《企業(yè)培訓(xùn)Excel》PPT課件.ppt

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1、,OFFICE課程培訓(xùn)方案,,培訓(xùn)企業(yè)：夏商集團(tuán) 內(nèi)容：office,第一部份：Excel,第一講,一、選取的特殊技巧： 選定不相鄰的文本矩形區(qū)域：按著ctrl”鍵，然后單擊所選定的單元格（可拖拉） 選定相鄰的多張工作表：單擊要選擇的第一工作表標(biāo)簽，然后按著shift鍵，再單擊最后一張工作表，（不拖拉） 選定不相鄰的多張工作表：先單擊想要選定的第一張工作表的標(biāo)簽，按住ctrl鍵分別單擊我們所要選定的工作表標(biāo)簽 擴(kuò)展選取F8的使用(矩形選擇) 特殊的光標(biāo)區(qū)域移動(dòng)：TAB（向右），TAB+SHIFT（向左移動(dòng)），ENTER（向下），SHIFT+ENTER（向上），CTRL+方向鍵（定位第一個(gè)和最后

2、一個(gè)相同的單元格） 每次選定同一單元格直接按下Enter鍵會(huì)默認(rèn)移到下一個(gè)單元格上，按“Ctrl+Enter”組合鍵，而活動(dòng)單元格仍為當(dāng)前單元格。 快速復(fù)制上面單元格內(nèi)容填充。Ctrl+ Alt+向下鍵 用有效性定義數(shù)據(jù)系列 如何快速定位到單元格？ 方法一：按F5鍵，出現(xiàn)“定位”對(duì)話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。 方法二：單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。 10、 如何快速選取特定區(qū)域？ 使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000，最簡便的方法是按F5鍵，出現(xiàn)“定位”窗口，在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2：A1000。

3、 11、 快速選定包含公式的單元格 執(zhí)行“編輯定位”命令，（或按F5）在隨后彈出的對(duì)話框中，按“定位條件”按鈕，選中“公式”選項(xiàng)后確定，即可一次性選中包含“公式”的所有單元格。,制作電子表格的操作技巧,二、工作表的插入、刪除、移動(dòng)、復(fù)制及其它：,插入工作表：選擇插入菜單中的工作表； 刪除工作表：選擇編輯菜單中的刪除工作表 移動(dòng)（在工作簿中）鼠標(biāo)法: 單擊標(biāo)簽，然后拖拉到相應(yīng)位置. 復(fù)制（在工作簿中）鼠標(biāo)法：按下 ctrl+拖拉到相應(yīng)位置 移動(dòng)和復(fù)制到另外一本工作簿菜單法“:編輯”菜單的“移動(dòng)和復(fù)制”（如下圖） 重新命名工作表：雙擊選中的工作表的標(biāo)簽或“格式”菜單下的“工作表”中的“重命名”

4、. 隱藏和保護(hù)工作溥。 保護(hù)工作表。（保護(hù)部份單元格） 分割工作表：利用橫向和豎向滾動(dòng)條上的分割符號(hào)進(jìn)行拖動(dòng)；或窗口（菜單） 拆分窗口 取消拆分：雙擊拆分，凍結(jié)窗口。注：分割后的工作表還是一張工作表，對(duì)任一窗格內(nèi)容的修改都會(huì)反映到另一窗格 隱藏表格線：工具（菜單） 選項(xiàng) “視窗中的“網(wǎng)格線”（批注） 在工作表中增加注釋：利用插入菜單中的批注 工具欄的顯示/隱藏：“視圖”菜單下的“工具欄”中的“各選項(xiàng)”,三、輸入特殊數(shù)據(jù)的技巧：,文字方向。 一個(gè)單元格多行文字的方法。ALT+Enter 輸入文字： （1）、默認(rèn)的單元格寬度是8個(gè)字符寬,如果超過8個(gè)字符時(shí),我們可以通過格式中的列中的列寬改變寬度

5、，或者使用鼠標(biāo)移動(dòng)，但一個(gè)單元格最多可以輸入122漢字 （2）、改變單元格內(nèi)的漢字排列格式：格式中的單元格中的對(duì)齊,標(biāo)題應(yīng)采用合并單元格的方法。 （3）、對(duì)于以”0”開頭的數(shù)字串, 實(shí)際屬于字符串, 應(yīng)按 0592方法輸入（即先輸入） 或者對(duì)選定的單元格設(shè)定為文字格式(通過”格式”菜單中的”單元格”中的“數(shù)字”下的“文本” 4. 輸入數(shù)字：我們可以通過格式中的單元格中的數(shù)字來設(shè)置數(shù)字輸入的各種格式，其中注意小數(shù)（7.89）科學(xué)記數(shù)（1.23E+0.8）12356789分?jǐn)?shù)（0 或00 7/8） 輸入日期和時(shí)間： （1）、我們在以12小時(shí)計(jì)時(shí)時(shí)，數(shù)字與字母之間必須有；空格，分別代表上午，

6、下午，例：5:00 （2）、在既輸入日期,又輸入時(shí)間,日期與時(shí)間之間也必須有空格,鍵入日期時(shí),我們可以使用斜杠()或連字符(--)，但我們可以選定不同的輸出格式,6. 數(shù)字輸入 對(duì)于分?jǐn)?shù)，在輸入可能和日期混淆的數(shù)值時(shí)，應(yīng)在分?jǐn)?shù)前加數(shù)字“0”和空格。例如，在單元格中輸入“2/3”，Excel將奪天工認(rèn)為你輸入的是一個(gè)日期，在確認(rèn)輸入時(shí)將單元格的內(nèi)容自動(dòng)修改為“2月3日”。如果希望輸入的是一個(gè)分?jǐn)?shù)，就必須在單元格中輸入“0 2/3”，請注意0后面的空格。 7. 輸入的特殊技巧 “ctrl+” 復(fù)制上一單元格的內(nèi)容；“ctrl+;”快速輸入當(dāng)前日期，“ctrl+:”快速輸入當(dāng)前時(shí)間 8

7、. 單元格的快速復(fù)制（CTRL+右鍵拖拉復(fù)制單元格） 9. 從原有數(shù)據(jù)（文本）中選擇字段輸入：在數(shù)組下面單擊右鍵-選擇列表 10. 輸入負(fù)數(shù) 在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識(shí)，也可將數(shù)字置在（）括號(hào)內(nèi)來標(biāo)識(shí)，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。 11. 自動(dòng)定位小數(shù)位 因?yàn)橛幸淮笈T如123.5之類的學(xué)生成績需要錄入，如果錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會(huì)使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數(shù)點(diǎn)）。 單擊“工具”“選項(xiàng)”“編輯”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)。在此，我

8、們鍵入“1”（如圖3）。單擊“確定”按鈕。,四、相同數(shù)據(jù)的輸入：,1、 同時(shí)對(duì)多個(gè)單元格輸入相同的數(shù)據(jù) （1）選定要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域 （2）輸入數(shù)據(jù)（此數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)在選定單元格的左上角的第一單元格） （3）同時(shí)按下Ctrl+回車 2、同時(shí)選定工作表組 （1）選定工作表組 （2）在工作表組中的一張工作表內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，那么該數(shù)據(jù)也會(huì)反映到這組工作表中 3、填充柄的應(yīng)用。,五. 輸入的自動(dòng)化,1、對(duì)一些有規(guī)則的數(shù)據(jù)（等差，等比，星期星期日等）利用編輯菜單中的填充中的序列 其基本步驟： （1）在序列中的第一個(gè)單元格中輸入初值，例如：1 （2）用拖拉選定區(qū)域 （3）選擇“編輯”中的“

9、填充”中的 ”序列”中的自動(dòng)填充、等差、等比（步長值） （4）自定義序列：工具（菜單） 選項(xiàng) 自定義序列,六、編輯工作表,1、編輯（修改插入，刪除）單元格內(nèi)容，先選定所要編輯的單元格，然后雙擊 2、編輯欄中的數(shù)據(jù)：先選定所要編輯的單元格，然后單擊上面的編輯欄 3、如何快速地復(fù)制單元格的格式？ 要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上，可使用“格式刷”按鈕。 4、變單元格中的字體、大小、顏色和對(duì)齊方式（注意分散對(duì)齊、跨列居中、填充） 執(zhí)行格式中的單元格中的各選項(xiàng)此項(xiàng)內(nèi)容非常豐富如下圖： 5、時(shí)間的加減運(yùn)算 時(shí)間和時(shí)期可以相加、相減，并可以包含到其他運(yùn)算中。如果要在公式中使用日期或時(shí)間，請用帶引

10、號(hào)的文本形式輸入日期或時(shí)間值。例如，公式“2005/4/30”-“2002/3/20””，將得到數(shù)值1137?；?DATE(2006,4,7)-DATE(2006,3,28) 將得到數(shù)值10天， 6、單元格的數(shù)字自定義功能之一：格式-單元格-數(shù)字-自定義-如“abc！0#”格式：,第二講,一、在公式中使用運(yùn)算符號(hào)： （加法）（減法）*（乘法）（除法） （乘方） 2、當(dāng)我們直接使用函數(shù)指南f(x)或插入---函數(shù)中的函數(shù)進(jìn)行運(yùn)算，不需要人為輸入等號(hào)，系統(tǒng)在編輯欄自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)等號(hào) 在使用參數(shù)時(shí)，我們一定要注意必選項(xiàng)（粗體）和任選項(xiàng)（非粗體） 對(duì)于參數(shù)，我們可以用區(qū)域代表一個(gè)參數(shù)（如：Sum(A1：

11、A5)因?yàn)楹瘮?shù)中僅能帶30個(gè)參數(shù),三、其它規(guī)定：,1、參數(shù)名和參數(shù)類型： 參數(shù)名：我們可以根據(jù)參數(shù)的名稱來判斷參數(shù)的類型，以免輸入的數(shù)據(jù)類型錯(cuò)誤 參數(shù)類型：數(shù)，文字（需要用雙引號(hào)），邏輯值（True, False）.錯(cuò)誤值(#NAME? #Null!)；引用（A10）數(shù)組Sum(B2:D2*B3:D3). 2、參數(shù)表中使用逗號(hào)：（高級(jí)班才講） 用戶必須用逗號(hào)分隔單個(gè)參數(shù)，但應(yīng)注意不要額外鍵入逗號(hào)，因?yàn)橐粋€(gè)逗號(hào)將代表一個(gè)參數(shù)，例：Aver(1,2,3,4,5)返回值3, 而Aver(, , l,2,3,4,5)卻返回2.14. 注意: 如果將引用作為一個(gè)參數(shù), 而且這一引用使用逗號(hào)做合并

12、運(yùn)算,則用括弧將引用括起來.例：Areas((A1,C1)). 注意：在公式中輸入函數(shù)： 例：A1-A3Sum(B2:C3)*100)+100 3、錯(cuò)誤值的意義：,四函數(shù)的操作方法,1、單擊需要輸入函數(shù)的單元格。 2、單擊編輯欄中插入函數(shù)按鈕 ，將會(huì)在編輯欄下面出現(xiàn)一個(gè)插入函數(shù)選項(xiàng)板，此時(shí)名稱框?qū)⒆兂珊瘮?shù)按鈕 3、快捷輸入函數(shù)的參數(shù) 如果你只記得函數(shù)的名稱，而記不清它的所有格式，你可以先在單元格中輸入一個(gè)等號(hào)及函數(shù)名，然后按下Ctrl+A鍵，Excel則自動(dòng)打開“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，引導(dǎo)你快速輸入函數(shù)的參數(shù)。,五、函數(shù),第三講,一、記錄單的創(chuàng)建 輸入記錄單的字段名 選定并執(zhí)行數(shù)據(jù)/記錄單

13、確定 在各字段中鍵入記錄單的值 按“回車”即加入一條記錄 記錄的插入：執(zhí)行插入/單元格 整行 確定 記錄的查找：1，執(zhí)行數(shù)據(jù)/記錄單 鍵入欲查找記錄的值 按“回車” 二、排序 執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中的”排序，其中可以按照主關(guān)鍵字，次關(guān)鍵字，第三關(guān)鍵字，依次排列(也是說,首先按照主關(guān)鍵字排序,當(dāng)主關(guān)鍵字中有相同字段時(shí),再根據(jù)次關(guān)鍵字排序,依次類排).（圖4-4）,對(duì)數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總,三、篩選 執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中的“篩選”中的“自動(dòng)篩選或高級(jí)篩選” 自動(dòng)篩選：是指在分類匯總的基礎(chǔ)上，選擇某一部份（類別）的數(shù)據(jù) 步驟： （1）、選定要篩選的單元格。 （2）、數(shù)據(jù)（菜單） 篩選 自動(dòng)篩選 自定義篩

14、選： （1）、在建立篩選的基礎(chǔ)上，利用向下的箭頭，選擇自定義選項(xiàng) （2）、在自定義自動(dòng)篩選方式對(duì)話框中進(jìn)行條件設(shè)定（可同時(shí)設(shè)定兩個(gè)條件） 高級(jí)篩選：一般用在于條件比較復(fù)雜的尋找。 設(shè)定條件區(qū)域 在數(shù)據(jù)清單的前方插入幾個(gè)空行 輸入要設(shè)定條件的字段名稱及條件 若要對(duì)不同的列指定多重條件，請?jiān)跅l件區(qū)域的同一行輸入所有的條件（條件標(biāo)記必須和我們想評(píng)價(jià)的列標(biāo)記相同） 若要相同的列指定不同的條件，請把條件輸入不同的行上 2）數(shù)據(jù)（菜單） 篩選 高級(jí)篩選 根據(jù)對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置,四、分類匯總 1、對(duì)欲分類的字段進(jìn)行排序 2、執(zhí)行數(shù)據(jù)/分類匯總 3、選擇分類字段及匯總方式和匯總項(xiàng) 確定 多級(jí)分類匯總： 1、進(jìn)

15、行兩列以上排序 2、給主分類段分類匯總 3、給次分類段分類匯總并使“替換當(dāng)前分類匯總”無效確定,五、模擬運(yùn)算表 單模擬運(yùn)算表： 單變量模擬運(yùn)算表的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)是，其輸入數(shù)值被排列在一列中（列引用）或一行中（行引用）。單變量模擬運(yùn)算表中使用的公式必須引用輸入單元格。 1、在一列或一行中，鍵入要替換工作表上的輸入單元格的數(shù)值序列。 2、如果輸入數(shù)值被排成一列，請?jiān)诘谝粋€(gè)數(shù)值的上一行且處于數(shù)值列右側(cè)的單元格中，鍵入所需的公式。在同一行中，在第一個(gè)公式的右邊，分別鍵入其它公式。 3、如果輸入數(shù)值被排成一行，請?jiān)诘谝粋€(gè)數(shù)值左邊一列且處于數(shù)值行下方的單元格內(nèi)，鍵入所需的公式。在同一列中，在第一個(gè)公式的下方，分

16、別鍵入其它公式。 4、選定包含公式和需要被替換的數(shù)值的單元格區(qū)域。 5、在“數(shù)據(jù)”菜單中，單擊“模擬運(yùn)算表”命令。 6、如果模擬運(yùn)算表是列方向的，請?jiān)凇拜斎胍昧械膯卧瘛本庉嬁蛑?，為輸入單元格鍵入引用。 7、如果模擬運(yùn)算表是行方向的，請?jiān)凇拜斎胍眯械膯卧瘛本庉嬁蛑校瑸檩斎雴卧矜I入引用。,雙模擬運(yùn)算表： 雙變量模擬運(yùn)算表中的兩組輸入數(shù)值使用同一個(gè)公式。這個(gè)公式必須引用兩個(gè)不同的輸入單元格。 在工作表的某個(gè)單元格內(nèi)，輸入所需的引用兩個(gè)輸入單元格的公式。 在公式下面同一列中鍵入一組輸入數(shù)值，在公式右邊同一行中鍵入第二組輸入數(shù)值。 選定包含公式以及數(shù)值行和列的單元格區(qū)域。 在“數(shù)據(jù)”菜單中，單

17、擊“模擬運(yùn)算表”命令。 在“輸入引用行的單元格”編輯框中，輸入要由行數(shù)值替換的輸入單元格的引用。 在“輸入引用列的單元格”編輯框中，輸入要由列數(shù)值替換的輸入單元格的引用。 六、單變量求解 工具菜單-----單變量求解,第四講,數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉表的交互式格式表格，它是一種組織數(shù)據(jù)的軟設(shè)備。用戶可以在透視表中指定想顯示的字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)，以確定如何組織數(shù)據(jù)。,數(shù)據(jù)透視表、及圖表的創(chuàng),一、透視表的創(chuàng)建 1、單擊工作表中的任意單元格 2、單擊數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)透視表達(dá)式 下一步 下一步 3、拖動(dòng)右邊的字段按鈕到圖中來做成透視表的行列數(shù)據(jù) 例如把日期作為頁字段，產(chǎn)品作為行字段，地區(qū)作

18、為列字段，銷售額作為數(shù)據(jù)項(xiàng) 如下圖：,最后結(jié)果是：,一、修改透視表 1、行列互換 在列字段名單元格A4按下左鍵拖曳到行字段中即可。（行同上） 2、添加和刪除字段 單擊工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”/向?qū)е苯訉⒂砑拥淖侄瓮弦返酵敢暠碇袑⒂麆h 除的字段拖曳出來。 二、刷新透視表（有以上兩種方法） 1、執(zhí)行數(shù)據(jù)/更新數(shù)據(jù) 2、單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“！” 三、對(duì)數(shù)據(jù)透視表排序 1、右單擊字段名（如：地區(qū)）字段高級(jí)選擇排序項(xiàng)確定確定 如下圖：,四、改變透視表的匯總方式 單擊工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”/字段 (如下圖),五、創(chuàng)建計(jì)算字段 （1），右單擊透視表公式計(jì)算字段彈出對(duì)話框 （2），在“名稱”欄中

19、輸入計(jì)算字段的名稱，在“公式”欄中輸入計(jì)算字段的公式，如下圖：,（3）、單擊“添加”確定 最后的結(jié)果是：,二、圖表的創(chuàng)建： 1、圖表是將數(shù)據(jù)用圖形的形式表示出來 使用向?qū)?chuàng)建圖表 將光標(biāo)定在表格中單擊工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o選擇圖表的類型（如下圖）,下一步按向?qū)瓿捎嘞碌牟僮?圖表類型的更改： 右單擊圖表圖表類型重新選擇圖表的類型 其它項(xiàng)的更改： 最快的方法是：需改什么就雙什么 如改文字則雙擊文字 使用趨勢線 （1）、激活圖表執(zhí)行“圖表”菜單中“添加趨勢線”選擇類型選擇數(shù)據(jù)系列確定,使用誤差線： 1、單擊圖表中要添加誤差線的數(shù)據(jù)系列 如“漁類”執(zhí)行格式/數(shù)據(jù)系列選擇“誤差線Y” 2、選擇“

20、正負(fù)偏差”在“誤差量”欄中選擇百分比確定 地圖數(shù)據(jù)將在電腦上演示,第五講,數(shù)據(jù)高級(jí)分析與決策,一、規(guī)劃求解 簡介：規(guī)劃求解是數(shù)學(xué)中的優(yōu)化問題，它通過改變多個(gè)輸入單元格求出最優(yōu)解，同時(shí)保證工作表中的其他公式保持在設(shè)置的極限之內(nèi)。 下一實(shí)例說明規(guī)劃求解的應(yīng)用的操作步驟。 某個(gè)廠家，在一段時(shí)間內(nèi)生產(chǎn)兩種產(chǎn)品，分別是產(chǎn)品A和產(chǎn)品B。受原材料的限制，產(chǎn)品A的產(chǎn)量不得超過4000，產(chǎn)品B的產(chǎn)量不超過4000；受機(jī)器和人員以及時(shí)間的限制，兩種產(chǎn)量之和不得超過7000。產(chǎn)品A的單件利潤為200元，每多生產(chǎn)100件，由于成本的降低，單件利潤增加2元。產(chǎn)品B的單件利潤為190元，每多生產(chǎn)100件單件利潤增加3元。

21、現(xiàn)在進(jìn)行規(guī)劃求解，求出產(chǎn)品A和產(chǎn)品B產(chǎn)量的最佳方案，使總利潤最大。 （1）、新建一張表，其中B4單元格的公式是“=B2+B3”，B6中的公式是 =（200+B2/100*2）*B2+（190+B3/100*3）*B3,（2）、執(zhí)行工具/規(guī)劃求解如圖 （3）、選擇“最大值”，設(shè)置目標(biāo)單元格為$B$6,可變單元格為$B$2:$B$3 (4)、單擊添加彈出“添加約束”對(duì)話框 輸入約束值添加 （5）、重復(fù)第（4）步，把所有約束條件都添加到“規(guī)劃求解參數(shù)”對(duì)話框的“約束”列表框中，如下圖,（6）、單擊“求解”確定 最后的結(jié)果是：產(chǎn)品A為3000 產(chǎn)品B為4000 總利潤率為：2020000 練習(xí)題：用一

22、塊長20米，寬1米的鉛皮靠墻圍成一個(gè)矩形，若要矩形的體積最大，則此矩形的長與寬各應(yīng)是多少米最合適。,二、方案管理器,方案是對(duì)問題不同的設(shè)想，以便觀察對(duì)問題的影響，結(jié)論出最佳的投資方案。 實(shí)例： 創(chuàng)建步驟如下:,(1),執(zhí)行工具/方案添加在方案名框中鍵入”最好情況估計(jì)”,(因?yàn)檫@里是用年增長率來估計(jì)銷售情況) 在可變單元格選為$C$2：$C$4,如下一圖:確定,(2),依次鍵入變量的值 .如下二圖添加重復(fù)上步編輯”最壞情況估計(jì)”方案確定關(guān)閉 顯示方案: 執(zhí)行工具/方案選擇要顯示的方案名單擊”顯示” 創(chuàng)建方案總結(jié)報(bào)告: 執(zhí)行工具/方案單擊”方案總結(jié)”選擇類型在”結(jié)果單元格”文本框中輸入方案有效結(jié)果的單元格引用(如:$C$5)確定 最后結(jié)果是,三、有效數(shù)據(jù)的定義 (例:學(xué)生成績分是介于0至100之間) 方法:(1),選擇要定義有效數(shù)據(jù)的式區(qū)域 (2),執(zhí)行數(shù)據(jù)/有效數(shù)據(jù) (3),在設(shè)置選卡的許可下拉列表中選擇小數(shù),在數(shù)據(jù)列表中選擇介于,在最小值文本框中輸入0,最大值為100 如下圖確定,標(biāo)識(shí)單元格中的錯(cuò)誤數(shù)值： (1),選中欲標(biāo)識(shí)的數(shù)據(jù)區(qū)域 (2),執(zhí)行工具/審核/顯示審核工具欄 (3)單擊此工具欄上的圈釋無效數(shù)據(jù) 如下圖:,四、合并計(jì)算 執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單----合并計(jì)算,結(jié)果如下：,