[檔案管理]淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

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1、淺談高校檔案管理信息化建設(shè) 摘要：為了適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的變革，高校檔案管理工作必須建立在技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，這樣 才能更好地促進(jìn)高校檔案管理工作，因此檔案管理信息化建設(shè)將會成為未來發(fā)展的一大趨 勢。本文分析了高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性，論述了當(dāng)前檔案管理過程中 存在的問題，針對檔案管理信息化建設(shè)提出了一些有效的措施。 關(guān)鍵詞：檔案管理信息化現(xiàn)狀管理模式 高校檔案相關(guān)信息資源是國家重要資源的組成部分，檔案管理的工作目標(biāo)就是服務(wù)于社會。 當(dāng)前，高校為了適應(yīng)社會變革的要求，應(yīng)當(dāng)積極改變傳統(tǒng)的單純依靠人工的檔案管理模式, 引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理模式，以此來提高檔案管理工作的精準(zhǔn)性和科學(xué)性。因

2、此，我們必 須認(rèn)識到信息化在檔案管理中的重要性，并通過信息化建設(shè)來加快檔案管理工作效率，促 進(jìn)檔案管理改革的進(jìn)程。 一、高校檔案管理工作的必要性和重要性 經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展極大地推動我國高校相關(guān)工作的變革，尤其是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用, 更是為高校檔案管理工作提供了很大的便捷，信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理的必然趨 勢，因此高校要認(rèn)識到信息化檔案管理的必要性和重要性。 1 .檔案管理是高校檔案業(yè)務(wù)工作的需要。高校作為重要的教育機(jī)構(gòu)，不僅肩負(fù)著培養(yǎng)人才 的重大任務(wù)，而且還是傳播并弘揚中華文化的支柱力量。高校檔案部門在高校工作管理中 發(fā)揮著重要的作用，是收集校史和研究校史的關(guān)鍵部門，是校園文化

3、積淀的承教者和體現(xiàn) 者。除此之外，隨著高校工作的深入劃分和高校體制的變革，當(dāng)前檔案管理的內(nèi)容也變得 越來越復(fù)雜了，其類型也呈現(xiàn)出多樣化的趨勢。高校檔案業(yè)務(wù)需求也不僅僅滿足于紙質(zhì)檔 案了，而是集圖片、光盤等其它形式于一體的檔案，其容量日益增大。 2 .信息化管理有利于提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。當(dāng)前，高校檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)還 比較低，有的工作人員甚至滿足不了檔案管理能力需求，因此，現(xiàn)如今高校管理人員應(yīng)當(dāng) 主動提高自身管理能力，豐富自身的管理知識，以此來適應(yīng)管理能力的需求。另外，電子 化應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，電子文件的新型載體也在不斷更新，所以高校管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)網(wǎng) 絡(luò)計算機(jī)技術(shù)知識，提高檔案文本

4、信息的處理能力。同時，電子信息化管理能夠提高工作 人員的專業(yè)能力，全面提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。 3 .能夠滿足檔案信息資源的開發(fā)利用的要求。檔案信息資源是企業(yè)或單位進(jìn)行考核的重要 衡量標(biāo)準(zhǔn)和重要評判來源，社會對檔案信息資源的關(guān)注度也在不斷增強(qiáng)。隨著社會分工的 細(xì)化，人們越來越需要全面、細(xì)致、經(jīng)過再加工的檔案信息。因此，這就需要引入信息化 的檔案管理模式，從這個角度來說，信息化管理模式能夠滿足檔案信息資源的開發(fā)利用的 要求。另外，信息化工作和原來的管理模式相比，它是一種全新的應(yīng)用模式，在檔案管理 工作中具有里程碑的重大意義。除此之外，電子檔案的工作運轉(zhuǎn)速度較快，體積比較輕巧, 其傳播的速度較快

5、，極大地推動了電子檔案管理的進(jìn)程。 二、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題 1 .缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。當(dāng)前，我國由于受到體制問題的影響，高校的檔案管理工 作難以形成統(tǒng)一的局面，呈現(xiàn)出條塊分割、各自為政的現(xiàn)象，長此以往，將會影響高校組 織的管理工作。雖然很多檔案部門想要做到信息共享，但是經(jīng)過調(diào)查來看，各部門還缺乏 一定的交流。因此，高校應(yīng)當(dāng)組織和建立協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)來實現(xiàn)資源信息共享。通過信息共享我 們能夠及時發(fā)現(xiàn)學(xué)校中存在的問題，并采取有效的措施來解決這些問題。 2 .信息公開不及時、不到位。受我國歷史傳統(tǒng)因素的影響，通常情況下有關(guān)公務(wù)信息相對 披露較少，人們很少能夠掌握有效的公務(wù)信息。有時候公

6、務(wù)消息是公開了，但是公開的速 度比較緩慢，并沒有及時有效地公開。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會文明程度在不斷地提高, 每個人的自主意識和主人翁意識也在不斷增強(qiáng)，社會責(zé)任感也在增加。因此，越來越多的 公民就會要求相關(guān)公務(wù)公開，并要求能夠及時公開。當(dāng)然，對于一些需要保密的信息可以 采取保密，其它公務(wù)信息還是要得到公開的。所以，高校檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，因為 這些檔案資源是社會重要的財富。及時將檔案信息公開是市場的需求，也是實現(xiàn)社會發(fā)展 的前提和要求。而且，檔案管理就是以服務(wù)社會為目的的，所以高校更應(yīng)做好檔案管理工 作，以便更好地服務(wù)于社會。 3 .檔案管理人員素養(yǎng)較低。檔案管理需要涉及很多計算機(jī)知識

7、和計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，只有借 助于這些技術(shù)才能更好地完成檔案管理工作。但是，就目前來看，我國高校檔案管理人員 的專業(yè)素養(yǎng)還比較低。很多檔案人員不能熟練掌握相關(guān)檔案管理技術(shù)，不能很好地把握計 算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。因此，高校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到這一發(fā)展瓶頸，認(rèn)識到檔案管理人員的素養(yǎng)問題， 積極建立一批既懂技術(shù)乂懂檔案業(yè)務(wù)的團(tuán)隊，著手提升檔案管理人員的素養(yǎng)。建設(shè)高校 檔案管理信息化的有效途徑 1.建立并完善信息系統(tǒng)。要做好檔案管理，首先就要建立完善的信息管理系統(tǒng)，使信息化 建設(shè)有所平臺。另外，通過信息管理系統(tǒng)，我們還可以實現(xiàn)檔案信息的搜集、辨別、分類、 檢索，提高工作效率，應(yīng)用計算機(jī)軟件和計算機(jī)技術(shù)來推動檔案管理信息

8、化的進(jìn)程。同時, 我們還要建立完善的資源信息庫，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把相關(guān)數(shù)據(jù)都統(tǒng)一起來，通過軟件的升 級和改造，從而提高檔案部門的管理能力和服務(wù)能力。除此之外，我們還要保證信息系統(tǒng) 的標(biāo)準(zhǔn)化，這些標(biāo)準(zhǔn)包括計算機(jī)硬件和軟件設(shè)備要求標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)、 文獻(xiàn)標(biāo)注標(biāo)注等等。 2.提高檔案管理工作人員的素養(yǎng)。檔案管理工作人員的素養(yǎng)是決定檔案管理信息化建設(shè)能 否正常運行的關(guān)鍵，這些素養(yǎng)包括信息素養(yǎng)和知識素養(yǎng)兩大方面。笫一，信息素養(yǎng)。信息 素養(yǎng)是檔案管理者必備的素養(yǎng)之一，這里所說的信息素養(yǎng)主要包括以下幾個方面。首先， 檔案管理人員要有良好的信息意識，能夠及時捕捉有效信息，培養(yǎng)其對信息的敏感度，并

9、 能夠適當(dāng)?shù)貞?yīng)用這些信息。同時.，還要具備充足的信息知識和信息能力，面對信息資源能 夠利用信息技能處理并利用一些信息，并且還要不斷地學(xué)習(xí)信息知識和信息理論。最后， 檔案管理人員還要具有良好的信息道德，遵循道德規(guī)范去傳播信息和利用信息，并對信息 犯罪行為進(jìn)行阻止和防范。第二，知識素養(yǎng)。21世紀(jì)是一個知識經(jīng)濟(jì)時代，因此想要做好 檔案管理匚作，其匚作人員必須具備一定的知識素養(yǎng)，這要求工作人員不僅要有充分的檔 案管理知識，而且還要對這些知識有一個深入的了解.，并且還要能夠熟練運用這些知識。 除此之外，工作人員還要對檔案相關(guān)工作的文化有一個了解，例如文學(xué)、心理學(xué)等學(xué)科。 3.建立檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)資源

10、共享。檔案管理信息化建設(shè)就要保證資源、信息的共享性。 網(wǎng)絡(luò)是一個虛擬世界，在網(wǎng)站中我們不同于現(xiàn)實環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)可以擺脫時間和空間的制約， 能夠為社會提供更高更新的服務(wù)方式，可以實現(xiàn)跨區(qū)域交流和分享。因此，高校可以通過 建立網(wǎng)站，發(fā)揮自身優(yōu)勢，建立完善的數(shù)據(jù)庫，并通過信息檔案網(wǎng)站，實現(xiàn)資源共享，彌 補(bǔ)信息缺失的不足和缺陷。另外，我們還可以利用網(wǎng)站來建立協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，改變當(dāng)前條框分 割的缺點，統(tǒng)一管理高校檔案工作。 綜上所述，信息化建設(shè)是高校檔案管理的一大趨勢，為此，高校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理工作 變革的必要性和重要性，并明確檔案管理信息化過程中存在的問題，同時還要采取積極的 措施去解決這些問題，建立完善的信息管理系統(tǒng)，提高相關(guān)工作人員的素養(yǎng)，建立檔案信 息網(wǎng)站，以此來實現(xiàn)資源信息共享。