公文處理講座(公文處理、收發(fā)、歸檔).ppt

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公文處理講座 主講 馬蜀蘭 一 公文處理在項目工作中的地位二 收發(fā)文處理三 歸檔文件整理規(guī)則四 公文處理中要注意的幾點事項 一 公文處理在項目工作中的地位 一 什么是文書 在文書學中 文書 二字并不簡單地等同于 文字材料 而要加以必要的限定 它的表述為 文書是人類社會實踐中記錄和傳達自己意圖時所形成的文字材料 它是所有文字材料的總稱 文書包括項目中形成的所有文件 同時也包括私人形成的純屬個人事務(wù)的文件 一些形成特殊的文字材料象報表 賬冊之類一般也可稱作文書 另外文書除了指工作性質(zhì) 工作職業(yè)的名詞 如文書可稱從事文書工作的某人為文書 二 什么是文件 文件包括收文和發(fā)文 也包括機關(guān)內(nèi)部較重要的文書 內(nèi)容一般的文書通常不稱文件 人們提到文件時 又往往是特指某一份具體的文件 這時人們一般都稱文件而不稱文書 文件又常常分為正式文件與非正式文件 正式文件是具有法定效力的文件 而非正式文件是不具備法定效力的一般文件 與文書一樣 文件也包括私人形成的文字材料 一般稱私人文件 如請假 申請等 三 什么是公文 公文的外延相對來說比較小 它專指各單位按有關(guān)規(guī)定制成的進行公務(wù)聯(lián)系的文書 包括機關(guān)收到的 發(fā)出所有正式文件 也包括機關(guān)內(nèi)部使用的一些文件 因此 公文是社會公務(wù)活動的產(chǎn)物 是社會公務(wù)聯(lián)系的主要形式 是公務(wù)單位辦公的主要工具 以它對社會所具有作用來看 公文無疑是文書中最具重要性的一種文書 因此我們說公文是文書的主體 我們說到文件時 一般也是指公文 如文書工作實際是指公文工作 文書處理也是指公文處理 四 文書 公文和文件的聯(lián)系與區(qū)別出于實際工作的需要 對文書這一事物從各個角度去加以限定 于是出現(xiàn)了文書 公文 文件等許多不同的概念 嚴格地講 這些概念都不具備邏輯意義上的嚴密性 因此彼此之間也是很難劃出明確的界限 它們的內(nèi)容既有區(qū)別 又有交叉 它們的內(nèi)涵沒有本質(zhì)的區(qū)別 都是在社會實踐中為了滿足人們彼此進行聯(lián)系的需要而產(chǎn)生的文字材料 不同之處在于外延大小上有一定區(qū)別 公文不同于其他文書 它對作者有嚴格的限定 公文的作者必須是法定的機關(guān) 這里所說的機關(guān)是集合概念 它包括黨 政 軍各級領(lǐng)導機關(guān) 也包括團體 企事業(yè)單位以及這些機關(guān)單位中擔負一定責任并以公職身份出現(xiàn)的機關(guān)單位負責人 五 公文處理在項目管理工作中的地位在項目建設(shè)管理中與公文處理相關(guān)的內(nèi)容可高度概括為辦公和辦事兩大部分 也可以細分為辦文 辦會 辦事三大部分 不管怎么概括 都是把辦文放在我們建設(shè)機關(guān)工作的第一位 因為在項目建設(shè)中 文書工作是整個項目工作的基礎(chǔ) 有了這個基礎(chǔ) 工作才能正常運轉(zhuǎn) 從項目建設(shè)的啟動到竣工驗收 都需要獲取必要的工作信息以履行各項項目管理職責 對外實施管理 發(fā)出各類信息都要靠文書這一載體來實現(xiàn)信息的正常流通 對內(nèi)下達計劃 任務(wù)更需要公文的承上啟下發(fā)揮作用 無論是什么單位 無論業(yè)務(wù)工作的千差萬別 或是機構(gòu)設(shè)置的多種多樣 文書工作總是必不可少的一項工作 很多人將公文處理比作一個單位的臉面 一個機構(gòu)的心臟 這種比喻并不過份 文件質(zhì)量的高低 公文運轉(zhuǎn)的好壞 直接體現(xiàn)到一個單位的臉面 關(guān)系到一個單位的形象 影響到我們事業(yè)的成敗 所以說公文處理工作在項目建設(shè)中地位非常重要 不可忽視 二 收文發(fā)文處理 第一條公文辦理分為收文和發(fā)文 收文辦理指對收到公文的辦理過程 包括傳遞 簽收 登記 分發(fā) 擬辦 批辦 承辦 催辦 查辦 立卷 歸檔 銷毀等程序 發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程 包括草擬 審核 簽發(fā) 翻譯 打印 校對 用印 登記 分發(fā) 立卷 歸檔 銷毀等程序 第二條需要辦理的公文 文秘部門應(yīng)當及時提出擬辦意見送領(lǐng)導批示或交有關(guān)部門辦理 交通建設(shè)局的收文由局辦公室機要室負責簽收 拆封 登記 登記內(nèi)容包括來文機關(guān) 文號 標題 來文日期 收文編號等 一般事務(wù)性來文可視情況確定是否登記 代表單位外出參加會議或參觀學習帶回的文件以及各處室收到的報交通建設(shè)局的文件 應(yīng)交至局辦公室統(tǒng)一登記 按收文辦理程序處理 不得私自保存 凡送交通建設(shè)局辦理的公文 由局辦公室主任或分管副主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì) 提出擬辦意見 分送局領(lǐng)導批示或送有關(guān)部門辦理 除特殊情況外 局領(lǐng)導不直接受理和審批未經(jīng)局辦公室登記 審核的公文 需要兩個以上部門辦理的公文 局領(lǐng)導在批示時應(yīng)當有明確意見 明確主辦部門 緊急公文 應(yīng)當明確辦理時限 各處室收到文件后 應(yīng)經(jīng)處室領(lǐng)導閱批后送有關(guān)人員辦理 辦理日程應(yīng)有記錄 第三條公文的催辦由文秘部門負責 要做到緊急公文跟蹤催辦 重要公文重點催辦 一般公文定期催辦 催辦的重點是 一 上級來文中需要及時回復的文件 二 平行或不相隸屬的機關(guān)與本機關(guān)聯(lián)系工作 商洽事務(wù)的文件 三 下屬單位主送本局的請示性文件 四 本機關(guān)向上級機關(guān)請示 需要盡快回復的文件 五 與其它部門共同辦理的文件 六 人大 政協(xié)代表提案 人民來信的回復 七 會議紀要的辦理 八 領(lǐng)導特別指示要催辦的文件 公文催辦要填寫催辦登記卡 并提出辦理時限 特急件要隨時辦理 急件要從收文之日起五日內(nèi)辦完 一般件應(yīng)在十日之內(nèi)辦完 對于確實無法按時限辦完的文件 承辦部門應(yīng)向文秘部門說明理由后重新確定辦理時限 承辦單位對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由其辦理的文件 應(yīng)當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由 傳閱的文件各部門應(yīng)在兩日內(nèi)閱畢退回 第四條草擬公文應(yīng)當做到 一 符合國家 自治區(qū)法律 法規(guī)和方針 政策及有關(guān)規(guī)定 二 情況確實 觀點明確 條理清楚 文字簡練 書寫工整 標點準確 篇幅力求簡短 三 所用人名 地點 數(shù)字 引文準確 引用公文先引標題 后引發(fā)文字號 日期應(yīng)當寫明具體的年 月 日 四 結(jié)構(gòu)層次序數(shù) 第一層為 一 第二層為 一 第三層為 1 第四層為 1 五 必須使用國家法定計量單位 六 用詞用字準確 規(guī)范 文內(nèi)使用簡稱 一般先用全稱 并注明規(guī)范簡稱 七 根據(jù)內(nèi)容和行文對象 正確使用公文種類 送領(lǐng)導審核 簽發(fā)的文稿應(yīng)附必要的相關(guān)文件和資料 八 擬稿人根據(jù)實際需要確定主 抄送單位 標明文件份數(shù) 涉密公文應(yīng)當注明密級 九 交通建設(shè)局代廳擬稿時 應(yīng)使用廳統(tǒng)一發(fā)文稿紙 十 公文中的數(shù)字 除成文日期 部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞 詞組 慣用語 縮略語 具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外 應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)碼 第五條交通建設(shè)局發(fā)文程序 主辦處室承辦人擬稿 處室領(lǐng)導核稿 有關(guān)部門 處室會稿 局辦公室審核 局領(lǐng)導簽發(fā) 辦公室登記發(fā)號 校對 打印 用印 封發(fā) 第六條公文送領(lǐng)導簽發(fā)前 應(yīng)當由文秘部門進行審核 審核的重點是 是否需要行文 是否符合上級的法律 法規(guī)和方針 政策及有關(guān)規(guī)定 與本機關(guān)近年來的發(fā)文有無抵觸 是否與有關(guān)部門協(xié)商 會簽 文字表述 文種使用 公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定 未經(jīng)核稿 會稿 未經(jīng)文秘部門審核的公文 不得送領(lǐng)導簽發(fā) 文秘部門可對文稿進行刪節(jié)和文字加工 需對文稿進行較大修改時 要與原起草部門協(xié)商或請其修改 如文稿已經(jīng)領(lǐng)導人審批過 修改后需經(jīng)原審批領(lǐng)導人復審 交通建設(shè)局代廳擬稿時 各處室所擬文稿先由處室負責人審核 然后經(jīng)局辦公室核稿 會稿后送廳辦公室 會稿單位和核稿人應(yīng)注意保持稿面整潔 稿面不潔 字跡潦草 涂改勾畫較亂的 由擬稿人負責譽清 第七條交通建設(shè)局發(fā)文一般按領(lǐng)導分工 由主管領(lǐng)導簽發(fā) 上報的公文 重要公文按黨政分開的原則由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導簽發(fā) 公文簽發(fā)人對所簽發(fā)的公文內(nèi)容負責 已簽發(fā)的公文如需改動 應(yīng)由文秘部門征得原簽發(fā)人同意 會議紀要由會議主持人簽批 第八條草擬 修改 審核 批閱 簽發(fā)公文 用筆用墨必須符合存檔要求 不得使用圓珠筆 鉛筆和純藍墨水筆 不得在文稿裝訂線處書寫 第九條公文的用印 公文 函件蓋交通建設(shè)局印章須經(jīng)局長 副局長簽發(fā)或同意 蓋用交通建設(shè)局黨委印章須經(jīng)局黨委書記 副書記或主持工作的黨委領(lǐng)導簽發(fā)或同意 必要時 經(jīng)局領(lǐng)導授權(quán) 也可以由局辦公室主任簽字同意后用印 各單位 部門應(yīng)設(shè)專人負責保管印章 并建立用印登記本 經(jīng)單位 部門領(lǐng)導簽字后方可用印 未經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)的公文 函件 報表等不得用印 嚴禁在空白紙張 表格上用印 第十條上報公文 如不符合本辦法的有關(guān)規(guī)定 可退回呈報單位 第十一條上級機關(guān)的公文 除密件和注明不得翻印的文件外 根據(jù)工作需要 可以翻印或復印 秘件翻印 復印按有關(guān)保密規(guī)定辦理 第十二條傳遞 管理秘密公文 必須按規(guī)定采取相應(yīng)的保密措施 確保公文的安全 第二十七條公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項 主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商一致方可行文或辦理 如有分歧 主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào) 如仍不能取得一致 主辦部門可以列明各方理據(jù) 報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定 三 歸檔文件整理規(guī)則中華人民共和國檔案行業(yè)標準DA T22 2000中華人民共和國國家檔案局2000 12 06批準2001 01 01實施 1范圍標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法 本標準適用于各級機關(guān) 團體和其他社會組織 2定義本標準采用下列定義 2 1歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的 辦理完畢 應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料 2 2歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂 分類 排列 編號 編目 裝盒 使之有序化的過程 2 3件 歸檔文件的整理單位 一般以每份文件為一件 文件正本與定稿為一件 正文與附件為一件 原件與復制件為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 報表 名冊 圖冊等一冊 本 為一件 來文與復文可為一件 文件處理單與被處理文件為一件 翻譯本與正本為一件 如附件較多或者太厚不易裝訂時 也可各為一件 為一件 是指文件實體上裝訂在一起 編目時只體現(xiàn)為一條條目 3整理原則遵循文件的形成規(guī)律 保持文件之間的有機聯(lián)系 區(qū)分不同價值 便于保管和利用 4質(zhì)量要求4 1歸檔文件應(yīng)齊全完整 已破損的文件應(yīng)予修整 字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復制 4 2整理歸檔文件所使用的書寫材料 紙張 裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求 5整理方法5 1裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂 裝訂時 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 復制件在后 轉(zhuǎn)發(fā)文在前 被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 來文與復文 文種上包括請示與批復 報告與批示 函與復函等 作為一件時 復文在前 來文在后 漢文文本在前 少數(shù)民族文本 外文文本 在后 裝訂前應(yīng)將 件 內(nèi)各頁按一定方式對齊 可采用左上角 左側(cè)裝訂 分別將左 上側(cè)對齊和左 下側(cè)對齊 歸檔文件一般不要求切邊和貼邊 裝訂可采用線裝 封套裝 不銹鋼夾 粘貼等形式 原文件須拆除金屬物 5 2分類 歸檔文件可以采用年度 機構(gòu) 問題 保管期限 單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)較健全穩(wěn)定 職能分工明確的 或保管期限 年度 內(nèi)設(shè)機構(gòu)較簡單的 等方法進行分類 同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定 5 2 1按年度分類 將文件按其形成年度分類 5 2 2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分為永久 長期 短期三類 5 2 3按機構(gòu) 問題 分類 將文件按其形成或承辦機構(gòu)分類 本項可以視情況予以取舍 5 3排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi) 按事由結(jié)合時間 重要程度等排列 會議文件 統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列 5 4編號 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號 在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容 歸檔章設(shè)置全宗號 年度 保管期限 件號等必備項目 可設(shè)置機構(gòu)等選擇項 歸檔章應(yīng)加蓋在文件首頁上端居中的空白位置 以不壓文件字跡或與批示 收文章交叉為宜 5 4 1全宗號 檔案館給立檔單位編制的代號 5 4 2年度 文件形成年度 以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年 如1978 5 4 3保管期限 歸檔文件保管期限的簡稱或代碼 5 4 4件號 文件的排列順序號 件號包括室編件號和館編件號 分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制 室編件號的編制方法為 在分類方案的最低一級類目內(nèi) 按文件排列順序從 1 開始標注 館編件號按進館要求標注 5 4 5機構(gòu) 問題 作為分類方案類目的機構(gòu)名稱或規(guī)范化簡稱 5 5編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄 編目以 件 為單位進行 在目錄中一件只體現(xiàn)為一條條目 5 5 1歸檔文件應(yīng)逐件編目 來文與復文作為一件時 只對復文進行編目 歸檔文件目錄設(shè)置件號 責任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注等項目 5 5 1 1件號 填寫室編件號 5 5 1 2責任者 制發(fā)文件的組織或個人 即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者 5 5 1 3文號 文件的發(fā)文字號 應(yīng)照實抄錄 不能省略 5 5 1 4題名 文件標題 沒有標題或標題不規(guī)范的 可自擬標題 外加 號 5 5 1 5日期 文件的形成時間 以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日 如19990909 5 5 1 6頁數(shù) 每一件歸檔文件的頁數(shù) 文件中有圖文的頁面為一頁 空白頁不計 大張的文件或圖表折疊前的頁面計算頁數(shù) 5 5 1 7備注 注釋文件需說明的情況 5 5 2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型 長 寬為297mm 210mm 5 5 3歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面 歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱 年度 保管期限 機構(gòu)等項目 應(yīng)在目錄表的右肩上標注年度或機構(gòu)名稱 其中全宗名稱即立檔單位的名稱 填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱 目錄封面設(shè)置全宗名稱 年度 保管期限 機構(gòu)等項 5 6裝盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒 并填寫檔案盒封面 盒脊及備考表項目 5 6 1檔案盒5 6 1 1檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱 檔案盒的外形尺寸為310mm 220mm 長 寬 盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm 30mm 40mm等 5 6 1 2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同 在盒脊或底邊設(shè)置全宗號 年度 保管期限 起止件號 盒號等必備項 并可設(shè)置機構(gòu) 問題 等選擇項 其中 起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號 中間用 號連接 盒號即檔案盒的排列順序號 在檔案移交進館時按進館要求編制 5 6 1 3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作 5 6 2備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后 項目包括盒內(nèi)文件情況說明 整理人 檢查人和日期5 6 2 1盒內(nèi)文件情況說明 填寫盒內(nèi)文件缺損 修改 補充 移出 銷毀等情況 5 6 2 2整理人 負責整理歸檔文件的人員姓名 5 6 2 3檢查人 負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名 5 6 2 4日期 歸檔文件整理完畢的日期 四 實際工作中要注意的幾點事項1 用印管理 切記要有專人負責 做好用印登記 各單位除正式文件 其它出具的一切信函 合同 協(xié)議應(yīng)有主管領(lǐng)導審核簽字后 才能用印 并注意做好經(jīng)辦人的登記 2 呈辦文件的過程中要按程序 除特殊文件外 不要越級和直接交給某個領(lǐng)導或業(yè)務(wù)部門 否則將貽誤文件 會給整個工程進展帶來不利影響和損失 3 所有的發(fā)文一定要保持完整 尤其是原始材料 會議記錄 會議紀要 實驗報告 工程進展記錄 監(jiān)理日志等 4 進場后文檔管理人員要做到相對穩(wěn)定 不能臨時湊合 到竣工驗收時拼湊文件 竣工資料要做好平時的積累和管理工作