醫(yī)藥衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作培訓(xùn)資料.ppt

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熱烈歡迎參加醫(yī)療衛(wèi)生檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的各位檔案工作同仁!,,武進(jìn)區(qū)醫(yī)藥衛(wèi)生系統(tǒng)檔案整理,常州市武進(jìn)區(qū)檔案局張曉燕,主要內(nèi)容,第一章武進(jìn)區(qū)醫(yī)藥衛(wèi)生檔案業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)第二章文書(shū)檔案整理的程序、方法和要求第三章會(huì)計(jì)檔案的整理要求與方法,第一章檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),主要內(nèi)容：一、基本概念二、檔案工作任務(wù)三、檔案工作環(huán)節(jié)四、檔案工作制度五、檔案工作法律法規(guī),第一節(jié)基本概念,一、什么是醫(yī)藥衛(wèi)生檔案1、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案，是指在醫(yī)藥衛(wèi)生工作中從事醫(yī)療、防疫、科研、教學(xué)、生物制品、生產(chǎn)、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。,2、含義：（1）工作活動(dòng)的多樣性決定了檔案的種類(lèi)很多，如黨政管理檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、病歷檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。（2）檔案的原始性。（3）檔案的價(jià)值：依據(jù)憑證作用、參考作用。（4）各種形式，載體不同從而形成各種檔案，如紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、電子檔案等。注意各種載體和各種門(mén)類(lèi)檔案的收集。,3、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案工作中常見(jiàn)的檔案門(mén)類(lèi)有：,醫(yī)藥衛(wèi)生檔案,文書(shū)檔案,會(huì)計(jì)檔案,設(shè)備檔案,聲像檔案,基建檔案,電子檔案,實(shí)物檔案,,,,,,,,,,,,,,,,,,,科研檔案,二、什么是檔案工作,1、檔案工作：是指管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。如收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用、對(duì)外交流等。2、基本原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理檔案工作，維護(hù)檔案的完整和安全，便于開(kāi)發(fā)和利用。,三、什么是電子文件,1、電子文件：以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?、電子文件包括：電子公文、電子圖表、數(shù)據(jù)庫(kù)等。,第二節(jié)綜合檔案室的任務(wù),綜合檔案管理機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)是：（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家和衛(wèi)生部有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)定；（二）制定本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；（三）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管本單位形成的全部檔案及有關(guān)資料；定期向檔案館移交有關(guān)檔案；,,（四）負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制各種檢索工具，積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，全心全意地做好服務(wù)工作；（五）加強(qiáng)檔案工作的橫向聯(lián)系，開(kāi)展多種形式的協(xié)作，積極開(kāi)展檔案信息交流及學(xué)術(shù)研究活動(dòng)；（六）負(fù)責(zé)對(duì)本單位或所屬單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；（七）負(fù)責(zé)收集檔案利用效果的反饋信息，宣傳利用檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，擴(kuò)大檔案工作影響，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部和科研人員積累檔案、利用檔案的意識(shí)。,第三節(jié)檔案工作環(huán)節(jié),一、檔案收集二、檔案整理三、檔案統(tǒng)計(jì)四、檔案保管五、檔案鑒定六、檔案利用七、檔案工作對(duì)外交流等,第四節(jié)檔案工作制度,一、歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。二、檔案保管制度主要包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。三、檔案保密制度主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求。四、檔案利用制度主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。五、檔案人員崗位責(zé)任制主要包括每個(gè)檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度七、檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)制度,第五節(jié)檔案工作法律法規(guī),一、《中華人民共和國(guó)檔案法》*二、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》*三、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》*四、《江蘇省檔案管理違法行為行政處罰規(guī)定》*,第二章文書(shū)檔案整理歸檔程序、方法和要求,一、概念、含義,二、文件整理歸檔工作具體操作方法,第一節(jié)歸檔文件整理工作,一、什么是文書(shū)檔案整理？文書(shū)檔案整理是指單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。,二、上述定義包括以下幾層含義：1、辦理完畢的；2、文書(shū)材料；3、基本整理單位是“件”；4、整理的基本環(huán)節(jié)是：裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、裝盒等。,三、歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。四、工作要求：,強(qiáng)化收集簡(jiǎn)化整理細(xì)化檢索和深化利用,第二節(jié)文件整理歸檔具體操作,文件歸檔整理流程：,收集,確定“件”,文件裝訂,文件分類(lèi),文件排列,編制歸檔號(hào),編目,裝盒,檔案排架,,,,,,,,,,,一、收集,收集工作即是將本單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來(lái)的工作過(guò)程。要求：齊全完整、內(nèi)容真實(shí),如何才能做到齊全完整？,1、檔案人員要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。2、制訂本單位的歸檔制度。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求三部分內(nèi)容。,（1）明確歸檔范圍,凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。參見(jiàn)《武進(jìn)區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》結(jié)合單位實(shí)際制訂本單位《文件材料歸檔范圍與不歸檔范圍》。各單位制定的歸檔范圍表應(yīng)作為本單位的一項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)加以公布并報(bào)區(qū)衛(wèi)生局備案。,不歸檔范圍主要有：,A、上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料；B、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件；C、上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見(jiàn)未定稿的文件；D、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；,E、重份文件；F、未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）、鉛印文件的各次校對(duì)捐（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；G、從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；,H、無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢(xún)問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般性建議或意見(jiàn)的人民來(lái)信；I、單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文。介紹信等；J、本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料；K、為參考目的從各方面收集的文件材料。,L、同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料；M、參加非主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料；N、越級(jí)抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；O、下級(jí)單位抄報(bào)備案的一般性文件材料。,（2）歸檔時(shí)間,歸檔工作要求在次年的五月底之前完成。確保按時(shí)完成一般運(yùn)用三種形式結(jié)合收集：A、隨辦隨歸；B、定期收集；C、年終集中收集。,（3）歸檔要求,A、歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確。制成材料要耐久規(guī)范。字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水。B、收集工作應(yīng)立足本單位，注意業(yè)務(wù)部門(mén)形成的反映專(zhuān)業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集；重大活動(dòng)事件材料的收集。C、文電合一。,D、底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔。若是上下級(jí)聯(lián)合發(fā)文，定稿一般由上級(jí)單位收集；若上級(jí)部門(mén)對(duì)下級(jí)單位文稿進(jìn)行核簽，定稿一般由下級(jí)單位收集歸檔；若下級(jí)單位代上級(jí)部門(mén)擬稿，定稿歸上級(jí)部門(mén)收集歸檔；,E、有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔。F、附件隨正件收集歸檔。G、關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。,二、確定“件”,歸檔文件整理方法是以“件”為單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。確定“件”是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一。“件”的確定一定要把握尺度，不可過(guò)嚴(yán)也不可太松。一般以每份文件為一件。,具體情況作如下規(guī)定：,1、文件正本與定稿為一件；2、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，或打印出的定稿上無(wú)重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不歸檔，但發(fā)文稿紙必須歸檔,且與正文合為一件；3、正文與附件為一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文內(nèi)容的一部份。,4、原件與復(fù)制件為一件；5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；6、會(huì)議記錄一本為一件；如黨委會(huì)議記錄、行政會(huì)議記錄等；7、成套的會(huì)議材料分別為件；8、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；9、正文與文件處理單（辦文單）為一件；10、來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）分別為件；,11、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、成冊(cè)的編研材料、刊物等按其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件；12、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如按單位、地區(qū)、系統(tǒng)等）組合，可裝訂在一起作為一件。如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等；13、介紹信一般一份為一件，若有的單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可按地區(qū)或系統(tǒng)劃分成件。,三、文件的裝訂,文件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保管和利用。在裝訂前，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。,1、文件的修整：,（1）對(duì)破損文件進(jìn)行修裱；（2）對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；（3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆封的書(shū)籍、刊物等，金屬物已嚴(yán)密封裝在其中，且拆釘會(huì)損壞原貌，不須拆釘重裝。,（4）對(duì)于過(guò)大的文件進(jìn)行折疊時(shí)應(yīng)注意盡量減少折疊次數(shù)。（5）小于16開(kāi)或8開(kāi)的紙張可不貼襯。（6）空白紙張抽除。（如整本歸檔的文件）,2、裝訂：,我區(qū)一般采用不銹鋼釘在文件的左側(cè)裝訂。較厚的仍用三孔一線(xiàn)進(jìn)行裝訂。文件整理時(shí)必須左側(cè)和下邊要齊；不銹鋼釘不宜釘?shù)眠^(guò)多。（不銹鋼釘應(yīng)采用檔案行政管理部門(mén)監(jiān)制的。）,3、件內(nèi)的排序：,（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，復(fù)制件在后；（4）轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；（5）計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤螅唬?）文件處理單（辦文單）歸檔的應(yīng)放在最前面。,四、文件的分類(lèi),分類(lèi)是歸檔文件整理工作的基本步驟。是將歸檔文件按來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。我區(qū)統(tǒng)一采用“年度—保管期限”的分類(lèi)方法。,1、按年度歸檔：,（1）一般文件歸入文件簽發(fā)年度。如表彰性文件。（2）跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度。如處理案件、同一問(wèn)題的來(lái)文和復(fù)文等；（3）跨年度的會(huì)議材料放在會(huì)議的閉幕年。（4）幾份文件作為一件時(shí)，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度。如會(huì)議記錄、介紹信、審批表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。,2、按保管期限歸檔：,文書(shū)檔案分為三種保管期限即永久、定期（30年/10年）。保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)：（1）屬永久保管的文件材料有：凡反映本單位機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)人員、編制、職能、行政區(qū)域變化，綜合性、年度性總結(jié)、會(huì)議材料，本單位制定的各種綜合性規(guī)章制度、重大業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定，人事任免、工作調(diào)動(dòng)、定級(jí)、考核、職評(píng)、離退休等。,（2）屬30年保管的文件材料有：凡反映本單位主要職能活動(dòng)的文件材料，本單位一般性的人員變動(dòng)、工資調(diào)整材料，本單位編印的簡(jiǎn)報(bào)，獎(jiǎng)懲文件，上級(jí)條線(xiàn)部門(mén)下發(fā)的法規(guī)性、政策性文件等。,（3）屬10年保管的文件材料有：凡上級(jí)部門(mén)、同級(jí)兄弟部門(mén)分發(fā)的一般普發(fā)性文件材料、簡(jiǎn)報(bào)，本單位形成的一般性、過(guò)程性文件材料、基層上報(bào)的年度性、綜合性重要文件等。凡本區(qū)各部、委、辦、局印發(fā)的非專(zhuān)指性且不屬于本單位主要職能范圍，但也需貫徹執(zhí)行的普發(fā)文件一律作10年保管。,五、“件”的排列,排列是將每份歸檔文件先后排列有序化的過(guò)程。即在同一保管期限內(nèi)按事由結(jié)合時(shí)間對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列。事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較為緊密的工作過(guò)程。一般一份文件就是一個(gè)事由。,“年度—保管期限”分類(lèi)方法對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列就是在同一保管期限內(nèi)一般按文件形成或收到的先后順序進(jìn)行排列，實(shí)行隨辦隨歸。具體情況處理：1、來(lái)文與復(fù)文雖作為兩件，但排列時(shí)應(yīng)排在一起，復(fù)文在前、來(lái)文在后；2、歸檔結(jié)束后交來(lái)的零散文件材料，可排在同一保管期限歸檔文件的后面，而不必插入其中；但這種情況應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明，在實(shí)際整理中應(yīng)盡量避免。,3、一次會(huì)議或一次活動(dòng)的材料應(yīng)集中在一起歸檔；上述排列方法可做到文件隨辦隨歸，減輕檔案人員年終工作量。且方法簡(jiǎn)單易行，但若文件數(shù)量較多不易手工檢索。鑒于大部分單位歸檔文件為年終集中收集模式，所以文件排列可實(shí)行在同一保管期限內(nèi)按組織機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）集中排列的方法。這樣可以做到兼顧手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索。,六、編制歸檔號(hào),歸檔號(hào)是將歸檔文件排列順序加以固定的一組標(biāo)識(shí)符號(hào)。在每份歸檔文件上的體現(xiàn)就是加蓋歸檔章。,歸檔章的編制：,暫不填寫(xiě),,,,1、蓋章要求：,（1）歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在歸檔文件首頁(yè)上端的空白處。一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；（2）歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；（3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。,2、歸檔章具體欄目的填寫(xiě)：,（1）全宗號(hào)：是檔案館給各個(gè)進(jìn)館單位編制的代號(hào)。有全宗號(hào)的可照實(shí)填寫(xiě)，如“3-8”寫(xiě)成“0308”；沒(méi)有全宗號(hào)的暫空不填。（2）年度：填寫(xiě)文件歸檔年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2006”，不必加“年”。（3）保管期限：填寫(xiě)歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)，即：永、30年、10年，不可用“1、2、3”等代碼表示。,（4）件號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件的排列順序號(hào)。包括室編件號(hào)和館編件號(hào)。在檔案室只要求大家編制室編件號(hào)，若統(tǒng)一采用“年度-保管期限”分類(lèi)方法，則一個(gè)單位每年永久、長(zhǎng)期和短期三個(gè)流水號(hào)，每年都是從“1”開(kāi)始編。館編件號(hào)進(jìn)館時(shí)按標(biāo)填寫(xiě)，現(xiàn)暫空不填。實(shí)行文檔一體化管理模式時(shí)，件號(hào)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給定。（5）機(jī)構(gòu)或問(wèn)題欄：若統(tǒng)一采用“年度-保管期限”分類(lèi)方法，此欄不必填寫(xiě)。,（6）（總）頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每一件歸檔文件中有圖文的頁(yè)面的總數(shù)。若這份文件有頁(yè)碼的則不必重新編頁(yè)碼；若無(wú)頁(yè)碼則在文件的右下角用鉛筆編頁(yè)碼；若此件歸檔文件是由幾份文件組成的，且每份文件本身有頁(yè)碼的，則不必重編頁(yè)碼，只要將每份文件的頁(yè)數(shù)相加；若無(wú)頁(yè)碼，則需通編頁(yè)碼。若檔案人員實(shí)行隨辦隨歸，大多數(shù)文件此環(huán)節(jié)可在文件收發(fā)時(shí)一并完成。,七、編制歸檔文件目錄,編目是指對(duì)歸檔文件編制歸檔文件目錄的工作。編目應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。此項(xiàng)工作在手工管理?xiàng)l件下，需要檔案人員手工錄入；若實(shí)行文檔一體化管理模式，此工作在文件收發(fā)時(shí)可一并完成。歸檔文件目錄可作為盒內(nèi)目錄放置于每個(gè)檔案盒內(nèi)最前面。,歸檔文件目錄,填寫(xiě)歸檔文件目錄的要求：,1、件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。作為一件看待的文件只編一個(gè)件號(hào)，但一組會(huì)議材料等應(yīng)分別編件號(hào)。2、責(zé)任者：填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱(chēng)?？蓪?xiě)通用簡(jiǎn)稱(chēng)或全稱(chēng)，注意不要用“本部、本局、本鎮(zhèn)”等。若是幾個(gè)文件組成的一件，只填寫(xiě)排在最前面的文件責(zé)任者。,3、文號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，須填寫(xiě)完整。如武檔發(fā)[2006]15號(hào)。沒(méi)有文號(hào)的空著不填，不得填寫(xiě)諸如“會(huì)議文件之一”或“某刊第幾期”等。4、題名：即文件標(biāo)題。一般應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)。（1）沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)；如干部任免、表彰先進(jìn)等文件；（2）在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，若標(biāo)題較為籠統(tǒng)，需進(jìn)一步細(xì)化著錄，以便二次檢索。如一組介紹信作一件。,5、日期：文件形成時(shí)間，以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“20050224”，若文件無(wú)日期，可用“0000”代替。若此件是由幾份文件組成且日期不一致，則按排在最前面的文件形成時(shí)間填寫(xiě)。6、頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)歸檔文件有字（有內(nèi)容）頁(yè)面的總頁(yè)數(shù)。7、備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。歸檔文件目錄可一年裝訂一本或按保管期限分裝數(shù)本。并在首頁(yè)用規(guī)范的歸檔文件目錄封面裝訂。（封面下圖所示）用永樂(lè)文檔一體化管理軟件形成的歸檔文件目錄數(shù)據(jù)須脫機(jī)備份。,八、裝盒,將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：1、不同歸檔年度的文件不應(yīng)放入同一檔案盒；2、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；3、裝盒時(shí)盡量選擇厚度適宜的檔案盒放置文件，并做到下邊齊，防止文件在盒內(nèi)彎曲。4、統(tǒng)一使用省檔案局監(jiān)制的無(wú)酸化檔案盒。有2、3、4公分的檔案盒。一個(gè)單位使用的檔案盒應(yīng)厚度相對(duì)統(tǒng)一。,,,,,,,,,盒簽例圖：,,全宗號(hào)0308,年度2006,保管期限永久,機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）,起止件號(hào),盒號(hào)2,室,館,5—18,,用鉛筆填寫(xiě),,檔案盒封面的填寫(xiě)：,,,,,填寫(xiě)全宗名稱(chēng),,,備考表的填寫(xiě)：,備考表,,,盒內(nèi)文件情況說(shuō)明,整理人,,檢查人：,,年月日,,,無(wú)情況一般不填,,九、檔案排架,1、排架方法：從左至右、從上至下。2、編制盒號(hào)：用鉛筆分保管期限編制年度流水號(hào)。,第三章會(huì)計(jì)檔案整理,一、什么是會(huì)計(jì)檔案?會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：會(huì)計(jì)憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)、其他類(lèi)。定義明確告訴我們不是會(huì)計(jì)做的所有工作形成的材料都是會(huì)計(jì)檔案.,,工資年報(bào)，職工工資、獎(jiǎng)金及各種福利審批名冊(cè)，養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納名冊(cè)、調(diào)整、新增審批表，職工聘用、轉(zhuǎn)正等審批表、協(xié)議書(shū)，事業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，清房材料，財(cái)務(wù)制度，上級(jí)指標(biāo)文件等均屬文書(shū)檔案。會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份作電子檔案保存。,,會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容信息要真實(shí)準(zhǔn)確,不得隨意更改字跡要清晰、耐久。會(huì)計(jì)檔案有關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)要完備。,二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間,各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由責(zé)任會(huì)計(jì)按會(huì)計(jì)年度按時(shí)整理，在財(cái)務(wù)部門(mén)存放一年后，向檔案室移交。在實(shí)際工作中，若利用方便也可整理完畢后直接移交檔案室。(移交時(shí)需辦理移交手續(xù)),三、會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi),1、若有核算單位：三級(jí)分類(lèi)會(huì)計(jì)檔案----核算單位----會(huì)計(jì)種類(lèi)一般核算單位有：1、行政2、工會(huì)3、食堂等。如：表示行政憑證即8.1.1工會(huì)憑證即8.2.1,,2、若無(wú)核算單位：二級(jí)分類(lèi)會(huì)計(jì)檔案----會(huì)計(jì)種類(lèi)如：表示會(huì)計(jì)憑證8.1會(huì)計(jì)賬簿8.2財(cái)務(wù)報(bào)告8.3會(huì)計(jì)其他類(lèi)8.4,四、會(huì)計(jì)檔案的保管期限,會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩種。定期包括：25年、15年、5年等。如會(huì)計(jì)憑證、票據(jù)存根、總帳、明細(xì)帳保管期限一般是15年；現(xiàn)金日記賬、銀行日記帳保管期限一般是25年；日、月、季度報(bào)表一般保管期限是5年；年報(bào)保管期限是永久。,五、會(huì)計(jì)檔案整理要求及方法,（一）會(huì)計(jì)憑證類(lèi)1、主要包括：記帳憑證、原始憑證、票據(jù)存根等。2、保管期限一般15年。其中基建帳、從銷(xiāo)毀憑證中抽出的憑證、工資單、涉及未結(jié)未了債務(wù)的憑證保管期限為永久。,,3、憑證的整理程序及要求：（1）包角（2）加蓋騎縫?。〞?huì)計(jì)私?。?）憑證封面填寫(xiě)（4）憑證排列（按時(shí)間先后順序）（5）貼標(biāo)簽（沿底部倒貼，15年用藍(lán)色標(biāo)簽，永久用紅色標(biāo)簽）,標(biāo)簽填寫(xiě)：,分類(lèi)號(hào)年.月年度流水號(hào),8.1.1,,,,,,,,,（6）編制會(huì)計(jì)檔案憑證類(lèi)案卷目錄（必須采用規(guī)范的檔案管理軟件進(jìn)行目錄輸入）4、票據(jù)存根的整理：（1）排列（2）貼標(biāo)簽（沿底部貼，標(biāo)簽填寫(xiě)如憑證，分類(lèi)號(hào)相同，但年度流水號(hào)單獨(dú)編制）（3）編制會(huì)計(jì)檔案票據(jù)存根案卷目錄（必須采用檔案管理軟件進(jìn)行目錄輸入）,,（二）會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)1、主要包括：現(xiàn)金日記帳25年銀行日記帳25年總帳15年明細(xì)帳15年輔助帳15年（若基建帳單立保管期限為永久）,,2、賬簿整理方法與要求：（1）不管是固定帳還是活頁(yè)帳，啟用接交表手續(xù)要填全。（2）固定帳冊(cè)不必重新裝訂。啟用接交表的備注欄應(yīng)注明“本冊(cè)哪幾頁(yè)為空白頁(yè)或哪幾頁(yè)為實(shí)用頁(yè)”（3）活頁(yè)帳要去掉空白頁(yè)用封面重新裝訂、重新編頁(yè)號(hào)（用鉛筆在每一頁(yè)有字的正面右上角、反面左上角編頁(yè)號(hào)）。,,（4）所有帳冊(cè)都要填寫(xiě)啟用接交表反面的“目錄欄”（5）帳簿排列順序：現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳、總帳、明細(xì)帳、輔助帳，并編寫(xiě)年度順序號(hào)。（6）標(biāo)簽用藍(lán)標(biāo)簽，距底部4CM往上貼。,標(biāo)簽填寫(xiě)：,分類(lèi)號(hào)年度年度流水號(hào),8.1.2,,,,,,,,,,,（7）編制會(huì)計(jì)檔案賬簿類(lèi)案卷目錄（必須采用檔案管理軟件進(jìn)行目錄輸入）。,,（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)1、主要包括：年報(bào)（永久），季、月報(bào)（5年）。若無(wú)年報(bào)則將12月份月報(bào)上升為年報(bào)，后附1—11月份月報(bào)，整卷擬為代年報(bào)。2、整理方法與要求：（1）報(bào)表整理一般按時(shí)間順序或表種排列，用卷皮裝訂。卷內(nèi)最前面抄卷內(nèi)目錄，后面放備考表。,,（2）擬寫(xiě)案卷標(biāo)題：如武進(jìn)區(qū)XX衛(wèi)生院二00六年度會(huì)計(jì)年報(bào)（3）排列編號(hào)：不同保管期限的報(bào)表要分開(kāi)整理編號(hào)。即年報(bào)歸年報(bào)排列編大流水號(hào)，月（季）報(bào)歸月（季）報(bào)排也編大流水號(hào)。（4）貼標(biāo)簽：永久（紅標(biāo)簽）、其它藍(lán)標(biāo)簽。距底部4CM往上貼。,標(biāo)簽填寫(xiě)：,分類(lèi)號(hào)年度大流水號(hào),8.1.3,,,,,,,,,（5）編制會(huì)計(jì)檔案財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)案卷目錄（必須采用檔案管理軟件進(jìn)行目錄輸入）。,,(四)會(huì)計(jì)檔案其他類(lèi)1、主要包括：(1)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)（15年）(2)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)(永久）(3)會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)（永久）(4)銀行存款余額調(diào)節(jié)表（5年）(5)銀行對(duì)帳單（5年）2、整理方法與要求：（1）用卷皮裝訂，卷內(nèi)先放卷內(nèi)文件目錄，卷尾放備考（有關(guān)欄目填寫(xiě)齊全）。（2）排列編號(hào)。分保管期限編年度流水號(hào)。,,（3）貼標(biāo)簽。用藍(lán)色標(biāo)簽距離底部4CM向上貼。標(biāo)簽填寫(xiě)：分類(lèi)號(hào)年度流水號(hào),8.1.4,,,,,,,,,（4）編制會(huì)計(jì)檔案其他類(lèi)案卷目錄（必須采用檔案管理軟件進(jìn)行目錄輸入）。,六、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀,這項(xiàng)工作主要是指對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)保管期限的要求，決定其存或毀的工作過(guò)程。工作程序與要求是：1、成立會(huì)計(jì)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。成員由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室和財(cái)務(wù)部門(mén)同志共同組成。2、根據(jù)保管期限標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到期檔案進(jìn)行逐本逐頁(yè)的鑒定。3、對(duì)應(yīng)繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案上升其保管期限并作適當(dāng)?shù)恼怼?duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，在檔案實(shí)體上加蓋銷(xiāo)毀章。,,4、對(duì)應(yīng)銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行登記，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)（也可用會(huì)計(jì)檔案案卷目錄代替）。5、擬寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案鑒定報(bào)告，請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人簽字報(bào)區(qū)衛(wèi)生局財(cái)務(wù)部門(mén)審批。6、應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案，其實(shí)體應(yīng)保存3—5年（待銷(xiāo)毀），再實(shí)施銷(xiāo)毀。7、銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)實(shí)行兩人監(jiān)銷(xiāo)制。,,祝各位工作順利！幸福安康！,