《行政管理人員的修煉》實戰(zhàn)講義全集第10講 公文寫作技巧

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1、第十講第十講公文寫作技巧公文寫作技巧1公文寫作技巧公文寫作技巧n公文的寫作方法和技巧公文的寫作方法和技巧n商務(wù)公文寫作的注意事項商務(wù)公文寫作的注意事項n商務(wù)公文范本商務(wù)公文范本2公文的寫作方法與技巧公文的寫作方法與技巧1、寫作特點寫作特點2、寫作要求寫作要求3、寫作程序?qū)懽鞒绦?、寫作內(nèi)容寫作內(nèi)容5、寫作技巧寫作技巧31 1、寫作特點寫作特點a.a.簡明簡明 是指用詞簡單準(zhǔn)確，不會造成誤解是指用詞簡單準(zhǔn)確，不會造成誤解b.b.準(zhǔn)確準(zhǔn)確 是指用詞含義準(zhǔn)確，不會造成誤解是指用詞含義準(zhǔn)確，不會造成誤解c.c.樸實樸實 是指用詞通俗自然，恰如其分是指用詞通俗自然，恰如其分d.d.莊重莊重 是指用詞嚴(yán)肅

2、端莊，不帶感情色彩是指用詞嚴(yán)肅端莊，不帶感情色彩e.e.規(guī)范規(guī)范 是指用詞符合語法與邏輯要求是指用詞符合語法與邏輯要求4培培訓(xùn)訓(xùn)下下午午好好，我我是是來來自自新新意意公公司培訓(xùn)部的培訓(xùn)師，劉常新。司培訓(xùn)部的培訓(xùn)師，劉常新。今今天天，我我要要跟跟大大家家講講的的是是培培訓(xùn)訓(xùn)。確確切切地地說說，我我要要講講以以下下三點：三點：培訓(xùn)的必要性；培訓(xùn)的必要性；培訓(xùn)的內(nèi)容；培訓(xùn)的內(nèi)容；培訓(xùn)的預(yù)期效果。培訓(xùn)的預(yù)期效果。講稿的文書特點講稿的文書特點標(biāo)題簡明、標(biāo)題簡明、準(zhǔn)確準(zhǔn)確條條理理清清晰晰，規(guī)范規(guī)范樸樸 實實 而而 不不失莊重失莊重我我將將說說什什么么5分清寫作文類分清寫作文類n指揮性：如命令、指示、決定、

3、批復(fù)指揮性：如命令、指示、決定、批復(fù)n規(guī)范性：如規(guī)章、條例、規(guī)定等規(guī)范性：如規(guī)章、條例、規(guī)定等n報請性：如請示等報請性：如請示等n通知性：如公告、通知等通知性：如公告、通知等n記錄性：如會議記錄等記錄性：如會議記錄等n報道性：新聞稿，宣傳稿報道性：新聞稿，宣傳稿6人民銀行人民銀行*分行：分行：你你行行國國人人銀銀稽稽字字（1990）第第5號號關(guān)關(guān)于于“挖挖、革革、改改”資金是否應(yīng)計付利息問題的請示收悉，現(xiàn)答復(fù)如下：資金是否應(yīng)計付利息問題的請示收悉，現(xiàn)答復(fù)如下：財財政政“挖挖、革革、改改”資資金金是是財財政政預(yù)預(yù)算算安安排排的的、財財政政部部門門管管理理使使用用的的資資金金，因因此此，對對財財政

4、政部部門門的的“挖挖、革革、改改”資金存款不予計付利息。資金存款不予計付利息。特此批復(fù)特此批復(fù)中國人民銀行河南省分行中國人民銀行河南省分行1990年年5月月25日日抄報：人民銀行部行計劃司抄報：人民銀行部行計劃司抄抄送送：各各專專業(yè)業(yè)銀銀行行分分行行、人人民民銀銀行行各各市市、地地分分行行、本本行行有關(guān)處、室有關(guān)處、室72、寫作要求、寫作要求nA、意思明確意思明確n明明白白無無誤誤地地把把要要說說的的話話寫寫出出來來，讓讓別別人人一一目目了了然，看得懂，這是最起碼的要求然，看得懂，這是最起碼的要求nB、文理通順文理通順n這這無無論論對對于于準(zhǔn)準(zhǔn)確確表表達(dá)達(dá)或或?qū)τ谟谀隳銈€個人人寫寫作作都都是

5、是極極其重要的。其重要的。nC、觀點正確觀點正確n表表達(dá)達(dá)的的東東西西要要有有道道理理，不不要要強(qiáng)強(qiáng)詞詞奪奪理理，更更不不能能講歪理。講歪理。8nD、事實求是事實求是n是是什什么么說說什什么么，不不掩掩飾飾、不不夸夸張張，按按事事實實本本身身描述與表達(dá)。描述與表達(dá)。nE、及時迅速及時迅速nF、簡明生動簡明生動nG、層次分明層次分明nH、格式規(guī)范格式規(guī)范2、寫作要求、寫作要求93、寫作程序、寫作程序自我提問：自我提問：a寫什么？寫什么？b要達(dá)到什么目的？要達(dá)到什么目的？c采用什么文本？采用什么文本？d給誰看？給誰看？e要求對方做什么？要求對方做什么？明確文書寫作主旨明確文書寫作主旨103、寫作程

6、序、寫作程序自我提問：自我提問：a.需要哪些資料信息？需要哪些資料信息？b.有哪些收集渠道？有哪些收集渠道？c.怎樣收集？怎樣收集？d.達(dá)到什么目的？達(dá)到什么目的？收集資料信息收集資料信息11nA、擬訂提綱擬訂提綱nB、起草正文起草正文nC、反復(fù)檢查反復(fù)檢查3、寫作程序、寫作程序12案例演練案例演練n劉林和你同時在競爭上海地區(qū)經(jīng)理一職劉林和你同時在競爭上海地區(qū)經(jīng)理一職.過去過去一年間一年間,劉林的工作非常出色劉林的工作非常出色.雖然你知道他的雖然你知道他的能力不錯能力不錯,但你認(rèn)為自己來公司的時間更長但你認(rèn)為自己來公司的時間更長,你你應(yīng)該得到這個職位應(yīng)該得到這個職位.另外另外,這次的提升不僅對

7、你這次的提升不僅對你的職業(yè)發(fā)展非常重要的職業(yè)發(fā)展非常重要,而且對你的個人生活也而且對你的個人生活也有特殊的意義有特殊的意義:你年邁的雙親就住在上海你年邁的雙親就住在上海,你希你希望離他們近一點望離他們近一點,以便更好地照顧他們以便更好地照顧他們.有一天有一天,你碰到一位老朋友你碰到一位老朋友,他知道劉林的一些情況他知道劉林的一些情況,你你了解到劉林并非像他簡歷上說的那樣了解到劉林并非像他簡歷上說的那樣,事實上事實上他從沒上過大學(xué)他從沒上過大學(xué).13n你該怎么辦？你該怎么辦？n根據(jù)案例，請寫一封給上司或劉林的信。根據(jù)案例，請寫一封給上司或劉林的信。案例演練案例演練144、寫作內(nèi)容寫作內(nèi)容nA、有

8、事而發(fā)，言之有物有事而發(fā)，言之有物nB、目的明確，為了解決某件事目的明確，為了解決某件事nC、內(nèi)容真實，不能虛擬內(nèi)容真實，不能虛擬nD、內(nèi)容實在，主要內(nèi)容有：內(nèi)容實在，主要內(nèi)容有：a.標(biāo)題標(biāo)題b.題注題注c.收件單位或個人收件單位或個人d.正文、導(dǎo)語、主體正文、導(dǎo)語、主體e.結(jié)束語結(jié)束語a.附件或說明附件或說明b.落款、日期落款、日期15“所以所以”或或“總而言之總而言之”我說了什么我說了什么結(jié)束語：結(jié)束語：16我將說什么我將說什么說說告訴別人我告訴別人我說了什么說了什么一份一份文稿大致包括：文稿大致包括：17商務(wù)公文的寫作注意事項商務(wù)公文的寫作注意事項1、名稱名稱2、數(shù)字規(guī)范數(shù)字規(guī)范3、計量

9、單位的規(guī)范計量單位的規(guī)范18名稱規(guī)范名稱規(guī)范n名稱注意事項名稱注意事項通稿統(tǒng)一通稿統(tǒng)一排列有序排列有序使用簡稱使用簡稱n稱呼稱呼19小練習(xí)：稱呼連線題小練習(xí)：稱呼連線題親愛的親愛的NANCY：親密關(guān)系的私人之間親密關(guān)系的私人之間小張：小張：集體集體資訊部所有員工：資訊部所有員工：上級上級張經(jīng)理：張經(jīng)理：同事同事劉林：劉林：下屬下屬20數(shù)字規(guī)范數(shù)字規(guī)范n采用阿拉伯?dāng)?shù)字采用阿拉伯?dāng)?shù)字n成文時間成文時間n結(jié)構(gòu)層次序列結(jié)構(gòu)層次序列21計量單位的規(guī)范計量單位的規(guī)范（判斷題）（判斷題）n質(zhì)量（重量）單位質(zhì)量（重量）單位n長度單位長度單位n功率單位功率單位n功、熱單位功、熱單位n體積單位體積單位n電量單位電

10、量單位n土地面積單位土地面積單位千克、公斤、斤千克、公斤、斤公里、米、尺公里、米、尺千瓦、馬力千瓦、馬力焦耳、卡焦耳、卡毫升、公升毫升、公升度度平方米、畝平方米、畝22計量單位的規(guī)范計量單位的規(guī)范（判斷題）（判斷題）n質(zhì)量（重量）單位質(zhì)量（重量）單位n長度單位長度單位n功率單位功率單位n功、熱單位功、熱單位n體積單位體積單位n電量單位電量單位n土地面積單位土地面積單位千克、公斤、千克、公斤、斤斤公里、米、公里、米、尺尺千瓦、千瓦、馬力馬力焦耳、焦耳、卡卡毫升、毫升、公升公升度度平方米、平方米、畝畝23小練習(xí)：找錯題小練習(xí)：找錯題*地區(qū)行政公署辦公室通知地區(qū)行政公署辦公室通知各（縣）人民政府：各

11、（縣）人民政府：經(jīng)經(jīng)行行署署領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)研研究究決決定定，定定于于3月月2日日在在行行署署召召開開各各縣縣（市市）人人民民政政府府辦辦公公室室主主任任會會議議3天天，傳傳達(dá)達(dá)省省政政府府關(guān)關(guān)于于公公文文處處理理有有關(guān)關(guān)指指標(biāo)標(biāo)，請請各各縣縣（市市）人人民民政政府府辦辦公公室室主主任任或或副副主主任任1人參加。人參加。參參加加會會議議的的代代表表省省行行署署公公車車接接送送，每每人人隨隨身身所所帶帶物物品品體體積積不不得得大大于于3平平方方米米，不不得得重重于于2斤斤。會會后后省省行行署署派派車車將將代代表表送送往往省省行行署署辦辦餐餐廳廳，大大約約200里里。會會議議將將進(jìn)進(jìn)行行3、4天天時時間，

12、望大家準(zhǔn)備好必備生活用品。間，望大家準(zhǔn)備好必備生活用品。2000年年6月月6日日24商務(wù)公文范本商務(wù)公文范本1、公文格式簡表、公文格式簡表2、通知、通知25版版頭頭發(fā)文字號發(fā)文字號標(biāo)標(biāo)題題發(fā)送機(jī)關(guān)發(fā)送機(jī)關(guān)正正文文附附件件發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文機(jī)關(guān)成文時間成文時間附注附注主題詞主題詞抄送：抄送：印發(fā)機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)年年月月日印發(fā)日印發(fā)（印數(shù)）（印數(shù)）26通通知知n會議性通知會議性通知n任免通知任免通知n指示性通知指示性通知27會議性通知會議性通知會會議議通通知知的的時時效效性性強(qiáng)強(qiáng)，應(yīng)應(yīng)提提前前發(fā)發(fā)文文，估估計計有有足足夠夠的的時時間間收收文文，以以便便與與會會人人員員做做好準(zhǔn)備，按時到會。好準(zhǔn)備，按時到會。

13、會會議議原原因因要要寫寫得得簡簡短短。會會議議內(nèi)內(nèi)容容、安安排排、要求要寫得具體要求要寫得具體28通知通知*（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱）關(guān)于召開（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱）關(guān)于召開*的通知的通知資訊部員工：資訊部員工：鑒鑒于于資資訊訊部部員員工工目目前前對對業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)還還不不熟熟練練，決決定定星星期期六六進(jìn)進(jìn)行行培培訓(xùn)。詳情請見下表：訓(xùn)。詳情請見下表：其他事項：提供午餐其他事項：提供午餐與會過程中不得大聲喧嘩，不得無故遲到早退，與會過程中不得大聲喧嘩，不得無故遲到早退，需做好筆記需做好筆記特此通知！特此通知！*公司資訊部（公章）公司資訊部（公章）2001年年3月月3日日時間時間地點地點人員人員準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備材料29任免通

14、知任免通知任免根據(jù)任免根據(jù)任免日期任免日期被任免人員的姓名和職務(wù)被任免人員的姓名和職務(wù)30通通知知經(jīng)經(jīng)董董事事會會決決定定，王王某某某某在在其其任任職職期期間間內(nèi)內(nèi)，貪貪污污公公款款，情節(jié)嚴(yán)重，從情節(jié)嚴(yán)重，從2001年年3月月7日始，罷免其總經(jīng)理職務(wù)。日始，罷免其總經(jīng)理職務(wù)。*公司董事會（簽章）公司董事會（簽章）2001年年3月月7日日31指示性通知指示性通知n通通知知的的依依據(jù)據(jù)。為為什什么么發(fā)發(fā)此此通通知知，然然后后一一句句話話作作過過渡渡語語，如如“現(xiàn)現(xiàn)通通知知如如下下”，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)入主題內(nèi)容。入主題內(nèi)容。n主題內(nèi)容。具體事項主題內(nèi)容。具體事項n結(jié)尾部分。一般寫執(zhí)行要求結(jié)尾部分。一般寫執(zhí)行要求“以上事項以上事項望認(rèn)真執(zhí)行望認(rèn)真執(zhí)行”。32通通知知由由于于近近來來公公司司員員工工不不太太注注意意形形象象，為為優(yōu)優(yōu)化化公司形象，現(xiàn)通知如下：公司形象，現(xiàn)通知如下：周周一一至至周周四四，所所有有員員工工按按員員工工手手冊冊上上的的要要求求著著裝裝，周周五五可可穿穿休休閑閑一一些些的的服服裝裝上上班班，但但不不得濃妝艷抹和奇裝異服。得濃妝艷抹和奇裝異服。以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行！以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行！*公司行政部（蓋公章）公司行政部（蓋公章）2001年年3月月5日日33練習(xí)練習(xí)n寫一篇會議通知。寫一篇會議通知。3435