《商務(wù)英語寫作》課程復(fù)習(xí)課直播課堂

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1、1 商 務(wù) 英 語 寫 作 課 程 復(fù) 習(xí) 課直 播 課 堂授 課 者 :李 藝 倩 2 “ 商 務(wù) 英 語 寫 作 ” 課 程 簡 介 是教育部“中央廣播電視大學(xué)人才培養(yǎng)模式改革和開放教育試點(diǎn)”?？朴⒄Z專業(yè)（商務(wù)傾向）第一學(xué)年的選修課程之一。 本課程以介紹商務(wù)交往中的應(yīng)用問題寫作為主要內(nèi)容，通過對各種應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)、布局以及寫作原則、規(guī)范要求等方面的說明，學(xué)習(xí)者在掌握有關(guān)部門的商務(wù)文體寫作方法的同時，獲得商務(wù)交往的“實習(xí)”過程，從而達(dá)到有效地進(jìn)行商務(wù)交往的目的。 3 一 、 考 試 性 質(zhì)為了科學(xué)、公平、準(zhǔn)確、規(guī)范地測試考生的商務(wù)英語寫作運(yùn)用能力，以及邏輯思維能力。 4 二 、 考 試 內(nèi) 容

2、 和 形 式 要 求 學(xué)生應(yīng)掌握商務(wù)英語的基本語法和常用詞匯，具有一定的語言運(yùn)用能力，并能夠用英語寫商務(wù)信函：要求學(xué)生能根據(jù)命題要求，在一個半小時內(nèi)完成包括通知、介紹信、備忘錄、商務(wù)信函在內(nèi)的四則短文，要求作文內(nèi)容切題、完整，條理清楚，語句連貫通順，語法基本正確。 5 考 試 形 式閉卷、筆試?？荚嚂r間為1.5小時。共分為三部分： 6 第 一 、 應(yīng) 用 文 （ 30分 ）Write a letter according to the following situation.包 括 ： Introduction, Notice, Appointment, 7 評 分 標(biāo) 準(zhǔn)說 明 ：格 式 、

3、 版 面 5分內(nèi) 容 20分 （ 清 楚 、 合 理 ）拼 法 及 其 它 5分 8 Introduction （ 介 紹 信 ）介 紹 信 是 介 紹 本 來 互 不 相 識 的 兩 個人 （ 或 公 司 ） 相 互 了 解 認(rèn) 識 的 信 函 ，是 在 商 業(yè) 和 社 交 活 動 中 常 見 的 書 信形 式 。一 般 地 ， 私 人 性 的 介 紹 信 可 以 是 熟人 或 朋 友 之 間 的 介 紹 認(rèn) 識 ； 而 另 一些 正 式 的 介 紹 函 則 可 以 用 于 商 業(yè) 公司 以 及 商 業(yè) 伙 伴 之 間 的 引 見 。 9 介 紹 信 比 口 頭 介 紹 要 正 式 得 多

4、， 要 求 對 方接 待 被 介 紹 人 并 提 供 必 要 的 幫 助 ， 所 以 對方 一 般 不 會 回 絕 。 但 要 注 意 的 是 ， 在 寫 信前 ， 一 定 要 確 信 對 方 會 欣 然 同 意 。介 紹 信 通 常 比 較 短 小 精 悍 ， 要 寫 明 被 介 紹人 的 姓 名 、 來 歷 、 職 業(yè) 以 及 要 求 相 間 的 目的 和 原 因 ， 還 應(yīng) 寫 明 寫 信 人 與 之 的 關(guān) 系 以及 被 介 紹 人 或 公 司 的 能 力 和 可 靠 性 等 。 在懇 求 對 方 被 介 紹 人 或 公 司 提 供 必 要 的 便 利后 ， 應(yīng) 對 方 表 示 感 謝

5、 。 10 The start: We are pleased to introduce-This is to introduce-The end: We shall be most grateful if +that 從 句 -We shall appreciate any help +that從 句 - 11 Example寫 一 封 介 紹 信 ： 特 此 介 紹 本 公 司 新任 出 口 部 經(jīng) 理 大 衛(wèi) 李 先 生 ， 他 將 拜訪 本 公 司 在 波 士 頓 的 顧 客 。 他 將 介紹 本 公 司 的 最 新 產(chǎn) 品 ， 并 樂 意 提 供所 需 的 任 何 技 術(shù) 資 料 。

6、 12 Dear Sirs, We are pleased to introduce Mr. David Lee, our new export manager, who is visiting our customers in Boston. He will tell you about our latest products and will be glad to help you with any technical information you may require. Yours faithfully - 被 介 紹 人 的 姓 名 、 來歷 、 職 業(yè)被 介 紹 人 的 要 求

7、相見 的 目 的 和 原 因 13 Notice(通 知 ,通 告 )英 文 中 Notice有 通 知 和 啟 事 兩 種 含義 。 多 見 于 布 告 欄 等 公 共 場 所 ， 有時 也 出 現(xiàn) 在 報 刊 上 。在 商 務(wù) 活 動 中 ， 經(jīng) 常 需 要 寫 通 告 。通 告 可 以 是 對 內(nèi) 的 （ 以 本 公 司 職 員為 對 象 ） ， 也 可 以 是 對 外 的 （ 以 非本 公 司 人 員 為 對 象 ） 。 14 Notice-Layout 格 式Five Parts: Heading （ 全 部 大 寫 ， 置 中 ） Body (無 稱 呼 語 , 不 要 使 用 略

8、 語 ） Name （ 發(fā) 布 人 姓 名 ， 在 左 或 右 ） Position （ 發(fā) 布 人 頭 銜 ， 在 左 或 右 ） Date （ 日 期 不 要 縮 寫 ,在 左 或 右 ） 15 Writing Tips撰 寫 通 告 時 的 方 法 和 策 略use simple and concise wordsmake the heading impressiveuse complete sentences for the bodyleave spaces between headings and separate parts where necessary, use styles

9、such as capitals, bold (黑 體 字 )， italics or underlying to emphasize 16 Example財 務(wù) 部 于 2003年 1月 4日 發(fā) 出 通 知 ， 要求 財 務(wù) 部 所 有 職 員 請 于 一 月 七 日 星 期二 下 午 四 點(diǎn) 整 在 會 議 室 開 會 討 論 去 年的 財 務(wù) 報 表 ， 并 請 務(wù) 必 出 席 。 17 NOTICE All the staff of Accounts Department are requested to meet in the conference room on Tuesday,

10、 January 7 at 4:00 pm. to discuss the financial statement of last year. Please make sure be there on time. Accounts Dept. January 4, 2003 headingbodydat ename 18 第 二 、 備 忘 錄 (30分 )備 忘 錄 是 一 種 非 正 式 公 文 ， 用 于 提 醒或 通 告 對 方 某 一 件 事 情 。在 公 司 內(nèi) 部 為 了 聯(lián) 系 工 作 所 采 用 的 備忘 錄 全 稱 為 office Memorandum， 是 由主 管 某

11、 項 工 作 的 個 人 寫 給 主 管 另 項 工作 的 個 人 或 相 關(guān) 人 員 的 。 19 評 分 標(biāo) 準(zhǔn)說 明 ： 格 式 、 版 面 5分 內(nèi) 容 20分 （ 清 楚 、 合 理 ） 拼 寫 及 其 它 5分 20 Layout of Memo 格 式 2 parts: memo head and body MEMO Date: To: From: Subject: PLS remind Mr. Robert go to meeting at- Thank you for your help.HeadBody 21 Writing TipsMEMO (or MEMORANDUM)

12、: 必 須 大 寫 To (TO): 收 件 人 姓 名 ， 頭 銜 或 部 門 （ CC： 抄 送 carbon copy） From (FROM): 發(fā) 件 人 姓 名 ， 頭 銜 或 部 門 Date (DATE): 日 期 Subject (SUBJECT):關(guān) 于 內(nèi) 容 (第 一 個 字 母 大 寫 ) 通 常 無 簽 名 （ 如 有 ， 在 左 下 方 ） 22 備 忘 錄 多 用 信 紙 書 寫 ， 現(xiàn) 在 許 多 公司 有 已 印 有 本 公 司 地 址 及 電 話 號 碼的 信 紙 ， 十 分 方 便 ， 書 寫 時 ， 可 在信 紙 中 間 寫 上 ” MEMO” ， 在

13、 右 上 端寫 上 日 期 ， 左 上 端 寫 上 收 件 人 和 發(fā)件 人 的 姓 名 。Memo的 Head可 以 任 意 排 列 ,以 書 面 美觀 為 目 的 。 但 subject一 般 在 最 后 。 23 Writing Tips Simple and concise(簡 明 ) Use complete sentences(使 用 整 句 ) Leave spaces between Head and Body (正 文 和 標(biāo) 題 要 有 間 隔 ) Where necessary, use capitals, bold, italics, underlying 24 第 三

14、 、 商 務(wù) 信 函 （ 40分 ）兩 封 信 件 ， 每 封 信 件 20分 。包 括 Offer & Counter-offer 報 盤 和 還 盤 Inquiry & Reply 詢 盤 和 答 復(fù) Claims & Compensation索 賠 和 理 賠 25 評 分 標(biāo) 準(zhǔn)說 明 ： 內(nèi) 容 ： 10分 （ 明 確 、 清 楚 、 全 面 ） 稱 呼 ： 1分 句 子 及 語 法 ： 5分 結(jié) 束 語 ： 1分 拼 寫 及 其 它 ： 3分 26 報 價 、 詢 價 信 件 需 要 簡 潔 扼 要 ， 一 般要 寫 明 貨 品 名 稱 價 格 、 規(guī) 格 、 數(shù) 量 、單 價 以

15、 及 交 貨 期 限 等 ， 還 可 以 附 帶 一些 商 務(wù) 信 息 、 計 劃 、 狀 況 或 提 議 等 。在 最 后 ， 寫 上 “ We hope to have you order/ reply shortly”等 諸 如 此類 的 句 子 更 能 表 現(xiàn) 對 對 方 的 關(guān) 注 。 27 Offer (報 盤 )=offer a quotationWriting Tips(寫 作 要 點(diǎn) ) Thank the receiver for his interest in your products. Tell the receiver quotation (報 價 ), speci

16、fications (產(chǎn) 品 規(guī) 格 ), etc. Highlight (突 出 ) your delivery schedule, payment terms, etc. Offer additional information if required. 28 Counter-offer (還 盤 )Writing Tips(寫 作 要 點(diǎn) )Thank for what the provider has done.State your reason for non-acceptance.Make a counter-offer or suggest a desired offer.Eve

17、n if no hope to do the business, express your hope to do it when opportunities come.Close the letter positively and courteously. 29 Inquiry 詢 盤Writing Tips(寫 作 要 點(diǎn) ) reasonable specific brief and concise courtesy 30 Claims & Compensation(索 賠 與 賠 償 )Claims are to be made in good mannersTo make sure t

18、hat all the necessary details (Order, contract, invoice, B/L, certificate, photos, sample)To be specific, polite, clear 31 索 賠 信 函 的 目 的 是 為 了 獲 取 更 好 的 服 務(wù) ，對 已 出 現(xiàn) 的 問 題 求 得 盡 快 的 、 妥 善 的 解決 。它 通 常 是 買 方 由 于 對 受 到 的 貨 物 不 滿 而書 寫 的 。 如 ： 貨 物 未 按 時 到 達(dá) ； 貨 物 歲抵 達(dá) ， 但 與 訂 單 所 載 不 同 ； 貨 物 有 損 毀現(xiàn) 象 ； 貨

19、 物 數(shù) 量 短 缺 或 多 余 ； 貨 物 質(zhì) 量與 樣 品 不 符 ； 服 務(wù) 不 合 理 以 及 收 費(fèi) 過 高等 ， 這 些 都 是 抱 怨 、 索 賠 的 正 當(dāng) 理 由 。 32 書 寫 索 賠 信 件 的 時 候 ， 不 妨 開 門 見 山 提 出原 先 雙 方 同 意 的 條 件 ， 然 后 列 舉 事 實 以 表示 有 何 不 滿 ， 以 及 為 什 么 不 滿 ， 最 后 提 出解 決 的 方 法 。 內(nèi) 容 應(yīng) 明 確 、 清 楚 、 有 理 ，語 氣 要 簡 潔 、 堅 決 。 避 免 使 用 憤 怒 和 使 對方 過 于 難 堪 的 措 辭 33 Compensati

20、on(賠 償 ) Support with facts or evidence Support by referring to terms(條 款 ) in the agreement Specify what kind of compensation or adjustment Ask for a prompt response 34 Sample寫 一 封 商 務(wù) 信 件 ， 內(nèi) 容 如 下 ：我 方 從 貴 方 訂 購 的 家 具 應(yīng) 于 一 星 期 收 到 。不 用 說 ， 發(fā) 貨 的 延 遲 給 我 方 帶 來 了 很 大 的不 便 。 因 此 ， 貴 方 必 須 立 即 發(fā) 貨 。

21、 否 則 我們 將 被 迫 取 消 訂 單 ， 到 另 處 定 貨 。請 緊 急 處 理 此 事 ， 并 盡 快 告 知 結(jié) 果 。 35 Dear Sirs, The furniture we ordered from you shouldhave reached us a week ago. Needless to say, the delay in delivery has put us to great inconvenience. It is therefore imperative that you dispatch them immediately. Otherwise we s

22、hall be obliged to cancel the order and obtain the goods elsewhere. Please look into the matter as one of urgency and let us have your reply as soon as possible. Yours faithfully, - 36 商 業(yè) 信 商 業(yè) 信 件 函 的 7個 “ C” 原 則Completeness Clearness Concreteness Conciseness Correctness Courtesy Consideration 完 整 的清 楚 的具 體 的簡 明 扼 要 的正 確 的有 禮 貌 的考 慮 周 詳 的 37 How to contact me?My name: Li YiqianWednesday MorningTel: 83481415My E-mail: 38 Good luck to you!