綠云賓館管理軟件-系統(tǒng)基礎(chǔ).doc

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1 IHOTEL 系統(tǒng)基礎(chǔ) .2 第一節(jié) 基本概念 2 第二節(jié) 基本標(biāo)識(shí) 2 2.1 賓客狀態(tài) 2 2.2 客房狀態(tài) 3 第三節(jié) 基礎(chǔ)操作 3 3.1 登錄 3 3.2 退出 4 3.3 更換工號(hào) 4 3.4 密碼修改 5 3.5 IHOTEL 消息 6 3.5.3 事務(wù)處理 7 3.5.4 交班處理 7 3.6 賓客查詢 7 3.6.1 賓客列表 7 3.6.2 帳號(hào)查詢 8 3.7 房態(tài)表查詢 9 3.7.1 房態(tài)方塊 9 第四節(jié) 報(bào)表處理 10 4.1 報(bào)表查詢 10 4.1.1 稽核報(bào)表 10 4.1.2 報(bào)表專家 10 4.1.2.1 報(bào)表倉(cāng)庫(kù) 11 4.1.2.2 快捷報(bào)表 12 4.1.2.3 我的報(bào)表 13 4.1.2.4 報(bào)表的自定義 13 4.1.3 停機(jī)報(bào)表 13 2 IHOTEL 系統(tǒng)基礎(chǔ) 第一節(jié) 基本概念 ihotel 酒店管理系統(tǒng)中有很多與酒店業(yè)務(wù)緊密相連的概念，只有熟悉了這些概念，讀者 才能很好的閱讀我們的說明、理解和掌握 ihotel 的應(yīng)用。 ● 酒店代碼：是酒店的系統(tǒng)代碼，操作員在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，必須輸入正確的酒店代碼。 ● 工 號(hào)：是操作員的編號(hào)，最長(zhǎng)可以是十一位，編號(hào)形式?jīng)]有特別規(guī)定，可以是 數(shù)字、字母也可以是字母與數(shù)字的結(jié)合，如 156、A15 、 ZXJK 等都可以定義為工號(hào)。工號(hào) 是唯一的，與實(shí)際工號(hào)有區(qū)別，必須在《用戶管理》中定義之后才能在本系統(tǒng)中使用。 ● 密 碼：密碼長(zhǎng)度為 1 至 8 位，輸入時(shí)要注意字母的大小寫的區(qū)別。進(jìn)入酒店管 理系統(tǒng)的初始密碼是由電腦管理員（或工程師）在《用戶管理》中定義的，操作員用初始 密碼進(jìn)入系統(tǒng)后，可以對(duì)密碼進(jìn)行修改。 ● 賓客分類：系統(tǒng)將賓客分為散客&成員、團(tuán)隊(duì)、會(huì)議。 ● 主 單：本系統(tǒng)中把散客、團(tuán)體成員、團(tuán)體&會(huì)議的登記單稱為主單，因此主單 又分為散客主單、團(tuán)體成員主單、團(tuán)體& 會(huì)議主單等。 ● 帳 號(hào)：帳號(hào)是客人帳單的計(jì)算機(jī)代號(hào)，它由計(jì)算機(jī)自動(dòng)產(chǎn)生。系統(tǒng)中涉及的帳 號(hào)有散客&成員帳號(hào)、團(tuán)隊(duì)帳號(hào)、會(huì)議帳號(hào)、AR 帳號(hào)、消費(fèi)帳號(hào)等。帳號(hào)是按照流水號(hào)進(jìn) 行命名。 ● 房 類：是房間類型代碼，最多可以是三位，這三位既可以是字母、數(shù)字，也可 以是兩者的結(jié)合。房類一般由工程師或電腦管理員在《代碼配置》中定義。如可以定義 “BJA”表示標(biāo)準(zhǔn)間南；定義“SR2”表示雙人間。 ● 房 價(jià)：房間的實(shí)際賣價(jià)。 第二節(jié) 基本標(biāo)識(shí) 2.1 賓客狀態(tài) 主單狀態(tài)反映一個(gè)客人的信息在酒店中所處的狀態(tài)，本系統(tǒng)對(duì)客人的不同狀態(tài)用專門 的字母表示，具體見下表。 狀態(tài) 狀態(tài)含義 備注 R 預(yù)訂狀態(tài) I 當(dāng)前在住 O 本日結(jié)帳 D 昨日結(jié)帳 基本狀態(tài) N 應(yīng)到未到而被刪除的預(yù)訂，即 No Show S 臨時(shí)掛帳（退房未結(jié)帳） X 已被取消（刪除）的預(yù)訂 其他狀態(tài) 3 表 賓客狀態(tài)流轉(zhuǎn)圖： X S ↑ ↑ R ─→ I ─→ O ─→ D ↓ N 2.2 客房狀態(tài) 常用以下符號(hào)來表示不同的客房狀態(tài)。 房 態(tài) 含 義 CL 干凈房 DI 臟 房 OC 住凈房 OD 住臟房 OO 維修房（Out of order） OS 鎖 房（Out of service） 表 房態(tài)流轉(zhuǎn)圖 OO/OS OO/OS ↑ ↑↓ CL ─→ OC ─→ OD ─→ OC ─→ DI ─→ CL 第三節(jié) 基礎(chǔ)操作 3.1 登錄 一般系統(tǒng)管理員會(huì)把酒店管理軟件的快捷方式放在桌面上,讀者只需根據(jù)需要在桌面上 選擇功能模塊的快捷圖標(biāo) ，雙擊即可打開登錄窗口，如下圖所示。 4 圖 正確輸入【班號(hào)】 、 【工號(hào)】 、 【口令】三項(xiàng)信息，單擊選擇語種（中、英文兩種） ，即可 進(jìn)入系統(tǒng)。 3.2 退出 IHOTEL 酒店管理系統(tǒng)支持多種不同的退出方式，常用的有以下方法： （1） 、點(diǎn)擊系統(tǒng)主界面右上角的圖標(biāo) 。跳出窗口，點(diǎn)是即可 圖 （2） 、快捷鍵 F12 3.3 更換工號(hào) 此功能主要用于交接班、離開崗位等情況。為防止他人使用你的工號(hào)操作本系統(tǒng)而造 成不必要的麻煩，系統(tǒng)建議操作員在交接班或者離開崗位時(shí)，使用更換工號(hào)功能。 5 系統(tǒng)主窗口下，點(diǎn)擊窗口右上角的 ，如下圖所示登錄窗口，操作同登錄，不再贅 述。 圖 3.4 密碼修改 為防止泄密，操作員應(yīng)該經(jīng)常修改自己的口令（因?yàn)榭诹钚姑芸赡茉斐梢欢ǖ慕?jīng)濟(jì)后 果） 。該功能只有在正確地輸入原口令情況下才能修改成功（以防他人誤改） 。 操作步驟： （1） 、系統(tǒng)主窗口下，點(diǎn)擊右上方 ，打開功能面板窗口； 6 圖 （2） 、點(diǎn)一把鎖，然后根據(jù)系統(tǒng)提示，輸入舊密碼、新密碼，確認(rèn)即可。 3.5 ihotel 消息 ihotel 系統(tǒng)的消息功能可以理解為員工信息交流中心，包括四個(gè)功能：職員留言、實(shí)時(shí) 對(duì)話、事務(wù)處理、交班處理。系統(tǒng)主窗口下，執(zhí)行功能面板中的信封，打開『ihotel 消息』 窗口，如下圖所示。 7 圖 3.5.3 事務(wù)處理 主要用于酒店各部門交流對(duì)客服務(wù)信息。事務(wù)的發(fā)布可以在此處處理，也可以在賓客 主單下。事務(wù)處理分已發(fā)事務(wù)和我的事務(wù)兩部分。 3.5.4 交班處理 輸入交接班信息。 3.6 賓客查詢 系統(tǒng)中常用到查詢功能，包括賓客列表、帳號(hào)查詢。各業(yè)務(wù)部門使用程度也各有不同， 下面的說明中將詳細(xì)介紹，操作者可以根據(jù)各自的需要使用以下的說明。 3.6.1 賓客列表 ihotel 系統(tǒng)，按照業(yè)務(wù)需求將賓客列表分成：預(yù)訂賓客列表、本日到達(dá)賓客列表、當(dāng)前 住客檔案、歷史住客列表等。 所有賓客列表的結(jié)構(gòu)基本一致，下面以預(yù)訂賓客列表為例，加以說明。 系統(tǒng)主窗口下，執(zhí)行預(yù)訂→預(yù)訂信息列表， ，打開預(yù)訂賓客列表。窗口上方是可以互相 切換的賓客分類標(biāo)簽頁，窗口底行是賓客狀態(tài)多選欄，該列表系統(tǒng)默認(rèn)是預(yù)訂狀態(tài)。 8 圖 查詢方法 （一） 、快速查詢 將光標(biāo)定位于右上角條件輸入位置?？梢暂斎氲某Ｓ脳l件有姓名、姓名中的一部分、 房號(hào)、帳號(hào)、預(yù)訂號(hào)等。 （二） 、組合查詢 用于多個(gè)條件組合，查詢客人信息，如要查詢某公司一個(gè)星期內(nèi)客人的住店情況。 單擊右下角組合查詢按鈕，打開組合查詢窗口，根據(jù)需要輸入多個(gè)條件，單擊確定， 即可顯示查詢結(jié)果。 功能按鈕 窗口右邊的功能按鈕，一般都是快捷功能，如入帳等，這些功能能否使用視操作員的 權(quán)限而定。具體如何操作請(qǐng)參見各節(jié)說明。 3.6.2 帳號(hào)查詢 帳號(hào)查詢?cè)谙到y(tǒng)的各個(gè)業(yè)務(wù)流中得到應(yīng)用，其界面如下圖所示。 9 圖 帳號(hào)查窗口主要包括以下部分：條件輸入、主單類別和狀態(tài)、工具按鈕等。 主單類別和主單狀態(tài)的選擇，可視具體的情況而定。主單分：“所有” 、 “賓客” 、 “團(tuán) 隊(duì)/會(huì)議” 、 “消費(fèi)帳” 、 “AR 帳” ，狀態(tài)分“所有” 、 “有效” 、 “預(yù)訂” 、 “在住” 、 “離店” 。 條件輸入處可輸入房號(hào)、帳號(hào)、姓名、單位等。輸入姓名、單位時(shí)可以輸入完整的名 稱，也可以輸入名稱中的一部分，系統(tǒng)支持模糊匹配。 選擇主單、狀態(tài)，輸入條件后，單擊〖檢索〗，左窗口顯示查詢結(jié)果。若選中，單擊 〖確定〗即可，否則〖退出〗。 3.7 房態(tài)表查詢 3.7.1 房態(tài)方塊 房態(tài)方塊，特點(diǎn)是全面地反映整個(gè)客房的使用情況，對(duì)操作員來說，比較直觀易懂。 功能面板下，執(zhí)行查詢→房態(tài)方塊，打開『房態(tài)方塊』 。 圖 為便于說明，我們將房態(tài)方塊分成三個(gè)區(qū)域進(jìn)行說明：左中、底行、右邊，具體說明 如下。 左中： ①．不同的顏色表示不同的房間狀態(tài)，房態(tài)表的顏色、方塊的大小、可以在維護(hù)系統(tǒng) 中定義和修改； ②．當(dāng)鼠標(biāo)停留在—在住的房間時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示該房間客人的簡(jiǎn)單信息。而雙擊 某一房間，可以打開該房間的詳細(xì)信息，并可進(jìn)行修改，如換房，續(xù)住及輸入客人信息都 可以在此完成。 ③．指向一個(gè)房間并單擊鼠標(biāo)右鍵，系統(tǒng)會(huì)有一彈出菜單。對(duì)于空房，可以完成預(yù)訂、 登記等操作，而對(duì)于住客房，可以完成為客人留言、設(shè)置聯(lián)房、直接換房、續(xù)住、預(yù)訂等 操作。 ④．房號(hào)右下角或右左上角不同顏色的小方塊含義如下：右下角表示將到或?qū)⒆叻浚?而左上角出現(xiàn)小方塊表示該房間為臨時(shí)房態(tài)。 底行： ①．每一種房態(tài)的實(shí)際房數(shù)； 10 ②．雙擊某一圖標(biāo)，可以查詢?cè)摲N房態(tài)的詳細(xì)信息； ③．通過下拉列表中的樓號(hào)、房類的選擇，可以單獨(dú)顯示某一幢樓，或某一種房類的 房態(tài)情況。 第四節(jié) 報(bào)表處理 4.1 報(bào)表查詢 IHOTEL 系統(tǒng)含有豐富的報(bào)表，查詢中設(shè)有三大報(bào)表體系：停機(jī)報(bào)表、稽核報(bào)表和報(bào) 表專家。 4.1.1 稽核報(bào)表 稽核報(bào)表為每天夜審時(shí)數(shù)據(jù)更新產(chǎn)生的，是對(duì)上日營(yíng)業(yè)情況的統(tǒng)計(jì)。 系統(tǒng)主窗口下，執(zhí)行審核→稽核報(bào)表，打開『稽核報(bào)表』窗口。 圖 由于操作員權(quán)限不同，所以以不同的工號(hào)進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)所看到的報(bào)表數(shù)量是不同的?；?核報(bào)表分為兩個(gè)時(shí)間段：上日和歷史。選擇〖上日〗，查看為前一日的數(shù)據(jù)；選擇〖?xì)v史〗 ，則可以在統(tǒng)計(jì)條件處選擇日期，查看更早的的稽核報(bào)表。 報(bào)表選項(xiàng)中選擇〖打印〗，點(diǎn)擊〖確定〗后可以直接打??；選擇〖顯示〗則是預(yù)覽報(bào) 表；選擇〖導(dǎo)出〗則導(dǎo)為其它格式，如 Excel、文本等格式。 4.1.2 報(bào)表專家 報(bào)表專家中的報(bào)表包含了系統(tǒng)所有的報(bào)表，為使用方便又分為：我的報(bào)表、快捷報(bào)表、 報(bào)表倉(cāng)庫(kù)三大塊。 11 執(zhí)行查詢→報(bào)表專家，打開『報(bào)表專家』窗口。該窗口按報(bào)表的分類顯示報(bào)表。由于 操作員權(quán)限不同，所以以不同的工號(hào)進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)所看到的報(bào)表數(shù)量是不同的。 4.1.2.1 報(bào)表倉(cāng)庫(kù) 系統(tǒng)中所有報(bào)表均存放在報(bào)表倉(cāng)庫(kù)中，包括交班報(bào)表都統(tǒng)一到報(bào)表專家中，目前所有 的交班報(bào)表都是從報(bào)表專家中引用定義出來的。 12 圖 4.1.2.2 快捷報(bào)表 報(bào)表倉(cāng)庫(kù)中的報(bào)表數(shù)量非常大，為方便使用，可將經(jīng)常使用的報(bào)表放到快捷報(bào)表中， 方便調(diào)取。在報(bào)表倉(cāng)庫(kù)勾選一份所需的報(bào)表，拖動(dòng)到快捷報(bào)表相應(yīng)的文件夾中即可。 快捷報(bào)表初始分類分為前臺(tái)交班、前臺(tái) AR 交班、商務(wù)中心交班等，此處的報(bào)表對(duì)應(yīng) 著相關(guān)模塊的交班報(bào)表，如在前臺(tái)的收銀模塊中的交班表即為快捷報(bào)表中的前臺(tái)交班報(bào)表。 酒店根據(jù)自身要求選擇需要設(shè)立的快捷報(bào)表項(xiàng)目，如：夜審報(bào)表、前臺(tái)報(bào)表等。單擊 左邊快捷報(bào)表欄目，然后單擊窗口右邊按鈕〖T.類別〗，彈出『快捷報(bào)表類別維護(hù)』窗口， 即可對(duì)快捷報(bào)表各分類項(xiàng)目進(jìn)行查詢、增加、刪除、修改等操作。如圖： 13 4.1.2.3 我的報(bào)表 系統(tǒng)中有豐富的報(bào)表，而每個(gè)員工需要查看的報(bào)表是不一樣的，為方便迅速的查找所 需報(bào)表，可以把自己需要查看的報(bào)表放入【我的報(bào)表】中，這樣系統(tǒng)可以根據(jù)工號(hào)自定義 每位員工所需的報(bào)表。操作方法與快捷報(bào)表操作一致，在報(bào)表倉(cāng)庫(kù)中勾選一份所需的報(bào)表， 直接拖動(dòng)到我的報(bào)表文件夾中。 圖 4.1.2.4 報(bào)表的自定義 4.1.3 停機(jī)報(bào)表 停機(jī)報(bào)表用于發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，在系統(tǒng)停機(jī)之前需要打印的緊急報(bào)表。停機(jī)報(bào)表可以 14 根據(jù)酒店需要，在報(bào)表倉(cāng)庫(kù)中選擇哪些報(bào)表為停機(jī)前必須打印的。操作方法與快捷報(bào)表操 作一致，在報(bào)表倉(cāng)庫(kù)勾選一份所需的報(bào)表，直接拖動(dòng)到停機(jī)報(bào)表文件夾中。 執(zhí)行查詢→停機(jī)報(bào)表，打開『停機(jī)報(bào)表』窗口。