如何做好會議前期準備工作word

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..如何做好會議前期準備工作確定會議發(fā)起人：? 如果是自己，需要安排會議時間地點，準備會議相關資料，擬定會議流程，發(fā)送邀請等事宜；? 如果是其他人，明確自己的角色是否需要 support 發(fā)起人，如需要配合，則積極聯(lián)系會議發(fā)起人，及時沒有需要配合的，也需要留意所有會議相關細節(jié)，確保準時出席（預先了解會場周圍地標及交通路線，綜合交通方式、天氣及路況等預估到達會場所需時間） ，對會議流程大致了解；確定會議內(nèi)容/主題：發(fā)起人? 會議內(nèi)容/主題會決定會議參與者范圍、會議舉行時間及地點（如會議議題較多需要更長的準備時間，建議預留足夠多的準備期；如高層會議，則需要找到合適的會議地址，需考慮交通便利性等細節(jié)）確定會議目的：發(fā)起人? 同樣的會議主題，但當最終目的不同的時候，也會影響前期準備工作，因此需要事先搞清楚會議目的，如比稿/續(xù)單/ 年度回顧/項目回顧 /基礎培訓等。拿回顧舉例（如果是年末回顧通常需要準備一些對明年合作的計劃；如果是年中則還會涉及下半年的優(yōu)化方案和建議。 ）確定與會者：發(fā)起人? 姓名（搞清楚發(fā)音） ，避免產(chǎn)生錯讀；? 性別：性別差異會影響溝通方式甚至開場白? 職位：評估對方對于會議相關的背景了解程度，以及對于會議的期望值。例如高層通常需要更多的背景介紹，不需要知道項目具體執(zhí)行細節(jié)? 公司：需要考慮對方所在立場對方想要了解的信息，便于控制一些說話技巧，如客戶、代理、媒體等? 會議角色：1）是否與自己站在同一立場；2）是否會參與會議發(fā)言；3）是否與對方存在分工，如負責主講、負責 support（回答特定問題：執(zhí)行細節(jié)、技術知識） ，負責記錄會議實錄確定會議時間：發(fā)起人（可在不確定與會者的情況下提前確定）? 一般讓對方先提供方便的時間點，再根據(jù)自己工作安排告知我方時間? 盡量不要在周五下午（尤其有老外時，因為老外很看重 casual friday）? 事先了解與會者公司上下班的時間，開始時間不要過早（上班后 1 小時后開始） ，結束時間不要過晚（下班前 1 小時結束）確定會議地點：發(fā)起人? 以客戶便利為優(yōu)先，通常主動去客戶公司（除非因無會議室等特殊情況再另找）? 其次，去會議發(fā)起人所在公司? 當然，如客戶有興趣來我方辦公室，也可以盛情邀請（如來我方開會，需根據(jù)會議目的及參與人數(shù)等找到合適的會議室，并了解投影設備借用情況，提前預定）? 如不在任何會議方所在辦公室開會，則需要考慮多方都較為便利的地點會議邀請發(fā)送：發(fā)起人? 發(fā)給所有確定參加的人員，不要有遺漏? 包含會議主題、時間、地點（不同交通工具路線規(guī)劃等） 、流程、注意事項等準備會議物料：發(fā)起人? 確定會議資料呈現(xiàn)形式（PPT、Word、Excel） ，如需要較多記錄或互動討論，可準備紙質(zhì)稿以便閱讀細節(jié)以及及時筆記和修改，并提前將必要材料進行分發(fā)? 所需工具：名片、電腦，投影儀、筆（如我方為主辦方，需準備足夠多的筆） 、白紙、白板、筆記本轉接線、連網(wǎng)設備（3G 網(wǎng)卡要） 、教鞭、激光筆、名卡等? 準備基本餐飲（水/咖啡/ 茶等） ，如會議時間較長或結束時間在飯點等需要準備正餐，需要提前確認..與會者口味偏好。會議前一天：發(fā)起人? 再次提醒與會者會議時間地點（包括會場具體地理位置，行程路線）以及會議流程? 提醒對方攜帶必要物料（如需要實際上機操作要攜帶電腦）? 發(fā)送相關資料? 預留現(xiàn)場接待人員手機號? 確保餐飲能準時達到會場當天：發(fā)起人? 設備擺放及調(diào)配，如確保投影儀影像清晰等? 餐飲擺放（水/咖啡/ 茶等，放在入口處或會議桌中間，視現(xiàn)場布置情況而定）? 安排接待人員并提前告知前臺開會事宜，讓前臺提醒當客戶到達時告知接待人員前去迎接? 安排座位，把最佳屏幕視角預留給客戶? 名片，雙手遞送，優(yōu)先客戶和高層，其次就近遞送，之后整理名片補全對方信息（如對方負責項目、項目話語權等）開場前：發(fā)起人? 提醒與會者手機靜音（會前不要設置為靜音，以免與會者聯(lián)系）提醒開場人就位