西南地區(qū)高校檔案信息化的現(xiàn)狀

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1、西南地區(qū)高校檔案信息化的現(xiàn)狀 1高校檔案信息化現(xiàn)狀及存在問題 1.1基礎(chǔ)設(shè)施 基礎(chǔ)設(shè)施是信息化建設(shè)的前提，信息化必備設(shè)備館均擁有量最多的是計算機和打印機，人均分別達1.24臺和0.7臺，數(shù)量基本能滿足需求，但質(zhì)量還有一定差距（如貴州大學檔案館雖有35臺電腦，但有15臺是幾乎不能用的淘汰機）。另外，其他設(shè)備如掃描儀、傳真機、復印機等，部分檔案室至今仍沒有。相比之下，重慶、四川館均擁有量略高于貴州、云南，但總的來看，部分檔案館（特別是檔案室）基礎(chǔ)設(shè)施仍較落后，離檔案信息化要求還有一定的距離。表1為四省/市信息化主要設(shè)備配置情況統(tǒng)計表。 1.2人才隊伍 人才是信息化建設(shè)的關(guān)

2、鍵。就調(diào)查來看（結(jié)果見表2），一是人員嚴重缺編。館均5.89人（最多18人），最低估計，35個館（室）僅綜合檔案館藏量平均在3萬卷左右，最低應(yīng)配8人，加上人事檔案應(yīng)配10人左右（按綜合檔案1萬卷以內(nèi)配3～4人，每增加5000卷增加1人，人事檔案千卷1人計），但目前僅1～3人的有14個館（個別館是處級館），達10人以上的僅8個。如貴州大學檔案館有綜合檔案約6萬卷、人事檔案4000余卷，應(yīng)配18人，再加校史館4人，最少應(yīng)配22人，但實際僅15人。二是人員隊伍學歷、職稱結(jié)構(gòu)基本合理。碩士（含有學位無學歷人員）、本科、大專及以下人員比例，高、中、初級職稱比例均呈兩頭小、中間大（即本科學歷、中級職稱人員

3、居多），基本合理，但正高職稱人員極少，部分還是教授或圖書系列的研究館員（如貴州12個館室59人中僅2人，且1人是圖書系列），這極不利于高校檔案館研究工作的開展。三是人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不夠合理，所需人才缺乏。其他學科專業(yè)人員館（室）均達4.5人，但檔案專業(yè)人員館均不足1人，計算機等現(xiàn)代信息技術(shù)人才嚴重匱乏（館均0.43人）。在信息技術(shù)日新月異的今天，建設(shè)數(shù)字檔案館已是大勢所趨，但部分館（室）至今仍沒有現(xiàn)代信息技術(shù)人才；再加之部分現(xiàn)有人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力較弱，對計算機等現(xiàn)代化設(shè)備的功能使用較單一，不能物盡其用。這必將嚴重影響其檔案數(shù)字化，阻礙信息化進程。 1.3檔案信息資源 數(shù)字化資源是信

4、息化建設(shè)的核心。35個調(diào)查館（室）中有23個館已開始數(shù)字化工作，19個館建立了案卷級目錄庫，18個館建立了文件級目錄庫，還有部分館建立了全文、多媒體及其他專題庫。而開展數(shù)字化工作較好的是四川省，調(diào)查館已全部開展數(shù)字化工作；較差的是貴州省，僅3個館開展?？梢?，貴州省與全國甚至西南其他省/市高校相比，均存在較大差距。表3為檔案信息化建設(shè)及利用情況統(tǒng)計表。 1.4檔案管理系統(tǒng) 系統(tǒng)是共享的支撐條件，使用檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版的有23個館（占65.71％，其中13個館用的南大之星，其余為其他系統(tǒng)或自行開發(fā)的），5個館是單機版。許多館雖然購置了管理系統(tǒng)，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率均不高，很多功能

5、還未利用，提供互聯(lián)網(wǎng)查詢目錄級數(shù)據(jù)庫的僅占25.71％，絕大多數(shù)局限于本校、本館（室）內(nèi)查詢，利用十分有限。另外，由于部分館自行開發(fā)的管理系統(tǒng)沒有更多地考慮與其他系統(tǒng)的兼容性以及以后的升級等，因此，存在管理系統(tǒng)使用少、不統(tǒng)一、效率低、發(fā)揮作用有限等問題。 1.5檔案網(wǎng)站 網(wǎng)站是共享的前提條件，目前仍存在一些問題：一是有網(wǎng)站的單位少，35個館中僅17個建立了自己獨立的網(wǎng)站，最少的是貴州（僅3個）。二是網(wǎng)站質(zhì)量普遍不高。許多網(wǎng)站主頁設(shè)計大都結(jié)構(gòu)呆板、單一，趨于雷同；網(wǎng)站欄目較為簡單，欄目數(shù)量少、覆蓋面小，欄目內(nèi)容較少、更新慢、名稱缺乏趣味性與親和力，等等。這既不利于同行之間的溝通交流，

6、使其更好地吸收借鑒別人先進的經(jīng)驗發(fā)展自己，同時也會阻礙本館（室）檔案信息化進程和資源共享。 1.6安保措施 安全保障措施是數(shù)據(jù)安全的保障，已開展數(shù)字化工作的檔案館大多采取多種安全保障措施，常用的有權(quán)限控制、密鑰管理、防火墻以及數(shù)據(jù)備份。但仍有少數(shù)館（室）防范不力，安全措施不力，備份方式單一（多采用本機或光盤備份，極少數(shù)采用異質(zhì)、異地或?qū)崟r在線方式），檔案數(shù)據(jù)資源存在一定的安全隱患。 2檔案信息化發(fā)展建議 （1）加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平。只有加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，配置高效、完善的設(shè)施設(shè)備，才能加快檔案信息化進程。為此，建議各高校加大

7、投入，把檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，有計劃地購置檔案信息化所需設(shè)施設(shè)備并定期更新，以保持良好的運行狀態(tài)，較好地滿足時代發(fā)展對檔案信息化的需求，確保檔案信息化與學校信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。（2）重視隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。檔案信息化具有較強的專業(yè)性、技術(shù)性、機密性，要求檔案工作者不僅應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，強烈的事業(yè)心和責任感，一定的檔案、法律、知識產(chǎn)權(quán)保護等知識，還需具備信息技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)維護以及數(shù)字化加工與管理等方面能力。這就要求：一是有關(guān)領(lǐng)導應(yīng)重視隊伍建設(shè)，建立科學的引才育才機制，引進和培養(yǎng)信息化所需的各類人才；采取多種措施開展繼續(xù)教

8、育，提高人員的業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。二是檔案工作者應(yīng)自覺更新自己的知識結(jié)構(gòu)，積極主動學習相關(guān)知識，提高自己的業(yè)務(wù)能力，特別是計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用能力，努力使自己成為一專多能的高素質(zhì)復合型人才。此外，隨著科技的發(fā)展、檔案載體的日趨豐富，還要求檔案工作者要勤于思考、敢于創(chuàng)新，推動檔案工作在創(chuàng)新中的發(fā)展?？傊?，應(yīng)努力造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風硬、紀律嚴的高素質(zhì)檔案隊伍，以較好地適應(yīng)時代發(fā)展對檔案工作的新要求。（3）重視資源建設(shè)，加快數(shù)字化步伐。只有將檔案數(shù)字化，建設(shè)完整的數(shù)字檔案庫，才能更好地保存、存續(xù)、傳播、利用檔案，體現(xiàn)檔案的價值。為此，建議各高校根據(jù)國家檔案局《關(guān)于加強和改進新形

9、勢下檔案工作的意見》要求，真正重視檔案信息化建設(shè)工作，努力做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸則歸，按照存量檔案分步數(shù)字化、增量電子化的原則，開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件歸檔，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。同時，在檔案管理系統(tǒng)購置（或開發(fā)）時，還應(yīng)考慮與本單位其他管理系統(tǒng)的銜接，以達到自動接收采集學校各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件及其元數(shù)據(jù)，以盡快建成數(shù)字檔案館。（4）重視網(wǎng)站建設(shè)，發(fā)揮窗口作用。網(wǎng)站既是資源共享的前提，又是宣傳、展示自己的窗口，以及同行之間溝通、交流的平臺。因此，建議充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立、健全檔案網(wǎng)站，著重反映網(wǎng)站特色，揭示自身工作亮點、創(chuàng)新點，并及時更新內(nèi)容，充分發(fā)揮網(wǎng)站的宣傳、教育

10、等功能，實現(xiàn)全校、全省乃至全國范圍內(nèi)全文信息查詢，不斷提高檔案檢索、利用效率和質(zhì)量，更好地起到宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)、發(fā)揮檔案價值的重要窗口作用。（5）加快平臺建設(shè)，促進資源共享。檔案信息化建設(shè)的最終目的是實現(xiàn)資源共享。檔案信息服務(wù)建設(shè)“十二五”規(guī)劃中明確指出，“未來五年的主要任務(wù)之一是實施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程，打造‘一站式’檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)”。2014年國家檔案局又在“關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見”中明確提出，“國家檔案行政管理部門要搭建全國開放檔案平臺，并與政府公開信息系統(tǒng)對接，實現(xiàn)資源共享”，可見，建立檔案信息資源共享平臺

11、已是大勢所趨。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，各高校已陸續(xù)使用檔案管理系統(tǒng)，但由于多數(shù)只關(guān)注于本部門需求，缺乏在區(qū)域或行業(yè)層面的統(tǒng)一標準，導致使用系統(tǒng)不統(tǒng)一，存在信息孤立，給區(qū)域或行業(yè)內(nèi)各部門檔案信息的協(xié)同訪問，跨區(qū)域、跨系統(tǒng)信息訪問和信息處理帶來困難。為提高服務(wù)能力，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)或行業(yè)內(nèi)各部門能及時、有效、準確地獲取各高校的檔案信息，建立靈活、高效、安全、穩(wěn)定的區(qū)域性或行業(yè)內(nèi)檔案信息資源共享平臺，勢在必行。為此，部分省市綜合檔案館已率先建立起自己的共享平臺，如：青島市建成啟用了基于互聯(lián)網(wǎng)、金宏網(wǎng)的青島數(shù)字檔案館；煙臺市在市直機關(guān)推廣使用政務(wù)網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；萊蕪市建設(shè)完成了全市數(shù)字檔案在線管理系統(tǒng)

12、［3］，等等。但高校仍多為封閉式管理，檔案部門之間缺乏橫向聯(lián)系、信息交流共享等，至今仍沒有建立行業(yè)內(nèi)或區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共享平臺。為此，建議各高校應(yīng)以管理手段的創(chuàng)新和升級為目的，打破高校檔案信息“孤島”和“各自為政”的局面，運用現(xiàn)代信息技術(shù)和傳媒手段，并按照國家標準建立高校信息資源共享中心，實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。如可將名人檔案、有合作關(guān)系高校相關(guān)檔案，因拆分、合并等歷史原因存放在其他高校的檔案，規(guī)章制度、編研成果等在一定范圍內(nèi)共享；同處大學城的學校，因地理位置較近，工作同質(zhì)化程度較高，可通過建立資源共享中心，對有關(guān)檔案進行信息整合，實現(xiàn)檔案整理、保管、利用、數(shù)字化處理等業(yè)務(wù)的共享，提升檔

13、案管理層次和服務(wù)質(zhì)量，使檔案的潛在價值得以充分發(fā)揮，較好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對檔案信息的需要（因為大數(shù)據(jù)的一個重要理念就是數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性產(chǎn)生價值。檔案作為一種數(shù)據(jù)信息，如果處于分散狀態(tài)，其潛在價值就無法發(fā)揮［4］）。同時，還應(yīng)加大檔案開放鑒定力度，定期開展檔案鑒定和開放鑒定工作，把應(yīng)開放的檔案盡可能開放；建立健全檔案信息公開發(fā)布保密審查制度，嚴格檔案信息公開保密審查［5］，以確保公開的檔案信息不涉及學校秘密和個人隱私。（6）強化安保措施，確保資源安全。檔案數(shù)據(jù)安全是檔案工作的重中之重。 目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要是依靠技術(shù)上的不斷升級、設(shè)置復雜的密碼和防火墻、數(shù)據(jù)備份等方式，但單純的技術(shù)

14、只能被動地解決某方面問題，而難以長遠、全面地保障數(shù)據(jù)安全。另外，在快速變化的信息環(huán)境下，技術(shù)的改進也不能完全防止計算機犯罪，這些風險都要求我們應(yīng)注重安全體系建設(shè)。主要包括：硬件設(shè)施安全體系建設(shè)（如通信線路的安全、物理設(shè)備的安全與容災(zāi)能力、抗干擾能力與設(shè)備的運行環(huán)境等方面）和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全體系建設(shè)（如網(wǎng)絡(luò)通信安全、資源訪問安全、數(shù)據(jù)加密、遠程接入安全、路由系統(tǒng)安全以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施安全等）［6］，并建立健全檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機制，及時提供多層次、強有力的保護。此外，還應(yīng)開展安全教育、應(yīng)急處置演練等，強化安全防范意識和責任意識；定期進行安全檢查，嚴密堵塞各種漏洞，以最大限度地預防和減少突發(fā)事件對檔案造成的危害。同時，還應(yīng)做好數(shù)字檔案異地異質(zhì)備份工作，認真做好檔案信息化過程中的檔案實體安全和信息安全保障工作，確保檔案及數(shù)據(jù)的絕對安全。3結(jié)語總之，檔案信息化是強化檔案保護、提升檔案管理和服務(wù)水平、提高檔案利用率、充分發(fā)揮檔案潛在價值的重要途徑。學校檔案工作如不走向信息化，必將阻礙其發(fā)展。為此，應(yīng)引起各級領(lǐng)導的高度重視，并采取切實措施努力抓好，以早日建成“五位一體”的檔案館。