轉(zhuǎn)變觀念 多措并舉 全面做好電子招投標檔案管理工作

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1、轉(zhuǎn)變觀念 多措并舉 全面做好電子招投標檔案管理工作 摘要]隨著我國?電子招標投方法?和?電子招標投標系統(tǒng)技術(shù)標準?的公布實施，電子招標投標活動已具有一定的普遍性，因此電子招投標檔案管理尤為重要。本文通過分析電子招投標檔案的特點及現(xiàn)狀，對企業(yè)電子招投標檔案的管理措施進行具體的闡述，為企業(yè)做好目前招投標檔案工作提供借鑒和參考。 [關(guān)鍵詞]電子招投標；檔案；管理 2021 [中圖分類號]F284[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194〔2021〕20-0-02 1電子招投標活動檔案管理工作的特點及現(xiàn)狀 第一，招投標電子檔案具有法律效力。招投標工程檔案實現(xiàn)全程電子化，將CA〔電

2、子商務認證授權(quán)機構(gòu)〕認證應用在電子招標前期文件、電子招標文件、電子投標文件、電子招標后期文件材料等備案中，使這些招投標電子文件材料具備法律效力。 第二，招投標檔案電子化提高了檔案管理工作效率。電子招投標活動改變了以往招投標活動使用紙質(zhì)記載各種文件、文字以及數(shù)據(jù)的管理形式，檔案工作人員可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上開展收集、審核、歸檔等工作，文件材料從產(chǎn)生到處理結(jié)案根本做到無紙化，處理完畢后能及時歸檔，做到全過程招投標工程文件的歸檔，能保證齊全、完整，同時做到快速便捷地提供利用，大大提高了工作效率。 第三，招投標檔案電子化降低了本錢、減輕了保存所需的空間壓力。按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)的招標工程紙

3、質(zhì)文件材料在收集、整理、立卷、歸檔后，根據(jù)檔案儲存的保管期限要求，要保存30年或永久。采用電子化方式歸檔，可節(jié)約大量的紙張與電腦耗材，大大減少招投標各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的紙質(zhì)材料，節(jié)省大量的庫房及檔案用具，做到節(jié)能環(huán)保、降低本錢。 一是在電子招標投標中，對于電子招投標檔案管理，各界人士未能達成共識，即對于招投標電子文檔的地位和作用看法不一。在?電子招投標方法?實施后，電子招投標活動中的電子文檔無疑應該在其中扮演重要角色，而現(xiàn)實卻并非如此。形成反對、贊成兩種觀點：持反對觀點的人員不習慣、不放心使用電子文檔歸檔，電子招投標的全程仍離不開紙質(zhì)文檔，這類人員多為招標人、投標人和監(jiān)管部門；持贊成觀點的人員那

4、么不斷呼吁社會擴大電子文檔使用范圍，加強電子文檔的平安保障，制定電子文檔使用方法，實行真正的、全流程的電子招投標，持此種觀點的人也多為一些招標人、招標代理機構(gòu)和電子招標投標平臺的運營單位。也就是說，在一個行業(yè)內(nèi)形成了觀點互相對立的兩大派別，電子招投標活動檔案歸檔工作陷入了現(xiàn)實的囧境。 二是在電子招投標活動中，按照?電子招投標方法?相關(guān)內(nèi)容規(guī)定，電子數(shù)據(jù)文檔在過程流轉(zhuǎn)中，應該形成具有電子簽名、印章等有效合法確實認標識的數(shù)據(jù)文件，但在實際工作過程中，很多電子數(shù)據(jù)文檔只是可更改的數(shù)據(jù)格式文件，不具有?電子招投標方法?中規(guī)定的電子簽章確認，致使招投標電子文件的有效性、合法性打了折扣，使得電子文件在辦

5、結(jié)歸檔時，形成很大阻力。 三是目前對招投標電子檔案平安保管及提供利用構(gòu)成威脅的因素仍然存在。一方面在工作溝通上存在由于協(xié)調(diào)不當產(chǎn)生的平安問題。投標招標電子化檔案最根本的要求是檔案數(shù)據(jù)要絕對公正、平安和保密。同時，整個招投標過程必須通過電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)來實現(xiàn)，而該系統(tǒng)是一個有機的整體，需要協(xié)調(diào)得當。如果協(xié)調(diào)不當，就會造成信息混亂。另一方面，在實際中存在操作不當?shù)膯栴}。招投標檔案電子媒介代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)，電子媒介的使用對技術(shù)提出了更高更嚴格的要求。歸檔的電子文件必須是有效的、可讀取的，并且是相關(guān)電子文件的最終版本，而這一過程需要操作者輸入準確的數(shù)據(jù)來完成，如果操作者業(yè)務不熟悉或操作不當，就

6、容易造成信息失真。 2建立機構(gòu)，落實職責，為電子招投標檔案管理工作提供組織保證 做好任何一項工作，都需要建立機構(gòu)平臺，電子招投標檔案管理工作的開展也不例外，同樣需要建立電子招投標檔案管理組織機構(gòu)，尤其是電子招投標工作的完成需經(jīng)過招標人、招標代理機構(gòu)、監(jiān)督部門及技術(shù)維護單位等多個單位、部門，任何溝通及協(xié)調(diào)不當都有可能對數(shù)據(jù)的平安性、完整性、準確性造成威脅。因此，建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)的組織機構(gòu)及工作平臺，是做好電子招投標檔案管理的重要組織保證。 3提高素質(zhì)，嚴格要求，為電子招投標檔案管理提供人才保證 電子招投標電子文件的形成比擬復雜，它的存儲、檢索和傳輸是技術(shù)性較強的工作。因而，要配備專職檔案管理

7、人員，提高業(yè)務管理水平，并對參加電子文件制作和管理的人員加強協(xié)調(diào)，進行嚴格的管理，抓好業(yè)務培訓，以提高檔案工作人員的素質(zhì)和責任心，使其標準操作，確保電子檔案的平安性；加強檔案業(yè)務知識、計算機操作及網(wǎng)絡(luò)知識的培訓和繼續(xù)教育，繼續(xù)教育可以采取多種方式進行，把“走出去〞與“請進來〞的教育方式相結(jié)合，并組織人員不斷學習新知識、新技能；積極引進不同層次及類型的專業(yè)人才，不斷調(diào)整檔案隊伍的專業(yè)和知識結(jié)構(gòu)；最大化地運行、保存及利用招投標電子檔案。 4建章立制，標準管理，為電子招投標檔案管理工作提供制度保證 為使電子招投標檔案工作順利開展，尤其是確保電子檔案的平安性，就必須建立一套完整的規(guī)章制度來加強管理

8、，即建立各級單位、部門、崗位責任制度和檔案流程管理制度。不僅要對電子文件編制人、審核人、上傳人的職責進行明確，還要在日常工作中給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，用制度保證電子檔案齊全、準確及數(shù)據(jù)平安。第一，要建立完善的電子招投標檔案平安管理制度體系。該體系包括：機房及信息設(shè)備管理制度、軟件管理制度及操作規(guī)程、用戶管理制度、密鑰管理制度、內(nèi)外網(wǎng)管理制度、電子招投標檔案歸檔制度，檔案提供利用制度及應急預案等，并加大制度的執(zhí)行力度。第二，要建立完善的系統(tǒng)運維制度體系，記錄系統(tǒng)運維時間、地點、人員、內(nèi)容及故障原因，運行及維護要具有可追溯性記錄系統(tǒng)，隨時可查。第三，要建立網(wǎng)絡(luò)平安預警及防病防黑機制，對

9、電子招投標系統(tǒng)運行進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并定時進行異地容災備份。 5運用技術(shù)，為電子招投標檔案信息平安提供技術(shù)保證 一是要建立檔案管理系統(tǒng)與電子招投標管理系統(tǒng)的接口，或設(shè)計研究開發(fā)獨立的電子招投標檔案管理系統(tǒng)。建立開發(fā)組織機構(gòu)，明確責任分工，編制開發(fā)設(shè)計方案，研究系統(tǒng)操作流程及歸檔調(diào)檔，設(shè)計各類檔案統(tǒng)計報表，更好地完成電子招投標檔案的收集、歸檔、鑒定、利用等工作。 二是要采用目前先進的平安及技術(shù)措施，以保證電子招投標活動中電子文件信息的平安。目前，較為先進的平安及技術(shù)方面的主要措施有：網(wǎng)絡(luò)防火墻系統(tǒng)、病毒及惡意軟件防護技術(shù)、數(shù)據(jù)實時監(jiān)測系統(tǒng)、黑客攻防與入侵檢測系統(tǒng)、密碼與加密信

10、息技術(shù)以及電子文檔水印技術(shù)等。通過防火墻技術(shù)可以有效進行網(wǎng)絡(luò)間數(shù)據(jù)交換的檢查，有效地阻止黑客入侵行為及降低破壞程度。使用黑客攻防與入侵檢測系統(tǒng)可以最大限度保護網(wǎng)絡(luò)信息平安，其是一種積極主動的平安防護技術(shù)，提供了對內(nèi)部攻擊、外部攻擊和誤操作的實時保護，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)受到危害之前攔截和響應入侵，因此被認為是防火墻之后的第二道平安閘門，在不影響網(wǎng)絡(luò)性能的情況下能對網(wǎng)絡(luò)進行監(jiān)測。密碼與加密技術(shù)，是一種遵循既定標準的密鑰管理平臺，它能夠為所有網(wǎng)絡(luò)應用提供加密和數(shù)字簽名等密碼效勞及所必需的密鑰和證書管理體系，只有信息利用者通過授權(quán)，具有解密鑰才能獲取檔案信息，可起到有效的保護作用。采用數(shù)字水印技術(shù)，可以將信號

11、處理的方法在數(shù)字化的多媒體數(shù)據(jù)中嵌入隱蔽的標記，這種標記是不可見的，只有通過專用的檢測器才能提取，因此數(shù)字水印是信息隱藏技術(shù)，能夠保證檔案信息在傳遞過程中的平安性。上述平安技術(shù)措施的采用，可以最大限度地保證網(wǎng)絡(luò)信息的保密性、完整性、可用性、真實性和可控性。 三是要完善設(shè)備設(shè)施，做好相關(guān)備份工作。為了防止存檔載體喪失信息，應不斷完善設(shè)備設(shè)施，對于重點檔案應增加備份，即將歸檔的電子文件拷貝至耐久性好的載體上。出于風險防范的目的，電子檔案可采取一式三套的保存方式：即一套提供利用，一套封存保管，一套異地備份保存，確保數(shù)據(jù)不損壞、喪失或被惡意修改等，以提高歸檔電子文件的平安性和可靠性，保障后續(xù)利用活動

12、的開展。 隨著?電子招投標方法?的公布實施，電子招投標工程即將完全依托電子平臺完成招投標工作，電子化招標投標也必將成為當今世界的趨勢并且勢在必行。電子化招標投標檔案管理作為其中必不可少的局部，是對檔案管理工作的進一步開展。這一新的課題要求廣闊檔案工作者必須順應時代開展需要，轉(zhuǎn)變觀念，明晰流程，積極探索行之有效的電子招投標檔案管理方法，研究制定相關(guān)管理制度及標準標準，以保證電子招投標檔案齊全、完整、合法及有效提供利用，全面做好電子招投標工程的檔案管理工作。 主要參考文獻 【1】徐晶晶.招投標檔案電子化歸檔范圍及平安管理[J].城建檔案，2021〔12〕. 【2】劉心怡.關(guān)于建設(shè)網(wǎng)上電子招投標系統(tǒng)的考慮[J].中國招標，2021〔22〕.