2017年電大行政管理?？泼貢鴮W(xué)小抄

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秘書學(xué)名詞解釋秘書活動 就是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)著進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。秘書人員 泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領(lǐng)導(dǎo)著的個人秘書、秘書機(jī)構(gòu)中的集體秘書，以及為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的非專職秘書人員。秘書方法 是秘書活動得以運(yùn)行的媒介，亦指秘書人員在認(rèn)識、表達(dá)和處理各種事務(wù)時所采取的途徑、方式、手段和程序等的總稱。秘書業(yè)務(wù) 是指秘書人員或秘書機(jī)構(gòu)的專業(yè)工作。秘書技術(shù) 秘書人員用于處理事務(wù)的方法、手段和技能。它同秘書業(yè)務(wù)能力相比，具有更強(qiáng)的實踐性、靈活性和可操作性。狹義領(lǐng)導(dǎo)意圖 是指領(lǐng)導(dǎo)者對完成某項任務(wù)的意見、傾向和企圖。秘書環(huán)境 是一個相當(dāng)寬泛的概念，它包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境和辦公環(huán)境等內(nèi)外部環(huán)境。其中以組織環(huán)境與秘書活動的關(guān)系最密切、辦公室次之，其他再次之。公務(wù)秘書 就是在國家機(jī)關(guān)、國有或集體企事業(yè)單位，以及官辦社團(tuán)中擔(dān)任秘書工作的公職人員。廣義的秘書 我們統(tǒng)稱為秘書人員，一般由四部分人組成：一是秘書，即由組織或人事部門正式任命的，具有某種職務(wù)的秘書人員，如秘書局局長、處長、科長和科員等。二是秘書工作者，即雖無秘書職務(wù)，但實際上從事秘書工作，或秘書性工作的秘書人員。三是機(jī)要人員，即由保密工作部門和用人主管部門審批的，經(jīng)管國家和集體秘密事項的人員。四是秘書首長，即擁有決策權(quán)、指揮權(quán)，又主管辦公廳（室）工作的負(fù)責(zé)人。廣義的秘書工作 是指秘書人員為完成輔助領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的任務(wù)而在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的勞動。秘書制度 主要是狹義的制度，即秘書工作制定和秘書管理制度，其中有成文的，也有不成文的（即慣例）秘書制度。秘書機(jī)構(gòu)（廣義） 是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公廳（室）中的秘書、文書、機(jī)要、信息、調(diào)研、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)部門。機(jī)構(gòu) 是組織的組成部分一般為組織中的內(nèi)設(shè)單位。管理職能 是管理人員在完成管理任務(wù)的過程中所具有的職責(zé)與功能。中樞機(jī)關(guān) 是在決策管理系統(tǒng)中起總的主導(dǎo)作用的機(jī)關(guān)，在一級組織中能夠統(tǒng)攬一切。秘書職能 是秘書活動的作畫、職責(zé)、作用和交通的統(tǒng)稱。會議 是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人們商議事情的行為過程。會議預(yù)案 是會議的籌備方案。在會議如開之前，必須周密、細(xì)致地制定會議預(yù)案，以保證會議的順利進(jìn)行。商務(wù)談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議，與爭端，以取得各自經(jīng)濟(jì)利益而進(jìn)行的磋商活動。直接調(diào)查法 即由談判人員通過直接接觸來搜集有關(guān)情況。談判議程 就是談判的程序，這是影響談判效率高低的重要一環(huán)。信訪工作 是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一項重要的經(jīng)常性的工作，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同人民群眾甕中捉鱉信息溝通的有效途徑，也是維護(hù)人民群眾的民主權(quán)利，為人民群眾排憂解難的重要手段。禮儀 是人們在長期的生活實踐中約定俗成的種種行為規(guī)范，它是社會文明的標(biāo)志，也是人際交往的準(zhǔn)則。接待規(guī)格 就是對來賓的禮遇規(guī)格。事務(wù)（廣義） 是指行政管理中除政務(wù)以外的，具體的，一般的日常公務(wù)活動。如辦會、值班、接待、印信管理等。廣義的事務(wù)還包括機(jī)關(guān)后勤服務(wù)的內(nèi)容，如車輛、財務(wù)、房產(chǎn)、食堂、物品、環(huán)境等管理。值班指在固定的時間、崗位和場所所從事的日常事務(wù)工作。會談是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問題交換意見。.慶典儀式 是慶祝典禮和各種組織儀式的合稱，是社會組織開展公共關(guān)系活動的一種重要形式。企業(yè) 是從事生產(chǎn)、流通等經(jīng)濟(jì)活動，為滿足社會需要并獲得盈利，進(jìn)行自主經(jīng)營，自負(fù)盈虧，實行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟(jì)單位。私人秘書 指為私營企業(yè)、民辦機(jī)構(gòu)、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務(wù)的社會職業(yè)人員。.秘書職業(yè) 是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者或主事者處理日常事務(wù)，提供綜合性服務(wù)，并收取報酬的一種社會職業(yè)。選擇題1.秘書活動：（D）D.輔助行為2.秘書人員：（ C ）C.秘書工作的專門人員 3.秘書方法：（ A ）A.秘書活動運(yùn)行的媒介 4.領(lǐng)導(dǎo)意圖：（ B ）A.領(lǐng)導(dǎo)為實現(xiàn)組織目標(biāo)的意見 5.秘書環(huán)境：（ B ）B.秘書活動的內(nèi)外部環(huán)境6.秘書活動的基本要素：（CD）C.秘書人員和方法 D.秘書環(huán)境和領(lǐng)導(dǎo)意圖7.秘書人員：（ CD ）C.秘書活動的主體要素 D.秘書活動的主導(dǎo)要素8.秘書工作：（ BC ）B.秘書活動的客體要素 C.秘書活動的載體要素9.秘書方法：（ AB ）A.秘書活動的中介要素 B.秘書活動效率的保證10.領(lǐng)導(dǎo)意圖：（ AD ）A.秘書活動的潛在因素 D.秘書活動的準(zhǔn)繩和尺度1.秘書環(huán)境：（ BC ）B.秘書活動的組織保證 C.秘書活動的外在因素2.秘書活動的本質(zhì)屬性：（ A ）A.輔助性3.秘書活動輔助性的特點(diǎn)：（ AD ）A.輔助的全面性 D.輔助的非獨(dú)立性4.秘書活動的重要特征：（ AD ）A.隨機(jī)性 D.潛隱性5.秘書活動的重要特征：（AB ）A.文牘性 B.受動性6.秘書活動的重要特征：（ BC ）B.事務(wù)性 C.秘密性 7.秘書活動的重要特征：（ AD ）A.補(bǔ)償性 D.受動性8.秘書活動的受動性：（ B ）B.以領(lǐng)導(dǎo)活動為中心9.秘書活動的補(bǔ)償性：（ AC ）A.知識與能力的補(bǔ)償 C.經(jīng)驗與精力的補(bǔ)償10.秘書業(yè)務(wù)包括的內(nèi)容有：（ AB ）A.文字工作 B.文書工作1.會議的功能（ AC ） A.決策功能 C.協(xié)調(diào)功能 2.按會議的內(nèi)容劃分，會議可劃分為（ AD ） A.綜合性會議 D.專題性會議 3.商務(wù)談判按談判的正規(guī)程度劃分，談判可分為（ BC ）B.非正式談判 C.正式談判 4.商務(wù)談判準(zhǔn)備階段中的主要秘書工作（ AD ）A.廣泛收集資料 D.擬定談判方案5.談判方案的主要內(nèi)容有（ BC ） B.談判主題和目標(biāo) C.談判議程 6.信訪工作的原則（ AB ）A.調(diào)查研究、實事求是的原則 B.按政策、法規(guī)辦事的原則7.信訪工作的要素（ BD ）B.信訪人 D.信訪方式8.信訪工作應(yīng)遵循的基本方針是（ BC ）B.聯(lián)系群眾 C.廣開言路 1.接待工作的一般程序有（ BC ）B.收集來賓情況 C.擬定接待方案 2.接待工作的作用（ AB ）A.代表作用 B.聯(lián)絡(luò)作用3.交談的禮儀要求是（ CD）C.態(tài)度要真誠 D.傾聽要認(rèn)真4.秘書處理事務(wù)的特點(diǎn)是（ CD ） C.重復(fù)性 D.智能性5.秘書值班的主要功能有（ AB ）A.過濾 B.應(yīng)急 6.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動的特點(diǎn)有（ AD ）A.繁雜性 D.臨時性7 領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動安排的原則有（ AB ）A.力戒排場，求真務(wù)實 B.圍繞中心，突出重點(diǎn)8.黨政秘書工作的特點(diǎn)（ AB ）A.政務(wù)性 B.從屬性 9.黨政秘書工作的基本原則有 （ AC ） A.服從原則 C.參謀原則 10 企業(yè)秘書工作的特點(diǎn)有（ AC ）A.經(jīng)營性 C.時效性簡答題秘書學(xué)的學(xué)科對象是什么？秘書學(xué)的對象，即秘書學(xué)的學(xué)科對象，應(yīng)為秘書活動。秘書活動的本質(zhì)屬性是什么？輔助性是秘書活動的性質(zhì)，即秘書活動區(qū)別于其他職業(yè)活動的本質(zhì).屬性。秘書活動的輔助性有什么特點(diǎn)？1、輔助的直接性，即秘書活動直接受命并服從于領(lǐng)導(dǎo)活動，又直接對領(lǐng)導(dǎo)活動負(fù)責(zé)。2、輔助的全面性。3、輔助的非獨(dú)立性。秘書活動的重要特征有哪些？1、文牘性 2、秘密性 3、事務(wù)性 4、受動性 5、隨機(jī)性 6、補(bǔ)償性 7、潛隱性秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置有哪幾項原則？答：設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)有三大原則：精簡原則 縱向?qū)哟伪M量少 橫向幅度可適當(dāng)加大簡述我國秘書活動產(chǎn)生的條件。社會管理組織的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的前提條件文字和公文的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的必要條件簡述我國古代秘書活動的基本特征。1、秘書活動歷史悠久 2、秘書機(jī)構(gòu)變動頻繁 3、秘書人員選拔較嚴(yán) 4、秘書制度比較完備。秘書的層次是怎樣劃分的？1、 從組織級別上區(qū)分 2、從輔助功能上區(qū)分 3、從職位分類上區(qū)分秘書有哪些方面的工作？1、文字工作。文字的撰擬，文稿的校核。2、文書工作。發(fā)文、處文處理。3、信息工作。信息的搜集、加工提供。4、協(xié)調(diào)工作。部門關(guān)系協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)。5、督查工作。6、信訪工作、辦信、接訪。7、議案和提案工作。8、機(jī)要工作。9、會議工作。10、接待工作。11、隨從工作。12、值班工作。13、印信工作。14、通訊工作。15、其他工作。秘書工作的原則有哪些？1、準(zhǔn)確原則，是對秘書工作的質(zhì)量要求。2、及時原則，是對秘書工作的效率要求。3、嚴(yán)謹(jǐn)原則，是對秘書工作的作風(fēng)要求。4、同步原則，是對秘書工作的態(tài)勢要求。秘書機(jī)構(gòu)的作用有哪些？1、組合作用 2、樞紐作用 3、過濾作用如何進(jìn)行秘書隊伍的建設(shè)？1、保持相對穩(wěn)定 2、提高綜合素質(zhì) 3、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)簡述輔助決策的過程。1、決策準(zhǔn)備階段。發(fā)現(xiàn)問題，確定目標(biāo)，擬定方案。2、決策制定階段。分析評估，方案選優(yōu)。3、決策審定階段。決策審批，立法認(rèn)定。4、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)。試驗證實，普遍實施。協(xié)助管理的原則有哪些？ 服從原則。服從領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。2、溝通原則。管理過程的各項職能，特別是計劃職能和控制職能，都高不開信息溝通。3、合作原則。管理活動從本質(zhì)上說，就是眾人通力合作以實現(xiàn)共同目標(biāo)的群體活動。秘書協(xié)調(diào)工作的方法有哪些？基本的協(xié)調(diào)方法有以下四種：1、行政方法。依靠行政組織，通過行政渠道，運(yùn)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。2、經(jīng)濟(jì)方法。依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)。3、法律方法。依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)法和行政法進(jìn)行協(xié)調(diào)。4、疏導(dǎo)方法。依靠思想教育運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn)行協(xié)調(diào)。簡述保密工作的紀(jì)律。不該入的機(jī)密，絕對不說。2、不該問的機(jī)密，絕對不問。3、不該看的機(jī)密，絕對不看。4、不該記錄的機(jī)密，絕對不記錄。5、不在非記錄本上記錄機(jī)密。6、不在私人通信中涉及機(jī)密。7、不在公共場所和家庭、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密。8、不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料。9、不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項。10、不攜帶機(jī)密材料瀏覽、參觀探親、訪友和出入公共場所。良好的會議組織工作可以實現(xiàn)哪些功能?1、決策功能。會議是廣開言路、集思廣益的重要形式，通過會議進(jìn)行決策，是實現(xiàn)決策科學(xué)化、民主化的重要手段。2、執(zhí)行功能。通過會議，可以傳達(dá)上級的政策和指令，可以部署本組織的中心工作和重大行動，可以責(zé)成所必單位統(tǒng)一行動步調(diào)，可以解決工作進(jìn)行中的某些問題。3、溝通功能。任何會議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程。4、協(xié)調(diào)功能。對于工作中的矛盾和沖突，運(yùn)用座談，對話，協(xié)調(diào)等會議形式，往往會收到事半功倍的良好協(xié)調(diào)效果。5、監(jiān)督功能。決策的實施離不開檢查、督促，而監(jiān)督等功能的實現(xiàn)往往離不開會議。秘書人員應(yīng)如何擬定接待方案？凡事預(yù)則立，重要的接待都應(yīng)擬定接待方案，作為接待工作的依據(jù)和指南，合理的接待方案來源于對于來不開會議諸情況的收集和處理，來源于對來訪者用意的正確分析和判斷。接待方案的主要內(nèi)容有：接待方針、接待規(guī)格、接待日程、接待形式、接待經(jīng)費(fèi)、生活安排等。接待方案擬出后，要呈報主管領(lǐng)導(dǎo)者審批，必需時，還要征詢來賓的意見。交談的禮儀要求有哪些?態(tài)度要真誠，表情要自然，語調(diào)要適中，體態(tài)要得當(dāng)，傾聽要認(rèn)真。值班工作制度有哪些?崗位責(zé)任制度，請示報告制度，交接班制度，保密制度。.打電話的原則有哪些?清楚，簡短，禮貌，保密秘書人員怎樣進(jìn)行自我管理？答：秘書人員的自我管理包括工作管理、行為管理、時間管理、辦公環(huán)境管理四個方面。1、 工作管理首先要有明確的工作計劃，包括工作目標(biāo)、內(nèi)容、分工或合作情況、工作步驟、方式方法、完成時間、標(biāo)準(zhǔn)要求等;其次是區(qū)分輕重緩急，決定工作次序。有條理有理地去進(jìn)行。2、行為管理秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工作對象、不同的工作環(huán)境來采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞?。做事要干凈利落，動作?zhǔn)確到位，穿著得體，談吐文雅，舉止落落大方。3、時間管理秘書應(yīng)科學(xué)地支配時間和充分地利用時間。還應(yīng)定期記錄自己在一定時間內(nèi)的工作時間使用情況，總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合工作成果做必要的調(diào)整，以提高工作效率。4、辦公室環(huán)境管理秘書應(yīng)注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。這些不僅關(guān)系到秘書和其他工作人員的工作情緒和工作效率，更涉及秘書所在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的形象。秘書應(yīng)具有怎樣的知識結(jié)構(gòu)？答：秘書應(yīng)有四方面知識的縱橫結(jié)合。1、 基礎(chǔ)知識：包括社會科學(xué)基礎(chǔ)知識和自然科學(xué)知識。2、 專業(yè)知識：公文和應(yīng)用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識等。3、 行業(yè)知識：具有所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識。4、 相關(guān)知識：這一部分是秘書人員為適應(yīng)時代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等。四、秘書應(yīng)具有哪些能力？答：秘書人員應(yīng)具有以下能力：寫作能力 口頭表達(dá)能力 聽知能力 閱讀概括能力 社交活動能力 協(xié)調(diào)能力 觀察分析能力 應(yīng)變能力 使用先進(jìn)的辦公器械的能力 預(yù)測能力五、秘書應(yīng)具有哪些職業(yè)道德？答：秘書有以下五條職業(yè)道德1、忠于職守：大而言之是忠于國家的利益，人民的利益;小而言之要忠于本機(jī)關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益。2、嚴(yán)守機(jī)密：要嚴(yán)守黨和國家機(jī)密，不得泄露或出賣本單位和政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技情報。不泄露領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系群眾利益的事。3、恪守信用：秘書工作嚴(yán)謹(jǐn)縝密，而又責(zé)任重大，秘書人員為忠于職守必須在工作人際交往中恪守信用。4、文明禮貌：在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。5、廉潔奉公：秘書應(yīng)做到奉公守法、廉潔清白，不以權(quán)謀私，不接受賄賂。你基本上屬于哪種氣質(zhì)？你認(rèn)為完美的性格是怎樣的？應(yīng)如何塑造？答：個人認(rèn)為自己是膽汁質(zhì)和多血質(zhì)的混合體。完美的性格應(yīng)該具備開朗樂觀的精神，有敏捷的思維，遇事細(xì)心，辦事穩(wěn)當(dāng)，有堅持到底的勇氣和毅力，還有較高的自制力。要保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)，需要從以下方面著手：1、博覽群書，開闊胸襟。知識就是財富，知識就是力量，博覽群書能使用人豐富知識，開發(fā)智慧，拓寬視野，有豐富知識，有固定財產(chǎn)的人更容易具有穩(wěn)定的心態(tài)。2、培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。業(yè)余生活對豐富個人生活，調(diào)節(jié)心理情緒是必不可少的，業(yè)余愛好不僅可以陶冶性情，培養(yǎng)樂觀情緒，還能促進(jìn)人際交往，廣交朋友，豐富感情生.活。3、善于反省，自我調(diào)適。遇到困難、挫折時，要善于反省，冷靜、客觀地從自身尋找原因和教訓(xùn)，而不應(yīng)總是怨天尤人。要從自身尋找到有利因素去克服不利因素，從自身獲取力量和信心。4、傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。如果自我調(diào)適難以奏效，就只能尋找外援了，可以向至愛摯友傾訴、發(fā)泄自己的煩惱或痛苦，可以得到對方的安慰和勸解。但應(yīng)該注意傾訴、宣泄的對象，必須是你的知己，是你真誠的朋友，否則你透露的隱私可能成為對方有意或無意傷害你的利器。你認(rèn)為秘書的社會地位應(yīng)該是怎樣的？答：秘書作為一種職業(yè)或一種職位，它不構(gòu)成階級或階層，但它卻占有性質(zhì)、大小不一的空間，擁有大小不同的權(quán)力，也承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)。秘書的“先賦地位”具有明顯的“依附性” 。因些有人認(rèn)為秘書是沒有獨(dú)立的社會地位的。但是如果秘書本人具有較高的德、才、學(xué)、識等，作出了成績，他仍然會獲得周圍人的尊重，也可說是取得了較高的社會地位，而先賦地位較高的秘書，如果他的修養(yǎng)、道德、學(xué)識、能力與其地位相稱，那其社會地位即是真實的，穩(wěn)定的，甚至有繼續(xù)上升的可能，反之，則其地位即是虛假的，不穩(wěn)定的，隨時可能降低甚至失去。因此秘書人員既要承認(rèn)自己職業(yè)、職位的從屬性，又要擺脫社會地位的依附性，應(yīng)該更重視自己的后成地位。秘書如何才能扮演好自己的角色？答：秘書是企劃“角色組” ，在不同的場合、條件下將扮演不同的角色，或是在同一時間扮演多種角色。從秘書在行政組織中以及在領(lǐng)導(dǎo)身邊的地位和作用來說，秘書是助手、是配角，這是秘書的基本角色。每個秘書人員都應(yīng)該具有這樣的角色意識，自覺地、心甘情愿地當(dāng)好助手和配角。但是也有某些秘書人員擔(dān)任著某種領(lǐng)導(dǎo)職位，主管或分管著秘書部門的工作，也有自己的下屬，他必須既要遵循整個組織的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，服從上緩期領(lǐng)導(dǎo)的指揮;又要充分地發(fā)揮主觀能動性，規(guī)劃自己的職責(zé)范圍內(nèi)的工作，善于組織、指導(dǎo)自己的下屬去完成各自的任務(wù)。秘書不能因甘當(dāng)配角而事事被動，而要在實踐中和領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)之下學(xué)會掌握分寸，什么情況下自己應(yīng)該是配角，什么情況下自己可以是主角或代理主角。一個稱職的秘書必須具有基本的配角意識和有條件的主角意識，其關(guān)鍵是自己的價值取向，不應(yīng)該追求表面的地位和榮譽(yù)，而應(yīng)以自己工作的實際價值和社會貢獻(xiàn)為滿足。只有這樣清醒、全面的認(rèn)識，秘書才能經(jīng)常保持心態(tài)平衡，找出工作中的優(yōu)勢和樂趣，更好的喜愛和從事秘書工作。接待工作應(yīng)遵循哪些原則？答 ：接待工作的原則有以下幾點(diǎn)：1、文明禮貌 2、負(fù)責(zé) 3、與人方便 4、講求時效 5、按制度辦事6、遵守紀(jì)律面對突發(fā)事件，秘書應(yīng)如何行動？答：處理突發(fā)事件的基本原則是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，堅持實行統(tǒng)一指揮，分級、分部門負(fù)責(zé)。突發(fā)事件的處理工作包括兩個方面的含義：一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急決策處理，采取果斷措施;另一是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時需要做好各項預(yù)防、準(zhǔn)備性工作，設(shè)立自己的住處情報網(wǎng)絡(luò)，建立預(yù)警系統(tǒng)。秘書處理突發(fā)事件的基本過程如下：1、有思想準(zhǔn)備和心理準(zhǔn)備。2、做好通訊準(zhǔn)備。3、問清詳細(xì)情況。4、采取應(yīng)急措施。5、及時向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級匯報、請示。6、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時處理。如果屬于刑事案件，必須及時撥打 110，并把事件移交司法、公安部門處理。十一、調(diào)查有哪幾種主要類型、方法？試比較其優(yōu)缺點(diǎn)。答：調(diào)查分為以下幾種類型：1、普遍調(diào)查。主要是對總體對象中每個具體的單位無一例外地進(jìn)行調(diào)查，用于生大的基本情況調(diào)查，普查得來的資料全面、客觀、精確，但缺乏生動性、具體性。2、典型調(diào)查。就是從總體或不同類型的對象中選擇個別有代表性的單位進(jìn)行調(diào)查，適用于經(jīng)驗性調(diào)查。因為它的對象少，便于集中、深入地進(jìn)行調(diào)查，得來的材料生動而具體，但是調(diào)查者是“選定”的，有人為的主觀因素，一旦選錯了對象便可能前功盡棄。3、個案調(diào)查。就是對個別的對象進(jìn)行調(diào)查，有明顯的針對性，但個案調(diào)查又往往不局限于當(dāng)?shù)?、?dāng)事人本身，常常涉及歷史背景、社會環(huán)境及其他種種因素，因些調(diào)查時應(yīng)充分加以注意，不能就事論事。4、重點(diǎn)調(diào)查。就是對調(diào)查對象總體中部分起主要作用或決定性作用的單位作調(diào)查，再將其結(jié)果推論至其他一般單位。它與典型調(diào)查的最大區(qū)別就在于：典型是人為選擇的，而重點(diǎn)是客觀存在的。5、抽樣調(diào)查。就是從總體中抽取部分樣本進(jìn)行調(diào)查，將其結(jié)果推斷總體。可以說它是典型調(diào)查與重點(diǎn)調(diào)查的放大，是普遍調(diào)查的縮小，介于兩者之間兼有兩者的優(yōu)點(diǎn)，在現(xiàn)代社會使用最為普遍。調(diào)查的方法又分為以下幾種：1、觀察法。就是調(diào)查者對調(diào)查 對象（人、事、物、環(huán)境、場所等）的狀態(tài)、變化進(jìn)行直接憑肉眼或借助于工具、儀器作觀察、記錄。觀察法側(cè)重于了解調(diào)查對象的外觀、形態(tài)、動作或變化的特征及過程。2、訪問法。比觀察法更進(jìn)一層，除了看之外還可以問。通過與對象的交流、討論，了解更深層的內(nèi)容。想要取得預(yù)期的效果，調(diào)查者就要取得被訪問斱信任和合作，其次是要掌握一定的策略和技巧。3、文獻(xiàn)法。是指調(diào)查者查閱有關(guān)的局面資料（包括報刊、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像，影片等） ，以獲取所需要的資料。此方法的優(yōu)點(diǎn)是資料豐富，時間、空間跨度大，可以上下幾千年，縱橫數(shù)萬里，搜集觀察中受制約少，花費(fèi)也低。缺點(diǎn)是所獲得的信息總是滯后于現(xiàn)實，也往往缺乏生動性、具體性。4、問卷法。就是調(diào)查者把需要了解的情況設(shè)計成不同類型的題目并組合成書面問卷，由被調(diào)查者做書面答案。問卷法又有兩種類型，一種是開放式問卷，另一種是封閉式問卷。開放式問卷便于答卷人各抒已見，答案比較豐富、具體，既有共性，又有個性;缺點(diǎn)是無法用計算機(jī)統(tǒng)計，只能由人工閱卷。封閉式問卷的優(yōu)點(diǎn)在于用數(shù)字或符號表示答案，便于計算機(jī)統(tǒng)計;缺點(diǎn)是答案有限定，只有幾種大體類型，無法調(diào)查特殊及深層的情況。秘書人員作調(diào)查時，應(yīng)把調(diào)查目的、課題、項目和調(diào)查類型、調(diào)查方法結(jié)合起來，根據(jù)調(diào)查目的、課題、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍、對象以及項目等確定調(diào)查類型，再由調(diào)查類型選用調(diào)查方法。十二、秘書寫作有哪些原則和要求？答：秘書寫作必須堅持遵循三大原則：1、符合方針、政策、法令、法規(guī) 2、忠于機(jī)關(guān)制文意圖 3、堅持實事求是的精神秘書寫作的要求：1、信息量大，措施具體，指示性強(qiáng) 2、內(nèi)容高度概括，語言表達(dá)實用、精確 3、用材精要，語言深入淺出，主題富有個性 4、講究文明禮貌，語言得體，多一點(diǎn)人情味十三、收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？答：收文辦理程序：1、簽收、拆封和登記 2、分辦和傳閱 3、擬辦和批辦 4、承辦、催辦和注辦發(fā)文辦理程序：1、擬稿、審核與簽發(fā) 2、繕印與校對 3、用印、登記與封發(fā)十四、情景題1、秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經(jīng)理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？答: 一般情況處理：看見客人來了，對電話里說：“請稍等一下。 ”然后捂住話筒，問客人貴姓、身份、有什么事，簡單的就回答，需要時間處理的說請坐下稍候，然后回到電話，這時總經(jīng)理呼喚的話，如果電話已經(jīng)說的差不多了，就在 3 分鐘內(nèi)結(jié)束電話，如果還沒有說完，就請對方諒解，說這時有訪客，稍后你再回電。然后和訪客打個招呼，去見總經(jīng)理，如果訪客就是找總經(jīng)理的，可以在見總經(jīng)理同時請示一下。 特殊情況處理：電話的對方很重要，訪客是熟悉的，可以不停止電話，對訪客做個坐下等待的手勢。然后總經(jīng)理呼喚了，暫停一下電話，跟總經(jīng)理解釋稍等片刻。 總之，處理原則是盡快結(jié)束電話，然后看總經(jīng)理和訪客誰的事更緊急，訪客的事如果需要請示總經(jīng)理，剛好可以一塊辦。2、周五下午 3 時，H 公司總經(jīng)理將來你公司就技術(shù)合作一事進(jìn)行商談，請制訂出接待方案。答：⑴安排好會談等有關(guān)事宜如下：①搞清楚來賓的情況和來意；②根據(jù)來賓意圖及本機(jī)關(guān)實際情況安排好商談日程；③安排領(lǐng)導(dǎo)會見來賓；④安排雙方商談；⑤安排來賓考察、參觀；⑥做好安全保衛(wèi)工作；⑦準(zhǔn)備好送給來賓的紀(jì)念品；⑧準(zhǔn)備好新聞報道工作。.（2）安排好生活接待工作：①安排好食與宿；②安排好車輛使用；③辦好返程車、船、機(jī)票預(yù)定工作；④安排好就醫(yī)保健工作；⑤安排好來賓業(yè)余活動。3、×市制藥廠劉廠長明天來訪，領(lǐng)導(dǎo)指示王秘書把接待室整理一下，請描述王秘書完成這項工作的程序及內(nèi)容？ 答: (1)注意光線。應(yīng)以自然光源為主，人造光源為輔，切勿使光線過強(qiáng)或過弱。如陽光直射，則可設(shè)置百葉窗或窗簾予是調(diào)節(jié)。使用人造光源時，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺燈或地?zé)?，特別是不要以之直接照射來賓。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無必要的。(2)注意色彩。應(yīng)當(dāng)布置得既莊重又大方。特別是主要裝潢、陳設(shè)的色彩，有意識地控制在一兩種之內(nèi)，最好不要令其超過三種。(3)注意溫度。室溫以攝氏 24℃左右為最佳。因為它是人體體溫的“黃金分割點(diǎn)” ，令人最為舒適。室溫低于攝氏 18℃，往往令人寒冷難耐。室溫高于攝氏 30℃，則又可能會令人燥熱不堪。(4)注意濕度。一般認(rèn)為，相對濕度為 50%左右，最是舒適宜人。相對濕度過高，往往會令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。相對濕度過低，則又會讓人覺得干燥不堪，易生靜電。(5)注意安靜。地上可鋪放地毯，以減除走動之聲；窗戶上可安放雙層玻璃，以便隔音；茶幾上可擺放墊子，以防安置茶杯時出聲；門軸上可添潤滑油，以免關(guān)門開門時噪音不絕于耳。(6)注意衛(wèi)生。在待客的房間之內(nèi)，一定要保持空氣清新、地面爽潔、墻壁無塵、窗明幾凈、用具干凈。(7)注意陳設(shè)。主要務(wù)求實用。一般來講，在待客的房間之內(nèi)放置必要的桌椅和音響設(shè)備即可。必要時，還可放置一些盆花或插花。諸如獎狀、獎旗、獎杯等獎品，繪畫、掛毯、壁掛等裝飾之物，是沒有必要擺放或懸掛在其中的。4、公司準(zhǔn)備召開一次科技成果匯報會，參加會議的有各分公司主管科技工作的負(fù)責(zé)人以及科技人員，約 30 人，會期三天。請按制定會議方案的基本要求與方法，草擬一份會議方案。 答：(1)會場預(yù)約 根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。 (2)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試 根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要準(zhǔn)備會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。 (3)印刷材料的設(shè)計制作 根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。 (4)參會者的接送 根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。 (5)參會者的餐飲 根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點(diǎn)，選擇不同的用餐地點(diǎn)。 (6)參會者業(yè)余時間的安排 根據(jù)參會人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設(shè)計專門的旅游線路(7)統(tǒng)籌安排安全、保衛(wèi)、消防、交通、供電、供冷、供暖等工作，確保萬無一失5、國外某電子企業(yè)總經(jīng)理一行 3 人前來我國某企業(yè)參觀訪問，從迎送規(guī)格方面考慮，李秘書在安排迎送工作時，將目前兩國間關(guān)系狀況和客人的背景資料以及接待要求交給接待組，隨后按以上資料和要求，接待組較好地完成了迎送工作。請答出李秘書所提供的資料和要求的內(nèi)容。 答：提供的資料內(nèi)容主要有以下方面：來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況。例如，來訪人員的職務(wù)、性別、年齡、禮賓次序，來意，要求等情況，還應(yīng)注意國籍、飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等，必要時，還可向?qū)Ψ剿饕獊碓L者的血型資料。對方抵離的日期和時間、交通工具和施行路線。預(yù)訂食宿的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，宴請方式等，要讓來賓產(chǎn)生“賓至如歸”的感覺。還是日程活動的安排，正式會議的日程表與參觀活動的日程表等，另外還要準(zhǔn)備禮品，社品的選擇要突出紀(jì)念性，講究“禮輕情義重” ，不宜贈送過于貴重的禮物，否則有行賄受賄之嫌。還要體現(xiàn)民族和地方特色。最后要以歡迎來賓相應(yīng)規(guī)格及儀式歡送賓客，然后做書面小面，立卷存檔備查。6、某報社記者在結(jié)束對你公司總經(jīng)理的采訪后，起身告辭，你作為秘書該怎樣禮貌相送？（要求：告辭程序與要求） 。 答：如客人提出告辭時，秘書人員要等客人起身后再站起來相送，切忌沒等客人起身，自己先于客人起立相送，這是很不禮貌的。若客人提出告辭，秘書人員仍端坐辦公桌前，嘴里說再見，而手中卻還忙著自己的事，甚至連眼神也沒有轉(zhuǎn)到客人身上，更是不禮貌的行為。 “出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀。因此，每次見面結(jié)束，都要以將再次見面的心情來恭送對方回去。通常當(dāng)客人起身告辭時，秘書人員應(yīng)馬上站起來，主動為客人取下衣帽，幫他穿上，與客人握手告別，同時選擇最合適的言詞送別，如希望下次再來等禮貌用語。尤其對初次來訪的客人更應(yīng)熱情、周到、細(xì)致。當(dāng)客人帶有較多或較重的物品，送客時應(yīng)幫客人代提重物。與客人在門口、電梯口或汽車旁告別時，要與客人握手，目送客人上車或離開，要以恭敬真誠的態(tài)度，笑容可掬地送客，不要急于返回，應(yīng)鞠躬揮手致意，待客人移出視線后，才可結(jié)束告別儀式。十五、案例分析題 1．閱讀下面的案例并進(jìn)行分析。 吳小姐是一家外資公司的首席秘書。一天，吳小姐所在的公司的經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信件，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地把吳小姐叫到自己的辦公室，叫她記錄自己口述的絕交信。然后，經(jīng)理讓吳小姐立即將信打印寄走。當(dāng)天下班的時候，吳小姐將打印出來的信遞給已心平氣和的經(jīng)理，“經(jīng)理，可以將信寄走么？”這封充滿火藥味的信自然沒有發(fā)走，因為吳小姐的聰明，使公司挽回了一個潛在的客戶。答:吳小姐正確的處理自己與上司的關(guān)系,發(fā)現(xiàn)上司做出明顯錯誤的決定時,并沒有立即正面提出意見，而是采用委婉、含蓄的提示、提醒方式，讓上司自己冷靜下來，重新作出決定。這樣就照顧到上司的自尊心，上司也容易接受和理解秘書提出的不同意見，從而做出更好、更有利的決定與決策。2．試分析下面案例中秘書對緊急情況處理的三種方案哪一種最好，并說明為什么。你從中獲得了什么啟示？ 謝秘書對一起交通事故的處理 某縣工商局辦公室謝秘書星期天值班，下午 5 時，接了一個緊急電話。電話的內(nèi)容是：局里的一輛面包車與外單位的一輛大卡車相撞，面包車的司機(jī)及車內(nèi)三人重傷，車損嚴(yán)重，不能開動，特請求局里急速處理。秘書做好了電話記錄后，思考出了三種處理辦法：一是等到第二天上班時，向領(lǐng)導(dǎo)匯報后，再按照領(lǐng)導(dǎo)指示去辦；二是立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，請領(lǐng)導(dǎo)親自到現(xiàn)場處理；三是自己立即緊急處理，然后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報。謝秘書采取了第三種辦法。他先給出事現(xiàn)場附近的直屬單位—工商所打電話，請他們派人去保護(hù)現(xiàn)場，并妥善保護(hù)好傷員；接著給縣醫(yī)院打電話，請他們立即派救護(hù)車去現(xiàn)場搶救傷員，并請外科住院部做好搶救傷員的準(zhǔn)備；然后又給縣交警隊打電話，請他們立即派人去現(xiàn)場處理這一事故；最后，又打電話給縣領(lǐng)導(dǎo)匯報了上去情況。謝秘書自以為事情已經(jīng)辦好，他看了一下表已經(jīng)六點(diǎn)多了。于是，他輕松地下班回家了。 要求：1、運(yùn)用相應(yīng)的理論進(jìn)行分析。2、結(jié)合案例內(nèi)容分析3、600 字以內(nèi)。答：對謝秘書做法的分析：1．謝秘書在緊急情況下采取第三種辦法解決問題，是正確的。2．謝秘書的做法初看上去已無可挑剔，但仍有不足之處：（1）謝秘書對這一起交通事故是遙控處理。在未得到任何信息反饋的情況下就下了班，顯然是不妥的；應(yīng)該就近組織人力搶救并部署人員保護(hù)好現(xiàn)場。要有遇事不慌、臨危不懼、冷靜處理。（2）謝秘書對事故的處理是草率的。他采取的幾項措施是否落實，并沒有任何督詢措施，只是開了個頭，離真正處理好還有相當(dāng)?shù)木嚯x；應(yīng)該每項措施都要落實到個人，哪些人員護(hù)送傷員到醫(yī)院，哪些人員保護(hù)現(xiàn)場等待交警隊的同志來處理，并做好跟蹤回報，隨時了解事態(tài)的發(fā)展進(jìn)程。這些緊急措施可在未得到領(lǐng)導(dǎo)的指示時就采取，爭取時間。（3）事情正在處理過程中，而面包車又是工商局的，更何況.又是車損人傷呢！如此處理實在是避重就輕。怎么能不及時請示領(lǐng)導(dǎo)派人前往出事地點(diǎn)呢？只簡單地向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，這樣是不行的，應(yīng)出謀獻(xiàn)策，拿出具體辦法來供領(lǐng)導(dǎo)參考，因為在現(xiàn)場處理是最重要的，不能等，不能拖，時間就是生命，必須請示領(lǐng)導(dǎo)采取何種措施或方法。（4）事情正在處理過程中，謝秘書要下班，也要等接班的人到來之后才能離開，怎么能 6 點(diǎn)多就回家呢！豈不是失職？最后一點(diǎn)也是最關(guān)鍵的一點(diǎn)，處理事情的過程中并沒有留在現(xiàn)場等待來接手事件處理的人員，雖說已向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，但是現(xiàn)場肯定要有人留守指揮的，謝秘書沒有等待交班的人員就離開，現(xiàn)場就屬于無人指揮，容易亂套，沒有統(tǒng)一行動了，因為謝秘書的最后一點(diǎn)工作就是交接，但是他還沒交接就擅自離開現(xiàn)場造成嚴(yán)重的后果，他是承擔(dān)不起的。這就是善后工作沒有處理好。1、什么是秘書活動？答：秘書活動，秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。2、什么是秘書人員？答：秘書人員，泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領(lǐng)導(dǎo)者的個人秘書、秘書機(jī)構(gòu)中的集體秘書，以及為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的非專職秘書人員。3、秘書活動的基本要素是什么？答：秘書活動的基本要素有五個：（1）秘書人員秘書人員是秘書活動的主體要素，也是秘書人員的主導(dǎo)要素。就是說，在秘書活動的諸要素中，秘書人員位居其他要素之首，且起到統(tǒng)領(lǐng)的作用。（2）秘書工作秘書工作是秘書活動的客體要素，也是秘書活動的載體要素。秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能發(fā)揮出自身的參謀和助手作用，才能滿足領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的需要。（3）秘書方法秘書方法是秘書活動的中介要素，也是秘書活動的效率保證。良好的秘書方法，可以提高秘書工作的質(zhì)量，加快秘書工作的進(jìn)程。（4）領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書活動的潛在要素，也是秘書活動的準(zhǔn)繩和尺度。（5）秘書環(huán)境秘書環(huán)境是一個相當(dāng)寬泛的概念，它包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境和辦公環(huán)境等內(nèi)外部環(huán)境。4、秘書方法：是秘書活動得以運(yùn)行的媒介，意指秘書人員在認(rèn)識、表達(dá)和處理各種事務(wù)時所采用的途徑、方式手段和程序等的總稱。5、什么是領(lǐng)導(dǎo)意圖？答：廣義的領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)者在引導(dǎo)他人實現(xiàn)組織目標(biāo)的過程中所產(chǎn)生和形成的意見、傾向及企圖；狹義的領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)者對完成默想任務(wù)的意見、傾向及意圖。6、秘書活動具有哪些重要特征？答：秘書活動的重要特征有：（1）文牘性（2）秘密性（3）事務(wù)性（4）受動性（5）隨機(jī)性（6）補(bǔ)償性（7）潛隱性7、秘書工作發(fā)揮怎樣的作用？答：秘書工作的作用：（1）參謀助手作用——為領(lǐng)導(dǎo)工作出主意，想辦法，提預(yù)案；向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供資料，提供信息，提供咨詢；做好事務(wù)工作，盡量減輕領(lǐng)導(dǎo)工作的負(fù)擔(dān)；（2）溝通協(xié)調(diào)作用——負(fù)責(zé)信息的收集、加工，傳遞和存藏，以為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策與管理提供科學(xué)依據(jù)。同時，還承擔(dān)著調(diào)整和改進(jìn)部門關(guān)系、工作關(guān)系和人際關(guān)系的任務(wù)，發(fā)揮著協(xié)調(diào)作用。溝通是協(xié)調(diào)的前提，協(xié)調(diào)是溝通的結(jié)果，溝通貫穿于協(xié)調(diào)的全過程；（3）督促檢查作用——秘書部門要積極主動地開展督察工作，發(fā)揮督促檢查的作用。8、秘書工作的原則都包括哪些？答：（一）準(zhǔn)確原則準(zhǔn)確原則，是對秘書工作的質(zhì)量要求。秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的重要組織部分，秘書工作直接對領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作負(fù)責(zé)。（二）及時原則及時原則，是對秘書工作的效率要求。秘書工作大都是具有較強(qiáng)的時限性，務(wù)必在規(guī)定的時間內(nèi)處理完各項事務(wù)，做到不積壓，不拖延，不扯皮。（三）嚴(yán)謹(jǐn)原則嚴(yán)謹(jǐn)原則，是對秘書工作的作風(fēng)要求。從某種意義上說，秘書工作屬于事務(wù)性工作，要處理好紛繁復(fù)雜的、瑣碎具體的日常工作。 （四）同步原則同步原則，是對秘書工作的態(tài)勢要求。秘書活動的輔助性質(zhì)，決定了領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書工作的關(guān)系是一種工作上的的主輔關(guān)系。（五）保密原則保密原則，是對秘書工作的紀(jì)律要求。保守秘密，特別是保守國家秘密，是秘書工作的原則，也是秘書工作的紀(jì)律。1.什么是秘書制度？秘書制度，是指秘書工作制度和秘書管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即慣例）秘書制度。2.簡述秘書機(jī)構(gòu)的作用？一是組合作用——能夠把機(jī)構(gòu)、職責(zé)、人員和組織關(guān)系等要素有機(jī)地加以優(yōu)化組合，形成一種組織力量，起到一種凝聚作用，以保證領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)行；二是——上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)合左右協(xié)調(diào)等作用三是過濾的作用——代行領(lǐng)導(dǎo)者處理瑣碎何不重要的事情，以便使領(lǐng)導(dǎo)人從繁雜的事務(wù)中解脫出來。3.秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)遵循的原則？一是統(tǒng)一原則——機(jī)構(gòu)名稱要統(tǒng)一，機(jī)構(gòu)設(shè)置要統(tǒng)一，職能目標(biāo)要統(tǒng)一；二是精簡原則——秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其秘書人員要精干，秘書機(jī)構(gòu)的分工及其工作者則要簡明，秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置及其秘書人員的定編要科學(xué)。三是效能原則——分工要合理，層次盡量少，幅度要適中；；四是適應(yīng)原則——適應(yīng)主要領(lǐng)導(dǎo)者的工作需要，適應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)者的工作需要。4.秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)具有怎樣的特點(diǎn)？秘書機(jī)構(gòu)就其自身而言，大體上發(fā)揮著以下三種作用：一是組合作用——發(fā)揮參謀助手作用，溝通協(xié)調(diào)作用，督促檢查的作用以及“窗口” 、 “門面”的作用；二是樞紐作用——輔助中樞機(jī)關(guān)行使職權(quán)的作用，如參與決策、擬定計劃、傳達(dá)指令、組織協(xié)調(diào)，督促檢查，等等；三是過濾作用——只接受同級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，直接對同級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)與上級秘書機(jī)構(gòu)和下級秘書機(jī)構(gòu)之間并無隸屬關(guān)系，只有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。1.什么是秘書職能？答：秘書職能，是秘書活動的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。2.什么是輔助決策？答：輔助決策，是秘書人員或秘書機(jī)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)者制定并實施決策所采取的各項輔助行為。它包含決策前、決策中和決策后的秘書工作，即決策過程中的各種輔助行為。3.試述秘書在輔助決策中應(yīng)遵循的原則。答：秘書人員要有效地輔助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)決策，必須遵循以下輔助決策的基本原則，即定位原則，超前原則，系統(tǒng)原則，信息原則和諍諫原則。（1）定位原則——在決策過程中，秘書人員要始終將自己置于輔助的位置上，一切從“謀”的地位出發(fā)，做到“謀”而不“斷” 。秘書人員作為決策的輔助力量，只能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，絕無決斷的權(quán)力和義務(wù)。（2）超前原則——決策，是對未來行動的抉擇。可以說，它是規(guī)劃未來、影響未來、推動未來的行動。因此，決策制定特別是決策執(zhí)行中隨機(jī)性、可變性和風(fēng)險性是客觀存在的。為了實現(xiàn)決策的科學(xué)化，提高決策的可靠性，秘書人員應(yīng)堅持輔助決策的超前原則。所謂超前原則，就是要以預(yù)見的眼力和預(yù)測的本領(lǐng)，多考慮未來的需要，多提供未來的信息，多擬定“防范措施” ，發(fā)揮超前服務(wù)的作用。（3）系統(tǒng)原則——決策是一項系統(tǒng)工程。秘書人員在輔助決策時，要有全局觀念和整體思維能力；要關(guān)于觀察和把握決策的內(nèi)外部環(huán)境，以及各種關(guān)系的發(fā)展和變化；要盡職盡責(zé)地做好決策過程中的各項事務(wù)工作，特別是各項協(xié)調(diào)工作，以保證領(lǐng)導(dǎo)決策的整體效能。（4）信息原則——信息是決策的基礎(chǔ)。決策是否正確，首先取決于決策所需要的信息是否及時、準(zhǔn)確和適用。因此，在決策的各個階段及其每個環(huán)節(jié)上，秘書人員要十分重視信息工作，為領(lǐng)導(dǎo)者收集、加工、處理和提供有價值的信息。秘書人員應(yīng)通過各種渠道，運(yùn)用各種手段，獲取決策所必需的各類信息。（5）諫諍原則——決策是一個動態(tài)過程，又受到多種因素的制約，發(fā)生某些錯誤以至失誤，也是難以避免的。秘書人員應(yīng)本著對事業(yè)、對群眾極端負(fù)責(zé)的態(tài)度，實事求是地向領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)言，直言.不諱地提出自己的意見和建議。那種為個人利益而患得患失，甚至面對錯誤也不知不諍的思想和行為，是一種不稱職或失職的表現(xiàn)。（5 章 94-95 頁）4.協(xié)助管理的原則有哪些？答：秘書人員要有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)管理，必須遵循以下協(xié)助管理的基本原則：（1）服從原則——要服從于領(lǐng)導(dǎo)者的管理意圖，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)者的管理思想和主張行事；服從于領(lǐng)導(dǎo)者的管理目的，一切為了實現(xiàn)組織的共同目標(biāo)；要服從于領(lǐng)導(dǎo)者的管理效能，處處對管理效率與效益負(fù)責(zé)。還要服從職能部門管理工作的需要。配合職能部門去做管理工作。（2）溝通的原則——在計劃工作中，要多提供預(yù)測信息；在指揮工作中，要多提供上級信息；在控制工作中，要多提供反饋信息。（3）合作原則——作為管理者和被管理者之間的特殊管理人員，秘書擔(dān)負(fù)著承上啟下的特殊管理使命，需要有極強(qiáng)的合作意思和合作本領(lǐng)。5.什么是溝通信息？答：即秘書機(jī)構(gòu)同有關(guān)組織或領(lǐng)導(dǎo)者之間的信息傳遞與反饋，以求的共同的理解和認(rèn)識。6.溝通信息有什么作用？答：（1） 、先導(dǎo)作用——離開了決策信息和有效的信息溝通，決策就失去了依據(jù)和基礎(chǔ)；再管理過程中，要科學(xué)地進(jìn)行計劃、組織、指揮和控制，也離不開信息溝通?？梢哉f，整個決策與管理過過程就是信息輸入到輸出，經(jīng)過反饋再依次重新輸入的過程。（2） 、樞紐作用——如果沒有秘書部門的信息溝通，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的正常秩序和有效運(yùn)轉(zhuǎn)，也就無法得到保證。（3） 、協(xié)調(diào)作用——溝通也是一種協(xié)調(diào)，而且是協(xié)調(diào)的前提，。從功能上看，溝通在于求得認(rèn)識上的一致，協(xié)調(diào)在于謀求行動上的一致，只有兩者的和諧一致，才能保證一級組織的穩(wěn)定與發(fā)展。7.秘書機(jī)構(gòu)溝通信息的五大特征是什么？答：（1） 、雙向性——溝通者具有“雙重身份” ，溝通是雙向的過程，溝通是相互依存的過程。（2） 、中介性——秘書機(jī)構(gòu)充當(dāng)著使雙方發(fā)生關(guān)系的“媒介物”，起著“中轉(zhuǎn)站”的作用。（3） 、保真性——盡量減少失真，縮小誤差。（4） 、時效性——信息從發(fā)送、接收到提供利用所站用的時間和效率，是衡量溝通效果的速度指標(biāo)。（5） 、連續(xù)性——秘書機(jī)構(gòu)的信息溝通，是一個連續(xù)不斷、運(yùn)轉(zhuǎn)有續(xù)的過程。8、試論秘書機(jī)構(gòu)溝通信息的特征。答：秘書機(jī)構(gòu)的溝通信息具有雙向性、中介性、保真性、時效性和連續(xù)性的特征:(1)雙向性——溝通不論采取何種形式，都是一種雙方的行為。就是說，當(dāng)甲方（發(fā)送者）發(fā)出信息后，乙方（接收者）必須對此作出反映。具體的說，溝通的雙向性表現(xiàn)在三個方面：首先，溝通者具有“雙重身份” ，如秘書人員既是發(fā)送者又是接受者；其次，溝通是個雙向過程，沒有信息的發(fā)送，也就無所謂信息的接收。（2）中介性——在信息的溝通中，秘書機(jī)構(gòu)充當(dāng)著使雙方發(fā)生關(guān)系的“媒介物” ，起著“中轉(zhuǎn)站”的作用。從嚴(yán)格意義上說，信息的最終接收者并非秘書人員，而是各級領(lǐng)導(dǎo)者。由于秘書機(jī)構(gòu)處于“中介人”的位置，其主要任務(wù)就是保證信息在發(fā)送者和接收者之間暢通、有效。（3）保真性——根據(jù)通信理論，信號在傳輸?shù)倪^程中，由于外界對信號的干擾而產(chǎn)生的噪聲，幾乎是無所不在的；要完全消除噪聲，也是無法辦到的。因此，失真是不可避免的。盡量減少失真，縮小誤差，已成為通信技術(shù)需攻克的難題和重點(diǎn)。同樣，信息在溝通中也會受到“噪聲”的干擾，失真的問題難以杜絕。因信息失真引起的工作被動，甚至造成不同程度的失誤，在秘書工作中是屢見不鮮的。（4）時效性——溝通的時效性，是指信息從發(fā)送、接收到提供利用所占用的時間和效率。溝通的時效性，是衡量溝通效果的速度指標(biāo)。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展、生產(chǎn)力水平日益提高、社會生活節(jié)奏不斷加快的今天，信息溝通的速度越來越快?？梢哉f，信息的價值、溝通的效益是同時間、速度成正比的。一個很有價值的信息，如果在溝通中延誤了時間，失掉了機(jī)會，就會喪失其有效性，甚至?xí)o領(lǐng)導(dǎo)者的決策與管理造成損失。（5）連續(xù)性——秘書機(jī)構(gòu)的信息溝通，是一個連續(xù)不斷的、運(yùn)轉(zhuǎn)有序的過程。這是因為信息源不斷地產(chǎn)生和發(fā)送著各類信息，新的信息產(chǎn)生了，原來的信息就老化了；信息由信息源發(fā)出后，經(jīng)過不同接收者的再加工，不僅在數(shù)量上，而且在質(zhì)量上都發(fā)生了變化；在決策與管理的過程中，領(lǐng)導(dǎo)工作處處離不開信息作依據(jù)，而且隨著社會的變化。領(lǐng)導(dǎo)工作對新信息的需要也愈來愈強(qiáng)。9.秘書協(xié)調(diào)包括哪些要素？答：協(xié)調(diào)活動是一種復(fù)雜的管理過程，它由諸多相關(guān)聯(lián)系、相互作用的要素構(gòu)成。秘書協(xié)調(diào)的基本要素有：協(xié)調(diào)者——即協(xié)調(diào)主體。秘書協(xié)調(diào)的協(xié)調(diào)者，就是秘書人員。由于協(xié)調(diào)的內(nèi)容和難易不同，協(xié)調(diào)者可能是某個秘書，也可能是某些秘書，還可能是由若干組織派人參加的協(xié)調(diào)群體。協(xié)調(diào)對象——即協(xié)調(diào)客體。協(xié)調(diào)對象至少是兩個以上，或組織，或工作?；虍?dāng)事人。協(xié)調(diào)對象的多少，取決于協(xié)調(diào)內(nèi)容的復(fù)雜程度。協(xié)調(diào)意圖——即領(lǐng)導(dǎo)者對協(xié)調(diào)活動的指示、意見、要求和用意等。這是秘書協(xié)調(diào)的主觀依據(jù)，也是協(xié)調(diào)能否成功的重要保證。秘書人員在協(xié)調(diào)過程中，必須如實而富有創(chuàng)造性地執(zhí)行協(xié)調(diào)意圖。協(xié)調(diào)目標(biāo)——即協(xié)調(diào)要達(dá)到目的與結(jié)果。一般地說，協(xié)調(diào)目標(biāo)有直接目標(biāo)和最終目標(biāo)。直接目標(biāo)，就是統(tǒng)一認(rèn)識，融洽關(guān)系，消除或者減少矛盾，最終目標(biāo)，就是統(tǒng)一行動，齊心協(xié)力，保障組織目標(biāo)的順利實現(xiàn)。協(xié)調(diào)目標(biāo)的制定必須明確、具體而又可行。協(xié)調(diào)環(huán)境——即協(xié)調(diào)活動的內(nèi)外部條件也就是協(xié)調(diào)活動的背景。10、秘書協(xié)調(diào)工作的方法有哪些？答：秘書協(xié)調(diào)的方法分為基本的協(xié)調(diào)方法和具體的協(xié)調(diào)方法?；镜膮f(xié)調(diào)方法有以下四種方法：a.行政方法——就是秘書人員依靠行政組織通過行政渠道，運(yùn)用行政手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。行政方法具有較強(qiáng)的權(quán)威性、強(qiáng)制性和直接性，往往能收到令行禁止的效果。秘書的任務(wù)是傳達(dá)行政命令，并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行。b.經(jīng)濟(jì)方法——就是秘書人員依靠經(jīng)濟(jì)規(guī)律，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段和經(jīng)濟(jì)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。如利用稅收、獎金和罰款等手段，以及經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制等管理形式，使被協(xié)調(diào)者的行為與經(jīng)濟(jì)利益相聯(lián)系，從而促進(jìn)協(xié)調(diào)工作的成功。即能從經(jīng)濟(jì)利益上約束被協(xié)調(diào)的各方，以推動矛盾的解決，達(dá)到和諧一致的目的。c.法律方法——就是秘書人員依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)法和行政法等手段進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。這種方法由國家權(quán)利機(jī)關(guān)和國家行政機(jī)關(guān)制定并頒發(fā)的計劃法、統(tǒng)計法、計量法、經(jīng)濟(jì)合同法、企業(yè)法、稅法、土地法、水法、森林法和環(huán)境保護(hù)法，以及各行政法規(guī)等，來規(guī)范被協(xié)調(diào)者的行為，處理協(xié)調(diào)中的問題。d.疏導(dǎo)方法——就是秘書人員依靠思想教育，運(yùn)用各種疏導(dǎo)性措施進(jìn)行協(xié)調(diào)的一類方法。這種方法利用引導(dǎo)，即帶領(lǐng)被協(xié)調(diào)者向著協(xié)調(diào)目標(biāo)行動；勸說，即用啟發(fā)、忠告、說理來說服被協(xié)調(diào)者；激勵，即通過肯定、贊揚(yáng)、批評來滿足被協(xié)調(diào)者的某種需求。運(yùn)用疏導(dǎo)方法，要注意針對性，富有感染力，做到合情合理。除以上幾種基本方法外，還有一些具體的協(xié)調(diào)方法，如聯(lián)席會議法，聯(lián)合行文法，現(xiàn)場辦公法，非正式溝通法，感情投資法，等等。國家秘密的等級是怎樣規(guī)定的？答：我國《保密法》根據(jù)國內(nèi)的實際，并參照國外的情況，將國家秘密的等級分為“絕密” 、 “機(jī)密” 、 “秘密”三級。 “絕密”是最重要的國家機(jī)密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的國家機(jī)密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭到損害。劃分國家秘密不同密級的標(biāo)準(zhǔn)，是國家秘密泄露后會使國家安全和利益遭受損害的程度。遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的是泄露“絕密” ；遭受嚴(yán)重的損害的是泄露“機(jī)密” ；遭受損害的是泄露“秘密” 。保密工作的方針是什么？答：我國《保密法》明確規(guī)定：“保守國家秘密的工作，實行積極防范，突出重點(diǎn)，既確保國家秘密又便利各項工作的方針。 ”這一工作方針由三部分組成：積極防范——保密工作要把立足點(diǎn)放在預(yù)防上，以防為主，防患于未然，要積極地防范。突出重點(diǎn)——從秘密的層次上來說，國家秘密是重點(diǎn)；從秘密的等級上來說，絕密級是重點(diǎn)；從秘密的分布上來說，國家秘密相對集中的地區(qū)和部門是重點(diǎn)；從涉密的人員上來說，接觸國家秘密較多的各級領(lǐng)導(dǎo)者和經(jīng)管國家秘密事項的專職人員是重點(diǎn)。既確保國家秘密，又便利各項工作——在保密工中，要正確處理保密與各項工作的關(guān)系。保密工作要結(jié)合各項業(yè)務(wù)工作進(jìn)行，不能孤立地強(qiáng)調(diào)保密。保密的特點(diǎn)是什么？答：由于保密與秘密在涵義上的差異，其特點(diǎn)有所不同。保密具有以下特點(diǎn)：（1）.封閉性——保密的封閉性是由秘密的隱蔽性決定的。任何類型的秘密，如果不人為地加以保守和保護(hù)，就會泄露出去，或.者被外人竊取。從情報學(xué)的角度看，秘密就是情報；保密就是對秘密情報加以封鎖，防止失密、泄密；保密工作，就是對自己內(nèi)部可能產(chǎn)生的失、泄密所采取的一系列防范措施。保密實踐表明，在保密范圍和保密期限內(nèi)，秘密被封閉的越嚴(yán)密，保密和保密工作就越有成效。（2）排他性——排他性是保密的另一個顯著特點(diǎn)。所謂排他性，就是對于不該知密的外部勢力，如敵對的的情報、間諜活動，堅決予以抵御與排斥。黨和國家設(shè)置的保密機(jī)關(guān)，立法和行政機(jī)關(guān)發(fā)布的保密法規(guī)，以及對失、泄密事件所采取的法律和行政措施等，就是保密的排他性在實際工作中的體現(xiàn)。（3）.利益性——從根本意義上講，保密就是為了保護(hù)某種利益，使之不受或少受損害。保密對于國家來說，是維護(hù)國家的安全和利益；保密對于單位來說，是維護(hù)單位的安全和利益。如果保密與利益無關(guān)，保密也就失去了意義。可以說，維護(hù)某種利益是保密的基本出發(fā)點(diǎn)，也是保密的根本目的的之所在。正因為如此，保密才受到世界各國和各個行業(yè)的普遍重視。（4） ．相對性——保密的相對性，是指保密有一定的范圍和一定的時間。其具體表現(xiàn)是：任何保密都是有時間性，此一時保守的秘密事項，彼一時就可能成為公開的信息；任何保密都有空間性，再絕密的事項，也有一定的知密范圍，哪怕是一兩個人；密與非密沒有固定不變的界限，超過了一定的界限，保密也就失去了價值.1.新時期對秘書職業(yè)道德提出了怎樣的要求？答：隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)育和成熟，社會對秘書職業(yè)道德建設(shè)提出了更高的要求。第一，在政治上過得硬，要同黨中央保持一致；第二，要培養(yǎng)一個好的作風(fēng)，要深入實際，密切聯(lián)系群眾；要兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇；要講求效率，講求質(zhì)量；第三，對自己要嚴(yán)格要求，在廉政問題上要以身作則，在辦公廳工作要有光榮感、責(zé)任感，不能有特殊感、優(yōu)越感；第四，要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，其中最重要的是要有很高的政治水平。在秘書的資格體系中，職業(yè)道德是最根本、最重要的構(gòu)成因素，它是知識、能力和心理等其他構(gòu)成因素的核心和靈魂。2.什么是知識，什么是能力？簡述知識和能力之間的關(guān)系答：知識，是人們在改造客觀世界的實踐活動中所獲得的認(rèn)識成果。能力是指一個人掌握了知識并運(yùn)用知識解決問題、完成本職工作的本領(lǐng)。知識與能力是兩個既相關(guān)聯(lián)系又相區(qū)別的概念。知識是對客觀世界級實踐活動的概括反映，能力是調(diào)解行動和活動的相應(yīng)的心理過程的概括化的結(jié)果。知識與能力又是相互聯(lián)系和相互轉(zhuǎn)化的，知識是能力的前提基礎(chǔ)，過人