配方及工藝文件管理制度20170227

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白家食品有限公司 配方及工藝文件管理制度 編 號 BJSP-SYZJB-QM-06-2017 版本/修改 A/2 頁 次 第 8 頁 共 8 頁 修 訂 張微帷 審 核 簽 發(fā) 一、目的：規(guī)范公司技術(shù)資料、商業(yè)秘密的管理，維護公司合法權(quán)益。 二、適用范圍：四川白家食品有限公司及所屬各子公司。 三、執(zhí)行部門：生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦、計劃物供部、財務(wù)中心、技術(shù)中心、質(zhì)量中心、產(chǎn)品品牌中心、人事行政部、總裁室。 四、內(nèi)容： 1．配方及工藝來源：由技術(shù)中心根據(jù)市場和公司要求，制定配方及工藝文件。 2．配方及工藝編號的規(guī)定及說明： 2.1 方便食品調(diào)味料包編號的規(guī)定及說明：產(chǎn)品配方代碼 — 產(chǎn)品名稱代碼 — 半成品代碼 — 年月日 2.1.1產(chǎn)品配方代碼：產(chǎn)品配方代碼 = 產(chǎn)品銷售區(qū)域代碼 + 產(chǎn)品系列代碼組成。 2.1.1.1產(chǎn)品銷售區(qū)域： 區(qū)域名稱 內(nèi)銷 出口 代碼 N C 2.1.1.2產(chǎn)品系列: 由品牌名稱拼音的首寫字母組成，例如： 產(chǎn)品系列 白家陳記 單身貴族 香香嘴 阿寬 代碼 BJ DG XXZ AK 2.1.1.3產(chǎn)品名稱代碼：產(chǎn)品名稱的漢語拼音首寫大寫字母，例如： 產(chǎn)品名稱 酸辣 辣肥 麻辣燙 酸菜魚 代碼 SL LF MLT SCY 2.1.1.4半成品代碼： 半成品名稱 醬包 粉包 油包 醋包 實物包 風味包 肉包 代碼 J F Y C S FW 根據(jù)品名的拼音第一個字母 2.1.1.5醬料分段編碼（調(diào)味品醬料分段編碼與此相同）: 名稱 大料 小料 干料 香辛料 代碼 D X G XXL 舉例說明： “出口白家正宗酸辣油大料配方”（報批時間為20**年*月*日）編號應(yīng)為：CBJ（產(chǎn)品配方代碼）— SL（產(chǎn)品名稱代碼）— Y（半成品代碼）D（分段編碼）— 20****（年月日）。 2.2調(diào)味品編號的規(guī)定及說明：產(chǎn)品配方代碼 — 產(chǎn)品名稱代碼 — 半成品/其它代碼 — 年月日。 2.2.1產(chǎn)品配方代碼：產(chǎn)品配方代碼 = 產(chǎn)品銷售區(qū)域代碼 + 產(chǎn)品系列代碼組成。 2.2.1.1產(chǎn)品銷售區(qū)域： 區(qū)域名稱 內(nèi)銷 出口 代碼 N C 2.2.1.2產(chǎn)品系列，例如： 產(chǎn)品系列 復(fù)合型 代碼 FH 2.2.1.3產(chǎn)品名稱代碼：由品牌名稱拼音的首寫字母組成，例如： 產(chǎn)品名稱 野竹筍 酸菜魚 四川火鍋 麻婆豆腐 代碼 YZS SCY SCHG MPDF 2.2.1.4半成品/其它代碼： 半成品名稱 醬包 蔬菜包 碼味包 調(diào)湯包 實物包 風味包 代碼 J S M T S FW 2.2.1.5醬料分段編碼（調(diào)味品醬料分段編碼與此相同）: 名稱 大料 小料 干料 香辛料 代碼 D X G XXL 舉例說明： “出口搶搶吃野竹筍大料配方”（報批時間為20**年*月**日）編號應(yīng)為：CFH（產(chǎn)品配方代碼）— QQCYZS（產(chǎn)品名稱代碼）— J（半成品/其它代碼）—D（分段編碼）— 20**0***（年月日）。 2.3粉面制品編號的規(guī)定及說明：產(chǎn)品配方代碼 — 產(chǎn)品名稱代碼 — 規(guī)格代碼 — 年月日。 2.3.1產(chǎn)品配方代碼： 2.3.1.1產(chǎn)品系列：由品牌名稱拼音的首寫字母組成，例如： 產(chǎn)品系列 白家 阿寬 單身貴族 代碼 BJ AK DSGZ 2.3.1.2產(chǎn)品名稱代碼： 2.3.1.3產(chǎn)品名稱：由產(chǎn)品名稱拼音的首寫字母組成，例如： 產(chǎn)品名稱 粉餅 面餅 疏散劑 改良劑 代碼 FB MB SSJ GLJ 2.3.1.4規(guī)格代碼： 規(guī)格 細 其它 代碼 01 02 舉例說明： “白家細粉餅疏散劑”（報批時間為20**年**月*日）編號應(yīng)為：BJ（產(chǎn)品配方代碼）— FB（產(chǎn)品名稱代碼）— 01（規(guī)格代碼）— 20******（年月日）。 2.4工藝文件的編號規(guī)定及說明：QC — 相應(yīng)的配方編號。 舉例說明：“出口單身貴族烏雞山珍醬包炒制工藝操作規(guī)程及品控要點”（報批時間為20**年*月*日）編號應(yīng)為：QC — CDG（產(chǎn)品配方代碼）— WJSZ（產(chǎn)品名稱代碼）— J（半成品代碼）— 20****（年月日）。 3．配方及工藝制作規(guī)定： 3.1配方分為生產(chǎn)配方和工藝配方。生產(chǎn)配方應(yīng)根據(jù)炒制、粉料配制等的單次重量（重量單位必須以千克、克表示）或容積（容積單位必須以千升、升、毫升表示）計算出各種配料的重量或容積。工藝配方是根據(jù)生產(chǎn)配方核算出產(chǎn)品中各種原材料的所占百分比。 3.2生產(chǎn)配方采用分段配料制。將一個生產(chǎn)配方拆分成幾段，分別為大料配方、干料配方和小料配方、香辛料等，每段配方分別由不同的操作人員領(lǐng)取，以方便配料的操作。 3.3工藝配方和生產(chǎn)配方的編號保持一致，在名稱上進行區(qū)分。（詳見附件1、附件2） 4．配方及工藝的管理： 4.1配方及工藝文件的簽批流程： 技術(shù)中心制定配方及工藝文件 技術(shù)中心總監(jiān) 審核 總裁終審 4.2紙版配方及工藝的管理： 4.2.1經(jīng)總裁簽批的配方及工藝文件等絕密資料，由生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方及工藝文件管理員負責印制、收發(fā)、傳遞、保管。 4.2.2工藝、生產(chǎn)配方由生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方管理員使用彩色紙張打印、塑封后發(fā)放給各領(lǐng)用人。 4.2.3配方、工藝文件管理人員、領(lǐng)用人員應(yīng)將配方及工藝文件放于帶鎖的柜子中，不得將配方及工藝文件資料隨意亂放，不得將資料泄露、透露，更不得遺失資料。 4.3電子版配方的管理： 4.3.1生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦設(shè)一臺配方專用電腦，內(nèi)、外網(wǎng)均不連接，電腦及文件分別設(shè)置不同密碼。研發(fā)人員根據(jù)原始記錄將配方錄入該專用電腦，日常使用可到生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦進行查閱，但不得摘抄。 4.3.2其他部門存有配方的電腦原則是均不允許連接外網(wǎng)，但因特殊情況聯(lián)網(wǎng)的必須將配方及電腦設(shè)置不同密碼。 4.4所有配方及工藝文件資料未經(jīng)允許不得進行復(fù)印及摘抄。 4.5外協(xié)代工廠配方領(lǐng)用： 4.5.1新品：由我公司全主導(dǎo)研發(fā)產(chǎn)品，上市2年內(nèi)，核心配方由公司自身掌握、配料，2年后按照代工規(guī)劃可將核心配方也發(fā)代工廠配料使用； 4.5.2代工廠生產(chǎn)與我公司同類產(chǎn)品：核心配方由公司自身掌握、配料，不發(fā)代工廠。 5．配方及工藝文件的領(lǐng)用范圍及領(lǐng)用表規(guī)定： 5.1配方及工藝文件的領(lǐng)用范圍： 5.1.1生產(chǎn)配方及工藝文件的領(lǐng)用范圍：制造部/生產(chǎn)車間。 5.1.2工藝配方的領(lǐng)用范圍：財務(wù)中心、計劃物供部。 5.2配方及工藝文件的領(lǐng)用表：見附件 6. 配方及工藝文件的下發(fā)及退還管理： 6.1配方及工藝文件的下發(fā)管理： 6.1.1技術(shù)中心研發(fā)人員上報紙版配方及工藝文件待批經(jīng)總裁簽批同意后，由技術(shù)中心將電子版配方拷至生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方專用電腦。 6.1.2生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦接已簽批同意的配方及工藝文件，整理并存檔，技術(shù)中心總監(jiān)辦產(chǎn)品主管發(fā)起配方通知OA流程（流程同步發(fā)起本次上報配方及工藝的《工藝、配方文件更新/替?zhèn)浒副怼罚瑢τ谛韪鼡Q的新配方，在流程中明確以下內(nèi)容： 6.1.2.1老配方改良前的半成品、配材消耗或處理要求；新、老配方的半成品與新老配材是否需分別進行配套使用，如何配套使用； 6.1.2.2老配方是否必須退回。 OA發(fā)起流程為：技術(shù)中心總監(jiān)辦產(chǎn)品主管--龍泉工廠計劃物供部計劃員（對老配方物料還未使用完，新配方暫不啟用的，需待物料使用完需啟用新配方時再處理本流程）--采購員、質(zhì)量中心現(xiàn)場稽核（含外協(xié)稽核）、龍泉工廠制造一部經(jīng)理、財務(wù)部核算會計、配方及工藝文件管理員（并發(fā)）。配方及工藝文件管理員通知車間配料人員領(lǐng)配方文件，配料人員需在三個工作日內(nèi)到生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦領(lǐng)取（退回管理6.2.2中闡述）配方，制造部經(jīng)理督促完成，否則將給予相應(yīng)的行政處罰。 6.1.3生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦整理出各領(lǐng)用人的配方或工藝文件，并下發(fā)，領(lǐng)取紙版配方或工藝文件的領(lǐng)用人，還需簽訂配方或工藝文件領(lǐng)用明細表，一式兩份，由生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方及工藝文件管理員及配料員各保存一份。對分廠配方及工藝文件的發(fā)放，由生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦委托分廠品保室負責人執(zhí)行。 6.1.4因生產(chǎn)、實驗或其他原因需要，其他配方領(lǐng)用人員需要領(lǐng)取不屬于本該應(yīng)領(lǐng)取范圍內(nèi)配方的（如此配方產(chǎn)品只由龍泉工廠生產(chǎn)，而北京工廠因其他原因，以后也會生產(chǎn)此產(chǎn)品），由需領(lǐng)取人提起申請《非本崗位領(lǐng)取配方申請表》（表單見附件11，車間配料員可由制造部經(jīng)理代其提起申請），經(jīng)部門、系統(tǒng)同意后，由技術(shù)中心對應(yīng)技術(shù)人員審核，生產(chǎn)營運中心總經(jīng)理簽批同意，生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方管理員整理、下發(fā)。 6.1.5中試配方的管理：新品開發(fā)及老品改良內(nèi)部測試通過后，技術(shù)中心在確定可以組織中試時，需制定中試配方，中試配方經(jīng)技術(shù)中心總監(jiān)簽批后即可執(zhí)行中試。中試完成后，由技術(shù)中心制定中試配方人員收回中試配方文件進行銷毀。 6.2配方及工藝文件的退還管理： 6.2.1公司已決定取消的產(chǎn)品，由產(chǎn)品品牌中心產(chǎn)品主管出具取消單品的書面通知，在公司OA“單位最新公告”欄中進行公告，同時OA發(fā)起流程書面知會到計劃物供部、技術(shù)中心、生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方管理員、生產(chǎn)營運中心、工廠、倉管部、生產(chǎn)車間的部門負責人。計劃物供部計劃員根據(jù)取消產(chǎn)品的物料（包括原材料、包材等）消耗情況，確定物料已消耗完畢、產(chǎn)品不再生產(chǎn)后，通過書面的方式通知生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方管理員，配方管理員于3個工作日內(nèi)通知配料人員或負責代工廠的采購員退回配方及工藝文件，配料人員在3個工作日內(nèi)將配方退回（分廠及外協(xié)代工廠在20個工作日內(nèi)退回）。 6.2.2對于新配方的領(lǐng)取及對應(yīng)舊配方的退還：生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方管理員根據(jù)技術(shù)中心發(fā)起的配方文件流程，整理出本次需退還的所有配方及工藝文件明細，通知制造部經(jīng)理和配料人員領(lǐng)取配方，配料人員在三個工作日內(nèi)到總經(jīng)辦退、領(lǐng)，制造部經(jīng)理督促完成，否則將給予相應(yīng)的行政處罰。 6.2.3生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方管理員、技術(shù)中心各研發(fā)專員負責對相應(yīng)配方的使用、退還過程進行監(jiān)督。 6.2.4在用配方的定時清理：每年由技術(shù)中心研發(fā)人員召集計劃物供部、配方管理人員、配料員對在用配方明細進行集中核對清理。每年分別在第二、四季度各開展一次。 7.人員的管理： 7.1全面審核配方領(lǐng)用人背景資料審查：背景資料審核內(nèi)容包括前期工作評價、家庭成員及其工作單位、是否有親朋在我司的同行企業(yè)工作。凡生產(chǎn)營運中心、計劃物供部、財務(wù)成本會計等必須接觸配方或工藝的崗位，在入職、異動前必須先做背景調(diào)查。生產(chǎn)工人則在提出需要領(lǐng)取配方申請時，做背景資料審查。領(lǐng)取配方、工藝人員背景調(diào)查由總裁室委托人事行政部進行，調(diào)查情況直接在《配方工藝領(lǐng)用人變動審批表》中體現(xiàn)。 7.2配方領(lǐng)用、交接手續(xù)辦理： 7.2.1配方及工藝文件領(lǐng)用人在領(lǐng)用配方之前必須先簽訂保密協(xié)議（詳見附件4），如臨時需調(diào)休或請假應(yīng)將所領(lǐng)用配方及工藝文件辦理完畢臨時移交手續(xù)后方可離開（詳見附件8）。 7.2.2各配方及工藝文件領(lǐng)用人調(diào)、離工作崗位時，均應(yīng)將所領(lǐng)用的配方及工藝文件交回生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦，不得擅自將所領(lǐng)之配方及工藝文件交給他人。 7.2.3生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方管理員在調(diào)、離職審批表上簽字后方可進行調(diào)、離職。對原配方及工藝文件領(lǐng)用人調(diào)、離職后，重新領(lǐng)用配方及工藝文件的，與初次領(lǐng)用配方及工藝文件手續(xù)相同。 7.2.4各分廠配方及工藝文件領(lǐng)用人調(diào)、離工作崗位時，由其所在部門填寫配方工藝領(lǐng)用人變動審批表（詳見附件7），經(jīng)公司批準后，由分廠品保室負責人監(jiān)督其完成配方移交后方可同意其調(diào)、離職。 7.2.5新供應(yīng)商需領(lǐng)取我司配方時，由該供應(yīng)商以公函形式提出申請，簽訂保密協(xié)議，供應(yīng)商名單報財務(wù)中心備案，當與該供應(yīng)商終止合作時，必須及時將領(lǐng)取的所有配方退還我公司，生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方管理員簽字確認后財務(wù)中心方可結(jié)算尾次貨款，已合作的供應(yīng)商需要領(lǐng)取新工藝、配方時由計劃物供部（分廠廠長辦）負責代工廠的采購員代為申請經(jīng)公司同意后方可領(lǐng)取配方。供應(yīng)商領(lǐng)取配方從申請、簽訂保密協(xié)議、配方使用管理到配方回退都由計劃物供部（分廠廠長辦）負責代工廠的采購員全程跟蹤，計劃物供部（分廠廠長辦）負責代工廠的采購員從生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦領(lǐng)出配方（同時辦理領(lǐng)取交接備案手續(xù)《配方及工藝文件領(lǐng)用轉(zhuǎn)交明細表(外協(xié))--采購員專用》）交接至供應(yīng)商后，對應(yīng)舊配方及領(lǐng)用明細簽收表回收時間期限控制在20天以內(nèi)，超出時間期限將對計劃物供部（分廠廠長辦）負責代工廠的采購員問責，技術(shù)中心協(xié)助監(jiān)督、管理。 7.2.6質(zhì)量中心外協(xié)質(zhì)量保障人員對于日常外協(xié)供應(yīng)商生產(chǎn)管控需求，需要領(lǐng)相關(guān)工藝文件的，按以上領(lǐng)取、退還、保管要求執(zhí)行。 8．配方的檢查： 8.1質(zhì)量中心負責配方及工藝文件的檢查工作。配方及工藝研發(fā)人員為各自研發(fā)的配方及工藝文件的檢查責任人。 8.2北京、高縣工廠配方及工藝文件的檢查工作應(yīng)由各工廠品保室負責人進行。 8.3各領(lǐng)用人上級有責任對絕密資料的管理情況進行監(jiān)督檢查，但不得利用職務(wù)之便查看其內(nèi)容，否則將給予嚴重警告及以上的行政處罰。 8.4質(zhì)量中心人員在現(xiàn)場巡查時，如正遇配料員在配料，可以查閱配方以便核實配料的準確性，但不得利用職務(wù)之便摘抄或帶走配方。配料以外的時間，質(zhì)量部人員只對配方的管理情況進行檢查，不得查看其內(nèi)容。 8.5所有人員在檢查時都要出示有效工作證件。 9． 配方及工藝文件的保密嚴格按照《保密制度》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，本制度與公司《保密制度》形成配套制度。 10． 車間收回更換舊版配方、工藝銷毀管理：生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦配方文件管理人員月度進行一次清理，并在人事行政部或總裁室監(jiān)督下，半年進行一次銷毀或焚燒，并形成記錄、拍照留檔。 11．獎勵與處罰： 11.1有下列行為的，將視情節(jié)及危害后果予以書面警告以上行政處分、經(jīng)濟處罰、除名或移交至公安機關(guān)處理。 11.1.1違反本制度，故意或過失泄露公司秘密的。 11.1.2遺失絕密資料的。 11.1.3凡未按規(guī)定隨意放置絕密資料的。 11.1.4有摘抄絕密資料行為的。 11.1.5未按規(guī)定指定專人對絕密資料進行打印、傳遞、保管的。 11.2對保守公司秘密或防止或檢舉泄密有功的，予以表揚、獎勵。 11.3未按本制度執(zhí)行的給予警告及以上處罰。 五、本制度修改權(quán)歸屬生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦。 六、本制度解釋權(quán)歸屬生產(chǎn)營運中心總經(jīng)辦。 七、本制度自簽發(fā)之日起生效。 八、附件： 1．《工藝配方模版》 2．《生產(chǎn)配方模版》 3．《工藝文件模版》 4．《配方及工藝文件保密協(xié)議》（公司內(nèi)部） 5．《配方及工藝文件保密協(xié)議》（外協(xié)工廠） 6．《配方及工藝文件領(lǐng)用明細表》 7．《配方工藝領(lǐng)用人變動審批表》 8.《配方臨時領(lǐng)用交接審批表》 9.《公司配方領(lǐng)用范圍明細表》 10.《配方及工藝文件發(fā)放流程》 11. 《非本崗位領(lǐng)取配方申請表》 12、《工藝、配方文件更新/替?zhèn)浒副怼?