公司檔案管理部門制度.doc

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文秘知識/規(guī)章制度 公司檔案管理部門制度 　　1、公司檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由專人全權負責。 　　2、文書結案后，原稿由檔案專員歸檔，經辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務處置須要，原稿須由經辦部門保管者，應經檔案管理主管引導批準后妥為保留，檔案管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。 　　3、檢討文件的*及附件是否完全，如有短少，應即追查歸入。 　　4、文件的處置手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。 　　5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。 　　點收文件后，應依下列方法收拾： 　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 　　2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 　　檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 　　檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多，前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。 　　同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷應用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。 　　每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。 　　檔號之表現方法如下aa—bbccd—ee，aa為經辦部門代號，bb為大類號，cc為小類號。d為檔卷卷次，ee為檔案目次。 　　檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明簡要，以能充足表現檔案內容性質為原則，且有必定范圍，不宜籠統含糊。 　　各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表現；其位數應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。 　　檔案分類各級名稱經斷定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用必定次序依次排列，以便查閱。 　　檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。 　　檔案分類各級名稱及其代表數字一經斷定，不宜任意修正，如確有修正必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對比表，以免混雜。