《會(huì)議管理》PPT課件

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1、 調(diào)查一：聯(lián)想聽到會(huì)議管理你想學(xué)到什么？你聯(lián)想到什么？ Page 2 “機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對(duì)一個(gè)人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。對(duì)一次會(huì)議而言，高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性。這個(gè)確定工作看似多余，實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。 調(diào)查二：分享 Page 3 Page 4 課程目的開會(huì)到底重不重要失敗的會(huì)議會(huì)帶來哪些惡果。哪些因素影響會(huì)議為什么會(huì)產(chǎn)生無效會(huì)議。高

2、效會(huì)議的效果個(gè)人如何在會(huì)議表現(xiàn)、發(fā)言。 Page 5 會(huì)議，會(huì)議，還是會(huì)議組織會(huì)議的基本要求影響會(huì)議的原因，會(huì)議可能產(chǎn)生的利弊如何組織高效會(huì)議，在會(huì)議中如何承擔(dān)角色目錄 從組織形式上分類 Page 6 p面對(duì)面的會(huì)議p簡(jiǎn)短非正式的資料收集會(huì)議p腦力風(fēng)暴會(huì)議p問題解決和收集會(huì)議p普通正常會(huì)議p正式會(huì)議p演講呈獻(xiàn)p公開會(huì)議 Page 7 會(huì)議的產(chǎn)生溝通會(huì)議論壇議題重要性話題影響力 知名的會(huì)議 Page 8 溝通會(huì)茶話會(huì)黨代會(huì)二會(huì)：全國(guó)人民代表大會(huì)、中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議遵義會(huì)議會(huì)毛澤東六方會(huì)談聯(lián)大聯(lián)合國(guó)大會(huì)議哥根哈根氣候大會(huì)三亞論壇廣交會(huì) Page 9 解決問題尋找方法增加了解互動(dòng)溝通洽談合作組織活

3、動(dòng)職場(chǎng)會(huì)議：形式與種類 Page 10 定義功能要求會(huì)議定義 會(huì)議是由一些相關(guān)的，經(jīng)選擇的人員參加，他們需貢獻(xiàn)自己的才智，討論與他們的興趣和工作相關(guān)的問題，并形成一定的決定。提供信息收集信息解決問題宣傳政策培育訓(xùn)練 Page 11結(jié)果，共識(shí)、執(zhí)行落實(shí)，責(zé)任人 時(shí)間、地點(diǎn)、人物、器材設(shè)備，相關(guān)文件目標(biāo)，議程、議題組織會(huì)議的要求 Page 12 1、確定會(huì)議主題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、議程和相關(guān)安排；2、參加人員的范圍或人員（主持人、領(lǐng)導(dǎo)、工作人員、參會(huì)者，記錄人員）3、預(yù)定好會(huì)議室、布置會(huì)議室，打印相關(guān)文件，準(zhǔn)備相關(guān)器材。4、發(fā)布會(huì)議通知，郵件、電話、短信。1、簽到及發(fā)放相關(guān)材料。遲到處理。2

4、、安議程逐步進(jìn)行。維持秩序，做好會(huì)議記錄。3、注意后勤保障，防止空發(fā)情況。4、及時(shí)提問，確認(rèn)具體情況，相關(guān)重要內(nèi)容簽字證明。5、注意掌控時(shí)間。1、離開的時(shí)間及交通。2、清理會(huì)場(chǎng)，統(tǒng)計(jì)經(jīng)費(fèi)并報(bào)銷；3、整理會(huì)議材料并公告。4、相關(guān)工作的責(zé)任人。相關(guān)工作的截止日期。會(huì)議的全程 判斷：不開會(huì) Page 13 已經(jīng)按慣例每周強(qiáng)調(diào)如果沒什么特別的事情要討論會(huì)議成本太大你是唯一做決策并且知道應(yīng)該怎么做的人（開會(huì)只會(huì)讓人參者把問題弄亂）還有比開會(huì)更好方法 判斷：開會(huì)要讓別人參與決策以集思廣益如果給小組委派任務(wù) 有些特定的事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人聽取部門匯報(bào)工作 Page 15 會(huì)議室的

5、布置如何布置會(huì)場(chǎng)音響設(shè)備桌位名牌文件準(zhǔn)備 桌位排列花草氣味飲品習(xí)慣 Page 16 主持人的四個(gè)準(zhǔn)備四個(gè)準(zhǔn)備1、設(shè)定溝通的目標(biāo)2、制定行動(dòng)計(jì)劃3、預(yù)測(cè)可能的爭(zhēng)執(zhí)4、進(jìn)行SWOT分析 Swot:刻苦的人，努力工作的人 SWOT分析 Page 17 trength優(yōu)勢(shì)pportunity機(jī)會(huì)eakness劣勢(shì)hreat威脅 會(huì)議主席的角色 會(huì)議主席的素質(zhì)及要求 Page 19 p思考清晰敏銳p善于言辭表達(dá)，溝通的技巧p良好的分析能力p對(duì)事、不對(duì)人的態(tài)度p公正，營(yíng)造輕松的氛圍p不挑刺、不反問、多引導(dǎo)p能靈活地應(yīng)付“挑刺”人物p避免一言堂，壟斷p具有幽默感 Page 20 時(shí)間觀念個(gè)人角色責(zé)任感避免情

6、緒的變化保持積極的心態(tài)先聽，仔細(xì)聽學(xué)會(huì)傾聽聽完進(jìn)行思考了解全部少打斷別人心到，眼到，手到虛心接受記錄傾聽要點(diǎn)參與心態(tài) 個(gè)人在會(huì)議中的角色如何回答如何提問 結(jié)束要點(diǎn)個(gè)人責(zé)任如何表現(xiàn) 個(gè)人在會(huì)議中的角色 Page 21 不要隨便提問避免走題避免指責(zé)口氣避免反問句建設(shè)性發(fā)言少給判斷題少出現(xiàn)否定詞語氣語調(diào)聽別人講完再說講別人聽的懂的話優(yōu)秀的表達(dá)能力言簡(jiǎn)意賅要發(fā)言，多發(fā)言 避免弱智性的提問領(lǐng)導(dǎo)者的回答其它成員的回答發(fā)者的回答不要反問回去陳述式語氣不要不懂裝懂虛心請(qǐng)教語氣語調(diào)感謝避免否定詞的出現(xiàn)選擇性語句思考清楚再回答 傾聽要點(diǎn)參與心態(tài)如何回答如何提問結(jié)束要點(diǎn)個(gè)人責(zé)任如何表現(xiàn) 個(gè)人在會(huì)議中的角色 Page

7、 22 積極發(fā)言是支持者拍馬屁？人才的產(chǎn)生任務(wù)的接收任務(wù)的時(shí)限任務(wù)的執(zhí)行方式避免流產(chǎn)確認(rèn)，反復(fù)確認(rèn)傾聽要點(diǎn)參與心態(tài)如何回答如何提問結(jié)束要點(diǎn)個(gè)人責(zé)任如何表現(xiàn) 個(gè)人在會(huì)議中的角色 Page 23 確認(rèn)工作內(nèi)容 簽字（畫押）明確自己的任務(wù)傾聽要點(diǎn)參與心態(tài)如何回答如何提問結(jié)束要點(diǎn)個(gè)人責(zé)任如何表現(xiàn) Page 24 有效會(huì)議如何實(shí)施群眾基礎(chǔ)，同理性，認(rèn)同感中堅(jiān)力量領(lǐng)導(dǎo)方向價(jià)值觀目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)把握方向，能及時(shí)走題拉回來，講究效率骨干力量的支持，避免過多分歧，預(yù)測(cè)。共同的文化，共同的目標(biāo)，共同的話題，共同的價(jià)值觀 Page 25 描述接公司總部要求，討論研究給予交通津貼補(bǔ)助，需要開會(huì)研究，要求各部門，各級(jí)別都有

8、代表參加。請(qǐng)寫出以下內(nèi)容準(zhǔn)備的器材、物品準(zhǔn)備發(fā)出會(huì)議通知的郵件練習(xí)題 無效會(huì)議 Page 26 無效會(huì)議的危害 Page 27 p告訴他人自己能力不足p參加者下次不再來p影響發(fā)展p破壞了信任p浪費(fèi)所有人的時(shí)間p教壞了新人p與會(huì)者感到不滿p破壞了團(tuán)結(jié)，形成小團(tuán)體 領(lǐng)導(dǎo)，組織者主持人代表一支持代表二反對(duì)代表三支持誰代表四反對(duì)誰代表五棄權(quán)支持與反對(duì) Page 29 無效會(huì)議的主要原因 無效會(huì)議的原因分析 Page 30 Page 31 欠缺目標(biāo)，目標(biāo)不明確，為開會(huì)而開會(huì)沒有權(quán)威或沒有能力組織（高水平）會(huì)議突發(fā)情況，會(huì)議失控欠缺記錄，沒有跟蹤，沒有執(zhí)行力會(huì)議前為什么會(huì)議沒有實(shí)效會(huì)議中會(huì)議后 會(huì)議中可能出現(xiàn)的情況 Page 32 p與會(huì)者發(fā)難p與會(huì)者分心p與會(huì)者爭(zhēng)議p與會(huì)者拒絕參與p與會(huì)者情緒變化p少數(shù)人壟斷會(huì)議p主席自己離題 現(xiàn)象一： Page 33 現(xiàn)象二 Page 34 現(xiàn)象三 Page 35 現(xiàn)象四 Page 36 現(xiàn)象五 Page 37 不僅僅是會(huì)議中跟蹤落實(shí)責(zé)任人總結(jié)一：全程跟蹤執(zhí)行、落實(shí)會(huì)議中準(zhǔn)備 總結(jié)二：發(fā)言 Page 39 提 問與 回 答 表揚(yáng)與批評(píng) Page 40 具體事項(xiàng)輕松的氛圍下次再來總結(jié)三：喜歡開會(huì) 總結(jié)四：開會(huì)的目的 Page 41