公文寫作知識(shí)-公文格式.ppt

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,,,七、公文的格式,公文的格式，有兩個(gè)意思：一是指公文的寫作模式；二是指文件的文面樣式規(guī)定。這里所指的“公文格式”，是第二個(gè)意思，一般所指“公文格式”，也主要是此意思。,對(duì)“公文格式”的理解,格式是死的，制作是活的，這里又有兩個(gè)意思：一、公文寫作，要根據(jù)公文的寫作目的和實(shí)質(zhì)內(nèi)容，決定風(fēng)格和選材。二、文件文面，嚴(yán)格遵守國家質(zhì)監(jiān)局關(guān)于公文格式的規(guī)定，盡量使文件具有美感，給人以愉悅的觀感。一組簡報(bào)的文面表現(xiàn),,,公文格式常識(shí),完整意義上的公文，實(shí)際指人們平常所謂的“文件”。因此，說“公文的格式”，就一并包括了公文文書文本（正文）及其以外的文件版式內(nèi)容。具體有：秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭）、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期。,一份完整的公文，由“文頭、主文、文尾”三部分組成。但《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十一條明確規(guī)定：公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照（國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999-12-27）《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。按照《格式》的稱謂，三個(gè)部分應(yīng)分別叫“眉首、主體、版記”。,一、眉首（教材稱“文頭”）“紅頭文件”首頁上的紅線，叫“反線”（教材稱“間隔線”）。反線以上部分內(nèi)容，就是眉首（文頭）部分。包括秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（教材稱“文件名稱）、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等內(nèi)容，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)（教材簡稱“份號(hào)”）。（一）份數(shù)序號(hào)左上角，分發(fā)時(shí)按號(hào)登記清楚。（二）密級(jí)右上角，如有時(shí)限，用★隔開。用3號(hào)黑體（三）緊急程度右上角，同時(shí)有密級(jí)排于密級(jí)之下。用3號(hào)黑體（四）版頭發(fā)文機(jī)關(guān)全名或規(guī)范簡稱后加“文件”一詞。紅色小標(biāo)宋體字，但最大不能等于或大于22ｍｍ15ｍｍ。（五）發(fā)文字號(hào)機(jī)關(guān)代字+年份+序號(hào)，六角方括號(hào)。標(biāo)識(shí)下空2行，3號(hào)仿宋字。（六）反線。紅色。發(fā)文字號(hào)下隔4mm處。黨的文件中間加五角星。,,,,,,,,,,發(fā)文字號(hào)制作要領(lǐng)：1．機(jī)關(guān)代字：黔警院；年號(hào)：〔2003〕；序號(hào)：3號(hào)。完整文號(hào)：黔警院〔2003〕3號(hào)；如果是對(duì)內(nèi)下發(fā)可加“發(fā)”字：黔警院發(fā)2．在機(jī)關(guān)代字部分，還可有部門代字和文種代字：（1）部門代字：黔警院辦字〔2003〕3號(hào)；（2）文種代字：黔警院通字〔2003〕3號(hào)；（意為：貴州警官職業(yè)學(xué)院2003年第3號(hào)通報(bào)）部門一般只能是辦公廳（室）才能行文，軍警系統(tǒng)政治部可以行文。注意：上行文不能用部門代字,因?yàn)榈扔谠郊?jí)行文。,（7）簽發(fā)人上報(bào)公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字?！昂灠l(fā)人”用3號(hào)仿宋字，后標(biāo)全角冒號(hào)；冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)簽發(fā)人姓名。,,,,,,,二、主體（教材稱主文）反線以下，主題詞（不含）以上部分，為主體部分。（一）標(biāo)題紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行排布。（二）主送機(jī)關(guān)受理單位，標(biāo)題下空一行左頂格3號(hào)仿宋。（三）附件正文下一行左空2字用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“附件”，冒號(hào)后標(biāo)附件名稱。如有序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱后不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)“附件”（和序號(hào)），序號(hào)和名稱應(yīng)前后一致。附件是隨文發(fā)送的材料，有時(shí)是公文的主要部分，如總結(jié)等。,,,,,,,,（四）印章（1）單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下壓成文時(shí)間。當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。（2）聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間。印章加蓋方式相同，以保證印章排列整齊。兩印章之間互不相交或相切，相距不超過3ｍｍ。（3）當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下，右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。（4）特殊情況：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。,用印示例：,（1）二00三年二月五日（2）二00三年二月五日（3）二00三年二月五日,,,,,,,,,,,,,,三、版記（教材稱“文尾”）（一）主題詞“主題詞”3字用3號(hào)黑體字，全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空一字。（二）抄送機(jī)關(guān)和印發(fā)機(jī)關(guān)及印發(fā)時(shí)間抄送機(jī)關(guān)左空一字，回行對(duì)齊冒號(hào)后；印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)時(shí)間右空一字并用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。（三）頁碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線。一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。,,,,,四、公文完整格式156mm225mm4ｍｍ空2行空1行210mm297mm37mm35mmA4紙2228個(gè)字標(biāo)題2號(hào)宋體正文3號(hào)仿宋,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,公文各種規(guī)定規(guī)格全覽,（一）用紙：A4，210ｍｍ297；版心：156ｍｍ225ｍｍ（二）各種距離：版心上邊緣到頁邊：37ｍｍ；版心下邊緣到頁邊：35；版心左邊緣到頁邊：28ｍｍ；版心右邊緣到頁邊：26；版心上邊緣到版頭：25ｍｍ；文號(hào)：版頭下空2行；反線：字號(hào)下4ｍｍ；標(biāo)題：反線下空2行（標(biāo)準(zhǔn)行：3號(hào)字＋7/83號(hào)字）；日期：右空4字。頁碼：版心下一行，左右各置一一字線，右（左）空1字。（三）各種字號(hào)：秘密等級(jí)和保密期限：3號(hào)黑體；緊急程度：3號(hào)黑體；版頭：不大于“22ｍｍ15ｍｍ”的紅色宋體；發(fā)文字號(hào)：3號(hào)仿宋；簽發(fā)人：“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋，簽名用3號(hào)楷體；公文標(biāo)題：2號(hào)宋體；公文正文：3號(hào)仿宋（包括主送機(jī)關(guān)、附件名）；主題詞：“主題詞”三字用3號(hào)黑體，詞目用3號(hào)宋體；頁碼：4號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)碼。,幾個(gè)需掌握的問題,（一）標(biāo)題的制作標(biāo)題要求：準(zhǔn)確簡要概括公文主要內(nèi)容。標(biāo)題形式有四種：1．發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種（完整標(biāo)題）：貴州警官職業(yè)學(xué)院關(guān)于舉行閱兵式的通知2．事由＋文種：版頭本身就有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)：關(guān)于舉行閱兵式的通知3．發(fā)文機(jī)關(guān)＋文種：公告性、權(quán)威性公文，可以省略事由：1．貴州警官職業(yè)學(xué)院通知2．中華人民共和國主席令4．僅用文種：主要是公告性的公文，泛行文：通知標(biāo)題的排列居中，字?jǐn)?shù)較多需要轉(zhuǎn)行時(shí)，要注意排列美觀；最好不要將一個(gè)結(jié)構(gòu)緊密完整的詞或者詞組拆開：貴州警官職業(yè)學(xué)院關(guān)于舉行閱兵式的通知,,（二）受文機(jī)關(guān)1．受文機(jī)關(guān)是公文的發(fā)至機(jī)關(guān)，分主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)是公文的主要受理單位，它的位置在正文左上方頂格排列，因此有人叫“抬頭”，名稱后用冒號(hào)。有多個(gè)主送機(jī)關(guān)時(shí)，按重要性依次排列，每個(gè)機(jī)關(guān)間用頓號(hào)或者逗號(hào)隔開。若主送機(jī)關(guān)太多，基本占滿第一頁而排不下正文時(shí)，可以將主送機(jī)關(guān)位置放到“抄送機(jī)關(guān)”欄去，但要注明“主送機(jī)關(guān)”且放抄送機(jī)關(guān)之上。也有的下行文主送機(jī)關(guān)不但多，而且用不著具體列出，常以“各單位”一類詞泛稱。抄送機(jī)關(guān)是需要協(xié)辦或者了解、掌握公文事項(xiàng)的機(jī)關(guān)，它的位置在公文末頁的專門欄目內(nèi)。2．主送機(jī)關(guān)的注意事項(xiàng)請(qǐng)示、報(bào)告一類的上行文，主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè)；某些下行或平行文特指性很強(qiáng)，如批復(fù)、函等，也只能是一個(gè)。某些不具特指性，具有廣泛性的公告性、知照性公文，也可不寫主送機(jī)關(guān)。,（三）簽署和成文時(shí)間1．簽署有的公文需用領(lǐng)導(dǎo)人的簽字或印章，以表明文件的有效性和責(zé)任性，有時(shí)是表明公文的權(quán)威性。領(lǐng)導(dǎo)人簽章，叫簽署。多用于命令（令）等指令性公文以及議案等提案性公文。2．成文時(shí)間一般公文成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出時(shí)間為準(zhǔn)。會(huì)議通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)。法規(guī)性文書，以通過或者批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；有生效、執(zhí)行日期的，一般在條文最后要專門說明。成文時(shí)間用漢字書寫，完整寫出“年月日”；書寫格式：成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下壓成文時(shí)間。,,（四）主題詞1．主題詞的用法主題詞是應(yīng)辦公自動(dòng)化產(chǎn)生，為規(guī)范文件檢索，近年增加的文件版式內(nèi)容。主題詞是用規(guī)范的詞或詞組來標(biāo)引公文的主題內(nèi)容。主題詞一般為3至5個(gè)詞。第一個(gè)詞表示公文內(nèi)容的類別；最后一個(gè)詞表示公文的文種；中間的詞用表示公文關(guān)鍵內(nèi)容的類屬詞，提示公文最關(guān)鍵的內(nèi)容。每個(gè)主題詞一般為2字，最多不超過4字。標(biāo)注主題詞，應(yīng)盡量使用國務(wù)院及省部有關(guān)秘書機(jī)關(guān)發(fā)布的《主題詞表》。2．主題詞的標(biāo)注法主題詞在公文末頁版記部分，抄送機(jī)關(guān)欄橫線左上方，“主題詞”3字頂格，用3號(hào)黑體字，全角冒號(hào)；主題詞內(nèi)容詞目用3號(hào)宋體字，詞目之間空一字。,,常規(guī)性工作會(huì)議紀(jì)要：,,大型專題性會(huì)議紀(jì)要、公布性會(huì)議紀(jì)要：,,,30mm國家財(cái)政部函國財(cái)函字〔2000〕4號(hào)財(cái)政部關(guān)于海南省處置積壓房地產(chǎn)中央專項(xiàng)補(bǔ)助使用范圍問題的復(fù)函海南省人民政府：你省《關(guān)于商請(qǐng)批準(zhǔn)適度放寬中央財(cái)政專項(xiàng)補(bǔ)助資金使用范圍的函》（瓊府明電〔2000〕2號(hào)）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)復(fù)函如下：根據(jù)《國務(wù)院批得通知》（國辦通〔2000〕2號(hào)）的有關(guān)精神，為了鼓勵(lì)有條件的科研院所和高等院校購買積壓商品房，同意將中央財(cái)政專項(xiàng)補(bǔ)助資金退還土地出讓金而限價(jià)出售的經(jīng)濟(jì)適用房銷售對(duì)象擴(kuò)大至科研院所、高等院校購買用于科研、教學(xué)、辦公、職工集體住宿或作為有貢獻(xiàn)的專家、教授、勞動(dòng)模范等人員度假基地。請(qǐng)按照規(guī)定用途申報(bào)專項(xiàng)補(bǔ)助資金，并做到?？顚Ｓ?。此復(fù)。中華人民共和國財(cái)政部二000年六月二十二日,,,,,,,版心156mm170mm,,公函的格式,,謝謝,