如何選擇會議場所非常重要.doc

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文秘知識/秘書基礎(chǔ) 如何選擇會議場所非常重要 　　選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？ 　　1．列出可供選擇的清單 　　必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設(shè)計的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。 　　2．選擇合適類型的場所 　　選擇適合的會議場所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、預(yù)計的與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標(biāo)和與會者的偏好等因素綜合考慮。 　　酒店：（按類型劃分） 　　商務(wù)型酒店： 　　這類酒店無論在外部設(shè)計，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會務(wù)的商用場地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務(wù)能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。 　　度假型酒店： 　　這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。 　　（按地點劃分） 　　位于市中心： 　　在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。 　　位于市郊： 　　對于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會者來說，這類酒店是大受歡迎的。 　　3.會議類型與場所的搭配 　　舉辦培訓(xùn)活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場所（公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點）。 　　研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境（培訓(xùn)中心或其他寧靜場所最為適合）。 　　重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎勵。 　　對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達(dá)會場幾所在城市的交通必須便利。 　　4．現(xiàn)場參觀注意事宜 　　在考慮去做現(xiàn)場參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件： 　　報價方接受和同意會議名細(xì)表中各項事宜； 　　報價房應(yīng)是后選名單中較好的一個； 　　對報價方擬訂的合同條款基本接受。