便攜式電子會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)及應(yīng)用

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1、便攜式電子會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)及應(yīng)用 　　摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，傳統(tǒng)的會(huì)務(wù)服務(wù)模式已經(jīng)不能滿足人們的要求，基于移動(dòng)終端的無紙化會(huì)議系統(tǒng)逐漸受到人們的親睞。本文在介紹便攜式電子會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)組成、功能、特色優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)在會(huì)務(wù)服務(wù)的現(xiàn)狀和需求進(jìn)行了分析，提出了“綠色會(huì)議”的理念，并介紹了便攜式電子會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)的具體應(yīng)用，使企業(yè)信息化整體水平會(huì)更上一個(gè)臺(tái)階，實(shí)現(xiàn)無紙化管理。 下載論文網(wǎng) 　　關(guān)鍵詞：便攜式會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)；無紙化；信息安全 　　一、會(huì)務(wù)服務(wù)現(xiàn)狀分析 　　眾所周知，紙是高資源性耗費(fèi)品，在生產(chǎn)過程中會(huì)消耗寶貴的森林、煤炭和水資源

2、，還會(huì)排放大量的污水和有害氣體。資料顯示，制造一噸紙，需砍伐約20棵樹齡在20年至40年的樹木。目前，全球辦公用紙正以每年4%-7%的速度增長。另外，在文件印制過程中除了電、墨資源的消耗外，復(fù)印機(jī)還要排放有毒氣體，污染辦公環(huán)境，危害工作人員。從這個(gè)意義上來說，開發(fā)和應(yīng)用電子會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)不僅是節(jié)約型社會(huì)的需要，更是生態(tài)的需要、環(huán)境的需要、生存的需要，歸根結(jié)底還是構(gòu)建和諧社會(huì)的需要。 　　同時(shí)隨著國家信息化進(jìn)程的不斷加快，信息安全問題也越來越突出，引起了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。在傳統(tǒng)的紙張會(huì)議文件的傳送中，由于每次會(huì)議的召開需要會(huì)議主持人員將會(huì)議的議題和內(nèi)容編輯好，在文件的打印、復(fù)印、裝訂等過程中由

3、于中間環(huán)節(jié)多給保密會(huì)議帶來了很多不可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)。因此需要通過信息技術(shù)，改善會(huì)議管控手段，從根本上杜絕傳統(tǒng)方式下的帶來的各種隱患。 　　便攜式電子會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的目的是通過網(wǎng)絡(luò)辦公帶來的便利和快捷，實(shí)現(xiàn)“無紙化”，提升和轉(zhuǎn)換綠色理念，轉(zhuǎn)變舊的思想觀念，牢固樹立節(jié)約意識(shí)、環(huán)保意識(shí)以及安全意識(shí)。 　　二、項(xiàng)目技術(shù)架構(gòu) 　?。ㄒ唬┘夹g(shù)架構(gòu) 　?。ǘ┕δ芗軜?gòu)。無紙化會(huì)議系統(tǒng)主要有無紙化會(huì)議管理移動(dòng)終端和無紙化會(huì)議管理服務(wù)端兩大模塊。 　　1.無紙化會(huì)議管理移動(dòng)端 　?。?）資料分類查看。在前置機(jī)上能夠選擇查看會(huì)議的基本信息和議程信息及議程相應(yīng)的資料文件列表。 　?。?）會(huì)議資料瀏覽。在

4、前端機(jī)上能夠查看會(huì)議材料，可選擇的文件內(nèi)容，支持的格式包括doc、xls、ppt、pdf、tif、png、jpg、mov、mp4、html。支持大綱、縮略圖、頁面跳轉(zhuǎn)、自動(dòng)播放功能。 　?。?）重要章節(jié)定位。對(duì)重要會(huì)議內(nèi)容和重要章節(jié)能做標(biāo)記定位。 　?。?）會(huì)議資料批注。對(duì)查看的會(huì)議資料進(jìn)行批注和筆記記錄，包括畫筆粗細(xì)設(shè)置、畫筆顏色設(shè)置、橡皮擦、郵箱設(shè)定、批注、筆記錄入等功能。 　?。?）屏幕共享。實(shí)現(xiàn)前置會(huì)議終端等移動(dòng)終端設(shè)備共享會(huì)議現(xiàn)場服務(wù)器屏幕功能。 　?。?）會(huì)議簽到功能。參會(huì)人員點(diǎn)擊簽到按鈕進(jìn)行會(huì)議簽到。簽到信息在會(huì)務(wù)端可成文本修改、保存、打印。 　　（7）其他前置終端支持

5、。實(shí)現(xiàn)對(duì)手機(jī)及其它平板支持。 　　2.無紙化會(huì)議管理服務(wù)端 　?。?）會(huì)議信息維護(hù)。在服務(wù)器端對(duì)會(huì)議基本信息、議程信息、議程目錄信息、會(huì)議資料文件、會(huì)議狀態(tài)的管理及會(huì)議資料文件格式轉(zhuǎn)換功能；可定義會(huì)議資料順序，標(biāo)記重點(diǎn)文件；可定義保密議程，選定的設(shè)備分組才可查看此議程；上傳資料權(quán)限控制，可選定部門來上傳該議程的資料。 　?。?）會(huì)議設(shè)備管理。按分組管理的方式管理移動(dòng)終端設(shè)備，給設(shè)備編號(hào)及設(shè)定分組，同時(shí)登記MAC地址，系統(tǒng)將根據(jù)mac地址判斷設(shè)備分組，從而查詢設(shè)備可查看的會(huì)議議程。 　　（3）批注筆記管理。對(duì)參會(huì)人員所做批注筆記的管理，支持筆記文件下載及發(fā)送到用戶設(shè)定郵箱功能。 　?。?/p>

6、4）上傳會(huì)議資料。在會(huì)議之前能按會(huì)議類別和需要，上傳會(huì)議資料，做好會(huì)議準(zhǔn)備。 　?。?）一鍵導(dǎo)入。根據(jù)Excel模板文件及會(huì)議資料目錄導(dǎo)入會(huì)議信息到系統(tǒng)中，包括會(huì)議基本信息、議程信息、議程權(quán)限信息及會(huì)議資料文件全部一鍵導(dǎo)入系統(tǒng)。 　　三、項(xiàng)目效益分析 　　（一）管理效益分析。管理效益主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 　　增強(qiáng)會(huì)議資料管理：解決了資料分散、資料更新造成對(duì)資料收集、版本控制的困難。 　　提高會(huì)議召開效率：減少會(huì)議資料收集、準(zhǔn)備、印刷時(shí)間，節(jié)約公務(wù)人員時(shí)間成本。 　?。ǘ┙?jīng)濟(jì)效益分析。便攜式電子會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)可以有效杜絕紙張浪費(fèi)、減少辦公費(fèi)用支出。以一個(gè)部門項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議為例，20

7、位參會(huì)人，以一個(gè)項(xiàng)目4份材料進(jìn)行估算，至少需要準(zhǔn)備204=80份材料，以一份材料平均70頁估算，至少要準(zhǔn)備8070=5600頁紙張。以印刷一張紙平均花費(fèi)0.5元計(jì)算，需要花費(fèi)人民幣2800元，以一年一個(gè)部門項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議約30次，需要花費(fèi)人民幣將近84000元，如果系統(tǒng)在企業(yè)會(huì)議中全面應(yīng)用，一年將節(jié)省大量辦公費(fèi)用。 　?。ㄈ┥鐣?huì)效益分析。隨著便攜式電子會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)和應(yīng)用，會(huì)議實(shí)現(xiàn)無紙化管理，企業(yè)信息化整體水平會(huì)更上一個(gè)臺(tái)階，實(shí)現(xiàn)“綠色會(huì)議”。 　　四、結(jié)語 　　便攜式無紙化會(huì)議系統(tǒng)具有在任何場所都能應(yīng)用的特點(diǎn)，將移動(dòng)技術(shù)與web技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)任何地點(diǎn)，任何時(shí)間都能進(jìn)行會(huì)議，便攜式

8、會(huì)議終端系統(tǒng)基于Android移動(dòng)設(shè)備和IPAD進(jìn)行開發(fā)，方便攜帶與操作；便攜式會(huì)議終端系統(tǒng)提供了對(duì)圖片資料、文檔資料、音頻資料、視頻資料等會(huì)議資料的支持，并支持屏幕共享，是的參會(huì)人員的設(shè)備自動(dòng)與主持人的設(shè)備屏幕同步，實(shí)現(xiàn)屏幕的遠(yuǎn)程控制。便攜式電子會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)擁有技術(shù)先進(jìn)、成本低、易于實(shí)現(xiàn)，便于維護(hù)等特點(diǎn)，使其能廣泛應(yīng)用與對(duì)信息交流要求比較高的企業(yè)和政府。便攜式電子會(huì)務(wù)服務(wù)平臺(tái)還為參會(huì)人員提供了絕佳的數(shù)字化辦公體驗(yàn)，所有的操作通過一臺(tái)終端完成，簡化了紙質(zhì)文件的使用，極大地推進(jìn)了無紙化會(huì)議辦公水平的發(fā)展和進(jìn)步。 　　參考文獻(xiàn)： 　　[1]劉波濤、王艷春。無紙化會(huì)議系統(tǒng)在局域網(wǎng)多媒體電子會(huì)議中的應(yīng)用[J]，中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2010（05）. 　　[2]王琳。數(shù)字化會(huì)議系統(tǒng)[J]，工程與建設(shè)，2009（01）. 　　[3]陳俊、王林。新型無紙化會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用[J]，軟件應(yīng)用，2014（11）. 　　注： 本文系“貴州省留學(xué)人員科技活動(dòng)項(xiàng)目擇優(yōu)資助經(jīng)費(fèi)”資助項(xiàng)目