì)議決算）離會(huì)、會(huì)議決算）二、會(huì)議文件（印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議二、會(huì)議文件（印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議議定事項(xiàng)通知、匯編會(huì)議文件和歸議定事項(xiàng)通知、匯編會(huì)議文件和歸檔）檔）三、會(huì)議總結(jié)三、會(huì)議總結(jié)四、會(huì)議傳達(dá)四、會(huì)議傳達(dá)五、會(huì)議催辦（發(fā)文、電話、人員）五、會(huì)議催辦（發(fā)文、電話、人員）