會議管理技能

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1、會議管理技能培訓(xùn) 課程目標(biāo)了 解 會 議 的 目 的 、 種 類 和 體 系了 解 會 議 效 率 不 高 的 原 因 及 對 策掌 握 有 效 為 會 議 做 準(zhǔn) 備 的 要 領(lǐng)掌 握 會 議 中 的 溝 通 和 反 饋 技 巧掌 握 會 議 主 持 人 的 會 議 管 理 技 巧學(xué) 會 提 高 會 議 效 率 和 質(zhì) 量 的 技 巧 （ 一 ） 集 思 廣 益甲乙丙 會議 好 創(chuàng)意 新點(diǎn) 子想 法 1想 法 2想 法 3集 思 廣 益 圖 （ 二 ） 增 強(qiáng) 組 織 性 （ 三 ） 幫 助 群 體 溝 通 開 會 絕 大 多 數(shù) 情 況 下 都 是 一 種 群 體 溝 通 ， 會 議 這

2、種 方式 是 任 何 方 式 都 無 法 代 替 的 。 這 種 方 式 最 直 接 、 直 觀 、 最符 合 人 類 原 本 的 溝 通 習(xí) 慣 。 溝 通 傳 達(dá) 資 訊 協(xié) 調(diào) 矛 盾 或 監(jiān) 督 員 工 達(dá) 成 協(xié) 議 于 解 決 問 題 資 源 共 享 頭 腦 風(fēng) 暴 ， 開 發(fā) 創(chuàng) 意 激 勵(lì) 士 氣（ 一 ） 會 議 的 目 的 按 人 數(shù) 按 方 式 按 目 的1.團(tuán) 體 會 議2.一 對 一 會 議 1.面 對 面 會 議2.電 話 會 議3.視 頻 會 議 1.講 解 政 策 、 宣 布 人 事 安 排 會 議2.當(dāng) 眾 表 揚(yáng) 或 批 評 別 人 的 會 議3.臨 時(shí) 處

3、 理 突 發(fā) 事 件 的 會 議4.固 定 的 團(tuán) 隊(duì) 會 議5.集 思 廣 益 的 會 議（ 二 ） 會 議 的 種 類 （ 二 ） 會 議 的 種 類 （ 一 ） 效 率 不 高 的 原 因 項(xiàng) 次 原 因 具 體 表 現(xiàn) 預(yù) 防 措 施1 時(shí) 間 即 將 午 飯 。 每 個(gè) 人 都 饑 腸 咕 咕 ，無 心 開 會 一 般 安 排 在 每 周 二 至 周 四 上 午 或 下 午兩 點(diǎn) 半 之 后2 地 點(diǎn) 經(jīng) 理 辦 公 室 。 經(jīng) 常 被 打 斷 ， 無 法正 常 進(jìn) 行 最 好 安 排 在 封 閉 會 議 室 ， 最 好 圓 桌3 對 象 的 選 擇 必 須 出 席 的 人 未 到

4、， 已 來 的 是 可有 可 無 的 參 加 者 事 先 通 知 必 須 出 席 的 人 ， 出 席 人 分 為必 須 參 加 者 ， 可 旁 聽 者 和 選 擇 參 加 者4 主 持 人 技 能 主 持 人 缺 乏 影 響 力 、 說 服 力 、 被與 會 者 牽 著 鼻 子 走 選 擇 有 親 和 力 、 影 響 力 的 人 擔(dān) 任 主 持人5 與 會 者 技 能 發(fā) 言 混 亂 ， 不 知 如 何 表 意 與 會 者 一 定 要 具 有 傾 聽 能 力6 準(zhǔn) 備 工 作 開 會 前 沒 有 通 知 與 會 者 相 關(guān) 事 宜 ，致 使 會 議 拖 沓 而 無 成 效 提 前 做 好 準(zhǔn)

5、備 工 作7 開 會 原 因 、 目 的 和 結(jié) 果 在 會 議 進(jìn) 行 中 發(fā) 現(xiàn) 不 明 確 舉 行 會 議 之 前 將 開 會 的 目 的 和 結(jié) 果 通知 所 有 的 與 會 者 （ 一 ） 效 率 不 高 的 原 因 （ 二 ） 高 效 會 議 的 八 大 特 征 ： 只 在 必 要 時(shí) 才 召 開 事 先 已 經(jīng) 好 好 籌 劃 過 擬 訂 和 分 發(fā) 好 議 程 表 遵 守 時(shí) 間 一 切 按 計(jì) 劃 執(zhí) 行 請 最 有 經(jīng) 驗(yàn) 和 有 才 能 的 人 出 席 做 出 評 論 和 歸 納 記 錄 所 有 決 定 、 建 議 和 負(fù) 責(zé) 人（ 二 ） 高 效 會 議 的 八 大 特

6、 征 ： 會 議 規(guī) 范 包 含 三 個(gè) 部 分 ：1.時(shí) 間 安 排 的 規(guī) 范2.會 議 規(guī) 范3.固 定 的 會 議 流 程 規(guī) 范 （ 三 ） 會 議 的 規(guī) 范 1.會 議 的 時(shí) 間 安 排 規(guī) 范 8： 009： 00發(fā) 言 欲 望 沒 有 被 喚 醒 ， 不 宜 讓 與 會 者 對 提 議有 太 多 回 應(yīng) 或 進(jìn) 行 業(yè) 務(wù) 分 析 9： 0010： 00 是 和 一 對 一 的 會 談 ， 也 是 進(jìn) 行 業(yè) 務(wù) 會 談 的最 佳 時(shí) 機(jī) 10： 0012： 00或 13： 0015： 00適 合 集 思 廣 益 。 大 家 利 用頭 腦 風(fēng) 暴 法 ， 不 斷 向 出 新

7、 點(diǎn) 子 ， 新 方 法 。 15： 0017： 00最 好 不 安 排 會 議（ 三 ） 會 議 的 規(guī) 范 2.會 議 規(guī) 范 ： 指 大 家 達(dá) 成 共 識 的 會 議 守 責(zé) 會 議 安 排 人 負(fù) 責(zé) 協(xié) 調(diào) 大 家 的 時(shí) 間 ， 已 找 出 最 適 宜 所 有 與 會人 參 加 的 開 會 時(shí) 間 會 議 應(yīng) 有 書 面 通 知 、 議 程 表 及 相 關(guān) 資 料 準(zhǔn) 時(shí) 開 始 和 結(jié) 束 的 前 提 。 根 據(jù) 可 以 接 受 的 方 式 制 定 對 遲 到者 的 懲 罰 措 施 ， 如 唱 歌 、 捐 錢 等 鼓 勵(lì) 發(fā) 表 不 同 意 見 會 議 結(jié) 束 當(dāng) 天 或 第

8、二 天 ， 與 會 者 應(yīng) 拿 到 會 議 記 錄 在 剛 剛 結(jié) 束 完 培 訓(xùn) 的 一 至 三 個(gè) 月 內(nèi) ， 開 會 時(shí) 請 第 三 方 監(jiān) 控 ，以 保 證 質(zhì) 量 ， 第 三 方 可 以 由 培 訓(xùn) 師 或 人 力 資 源 部 擔(dān) 任（ 三 ） 會 議 的 規(guī) 范 3.固 定 會 議 流 程 規(guī) 范 一 個(gè) 中 心 ： 指 整 個(gè) 會 議 的 議 程 兩 個(gè) 基 本 點(diǎn) ： 會 議 的 一 頭 一 尾（ 三 ） 會 議 的 規(guī) 范 如 何 作 開 場 白 合 理 分 配 發(fā) 言 時(shí) 間 如 何 掌 握 議 事 進(jìn) 度 達(dá) 成 決 議 圓 滿 結(jié) 束 會 議 如 何 作 開 場 白簡

9、潔 、 系 統(tǒng) ， 有 明 確 宗 旨 的 談 話 。內(nèi) 容 包 括 開 會 的 目 的 、 時(shí) 間 安 排 、 議 事 方 式 、 紀(jì) 律 規(guī) 則 等 合 理 分 配 發(fā) 言 時(shí) 間 主 持 人 發(fā) 言 時(shí) 間 應(yīng) 掌 握 20/80 盡 量 保 持 每 個(gè) 人 發(fā) 言 機(jī) 會 均 等 盡 量 形 成 一 種 互 動(dòng) 的 會 議 氣 氛 如 何 掌 握 議 事 進(jìn) 度 語 言 方 式 ： 例 ： 面 對 滔 滔 不 絕 的 發(fā) 言 者 非 語 言 方 式 ： 眼 神 、 手 勢 達(dá) 成 決 議 ： （ 1） 彼 得 .德 魯 克 決 議 法 如 何 掌 握 議 事 進(jìn) 度 權(quán) 威 決 策（

10、最 高 掌 權(quán) 者 單 方 做 出 決 定 ） 少 數(shù) 服 從 多 數(shù) 決 策（ 出 現(xiàn) 與 多 數(shù) 成 員 同 意 提 案 時(shí) ， 以 民主 原 則 為 基 礎(chǔ) ）共 識 決 策（ 產(chǎn) 生 于 所 有 成 員 都 不 同 程 度 地支 持 某 項(xiàng) 提 議 ， 每 個(gè) 團(tuán) 隊(duì) 成 員均 有 否 決 權(quán) ） 無 決 議 決 策（ 所 有 成 員 對 某 項(xiàng) 決 策 完 全 贊 同 時(shí) ）（ 2） 四 種 群 體 決 策 如 何 掌 握 議 事 進(jìn) 度 （ 3） 四 種 團(tuán) 隊(duì) 決 策 法 團(tuán) 隊(duì) 決 策 之 一 ： 頭 腦 風(fēng) 暴 如 何 掌 握 議 事 進(jìn) 度 團(tuán) 隊(duì) 決 策 之 二 ： 德

11、爾 非 法 專 家 群 體 決 策 法特 點(diǎn) ： 讓 專 家 以 匿 名 群 眾 的 身 份 參 與 問 題 地 解 決 ， 靠 專 門 的 工 作 小組 協(xié) 調(diào) ， 通 過 信 函 交 流 ， 避 免 面 對 面 討 論 帶 來 的 消 極 影 響 具 體 步 驟 ： 由 工 作 小 組 明 確 具 體 問 題 的 內(nèi) 容 ， 并 涉 及 一 系 列 問 題 解 決 的 調(diào) 查 表 將 調(diào) 查 表 寄 給 事 先 選 定 的 專 家 ， 請 他 們 提 供 解 決 問 題 的 意 見 和 思 路 ，專 家 之 間 不 溝 通 ， 相 互 保 密 處 理 這 一 輪 征 詢 意 見 ， 找 出

12、 共 同 點(diǎn) 和 各 種 意 見 的 統(tǒng) 計(jì) 分 析 情 況（ 3） 四 種 團(tuán) 隊(duì) 決 策 法 如 何 掌 握 議 事 進(jìn) 度 團(tuán) 隊(duì) 決 策 之 三 ： 思 想 轉(zhuǎn) 化 法 就 是 有 意 識 的 變 換 常 規(guī) 的 思 維 方 法 ， 從不 同 的 角 度 、 觀 點(diǎn) 甚 至 完 全 相 反 的 方 向 來探 索 新 的 方 案 。 通 常 人 們 總 是 覺 得 例 行 做法 是 唯 一 合 理 的 方 式 ， 一 旦 換 一 個(gè) 新 的 角度 進(jìn) 行 審 視 ， 就 會 有 意 向 不 到 的 發(fā) 明 或 發(fā)現(xiàn) 。 這 是 突 破 思 維 模 式 進(jìn) 行 決 策 方 式（ 3） 四

13、種 團(tuán) 隊(duì) 決 策 法 如 何 掌 握 議 事 進(jìn) 度 團(tuán) 隊(duì) 決 策 之 四 ： 異 地 思 想 法特 點(diǎn) ： 讓 團(tuán) 隊(duì) 離 開 原 來 的 工 作 環(huán) 境 ， 擺 脫 日 常 事 務(wù) 的干 擾 ， 到 另 外 一 個(gè) 地 方 去 專 門 研 究 一 些 問 題 參 與 決 策 的 人 離 開 辦 公 室 ， 到 一 個(gè) 新 的 環(huán) 境 中去 討 論 ， 容 易 擺 脫 工 作 環(huán) 境 中 的 上 下 級 界 線及 各 類 瑣 事 的 干 擾 ， 利 于 暢 所 欲 言 ， 作 出 高水 平 的 決 策（ 3） 四 種 團(tuán) 隊(duì) 決 策 法 如 何 掌 握 議 事 進(jìn) 度 圓 滿 結(jié) 束 會 議 會 議 的 成 功 需 要 高 明 的 策 略 ， 從 會 議 的 開 始 直 至 會 議 的結(jié) 束 ， 每 一 步 都 需 掌 握 得 恰 到 好 處 ， 只 有 這 樣 才 能 讓 會 議的 高 效 變 得 萬 無 一 失 ! 希 望 你 每 一 次 會 議 都 碩 果 累 累 ！